調達契約: 契約の種類とベスト プラクティス

プロジェクトを実行するために必要なアイテムをどのように組み立てるかを調達と呼びます。これは、プロジェクトに必要な商品やサービスを手に入れる方法を巧妙に表現したものです。 プロジェクトを実行するために必要なものの安定した供給、または少なくとも管理された供給がなければ、軌道から外れてプロジェクトの成功を脅かすことになります。

第三者からの物資が必要な場合は、必要なものを確実に入手し、必要なときに配達するための契約を結ぶことが重要です。 これらすべての詳細は、いわゆる調達契約で定義されます。 調達契約がなければプロジェクトはありません。

調達契約の要点

調達にはさまざまな種類の契約がありますが、その前に、調達とは何か、プロジェクトの成功にとってなぜそれが重要なのかをしっかりと理解する必要があります。 調達とは、サプライヤーやベンダーとの強力な関係を構築しながら、組織が必要なものを適切な価格でスケジュールどおりに入手するために使用する技術、構造化された方法、および手段を指します。

まず、必要な商品またはサービスを特定する必要があります。 それがわかったら、予算の制約内の価格で要件を提供できるサプライヤーのリストの調査を開始できます。 次に、交渉段階に入り、それらのニーズが満たされていることを確認します。 両者が一致すると、価格、配送、支払いプロセスが定義された発注書が完成します。

次に、合意された日に物資が配達され、その配達が合意に準拠していることを確認するためにその配達が監査されます。 次に、ビジネス トランザクションの場合と同様に、適切な契約管理記録を保持し、書類を保存します。 このプロセスがスムーズになればなるほど、関係者全員がより幸せになり、将来の調達も確実に行われるように、両者の間に絆が築かれる可能性が高くなります. プロジェクトを成功させるには、しっかりとした契約が必要です。

調達請負とは？

調達契約は、プロジェクトを管理する過程で、請負業者とサプライヤーの間で法的拘束力のある契約を構築するプロセスです。 これらの契約は、プロジェクトが必要な資材、備品、およびサービスを入手するために必要です。

契約と調達を使用すると、買い手と売り手がこれらの材料、商品、およびサービスについて合意に達するのに役立ちます。 この契約には、請求書の支払いと契約条件の遵守が含まれます。 調達契約は、買い手と売り手の間の法的拘束力のある文書であり、ビジネス上の関係を定義するだけでなく、両者の利益を保護します。

調達契約のパラメーターには、ベンダーと製品の選択、ベンダーの審査、交渉による条件の決定、および材料、供給またはサービスの注文、支払い、および配送によるそのプロセスの管理が含まれます。

調達契約が重要な理由

調達契約は、利益を最大化し、競争の激しい市場でビジネスを解決し続けるために役立つため、重要です。 調達契約により、両者は、どちらも相手を利用していないという確信を持って協力する機会を得ることができます。 また、より費用対効果の高い方法で作業を行うことができるサードパーティに作業をアウトソーシングすることで、ビジネスがリソースを多様化してより効果的に作業するのにも役立ちます。

調達契約の種類

契約に関しては、契約を結ぶ方法は複数あります。 調達におけるこれらの異なるタイプの契約は、一方の当事者または他方の当事者にさまざまなリスクをもたらし、範囲が最初から多かれ少なかれ確実な建設プロジェクトに適しています。 主な調達契約は以下の 3 種類です。

• 固定価格契約:固定価格または一括払いの契約は、外部または内部の影響があるかどうかに関係なく、材料、商品またはサービスに対して支払われる金額が契約の署名時に設定され、その後変更されない場合です。コストを押し上げたり、スケジュールを遅らせたりします。 このタイプの契約の利点は、何が提供され、どのくらいの費用がかかるかという点で、両当事者の役割と責任が明確に示されていることです。 これらは、最も一般的で、簡単で管理しやすい契約タイプです。
• 費用償還契約:費用償還またはコスト管理契約とは、購入者が材料や設備、および製品またはサービスの製造の一部である給与や光熱費などの間接費の支払いに同意する場合です。 これを購入者にとって価値のあるものにするために、固定料金または原価に対する利益のパーセンテージが与えられます。 これにより、リスクの大部分が売り手の肩にかかります。 費用が確認された後にのみ払い戻されます。 プロジェクトの範囲が変更された場合、売り手は追加費用を負担します。 売り手にとってこれを価値あるものにするために、彼らは調整を最小限に抑え、収益を改善する追加費用を組み込みます。
• 時間と材料の契約:時間と材料の契約は、ベンダーが使用した材料に対して払い戻しを行い、プロジェクトに費やした時間に対して支払います。 これにより、ベンダーは、請負業者のサードパーティの従業員であるかのように行動します。 この契約は、プロジェクトの範囲を定義するのが難しい場合に最適です。契約によってある程度の柔軟性が得られるからです。 ただし、これらの契約のいずれかを使用する場合、バイヤーは、プロジェクトがスケジュールどおりに進み、予算を超えないようにするために、より多くの監督を提供する必要があります.

調達契約の主要なプロセスとベスト プラクティス

契約は締結されていますが、それでプロセスは完了していません。 もちろん、契約を結んで、契約条件を守って行う仕事もあります。

透明性を強調する

物事がスムーズに進むようにするためにできることの 1 つは、調達プロセスの透明性を優先することです。 サプライヤーのパフォーマンスをより明確に把握することは、それらの関係を強化し、関係者全員にとって最良の結果を達成することに役立ちます。

進行状況の監視

コストを削減するために、契約条件、特に作業に関連する費用を綿密に監視および管理する必要があります。 常に更新する必要があり、古いバージョンが流通するリスクが高いスプレッドシートを使用するよりも、デジタル ツールを使用してこれらのプロセスを自動化することをお勧めします。

識別効率

調達プロセスの合理化も重要です。 サプライヤーの収集と監視は、契約の条件が満たされていることを確認するのに役立ちます。 オンラインのプロジェクト管理ツールを使用すると、契約遵守に向けて作業しながら作業を遅らせる可能性のある手作業によるエラーを回避することで、コストを削減できます。

ProjectManager が調達にどのように役立つか

ProjectManager は、プロジェクト調達の計画、監視、およびレポート作成を支援する受賞歴のあるソフトウェアです。 調達を監視および追跡することで、コストとスケジュールが契約の条件と同意に準拠していることを確認できます。 スプレッドシートを使用するよりも効率的にこれを行う方法があります。

オンライン ガント チャートを使用して、契約を管理します。 ガントチャートの視覚的なタイムラインにより、契約のライフサイクル全体を 1 か所で確認し、それに関連するすべてのリソースとコストを追跡できます。 契約の開始日と終了日を設定します。 ステータスの更新がツールに追加されると、進行状況を確認して、契約条件が満たされているかどうかを確認できます。

コストとリソースをガントチャートに追加すると、プロジェクトの特定の時間に必要な材料をスケジュールできるようになります。 当社のソフトウェアはクラウドベースであるため、すべてのプロジェクト情報はリアルタイムであり、ライブ データを追跡できます。 たとえば、リアルタイム ダッシュボードは情報を収集し、それを自動的に計算して読みやすいグラフやチャートに表示し、プロジェクトの差異、コスト、時間などの概要を表示します。

ProjectManager.com は、調達をより効率的に整理および管理するのに役立つクラウドベースのソフトウェアです。 無制限のファイル ストレージで契約を追跡し、調達計画を作成し、リアルタイムで進行状況を監視および追跡して、契約のすべての条件が満たされていることを確認します。 ProjectManager を今すぐ無料でお試しください。

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