プロフェッショナルなメールテンプレート：メールのフォーマットと例

これらの専門的な電子メールテンプレートと電子メールフォーマットの例を使用して、正式な電子メールを作成する際のストレスを解消してください。

非公式と公式の電子メールの作成

私たちはさまざまな理由でメールを作成しますが、それらは非公式と公式の2つのカテゴリに分類される傾向があります。

正式な電子メールは、友人や家族に送信するものである可能性があります。 簡単なキャッチアップ、夕食への招待、素晴らしいレシピの推奨-このような単純なもの。

正式な電子メールは、通常、ビジネス環境で使用されます。 これらは、B2BおよびB2Cの販売、およびオフィス内のコミュニケーションで一般的です。 もちろん、非公式の電子メールと公式の電子メールの境界線はあいまいである可能性があり、電子メールでそれぞれの要素を使用する場合もありますが、その違いを認識することが重要です。

たとえば、あなたのオフィスに良い友達がいて、彼らとのコミュニケーションの仕方はメールの件名によって異なります。 昼食会をスケジュールしている場合は、より非公式かもしれませんが、推奨される編集を契約に送信する場合は、はるかに正式なものになる可能性があります。

誰もが独自の書き方をしていますが、よりフォーマルである必要がある場合もあれば、よりリラックスしたスタイルを使用できる場合もあります。

基本的なプロの電子メールフォーマット

非公式の電子メールを送信する場合、結果は一般的に高くありません。 友達に夕食の招待状を送るときは、言葉を混ぜて少し歩き回ってもかまいません。

ただし、プロの電子メールを送信する場合は同じではないため、フォーマットに焦点を当てることが重要です。 電子メールを基本的な要素に分解すると、コミュニケーションの計画を立てて効果的に構成するのがはるかに簡単になります。

プロフェッショナルなメールには、次の4つの基本要素が必要です。

• 件名
• 挨拶
• メール本文
• メールの署名

電子メールを最大限に活用するには、各側面を最適化して、電子メールを送信する個人に合わせてパーソナライズする必要があります。

件名

件名は後付けで記入するように見えるかもしれませんが、それは非常に重要です。 ビジネスマンは毎日何百もの電子メールを受け取りますが、あまりにも頻繁に、受信トレイに大量のスパムが散らかっています。

忙しいスケジュールの時間を節約するために、人々は件名を使用して、電子メールを開くかどうかを決定します。 実際、47％の人が件名に基づいてメールを開くので、これは最適化の絶好の機会です。

件名は注目を集めるだけでなく、提供する価値を示唆する必要があります。

これは見つけるのが難しいバランスになる可能性がありますが、完璧な件名は回答率に大きな影響を与えます。

挨拶

ビジネスでは、人々はあなたが要点をまっすぐに理解することを望んでいる傾向がありますが、最初に、あなたは手続きの面倒を見る必要があります。 電子メールをすばやく行き来する場合、これは必要ないかもしれませんが、ほとんどの電子メールは挨拶で始まります。

「こんにちは」、「こんにちは」、「ねえ」のどれから始めるかを議論することに時間を費やした人々にとって、よくある質問は、最高の敬礼は何ですか？

重要なのは、それを考えすぎないことであり、メールを送信している相手について常に調査を行うことです。 LinkedInを使用して、受信者の優先名（Dan vs Danielなど）を見つけ、シンプルに保ちます。

「ちょっと」は非公式な側に傾くかもしれませんが、「こんにちは」と「こんにちは」は完全に受け入れられ、あなたの電子メールを始める良い方法です。

その他の受け入れ可能なオプションは次のとおりです。

• 親愛なる[名前]
• ご挨拶
• やあ
• 皆さんこんにちは

あいさつを使って独自のスタイルを開発しますが、あいさつを過度に複雑にする必要はありません。

メール本文

受信者の注意を引き、心地よい挨拶をした後は、メールの本文に入ることができます。

ここでメッセージを作成し、読者に行動を起こすように説得します。

ただし、あまり夢中にならないでください。

メールは短く簡潔な場合に最適に機能します。 誰もテキストの大きなブロックを見たくなくて、エッセイを読む必要があります。 代わりに、メールを要点に留めて、読みやすくすることが重要です（段落を短くし、ヘッダーを使用して分割します）。

メールは常に1つのメッセージに集中させてください。 話し合うポイントが複数ある場合は、それらを別々のメールに分けることをお勧めします。 あなたのポイントに集中し続け、受信者に決定を下し、行動を求めるために必要なすべての情報を提供します。

あなたは理由でメールを書いています–あなたは何かを達成したいのです。 あなたがその人にとらせたい行動を強調することによってあなたの電子メールを終えてください、そして彼らはそれをする可能性がはるかに高いです。

電子メールの署名を含める

きれいな電子メール署名を作成することは簡単なステップであり、それはあなたがはるかに専門的に見えるようにします。 これにより、受信者はあなたが誰であるか、あなたが何をしているのか、そしてあなたに連絡する方法を簡単に見つけることができます。

よく知らない人にメールを送ることが多いので、自分を識別できることが重要です。 メールの署名には、次のような情報を含める必要があります。

• フルネーム
• 電子メールアドレス
• 電話番号
• あなたのウェブサイトへのリンク
• LinkedInプロフィールへのリンク

これにより、受信者は誰と話しているのかをより明確に把握し、応答する可能性を高めることができます。

プロフェッショナルメールテンプレート

プロのメールを書く理由はたくさんあるので、すべてに合う一般的なテンプレートを書くのは難しいです。 それぞれの状況で少し異なるものが必要になるため、微調整する必要がありますが、このプロフェッショナルな電子メールテンプレートは開始に役立ちます。

件名：[問題] – [敬礼] [あなたの名前]

親愛なる[研究者の希望する名前]、

第一段落：

最初の段落は短く、要点を明確にする必要があります。 人々の時間は貴重なので、茂みの周りを殴らないでください。 たとえば、仕事に応募する場合は、役職、オープニングを見つけた方法、実行したいアクションを含めます。

中央の段落：

ここでは、提供する価値を紹介し、受信者が行動を起こす理由を示します。 自分自身に集中しすぎないように注意してください。また、連絡を取り合っている会社や人についても話し合ってください。

求人応募の例では、これは会社が行った素晴らしい仕事のいくつかと、その価値観があなたの価値観とどのように一致するかについて話すことを意味します。

最終段落：

受信者に時間を割いて感謝し、行動を呼びかけることで、受信者に実行してほしいアクションを強化します。

閉鎖：

心から、

あなたの電子メールの署名

特定の状況の電子メールテンプレート

上記の一般的なメールテンプレートは、どのような状況にも合うように成形できますが、もう少し具体的なものが必要な場合もあります。 ここでは、ビジネス用の電子メールを作成する一般的な状況と、開始に役立ついくつかのテンプレートを示します。

1.アナウンス

アナウンスメールを送信するときに、必ずしも人が行動を起こす必要はないかもしれませんが、それを読む人は必要です。 これが確実に行われるようにする方法です。

件名：チームへのエキサイティングな更新：[名前]に会う

こんにちはチーム、

新しい[新しいチームメンバーのポジション]をご紹介できることをうれしく思います。 [新しいチームメンバーの名前]は[業界]で素晴らしい経験をもたらし、[職務仕様書]になります

[新しいチームメンバーの名前]は[新しい従業員が共有したいと思うかもしれない楽しい詳細、たとえばスタートレックの大ファン]ですので、お気軽に挨拶して会話を始めてください。

心から、

[あなたのメール署名]

2.ビジネスフォローアップメール

ネットワーキングは依然としてビジネスの非常に重要な部分です。 新しい人に会うときは、関係を育むことが重要です。これを行う方法の1つは、フォローアップメールを使用することです。

件名：[イベント]でお会いできてうれしいです

こんにちは[受信者の名前]、

[どうやって会ったか]でお会いできて良かったです。 [件名]についての会話は本当に楽しかったし、今後も追いついて話し合いたいと思っています。

[会社]での[役職]としてのあなたの仕事は興味深く、あなたが何をしているのかもっと知りたいです。 今後数週間の時間があれば、コーヒーを飲むのは素晴らしいことです。

私は通常[日]は無料ですが、それらのいずれかがあなたのために働きますか？

心から、

[あなたのメール署名]

3.リクエスト

あなたが書く最も一般的なビジネスメールの1つはリクエストです。 休日を要求する場合でも、昇給を要求する場合でも、その他のことを行う場合でも、これらのメールを正しく受け取ることが重要です。 リクエストに神経質になっている場合でも、茂みの周りを殴る意味はありません。 代わりに、シンプルでありながら巧妙に作成されたメッセージで要点を理解してください。

件名： [日付]の休暇申請

親愛なる[受信者の名前]、

9月5日金曜日から次の9月12日金曜日までの休暇にPTOを使用したいと思います。

私はすべてのタスクと責任が事前に処理されていることを確認し、現在のケースロードについて同僚の[name]と[name]と話し合って最新の状態にしています。

皆様のご承認をお待ちしております。

[あなたのメール署名]

4.質問

質問は、最も単純なはい/いいえから非常に複雑なものまでさまざまです。 誰かに質問をメールで送信するときは、物事をシンプルに保ち、回答が必要なポイントから人々の注意をそらさないようにすることが重要です。

件名：サステナビリティポリシーを更新していますか？

親愛なる[受信者の名前]、

最新の政府のアドバイスに照らして、私は私たちの持続可能性政策に差し迫った変更を加えるのではないかと思っていました。

私たちのブランドは長年にわたってサステナビリティのリーダーであり、これは私が深く情熱を注いでいるものであるため、大きな誇りの源となっています。 新しいアドバイスに沿って、環境への取り組みを継続していきたいと思います。

ポリシーの更新を計画しているかどうかを知ることは素晴らしいことです。何か意見を探しているなら、私は非常に喜んで貢献したいと思います。

心から、

[あなたのメール署名]

5.苦情

残念ながら、苦情があり、欲求不満を表明する必要がある場合があります。 これはビジネスの一部ですが、アプローチするのが難しい電子メールになる可能性があります。 重要なのは、自分の主張を明確にし、物事をシンプルに保つことです。

件名：[苦情の件名]に関する苦情

やあ、

最近、[場所]の店舗から[苦情の対象]を購入しましたが、機能していません。 翌日返品したところ、係員が修理のお手伝いをしてくれなかったため、返品して返金することもできませんでした。

私はあなたの店を何年も使っていますが、サービスのレベルが悪いことに非常に失望しています。

この問題を調べて、問題を解決してください。

心から、

[あなたのメール署名]

6.謝罪

私たちは人生で常に物事を正しくするわけではなく、時にはそれは私たちが謝罪しなければならないことを意味します。 これは誰にとっても楽しいことではありませんが、この単純な謝罪テンプレートを使用して、ストレスを取り除くことができます。

件名：[謝罪の件名]

こんにちは[お客様名]、

[いつ]の[何]に問題が見つかりました。

これはあなたにとってどういう意味ですか？

[問題の影響の詳細に注意]

[お客様を安心させることに注意してください]

[お詫びの対象]でこの問題にすぐに気づき、混乱を可能な限り制限しました。 私たちの技術チームは24時間体制で問題の解決に取り組んでおり、[時間]の時点ですべてが正常に戻っていることをお知らせします。

ご不便をおかけしましたことをお詫び申し上げます。 現在、問題を分析し、それらの洞察を使用して、将来問題が再発しないようにしています。

心から、

[あなたのメール署名]

7.終了

多くのビジネス状況はデリケートな場合があります。 特にデリケートな状況の1つは、退職です。 もちろん、電子メールで誰かの雇用を終了することはありませんが、ユーザーのアカウントなどを終了しなければならない場合があります。

件名：アカウントの即時終了

ご担当者様、

[会社]のアカウントを直ちに終了しました。

[理由]

[問題]について[日時]についてお話ししましたが、[使用タイプ]に変更はありません。 複数の連絡があった後も、引き続き利用規約に違反します。つまり、アカウントを停止するしかありません。

心から、

[あなたのメール署名]

重要なポイント

プロのメールを書くことは人生の重要な部分です。 私生活の中でも、よりフォーマルな書き方をする必要がある瞬間があります。

重要なメールを書いているときは、物事を考えすぎるのは簡単ですが、物事をシンプルかつ的確に保つと、より多くの成功を収めることができます。 メールをセクションに分割し、パーソナライズに重点を置き、短くて魅力的なものにします。