生産的なデジタルマーケティングクライアントの電話のための会議の議題のヒントとテンプレート

公開: 2021-10-23

クライアントミーティング中にスクランブリングをしていることに気づきましたか？クライアントが直前にチームにもたらした予期しないパフォーマンスの質問や新しいプロモーションに対処しますか？それとも、昔ながらの会議ラインのぎこちなさのゲームに参加しているのでしょうか。会議は生産性を感じ、チームを一緒に前進させる必要があります。ミーティングが無駄になったり気を散らしたりしてはいけません。また、共通の目標に向かって関係を前進させ続けるために、適切なPPCトピックについて話し合う必要があります。

良い会議の基盤は、電話のかなり前に送信されるよくできた議題です。理想的には、会議の前日に、すべての関係者が独自の提案された論点を確認または追加する時間を確保します。以下は、将来の会議に使用できる2つのテンプレートを使用して、実用的なデジタルマーケティング会議の議題を作成するためのヒントです。

会議の成功にアジェンダが非常に重要なのはなぜですか？

理由はいくつかあります。

1）アジェンダは、どのように時間を費やし、誰が参加し、どのトピックがカバーされるかについての期待を設定します。

2）アジェンダは気を散らすものを減らし、分派の「バニートレイル」会話を排除します

3）よく構成されたアジェンダにより、クライアントは耳を傾けていると感じることができます

4）Agendasは、アカウントで行われた作業の実績として機能します。

BasecampやAsanaなどのワークフロー自動化ソフトウェアを介してアジェンダを送信する場合は、なおさらです。議論されたすべてのトピックと行われた決定の実行ログがあります。電子メールで議題を送信することは問題ありませんが、過去の会話を追跡するのは面倒です。

5）アジェンダは、すべての当事者が自信を持って会議を離れることを許可し、次に取られるステップと必要なアクションを保証します。

そうは言っても、何が良い議題になるのでしょうか。ハナピンは、すべてのクライアント会議にデジタルマーケターのニーズに固有のいくつかの重要な要素を持たせることを要求しています。

1.最初にハウスキーピングを邪魔にならないようにします

ハウスキーピングアイテムには次のものが含まれます。

ハードストップがあり、会議の長さを制限する必要がある場合に備えて、特定の会議の長さを事前に設定します
チームメンバーの欠席、追加、ワークフローを中断する可能性のある今後の休日などについて話し合います。
将来の会議時間を調整する必要がある場合、QBRをスケジュールする必要がある場合、または追加のチームをクリエイティブレビュー、Facebook広告監査、契約に関する販売を伴うタッチベースなどの特定の会議タイプにループインする必要がある場合–これらの変更を行い、送信します可能であれば、すべての関係者がまだ通話中にカレンダーが招待します。会議の招待状を調整することは、電子メールを介して行うのは難しく、時間がかかるため、リアルタイムの会話を利用して、将来の会議の準備を邪魔しないようにします。

2.驚きを避ける：クライアントに「何が新しいのか」を伝えます。箇条書き

議題のこの箇条書きは、 「クライアント企業/業界の最新情報」のように単純にすることができます。
口頭でクライアントにフォローアップし、最近彼らの心に何か圧力がかかっているかどうかを確認します。彼らは新しいプロモーションを予定していますか？彼らのコンテンツチームは新しいプロジェクトを展開していますか？ビデオは制作されていますか？予算に関する会話は社内で行われていますか？クライアントに彼らの業界で何が起こっているかについて料理する時間を与えてください。このステップは、クライアントの業界とのつながりが途絶えていると感じることがある代理店にとって不可欠です。信頼できるパートナーとして、あなたはクライアントと同じくらい彼らの業界で起こっていることについて正確に知っているべきです。それは常にあなたのマーケティング戦略に影響を与えます！

3.月次または四半期の予算予測を含める

予算の支出がどのように予測されるかに基づいてタッチします。
これにより、予算の割り当てに関する今後の厄介な会話を回避できます。また、KPIロックスターキャンペーンまたはチャネルに予算をより適切に費やす特定の機会が見られる場合は、パフォーマンスの会話に反映することもできます。

4.パフォーマンスの更新セクションをシンプルに保ち、会話またはハイパーリンクされたレポート/スクリーンショットを通じて詳しく説明します

戦略、オーディエンス、ターゲティング、キャンペーン…パフォーマンスの更新はすぐに非常に複雑になる可能性があります。厳しい議題では、パフォーマンスの更新は3つの部分に分けることができます。

1）何がうまく機能しているのか：

目標KPIを満たしている、または超えているテストはありますか？
予算をシフトするか、プラス成長の方向にターゲットを拡大するか、マイナーテストを拡大するかどうかにかかわらず、主要な勝利を活用する方法についての推奨事項を持って会議に来てください。

2）パフォーマンスの低下：

パフォーマンスの遅れの原因は何ですか？
これらの問題点について何ができるでしょうか。また、これらのアクションのETAは何ですか。

3）次のステップ：

誰がそれらを行うかについての詳細とともに取られるべき行動
すべてのアクションは、常に日付（クライアントが作業の完了を期待できる期限、またはチームがクライアントからのフィードバックや資産を期待できる日付）に関連付ける必要があります。覚えておいてください– ETAはあなただけのものではありません！これらは、誰が前向きな勢いを担当しているかに関係なく、すべてのプロジェクトに適用されます。

5.デジタルマーケターのためのいくつかの議題形成の知恵：

画面共有リンク、電話番号、PINなどの会議の詳細を含めると、クライアントはこの情報についてカレンダーの招待状を調べる必要がなくなります。
かさばる議題が好きな人はいません！
- 最近の監査やプロジェクトに関する情報の段落をかさばる添付ファイルとともに貼り付ける代わりに、プロジェクトに関する他のメールを参照するか、議題にハイパーリンクを使用して、すべての関係者がBasecampまたはAsanaのプロジェクトスレッド、Googleドキュメント、スプレッドシートに簡単にアクセスできるようにします。など。これにより、議題がすっきりと整理された状態に保たれます。
電子メールまたはメッセージの件名に会議の日付が含まれていることを確認してください
- これにより、代理店とクライアントの関係における特定の歴史的な瞬間に関心がある場合に、古い議題をはるかに簡単に振り返ることができます。
- これは、レポートまたは監査ドキュメントにも当てはまります。レポートがいつ完了したか、およびレビューのためにプルされたデータの期間を示します。
「このレポートは金曜日までにお送りします」ではなく、「私たち」という言葉を使用してください。他のチームメンバーがアカウントでの作業にコミットしている場合、これは彼らの参加を認め、チームへの信頼を植え付けます。結局のところ、代理店はチームであり、代理店とクライアントの関係もチームです！ここでは誰も一人で仕事をしていません。特定のチームメンバーからメールを受け取るようにクライアントを準備する場合を除いて、特定のチームメンバーを呼び出す場合も同様です。

会議の議題テンプレート：

例1：簡単なバージョン

こんにちは、添付の週次パフォーマンスレポートをご覧ください。 [90日間のロードマップとステータスドキュメントは、このハイパーリンクにあります。]

明日の午後3時30分（東部標準時間）にお話しできることを楽しみにしております。

会議の議題

会社/業界の最新情報
予算のペース
パフォーマンスの更新：
- Google広告のトップパフォーマー/トラブルスポットと次のステップ
- Facebook広告のトップパフォーマー/トラブルスポットと次のステップ
アクションアイテム：
- 広告表示オプション（ETA日付）
- Xレビュー（ETA日付）
- プロモーション開始（ETA日付）

例2：詳細バージョン

件名： Xクライアント/代理店名デジタルマーケティングミーティングの議題– 2019年11月13日

おはようクライアント名とチーム、

以下は、明日の東部標準時午前11時の会議のステータスドキュメントと議題へのリンクです。ディスカッションにさらにポイントを追加したい場合は、お知らせください。明日お電話をお待ちしております！ 会議情報：画面共有用のGoogleハングアウトリンク
電話番号：XXX-XXX-XXXX
ピン：？XXXXXXXX＃ [ステータスドキュメントリンク]

2019年11月13日会議の議題：

1.ハウスキーピング

Googleディスプレイ監査が完了しました：確認する時間をスケジュールします。
注：感謝祭の週（11月27日）にはミーティングはありません。

2.クライアント企業/業界の最新情報

3. 11月1日から12日までのMTD予算のペースとパフォーマンスの概要

Google検索： $ X | X変換| CPA：$ X –理想的な予算ペースの目標を達成しています（高品質、低CPLのため、ギャップを埋めるためにXキャンペーンの費用を増やしています）。
- ブランド検索：$ X | X変換| CPA：$ X
- 非ブランド検索：$ X | X変換| CPA：$ X
Googleディスプレイ： $ X | X変換| CPA：$ X –理想的な予算ペースを超えて％を実行
Facebook / Instagram広告： $ X | X変換| CPA：$ X –理想的な予算ペースで％を実行

4.毎週のパフォーマンスを確認する

【週報へのリンク】

トップパフォーマー：
- パフォーマンスに関する簡単なメモ–何がうまくいっているのか、これらの機会をどのように活用するのか。
トラブルスポット：
- 何が機能していないのか、そして改善するために何ができるのか。 [パフォーマンスの低い人を調査したレポートへのハイパーリンク–会議中に画面共有とディスカッションを行います。]

5.次のステップ–アクションアイテムとETA

クライアント：
- Yキャンペーンを開始する前に、Xのレビューと承認を待っています。 ETA：11月15日
エージェンシー：
- 最近完了：ブランド以外のカットが11月11日から12日に完了
- X広告グループは11月18日月曜日に開始されます
- 新しい予算ペーシングシートの作成– ETA：11月18日。
- Googleローカル広告の改良/拡張– 11月25日
- 検索クエリのレビューは11月27日に完了します

クライアントを知ることで、クライアントがどのようなアジェンダを好むかを自然に発見できます。クライアントが多くの詳細を必要とするのか、それとも簡単な議論の概要を必要とするのか。シンプルで、実用的で、予測可能なものにしてください。アジェンダは決して時間がかかると感じることはありませんが、信頼できる代理店としてクライアントとのデジタルマーケティング関係を確立するときに、会話を指示し、作業の優先順位を設定するのに適しています。

また、会議の後に次のステップで簡単な会議のフォローアップを送信することを忘れないでください！これは、ステータスドキュメントに次のステップとETAを追加したことをクライアントに通知するのと同じくらい簡単な場合もあれば、アカウントの次のアクションの洗濯リストの形式にする場合もあります。これは誰もが安心し、週ごとに期待を確立します。