問題管理を改善するための 8 つのステップ

公開: 2022-08-23

問題が発生します。また、プロジェクトを成功させたい場合は、発生した問題に迅速かつ効果的に対応するための計画を立てる必要があります。これらの手順は、ベストプラクティスの問題管理プロセスの一部であり、優れたプロジェクト管理の核となる要素です。

問題管理とは

問題とは、プロジェクトの過程で発生し、計画に影響を与えるものです。問題は、以前に定義されたリスクである場合もあれば、そうでない場合もあります。回避したいのは、問題が発生しても解決されない集合的なプロジェクト記憶喪失の一形態です。 (問題が解決されない場合、面白い方法で問題が再浮上します。)

プロジェクトの問題管理は、プロジェクト中に発生する問題を管理および制御するためのアクティビティとビジネスルールを定義する計画から始まります。

プロジェクトの問題の種類

もちろん、問題管理のために最初に行う必要があるのは、問題を特定することです。多くの問題が発生する可能性があり、そのうちのいくつかはこれら 4 つのカテゴリに分類されます。

重大な問題:プロジェクトの進行または正常な完了を妨げる可能性があり、早急な対応が必要な問題。
機会:すべての問題が悪いわけではなく、予期しない機会を提供するものもあります。
懸念事項:重大な問題ではありませんが、注意が必要な問題に発展する可能性があるため、常に注意しておく必要があります。
状況:懸念事項または重大な問題になる可能性がある別の問題ですが、状況的な観点から発生します。

これらの問題の例としては、サプライヤーのスタッフの問題、技術的な失敗、材料の不足または遅延、および大成功を収めたプロモーションなどがあります。無料の問題追跡テンプレートを使用して、問題の記録を開始できます。

テンプレートは優れていますが、プロジェクト管理ソフトウェアの課題管理機能は提供していません。 ProjectManager には複数のプロジェクトビューがあり、チームの全員が思いどおりに作業できるようになっています。たとえば、1 つまたは複数の問題に関連するチームメンバーのタスクを収集できるタスクリストビューがあります。優先度、ステータスなどを確認できます。 ProjectManager を今すぐ無料で始めましょう!

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一貫した問題管理のための 8 つのステップ

問題管理について知っておくべきことがたくさんあります。これは大きなトピックであり、すべてのプロジェクトマネージャーがプロジェクト中に対処しなければならないトピックです。

リスクとは異なり、問題は潜在的な問題ではありません。今ここで問題が発生しています。

問題の管理は、戦略を実行するためのプロセスと計画が必要であるという点で、プロジェクトの管理と同じです。これらの手順は、プロジェクトで発生した問題を制御するためのフレームワークを用意するのに役立ちます。

1.レジスターの作成

開始する唯一の方法は、問題を特定してドキュメントに収集することです。これにより、対応を開始し、解決の進捗状況を追跡できます。共同作業用のドキュメントをオンラインで作成するのが理想的です。同様に、リスクや変更を管理する場合は、ログまたは登録で追跡することによって問題を管理する必要があります。問題を報告するためのプロセスやツールがなければ、プロジェクトのシャッフルの中で失われてしまいます。問題が残っているかどうかを他の人が確認できるように、問題について報告し、他の人に通知する必要があります。

2. 速やかに報告する

タイミングが重要です。レポート作成の遅れを許すと、問題が大きすぎて修正できなくなったり、プロジェクトが破綻するほど多くのリソースが必要になったりする前に、問題を解決する機会が失われます。コミュニケーションが重要であり、その情報を適切な人にできるだけ早く届けるために、チャネルが開かれている必要があります。すぐに報告している場合は、すぐに解決したほうがよいでしょう。既知の問題を放置することは、トラブルを求めていることです。

3. ログの問題

誰が問題をログに記録できるか、またログに記録できることを人々に知らせてください。問題を記録する人がいない場合、問題が見過ごされることになります。これにより、プロジェクトが最終的にバラバラになるまで、プロジェクトにさらに亀裂が生じます。このプロセスの詳細な記録を保持する必要があります。小さすぎるものはありません。取るに足らないことのように思えるかもしれませんが、問題を解決する鍵を握っている可能性があります。さらに、ログは、将来使用するためのアーカイブツールを提供します。

4. アクションを割り当てる

アクションの横にも名前を付けて、明確な責任が定義されるようにします。問題は、明確な所有者、つまり問題の特定、追跡、解決を任された人物が存在する場合にのみ解決されます。その問題に関連するすべてのタスクを担当し、問題が解決されるまでそこから先に進まないポイントパーソンが必要です。問題管理では説明責任が重要です。

関連:無料の行動計画テンプレート

5.進捗状況を監視する

人々はアクションアイテムをフォローアップしていますか? ステータスを定期的に検証します。問題のステータスは重要な違いです。問題が解決されたにもかかわらず、リソースがまだ不必要に作業している場合、それは別の問題です。全員に頻繁に通知します。問題に不要なリソースが割り当てられないようにするには、完全な透明性が必要です。最も効率的に作業するには、全員が問題のステータスを把握している必要があります。プロジェクトダッシュボードにより、全員が問題のステータスを把握できます。

6. 影響を評価する

エスカレーションスケールを定義し、実行されたアクションが測定されていることを確認します。ただし、適切にエスカレートしてください。一部だけが必要な場所に、すべてのリソースを投入したくはありません。とはいえ、迅速な復旧を遅らせるために不必要な障害物を作成することも望ましくありません。

7. 決議の承認

問題が解決済みとしてマークされた後、問題が再確認されていることを確認してください。問題の所有者がいる一方で、プロセスを管理している人がいる必要があります。そうすれば、彼らは作業をチェックし、プロジェクト全体と組織の戦略的目標に沿っていることを確認できます。それらのすべてのアヒルが一列に並んで初めて、問題を解決できます。

8. 締めくくる

それが私たちの最後のステップです。問題をクローズします。解決済みの問題をリストから外します。いい感じですね。

問題管理に役立つ無料のテンプレート

問題管理は、チームをリアルタイムで接続し、マネージャーが解決に向けて取り組む際にそれらの問題を追跡するのに役立つプロジェクト管理ソフトウェアなしでは困難です。ただし、これらのツールに投資する準備ができていない場合は、問題管理プロセスを管理する別の方法があります。 ProjectManager には、役立つ無料のプロジェクト管理テンプレートが多数用意されています。ここにいくつかあります。

問題追跡テンプレート

Excel 用の無料の問題追跡テンプレートには、プロジェクトに現れた問題をキャプチャ、追跡、解決するために必要なものがすべて含まれています。問題を説明する列があり、プロジェクトへの潜在的な影響に注意してください。プルダウンメニューで優先度を設定できるので、最初に取り組むべきものがわかります。問題の所有者、日付、ステータスもテンプレートに収集されます。

プロジェクトダッシュボードテンプレート

問題追跡テンプレートを作成したら、Excel 用の無料のプロジェクトダッシュボードテンプレートで補完します。ソフトウェアのようにリアルタイムで更新されるわけではありませんが、プロジェクトの問題を解決するためにチームの進捗状況とパフォーマンスを追跡するために使用できます。

プロジェクトステータスレポートテンプレート

進行状況を追跡するのに役立つテンプレートに問題がありますが、その進行状況を利害関係者に報告する必要もあります。そこで、Excel 用の無料のプロジェクトステータスレポートテンプレートが役に立ちます。ここには、重要なプロジェクトのハイライトから早急な対応が必要なアクションアイテムまで、関係者に最新情報を提供するために必要なデータを格納するスペースがあります。

問題管理プロセスで避けるべき 3 つのこと

問題管理プロセスを支援するためにできることはたくさんあります。同様に重要なのは、避ける必要があるものです。問題管理に取り組むときは、これらの悪い習慣に陥らないように注意してください。

問題ログを使用しない:問題ログは役に立たない書類の 1 つに過ぎないように感じるかもしれません。問題が発生した場合は、問題を解決するだけです。しかし、問題ログは、チームが問題を特定し、管理者が将来の参考のために解決策を分析、追跡、記録できる場所です。
問題の種類を特定しない:扱っている問題の種類を知ることは、適切なチームメンバーを追跡して割り当てるのに役立ちます。技術、ビジネスプロセス、およびリソースの問題には違いがあり、異なるアプローチが必要です。
問題のステータスに注意しない:繰り返しになりますが、時間の無駄に思えるかもしれませんが、プロジェクト全体で問題を追跡する場合、問題のステータス (未解決、調査中、実装中、エスカレート済み、または解決済み) を知ることは不可欠です。

ProjectManager と問題管理

問題は避けられません。彼らは、あらゆるプロジェクトの管理の一部です。そのため、クラウドベースのプロジェクトおよび作業管理ソフトウェアである ProjectManager には、問題をリアルタイムで追跡するシンプルな問題管理ツールがあります。

問題管理ワークフロー用かんばんボード

チームがかんばんボードでプロジェクトの問題を特定して解決する際に、チームのプロセスに透明性を持たせます。複数のプロジェクトビューにより、マネージャーはガントチャートを使用して計画を立て、チームはかんばんボードを使用してバックログを管理し、共同でスプリントを計画できます。マネージャーは、ワークフローをカスタマイズしてタスクの承認を自動化し、作業を監視して必要に応じてリソースを再割り当てし、ボトルネックを回避できます。

問題追跡用のリアルタイムダッシュボード

セットアップを必要としないリアルタイムのダッシュボードにより、さらなる監視が提供されます。ライブダッシュボードは、プロジェクトデータを自動的に取得し、数値を計算して、時間、コスト、その他の指標をカラフルなグラフやチャートに表示します。

ProjectManager のダッシュボードビュー。プロジェクトに関する 6 つの重要な指標が表示されます。

問題管理プロセスを微調整するためのレポート

ワンクリックレポートにより、進捗状況を把握し、関係者に問題解決を提示するための詳細なデータを提供します。ステータスレポートからタイムシートまで、すべてのレポートをフィルター処理して、必要なデータのみを表示できます。 PDF または印刷物として関係者と共有します。

すべてをまとめると、ProjectManager はプロジェクトの問題を管理するための理想的なソフトウェアです。今日から無料で始めましょう！

プロジェクトの問題について詳しく知りたい場合は、以下のチュートリアルビデオをご覧ください。

プロジェクトの問題の管理に関するビデオを見る

あなたがより視覚的な学習者である場合は、ProjectManager が対応します。私たちのサイトには何百ものトレーニングビデオがあり、プロジェクト管理のあらゆる側面に焦点を当てたさらに多くのブログ投稿があります。このチュートリアルビデオでは、PMP の Jennifer Bridges が、プロジェクトの問題を管理するための基本を説明します。

参照用のスクリーンショットを次に示します。

あなたのプロジェクトで頑張ってください！

プロのヒント:問題は、プロジェクトで発生したリスクである可能性があるため、プロジェクトリスクの管理方法をブラッシュアップすることは理にかなっています。問題の管理にも役立つリスク管理プロセスがあります。