リーンポートフォリオ管理とは？クイックガイド

公開: 2022-12-15

ポートフォリオで管理するプロジェクトを多数持つことは、困難な場合があります。すべてのプロジェクトが必要なときに必要なものを確保できるように、リソースの割り当てを戦略化して計画する必要があります。これを行うには多くの方法があり、そのうちの 1 つが無駄のないポートフォリオ管理です。

最初に無駄のないポートフォリオ管理を定義し、次にそれがどのように機能するかを掘り下げましょう。これにより、ポートフォリオ管理を実行するのに適切な戦略であるかどうかがわかります。また、リーンポートフォリオ管理を使用する場合と、プロジェクト管理ソフトウェアがポートフォリオ管理の改善にどのように役立つかについても説明します。

リーンポートフォリオ管理とは？

無駄のないポートフォリオ管理は、無駄のないアプローチと機敏なポートフォリオ運用とガバナンスを使用して、戦略を実行に合わせて調整するプロセスです。無駄のないプロジェクト管理は、プロジェクトの無駄を取り除くことで顧客価値を高めることを目的としたアジャイル手法の一部です。

シニアリーダーシップチームは、リーンの原則を適用してポートフォリオを管理します。ポートフォリオ管理チームは、企業の戦略と、予算を割り当ててその戦略を実行する方法について学びます。そうすることで、投資のポートフォリオは、機敏な開発とビジネス戦略を通じて、その投資ライフサイクル全体にわたって管理されます。

リーンポートフォリオ管理では、リーンの 5 つの原則を使用してこれを行います。これらの原則とは、価値を定義し、価値の流れをマッピングし、流れを作り、力を確立し、完璧を追求することです。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトの効率的な組織を作成するためのフレームワークを確立します。ポートフォリオマネージャーは、非効率性を見つけて取り除くことで、価値を高め、コストを削減できます。

もちろん、まずそれらの非効率性を見つける必要があります。 ProjectManager は、ポートフォリオを管理する際により良い意思決定を行うためのリアルタイムデータを提供するオンラインポートフォリオ管理ソフトウェアです。パフォーマンスと進捗状況の概要を把握するために、ポートフォリオ全体で 6 つの指標を取得するライブポートフォリオダッシュボードなどの無駄のないポートフォリオ管理ツールがあります。セットアップは必要ありません。いつでも準備ができています。今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

ProjectManager のポートフォリオダッシュボードは、すべてのプロジェクトのリアルタイムデータをキャプチャします。 **もっと詳しく知る**

リーンの5原則とは？

リーンの 5 つの原則について言及しましたが、ポートフォリオ管理をリーンにするためにこれらがいかに重要であるかを考えると、少し説明する価値があります。

1.価値

これは、ポートフォリオからの顧客のニーズによって定義されます。考慮すべきことは、製品の製造と提供のタイムライン、その価格、および満たすべき要件または期待です。

2. バリューストリームのマッピング

価値は最終目標であり、ポートフォリオの成功を定義するすべてのステップとプロセスを含む価値の流れをマッピングする必要があります。これは、原材料から最終製品の配送までのすべてを意味します。ポイントは、価値を生み出していないものを特定し、その無駄を排除することです。

3. 流れをつくる

まず、バリューストリームの無駄を見つけて取り除きます。次に、手順がスムーズに流れるようにする必要があります。中断、遅延、ボトルネックがあってはなりません。クロスファンクショナルなチームを扱う場合、これは難しいかもしれませんが、成功すれば生産性が向上します。

4.プルの確立

このフローにより、顧客への価値がより迅速に得られます。つまり、顧客は、これまでよりも短い時間で製品を手に入れることができます。これにより、材料の備蓄を回避し、機器の在庫を合理化できます。製造業者と顧客の両方の費用を節約できます。

5. 完璧を追求する

完璧を達成することは不可能な目標ですが、それを追求することで無駄が減り、顧客により大きな価値がもたらされます。だからこそ、リーン思考を企業文化の一部にしたいのです。あなたのために働くすべての人が、このタイプの無駄のないポートフォリオ管理に関与する必要があります。このステップに到達すると、リーンが止まらないため、最初に戻ります。

リーンポートフォリオ管理を使用する場合

無駄のないポートフォリオ管理は、ポートフォリオのライフサイクル全体で使用されます。ポートフォリオの管理中に使用され、すべてのプロジェクトが戦略的なビジネス成果を達成すると同時に、投資の意思決定を改善します。

より重要なのは、誰がリーンポートフォリオ管理とリーンポートフォリオ管理ツールを使用してポートフォリオを管理するかということです。これらは、組織内の高位の人々です。たとえば、エグゼクティブリーダーは、効果的な実装に不可欠です。彼らは企業文化を創造し、その風土の中でリーンが成功するのを助けます。さらに、彼らは模範を示してリードします。

無駄のないポートフォリオ管理の主役

当然、管理者や監督者も関与します。彼らは、リーン手法の導入とリーンポートフォリオ管理ツールの使用を担当するため、リーン思考の日常的な影響をもたらします。マネージャーとスーパーバイザーは、ポートフォリオ内のプロジェクトのタスクを実行しているチームに対してもコーチングを行っており、チームは無駄のない方法で作業する必要があります。

社内に対象分野の専門家がいる場合、彼らも無駄のないポートフォリオ管理を機能させるための鍵となります。これらは、チームが活用すべき貴重なリソースです。最前線の従業員、人事、顧客、サプライヤー、調達スタッフでさえ、無駄の削減を最大化し、顧客への価値を高めるために、無駄のないポートフォリオ管理に参加する必要があります。

無駄のないポートフォリオ管理の手順

無駄のないポートフォリオ管理が効果的であるためには、組織全体に実装する必要があります。戦略的価値のすべてのレベルですべての部門を総合的に改善するように設計されています。その目標を達成するためには、これらの 8 つの無駄のないポートフォリオ管理手順に従うことが理想的です。

戦略テーマの設定

戦略を定義し、それらを投資に変え、それらに目標を割り当てることにより、戦略的優先事項を反映するテーマを考え出すことから始めます。これらは、ポートフォリオのビジョンと一致している必要があります。パフォーマンスを測定するために、明確に定義された目標と指標を必ず作成してください。ロードマップを使用すると、プロジェクト全体のポートフォリオと、それらが互いにどのように関連しているかを確認するのに役立ちます。ロードマップは、チームと利害関係者のコミュニケーションチャネルとしても機能します。

バリューストリームの資金調達、管理、割り当て

バリューストリームとは、顧客とビジネスに価値を提供するための戦略と目標を制定する活動です。言い換えれば、投資とリターンを一致させることです。ここでは、予算を上から下に計画し、コスト管理計画で必要な資金を見積もります。予定通りのコストを維持し、必要に応じて再配分するために、計画コストと実際のコストを必ず比較してください。

需要の管理

需要は、運用上のものであろうと顧客の要求によるものであろうと、戦略的な優先事項に対して優先順位を付け、推定コストと予想される利益を確認した後に実行する必要があります。これにより、バリューストリーム全体で作業に優先順位を付け、需要に応じて作業を調整できます。

ロードマップで継続的かつ適応的な計画を使用する

計画は石で彫られたものではありません。無駄のないポートフォリオ管理では、価値を維持し、無駄を排除するために、変化する環境を継続的に見直して適応する必要があります。プロジェクトロードマップは、このプロセスにおいて貴重なツールです。ポートフォリオマネージャーは、リソースを戦略的に再配分して価値を維持しながら無駄をなくすことができる概要を提供することで、ポートフォリオマネージャーを支援します。開始するには、ロードマップテンプレートをお試しください。

無料で手に入れよう

ロードマップテンプレート

この無料の Excel 用ロードマップテンプレートを使用して、プロジェクトをより適切に管理してください。

リソース使用率の最適化

既存のリソースキャパシティを最大限に活用し、柔軟性を維持して、計画の適応に合わせて再割り当てできるようにします。これには、リソースの正確な見積もりが必要です。効果的なリソース管理は不可欠であり、リソースの使用率を最適化するために使用する無駄のないポートフォリオ管理ツールの一部にする必要があります。

継続的な配信とレポートのサポート

継続的デリバリーは、バリューストリームの一部として無駄のないポートフォリオ管理に組み込まれることが多いアジャイル開発の原則です。これを行うために、ポートフォリオマネージャーはリアルタイムのデータを必要とし、価値の実現とコストについてより効果的な意思決定を行う必要があります。

ビジネス成果の管理

定義されたメトリクスと重要業績評価指標 (KPI) を使用して目標を追跡し、計画の差異を判断し、バリューストリームに影響を与える混乱を減らすために、対処して調整を実行するためのオプションを決定します。これにより、効率を最大化し、戦略的目標を実現することができます。

リーンガバナンスの実行

リーンガバナンスは、予測と予算編成、ポートフォリオパフォーマンスの測定、および継続的なコンプライアンスの調整を監視し、意思決定を行います。このようにして、無駄のないポートフォリオ管理を実装するために行った手順は、価値を向上させ、無駄を取り除くために常に見直され、改善されます。

ProjectManager と無駄のないポートフォリオ管理

ProjectManager などのリーンポートフォリオ管理ツールの使用は、リーンポートフォリオ管理の実装と実行を成功させるために不可欠です。当社のソフトウェアはクラウドベースであるため、リアルタイムのデータを取得してより良い意思決定を行うことができます。ガントチャート、カンバンボード、タスクリスト、カレンダーなど、複数のプロジェクトビューが用意されているため、すべての部門が必要なツールを使用できます。すべてのビューはリアルタイムで更新されるため、信頼できる情報源は 1 つです。

実行をロードマップの戦略目標に合わせる

無駄のないポートフォリオ管理は、すべてのプロジェクトを 1 か所で確認できるかどうかにかかっています。それらが互いにどのように関係しているかに注意する必要があります。ポートフォリオロードマップビューでは、ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトがガントチャートのタイムラインに表示されます。ポートフォリオ全体で開始日と終了日が表示されるため、リソースをより効果的に割り当てることができます。ロードマップをカスタマイズおよびフィルタリングして、目的を確実に達成するために必要なものだけを表示できます。

チームのワークロードのバランスを保つ

無駄を省き、顧客に価値をもたらすには、従業員を過剰に割り当てたり、燃え尽きさせたりすることなく、従業員を最大限に活用する必要があります。当社のリソース管理ツールは、グローバルな休日を含むチームの空き状況を確認するのに役立ちますが、ポートフォリオ全体のワークロードを監視することもできます。色分けされたワークロードチャートにより、誰が過大に割り当てられ、誰が過小に割り当てられているか、休暇中またはタスクに割り当てられているかを簡単に確認できます。チャートビューから直接再割り当てして、ワークロードのバランスを取り、チームの生産性を維持できます。

レポートをカスタマイズして、数回のキーストロークで生成されたポートフォリオステータスを取得することもできます。タイムシート、ワークロード、差異など、他のレポートもあります。すべてのレポートをフィルタリングして、必要なデータのみを表示し、さまざまな形式で関係者と簡単に共有できるため、関係者は最新の状態に保たれます。

リーンポートフォリオ管理とは？ クイックガイド