メール テンプレートを使用して、プロフェッショナルなメールを作成して送信する

非常に悪質で専門家らしくないように見えるメールを受け取ったことがありますか?

なぜそれが起こると思いますか？ 場合によっては、電子メール メッセージが読者にとって関連性があるものであっても、完璧な第一印象を与えなかったために完全に無視されることがあります。

メールが無視され、さまざまな理由で印象に残らないことがあります。 判読できないフォント、ぎらぎらした配色、コンテンツの無秩序な表現、低品質の画像、その他多くの要素により、メールがプロフェッショナルに見えなくなる可能性があります。

中小企業または非営利団体として、誰かの受信トレイで良い印象を与える機会があまりないことを理解しているでしょう。 電子メールが殺到し、受信ボックスが乱雑になっているため、人々はどの電子メールが注目を集め、どの電子メールが無視されるか、ジャンクされるか、またはさらに悪いことにスパムに送信されるかを迅速に決定します。

プロフェッショナルに見え、明確なメッセージを含むメールは、顧客に行動を起こさせます。

では、忙しい受信トレイで注目を集め、最高の第一印象を与えるにはどうすればよいでしょうか?

重要な情報を強調する電子メール テンプレートを使用し、各コンテンツを専門的かつ強力に提示します。

メールテンプレートとは？

テンプレートは、メッセージやブランドの個性を強調するために簡単にカスタマイズできる、事前に設計された電子メール フレームワークです。 ルック アンド フィールを決定し、読者に情報を提示し、そこに含まれるすべての貴重なコンテンツに注意を引きます。 電子メール テンプレートは、色、フォント、画像、およびコンテンツ ブロックを最大限に活用して最大の効果を得る方法を理解している専門家によって設計されています。

メール テンプレートを使用すると、次のことが可能になります。

• プロ並みのメールを作成する
• コンテンツを整理する
• 重要な質問に焦点を当てる

メールテンプレートにはどのような種類がありますか?

ほとんどのメール サービス プロバイダーは、使い始めるのに役立つ、カスタマイズ可能な事前に設計されたテンプレートを幅広く提供しています。 たとえば、Constant Contact の顧客であれば、送信する可能性のあるほぼすべての種類の電子メールに対して専門的に作成されたテンプレートを選択するオプションがあります。 通常、検索用語を入力して、使用するテンプレートのタイプを見つけることができます。

検索する 1 つの方法は、誕生日、祝日、記念日、新学期などのテーマで検索することです。

誕生日に電子メール購読者のそれぞれに自動化された電子メール キャンペーンを送信することを計画しているとします。 テンプレート ピッカーで、検索バーに「誕生日」と入力すると、キャンペーン用にカスタマイズできる誕生日をテーマにしたさまざまなテンプレートが表示されます。

または、機能、つまりメールで何をしたいかで検索することもできます。 これらの例には、ニュースレター、お知らせ、イベントへの招待、フィードバックの募集、コンテスト、寄付の依頼などが含まれます。

たとえば、電子メール キャンペーンを使用して、非営利団体が達成したすべてのマイルストーンを購読者に通知したい場合は、テンプレート ピッカーで「お知らせ」を検索します。

さまざまなオプションから選択できることがわかります。 画像やテーマを含むものもあれば、出発点となる真っ白なキャンバスのようなものもあります。 必要なことは、最も魅力的でニーズを満たすテンプレートを選択して、入力を開始することだけです。 基本的なフレームワークはすべて設定されています。ブランディングとコンテンツを入力するだけです。

テンプレートを使用してプロフェッショナルなメールを作成する方法

わかった。 テンプレートの使用が実際にどのように機能するかを見てみましょう。

非営利団体のお知らせメールの例を続けると、テンプレート ピッカーから「基本的なお知らせ」テンプレートを選択するとします。 次のようになります。

これで、構築するための基本的な構造ができ、テンプレート内に情報を入力する準備が整いました。 最初に追加する必要があるのは、ロゴ、ブランドの色、連絡先情報、ソーシャル チャネルです。

次に、コンテンツ (画像とテキスト) の挿入に進むことができます。 必要に応じて、コンテンツの量に応じて、テンプレート内のテキスト ブロックと画像ブロックを追加または削除できます。

アナウンス テンプレートが完全に入力されたときの外観を以下に示します。クリーンでプロフェッショナルな外観です。 わかりやすい配色とブランドアイデンティティ、そして消化しやすい内容となっています。

すべてのメールをよりプロフェッショナルに見せるにはどうすればよいですか?

プロセスをより簡単に、より速く、ブランドに合ったものにするもう 1 つの方法は、マスター テンプレートを作成することです。

マスター テンプレートは、ブランドの個性に合わせた再利用可能なテンプレートです。 キャンペーンを送信するたびに最初からやり直す必要がないように、基本テンプレートを一度カスタマイズします。

マスター テンプレートを使用すると、次のニュースレターを送信する準備ができたら、新しいコンテンツと関連する画像を入力するだけです。 これにより、ブランドの認知度を高め、購読者がメールをすぐに認識できるようになります。

サイクリング ショップのマスター テンプレートの例を次に示します。

マスター テンプレートは、トランザクション メール、ニュースレター、お知らせ、自動化された一連のメールなどの定期的なコミュニケーションに最適です。

マスター テンプレートを作成する際のヒント:

• メールのテーマと目的をサポートするテンプレートを選択します。
• ロゴを一番上に配置して、読者がメールの送信者がわかるようにします。
• ウェブサイト、ソーシャル チャネル、ブランド ロゴの色に対応する 2 つか 3 つの色を選択します。
• 2 つ以上の異なるフォントを使用せず、読みやすいようにフォント サイズを一定に保ちます。
• メールのメッセージに対応する 1 ～ 2 枚のインパクトのある画像用のスペースを作成します
• 常にプレビューして自分自身またはチームの誰かにテスト メールを送信し、希望どおりに表示されることを確認してください。

マスター テンプレートをさらに速く作成したいですか? Constant Contact のブランド テンプレート ビルダーをお試しください。 Web サイトのリンクを挿入するだけの簡単な方法です。このツールは Web サイトを分析し、色、ロゴ、画像を含むブランドに合わせたテンプレートを作成します。

ブランド パーソナリティを構築し、プロフェッショナルなメール コミュニケーションを最大化するプロフェッショナルなメール テンプレートを作成するのは、簡単な 1 ステップのプロセスです。

ブランド化されたメールでプロフェッショナルになる

メール テンプレートは、インパクトを与えてアクションを促進するプロフェッショナルなメールを作成するための最も簡単で迅速な方法です。

テンプレートを使用すると、ブランド アイデンティティを構築し、メール内のすべての貴重な情報に注目を集め、購読者と交流することが容易になります。 心からの感謝のメール、顧客の取引を確認するメール、休日の挨拶メール、または今後のイベントを発表するメールなど、メール テンプレートを使用すると、送信するすべてのメールから構築してより多くの情報を得ることができるプロフェッショナルなフレームワークが提供されます。

ブランドに共鳴するプロフェッショナルなメール テンプレートを作成するのが初めての場合は、Constant Contact のブランド化されたテンプレート ビルダー ツールを使用して作業を開始してください。