リード応答時間を計算して改善する12の方法

あなたはリードを持っています。 それは素晴らしいことです。

しかし、次に何が起こるかは、販売のやりとり全体のトーンを設定し、最終的に販売を終了するかどうかに大きな役割を果たします。

1つの重要な変数、つまりリード応答時間に多くの影響があります。

では、リードの応答時間とは何ですか？また、それが販売戦略にとってなぜそれほど重要なのですか？

よろしくお願いします！

リード応答時間とは何ですか？

リードとは、あなたの製品やサービスに関心を示した人のことです。

言い換えれば、これは実行可能な販売目標であることを示した人です。 これは、ターゲット顧客の型に合っているが、まだ関心を示していない見込み客とは異なります。

したがって、リード応答時間は、営業担当者がリードに応答するのにかかる時間です。

通常、これは最初のメッセージを指します。 リードがあなたのビジネスに手を差し伸べた場合、誰かから返事が来るまでどのくらい待つ必要がありますか？

あるいは、あなたの製品に興味を示してリードになる人に営業担当者が連絡するのにどれくらい時間がかかりますか？

リードレスポンス管理はどのくらい重要ですか？

リード応答時間とリード応答管理が重要であることは、おそらくすでにご存知でしょう。 そして、応答時間が短いほど良いということです。

しかし、それらはどれほど重要ですか？

平均リード応答時間を短縮できれば、成約率が高くなります。 ある調査によると、すべての売り上げの35〜50％が最初に応答するベンダーに向けられています。 別の人は、1時間以内に応答すると、リードの成約率が700％上昇することを発見しました。

リードが複数の競合するビジネスに手を差し伸べ、そのうちの1つが迅速に対応し、他のビジネスが遅れる場合、早期の対応者がおそらくビジネスに勝つでしょう。

ほとんどの顧客がサービスを高く評価しているという事実を含め、これには多くの理由があります。 あなたの迅速さと即時性は報われます。

同様に、応答するまで5分以上待つと、リード資格が10分の1に低下します。 また、顧客の90％は、あなたからの「即時」応答（10分以下と定義）を望んでいます。

それはあなたとあなたの営業チームに大きなプレッシャーをかけます。

しかし、心配しないでください。 私たちは一緒にこれにいます。

リードタイムの​​計算方法

平均応答時間を計算する方法はいくつかあります。

この数字を計算するのに役立つ外部ツールに頼ることは、一般的にあなたの最大の利益になります。

たとえば、Microsoft Outlookでは、Office 365の一部である従業員の生産性向上アプリであるMyAnalyticsを使用できます。または、他のトップランクのOutlook電子メール分析ツールの1つを使用できます。

世界で最も人気のあるメールプロバイダーであるGmailには、リード応答時間を計算するための組み込みの方法がありません。

そのため、EmailAnalyticsを作成しました。

EmailAnalyticsは、Gmailアカウントの分析ツールです。 これを任意の数のアカウントに接続して（営業チーム全体を一度に監視できるように）、平均応答時間を含む数十の異なるメトリックを測定できます。

さらに良いことに、動的なデータビジュアルにアクセスできるため、データに関する結論を直感的に形成し、電子メールへのアプローチを改善する新しい方法を見つけることができます。

リード応答時間を計算して改善する12の方法

さて、私はあなたにリード応答時間を計算するための最良の方法を与えました。

では、見つけた結果に満足できない場合はどうなりますか？

そのリード応答時間を短縮したい場合はどうなりますか？

以下に、リード応答管理のための12の最善の戦略を示します。最終的には、営業担当者が入ってくるリードに応答するのにかかる時間を短縮します。

1.科学的な考え方を採用します。

リードレスポンス管理に取り組む最良の方法は、科学的な考え方を採用することです。

実験を行ってさまざまな変数をテストし、データを調査し、結論を導き出し、仮定を更新して、繰り返します。

リードレスポンス管理の分野では、これは、リードの管理方法、営業担当者のトレーニング方法、使用するコミュニケーションチャネル（およびそれらの使用方法）などの変数を変更することを意味します。

繰り返しの観察と改善は、最終的にはブレークスルーにつながります。

2.ベンチマークを確立します。

次に、ベンチマークについて理解します。 言い換えれば、「良い」リード応答時間とは何ですか、そしてあなたの目標は何である必要がありますか？

顧客の約41％は、送信後6時間以内に電子メールの応答が表示されることを期待しており、多くのブランドは10分以内に電子メールに応答するよう努めています。

電子メールの応答時間に関する包括的なガイドを確認してください。これには、「許容可能な」電子メールの応答時間に関するその他の注目すべき研究が含まれています。

何があっても最速の応答時間を目指して撮影する必要がありますが、現実的な期待も設定する必要があります。

3.できる限りすべてを自動化します。

リード管理システムに可能な限り多くの自動化を取り入れます。 たとえば、顧客がホワイトペーパーをダウンロードしたり、電子メールニュースレターを選択したりすると、その情報を営業チームのメンバーに自動的に転送できます。

EmailAnalyticsを使用して、チームの電子メール応答時間を42.5％改善します。

• 売上の35-50％は最初に応答したベンダーに行きます。
• 1時間以内にフォローアップすると、成功の可能性が7倍になります。
• 平均的な専門家は、勤務時間の50％を電子メールに費やしています。

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自動化により、手作業が不要になり、多くの場合、時間と費用の両方を節約できます。 しかし、さらに重要なことは、プロセスを高速化し、一貫性を高めることで、シャッフルで失われるリードが少なくなり、より予測可能な結果が得られることです。

4.リードを賢く割り当てます。

営業チームのさまざまなメンバーにつながる「クォーターバック」につながる何らかのシステムがある可能性があります。

たとえば、リード管理ソフトウェアは、さまざまなリードの詳細をチームの各メンバーに連続して自動的に転送し、リードを均等に分配する場合があります。 このシステムに非効率性や不整合があると、平均的なリード応答時間が完全に混乱します。そのため、問題を解決し、可能な限り合理化してください。

営業担当者の過労を避け、均等な配分を目指します。

5.複数の通信チャネルを使用します。

この記事のほとんどでは、電子メールに焦点を当ててきました。 電子メールは、企業が利用できる最も効率的な（そして最も普遍的な）コミュニケーションプラットフォームです。

しかし、他の通信チャネルにもメリットがあります。 応答時間を短縮したい場合は、複数の潜在的なチャネルにジャンプしていることを確認してください。

たとえば、リードが電話やソーシャルメディアを介して簡単に連絡できるようにすることができます。

6.リードに優先順位を付けます。

リードを獲得しますか？ 一部のリードは他のリードよりも明らかに価値があることを知っておく必要があります。

あなたの聴衆に完全にフィットし、儲かるビジネスから来て、そして買いたがっているように見えるリードは、おそらくただタイヤを蹴っているリードよりもあなたのブランドにとってはるかに価値があるでしょう。

理想的には、あなたのビジネスに手を差し伸べるすべてのリードに迅速な応答時間を与えるでしょうが、選択を余儀なくされた場合は、最高で最高スコアのリードを優先する必要があります。

これらの貴重な機会を優先して、常にリードレスポンス管理戦略を傾けてください。

7.営業担当者に権限を与えます。

私たちは応答時間の改善に重点を置いているため、当然のことながら、取引の成立を担当する営業担当者のチームであるレスポンダーに焦点を当てる必要があります。 私たちは彼らに力を与える必要があります！

さて、どうやってそれをするのですか？

営業担当者に、新しいリードに対応するためのより多くのツール（およびより優れたツール）を提供できます。 営業担当者のスケジュールを解放できるので、忙しい仕事に煩わされて迅速な対応が不可能になることはありません。

また、営業担当者が他の作業が二次的な優先事項であることを理解できるように支援することもできます。また、潜在的な新規顧客に対応することを意味する場合は、管理会議から脱退することもできます。

8.コラボレーション環境を作成します。

これに沿って、コラボレーションを支持する企業文化を設計および育成することは役に立ちます。

営業チームのすべてのメンバーが、協力することが組織にとって不可欠であること、そして人々が恩恵を求めたり与えたりすることを恥ずかしがらないことを知っていることを確認してください。

これにより、営業担当者がお互いをカバーしやすくなります。

応答が必要なリードがあり、それらに割り当てられた担当者が1日中忙しい場合、担当者はスケジュールがよりオープンな別の担当者にそれを転送できます。

9.チームと個人の目標を設定します。

目標は、人々のやる気を引き出し、方向性を定め、人々の最高のパフォーマンスを促進するために重要です。 そうそう–目標を設定してください！

目標を設定するときは、個人レベルの目標とチーム中心の目標の両方を設定するようにしてください。 チームの目標は、人々がより緊密に協力し、組織にとってより良い何かを達成するために協力することを奨励します。

個々の目標は、個々の従業員の長所と短所にズームインし、それらのバランスを取り、より高い個人のパフォーマンスを達成する機会を提供します。

成功したい場合は両方が必要になります。

10.報酬を提供します。

私は一般的に自発的です。 何が危機に瀕していても、私はすべてに最善を尽くすのが好きです。 しかし、多くの人はこれが好きではありません。最善を尽くすには、もう少し具体的なものが必要です。

そのため、リードの応答時間を短縮するための報酬とインセンティブを提供することが最善の利益になる可能性があります。 担当者が一貫して平均応答時間を5分に保つことができる場合は、金銭的なボーナスまたは特別な駐車場を提供することを検討してください。

わずかな報酬でも、パフォーマンスの向上を促進するのに大いに役立ちます。

11.フィードバックを収集します。

顧客と営業担当者の両方からフィードバックを収集するために時間を費やします。 あなたの顧客はあなたが与えている応答時間（そしてあなたのコミュニケーション全体）に満足していますか？

営業担当者は、どのように迅速に対応できるかについてのアイデアを持っていますか？ あなたの組織の何かが彼らがより速く反応するのを妨げていますか？

これは「馬の口からまっすぐ」なアプローチであり、非常に価値があります。 これらのコメントや提案を真剣に受け止め、それらに対応するために販売戦略に積極的な変更を加えることを検討してください。

12.データを調査し、改善する方法を見つけます。

平均リード応答時間の計算方法を示したので、その知識を有効に活用してください。 その間、送受信された電子メールの数や平均スレッド長など、電子メールアクティビティに関連する他のメトリックを調べてください。

ここでの考え方は、電子メールのコミュニケーション習慣に関連する最大の長所と短所を把握し、それらを修正する方法を見つけることです。

新しいアイデアを見つけ、実験し、改善し続ける限り、最終的には進歩します。

リード応答時間を計算し、改善するためのより良い方法を見つけたい場合は、EmailAnalyticsのようなツールが必要です。

Gmailと直接統合して、営業担当者の習慣について知っておく必要のあるすべてのことを教えてくれます。

平均応答時間だけでなく、1日あたりに送受信される電子メール、最も忙しい時間と日数、およびその他の数十のメトリックについても学習できます。

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