実際に使用する運用計画の作成方法

あなたはおそらく、成長のためのシステムを作成し、将来の財務見通しを提供するのに役立つビジネスプランを持っています。 投資家を惹きつけたり、資金調達を申請したりする場合は、ビジネスプランが必要になることがよくあります。

また、今後数年間の方向性を示す戦略計画があるかもしれません。 しかし、運用計画はどうですか？

運用計画は、戦略計画をどのように達成するかを説明する取扱説明書のようなものです。 含まれるもの：

• 社内のタスクとプロセスのリスト
• あなたとあなたの従業員の役割と責任の詳細な説明
• 戦略的目標を達成するためのタイムライン

運用計画と戦略計画の違い

戦略計画と運用計画を混同するのは簡単ですが、それらは連携して機能し、さまざまな利点を提供します。 例えば：

• 戦略計画は組織の目標を定義し、運用計画はそれらの目標を達成するために何をする必要があるかを概説します。 運用計画を作成するには、最初に戦略計画を立てる必要があります。
• 戦略計画は組織全体であり、運用計画は部門ごとです。 さまざまな部門には、組織の目標を達成するための独自の機能があります。 たとえば、戦略計画が収益を10％増やすことであるとします。 その場合、財務部門の運用計画には利益率の計算が含まれ、マーケティング部門は売上を増やすためのキャンペーンを実行します。
• 戦略的計画は、設定された期間、通常は5年または10年をカバーします。 対照的に、運用計画では、その戦略を実行するためのアクションを、週次、月次、四半期、または年次のタイムラインに詳細に示します。 たとえば、マーケティング部門の計画には、ソーシャルメディアの毎週の投稿スケジュールと、エンゲージメント指標の毎月のレビューを含めることができます。

運用計画がスタートアップの存続にどのように役立つか、そしてより速く動く

計画は、将来について無益な考えのように思えるかもしれません。DropboxまたはGoogleドライブで失われるもう1つのドキュメントを作成しているだけです。 しかし、それは計画に対する批判以上の悪い計画の兆候です。

スタートアップは、自分たちが小さすぎて運用計画を必要としないと考えるかもしれません。また、計画を制限したり、計画を立てなかったりすることを「機敏である」と正当化する人もいます。 カリフォルニア大学アーバイン校と共同で設立された独立した研究プロジェクトであるUniversityLabPartnersによると、スタートアップが失敗する最大の理由の1つは、計画の欠如です。

計画がなければ、事業主は会社の取り組みを毎日再考し、優先順位を付け直す必要があります。 少なくとも、それは時間がかかります。 多くの場合、それは一貫性のない、さらには競合する取り組みにつながり、戦略的目標への直線的な道筋を波状のループ状の線に変えます。

運用計画は、責任とその結果としての説明責任を明確に概説することにより、チームワークを改善することもできます。 チームの各メンバーは、自分の役割と彼らに期待されることをよりよく理解しています。 誰もが自分の役割を果たすことができ、すべての部分が戦略的目標に向かって働きます。

運用計画は、ビジネスの他の領域からサイロ化された情報を特定するのにも役立ちます。 たとえば、利益率を上げるための戦略的目標は、運用計画で、マーケティングチームに最も収益性の高い製品の認知度を高めるように依頼する場合があります。 この要求は、製品在庫のマージンに関するデータを所有する営業チームまたはデータチームとのコラボレーションに対する自然なインセンティブとして機能します。

最後に、運用計画は生産性を向上させることができます。 従業員は何をすべきかを正確に知っているため、より速く作業できます。 運用上および戦略上の目標に到達しないタスクは、そのプレートから滑り落ちる可能性があります。

Gallupの調査によると、期待の明確さは従業員の最も基本的なニーズの1つであり、パフォーマンスに不可欠であることがわかりました。 それでも、別のギャラップの調査でわかったように、従業員の約半分だけが職場で彼らに何が期待されているかを知っています。 適切に作成された運用計画は、目的と期待を書面に変換します。

努力する価値のある運用計画の書き方

運用計画を作成するには、まず、組織の目標とタイムラインを特定するための戦略的計画が必要です。 運用計画のすべてのプロジェクトとタスクは、運用計画の「理由」に結びついています。

たとえば、戦略目標が2年間で年間収益を40％増加させることである場合、そこに到達する可能性のある多くのプロジェクト（運用計画の要素）があります。 どのプロジェクトを遂行するかをどのように決定しますか？

• あなたのデータを見てください。 最大の機会はどこにありますか？
• チームに相談してください。 売上高が最も少ない理由、またはカスタマーサポートの頭痛の種が最も多い理由はどれですか。
• あなたの業界について読んでください。 業界の調査では、企業が最も多くのお金をテーブルに残していることをどこで示唆していますか？ たとえば、eコマースショッピングカートの70％近くが放棄されており、放棄されたカートの電子メールの開封率とクリック率は非常に高くなっています。

次のような戦略的目標を達成するのに役立つ、さまざまな潜在的なプロジェクトのセットを特定できます。

• ソーシャルメディアマーケティングキャンペーンの実行
• メール登録を促進するためのダウンロード可能なアセットの公開
• 既存の顧客向けの紹介プログラムの実装
• 業界見本市への参加

戦略目標への影響の可能性に基づいてプロジェクトに優先順位を付けてから、チームメンバーに責任を割り当て、プロジェクトを実行可能なタスクに分割します。

この段階で、従業員が追加のリソースを必要としているかどうかを特定（または質問！）します。 たとえば、ソーシャルキャンペーンを実行する人は、事前に投稿をスケジュールしたり、投稿のエンゲージメントに関するロールアップ統計を表示したりするための自動化プラットフォームが必要ですか？

各結果を個々のタスクに分割し、期限を割り当てます。 たとえば、ソーシャルメディアキャンペーンを作成する場合、内訳は次のようになります。

• セールスディレクターは、宣伝する製品またはサービスを特定します。
• 会計士はキャンペーンの予算を提供します。
• マーケティングディレクターは、メッセージングガイドラインを確立するためのクリエイティブブリーフを作成し、クリエイティブアセットを実行するチームメンバーを割り当てます。
• コピーライターは、エンゲージメントをテストするために3つのバージョンのコピーを書き込みます。
• グラフィックデザイナーは、キャンペーンのグラフィックアセットを作成します。

あなたが中小企業の所有者である場合、あなたはこれらすべての役割と責任を処理することができます。 または、従業員が数人しかない場合は、1人で複数の機能に取り組むことができます。 重要な作業は、タスクを分解して割り当てることです。

現実的な期限を設定する場合、特に1人の人が複数のプロジェクトまたは同じプロジェクトの複数の部分で作業している場合は、従業員の意見を聞くのに役立ちます。 ただし、従業員に時間をかけすぎないように注意してください。 締め切りが長いと先延ばしになる傾向があり、パーキンソンの法則では、「作業は完了までの時間を埋めるように拡大する」とされています。

締め切りに間に合わなくなります。 ただし、期限があるということは、タスクが時間どおりに完了しなかったときにすぐにわかることを意味します。そのため、問題を解決して、より大きなプロジェクトを軌道に戻すことができます。 期限付きのタスクに分割されたプロジェクトは、しっかりした運用計画があることを示す良い兆候です。

運用計画が機能しているかどうかをどのようにして知ることができますか？

運用計画を立てたら、取り組みの影響を詳細なレベルでグラフ化する必要があります。 たとえば、戦略目標が顧客ベースの拡大であり、運用計画に電子メールマーケティングキャンペーンが含まれている場合、いくつかのKPIが成功の測定に役立ちます。

• 主に件名の強さを反映したメール開封率
• コピーとオファーの有効性を評価するクリック率
• ランディングページの関連性を測定するランディングページのコンバージョン率

戦略計画から運用計画、結果、タスク、測定に至るまで、すべてをつなぎ合わせるのは困難に思えるかもしれません。 目標や主要な結果、またはOKRなどの一部のフレームワークが役立ちます。

OKRの場合、目標は会社が達成したい目標であり、重要な結果はそれらの目標に向けた進捗状況を測定する方法です。 全社的、部門別、および個別のOKRを作成できます。これらはすべて相互にネストされており、従業員の作業を全体像の目標に結び付けるのに役立ちます。

運用計画を評価し、次の計画を改善するための振り返り

プロジェクトが完了したら、事後会議をスケジュールします。 会議中に、プロジェクトを要約し、結果を確認して、何が機能し、何が機能しなかったかを判断します。

演習を文書化して、ベストプラクティスと改善すべき領域を特定できるようにします。 やりすぎましたか？ タスクは十分に分解されていませんでしたか？ 不足しているリソースの緊急の必要性がありましたか？

この情報は、次回より良い運用計画を立てるのに役立ちます。 それは単に運用計画のプロセスをより効率的にするかもしれません。 人々がプロセスに精通すると、数日かかったかもしれないことは数時間しかかからないかもしれません。

結果？ 誰も恐れないプロセス、全員の同期を保つ計画、そして野心的な戦略目標を達成するための可能な限り最高のチャンス。

SjoerdvanLeeuwenによるイラスト