プログラム管理計画の作成方法
公開: 2022-08-23プログラムは、相互に関連するプロジェクトの集まりであり、最大の効率を達成するためにまとめて管理されます。 これらの類似したプロジェクトを管理することの利点は、それらを単独で行うよりも一緒にすることです。
ただし、それは、個々のプロジェクトが必要とするのと同じように、プログラムが計画に集中する必要がないという意味ではありません。 プログラム管理計画は、プログラムの目標と目的に従い、達成するためのポリシー、手順、およびプロセスを定義するという点で、他のプロジェクト計画と同様に機能します。
プログラム管理とプロジェクト管理
プログラム管理計画とは何かを説明する前に、プログラム管理とプロジェクト管理の違いを明確にすることが重要です。 1 つの根本的な違いを除いて、多くの点で類似しています。
その違いは、プロジェクト管理では、品質に影響を与えず、合意されたタイムラインと予算を守ることなく、最終的な成果物を迅速に作成することのみに努力が向けられることです。 ただし、プログラム管理は、複数のプロジェクトの共同管理による相乗効果により、組織に利益をもたらすというロードスターに従います。
もう 1 つの違いは、プロジェクトを外部委託できることです。 プロジェクトを運営する組織は、その組織の一員になることができる、またはできない利害関係者のために働いています。 超高層ビルを建設する不動産会社は、プロジェクトを社内で実行するのではなく、建設請負業者に入札を求める傾向があります。
ただし、プログラムはほとんどの場合、組織内で管理されます。 つまり、プログラム マネージャーは契約社員ではなく、より大きなビジネスの一部です。 そして、プログラム マネージャーは、戦略的な目標と目的に完全に関連付けられています。
つまり、プロジェクトはサービスや製品を提供する一時的なものであり、プログラムは個別に達成できない利益を得るために集合的に管理される関連するプロジェクトのグループです。
プログラム管理計画とは何ですか?
何かを管理するには計画が必要であり、これはプログラムにも当てはまります。
プログラム管理計画は、プログラムとその目標および目的を管理、実行、および制御するために存在します。 したがって、プログラム計画は、他の計画と同様に、プログラムの概要と戦略の概要を示します。 これを行うには、プログラムを明確に定義し、その範囲を概説する必要があります。
計画は、プログラムの戦略と目的を理解しているプログラム マネージャーによって作成されます。 プログラム計画は、成果物よりもメリットに関心があります。 その成功パラメータは、プロジェクトと同じではなく、納期と予算内で高品質の成果物を必ずしも必要としません。 プログラム計画の成功は、プログラムが組織のニーズとメリットをどのように満たしているかにかかっています。
プログラム管理計画の主要要素
どのプログラムにも、依存関係と制約があります。 プログラム計画では、これらを特定し、計画に含める必要があります。 これには、プログラムの管理を通じてプログラムの利点がどのように実現されるかが含まれます。
プログラムは多くのプロジェクトの集まりであるため、計画にロードマップを含めると役立ちます。 ロードマップは通常、プロジェクトを構成するタスクが開始日と終了日を含むタイムラインとして設定されます。 ただし、これはプログラムであるため、タイムライン全体にマッピングされたいくつかのプロジェクトがあり、戦略化とコラボレーションに役立ちます.
計画には、ガバナンス、組織構造、およびプログラム計画の計画、管理、および実行に使用されるプロセスが含まれます。 これには、スケジュール、コミュニケーション計画、調達、リスク、完了手順、およびプロジェクト計画の作成に関するその他すべての一般的な側面が含まれます。
主要な成果物を定義する必要があります。 プロジェクトで構成されているため、プログラムにも成果物があります。 成果物はプログラムの主な理由ではないかもしれませんが、理解する必要がある重要なマイルストーンです。
プログラム管理計画を作成するためのヒント
プログラム管理計画を作成するときは、心に留めておく必要がある特定の事項があります。 プロジェクト管理計画の作成に似ている傾向がありますが、両者の違いに注意してください。 プロジェクト計画はその成果物に向けられていますが、プログラムには PMO にとってより戦略的な目標があることを忘れないでください。
リストの目標と目的
とはいえ、計画を立てる人が最初に行う必要があるのは、何を達成しようとしているのかを定義することです。 目標と目的をリストして、計画がそれらのパラメーター内に収まるようにします。 目標が明確でなければ、目標を達成することはできません。
したがって、すべてのプロジェクトと同様に、コミュニケーションが最も重要です。 指定されたチャネル、決定された頻度とターゲット、メッセージの対象者がなければ、問題が発生します。
コミュニケーションを計画する
コミュニケーションには、利害関係者を最新の状態に保つことが含まれます。 プログラムの場合、利害関係者は組織内の関係者であり、通常はエグゼクティブ レベルであり、プログラム レポートに反映された投資収益率を確認したいと考えています。 プログラム計画では、これらのコミュニケーションの概要を、どのくらいの頻度で、どのような資料を使用して、期待を定義することも含めて概説する必要があります。
タイムラインを作る
次に、プログラム内のすべてのプロジェクトのタイムラインと範囲に対処する必要があります。 これは、全体的な予算と、それがプログラムの範囲内でどのように支配されるかを意味します。 プログラムのこれら 2 つの側面のバランスを見つける必要があります。 質の高い成果物で終了するスケジュールはありませんが、プログラム計画で管理する必要がある各プロジェクトに固有の一連の短い期限があります。
利害関係者を含める
利害関係者だけでなく、チームと一緒に計画を立てるようにしてください。 透明性は重要です。 チームはプロジェクトの最前線にいて、関与と観察を通じて貴重なデータを提供します。 次に、彼らにプログラム計画を知ってもらい、行動を強いられたときに知識に基づいた選択ができるようにします。
利害関係者やさまざまなプロジェクトの実行を担当するチームと会うと、プロジェクトのマクロとミクロの両方のビューが得られます。 これにより、プログラム計画を最終決定する際に通知されます。
ProjectManager がプログラム管理計画にどのように役立つか
このすべての計画は、ProjectManager などのオンライン プログラム管理ツールによって容易になることを忘れないでください。 当社のオンライン ツールを使用すると、最新の情報を入手して、データに基づいたより良い意思決定を行うことができます。
プログラムの管理は大変ですが、プロジェクトからプロジェクトへとジャンプしてデータを収集する場合はさらに困難です。 概要プロジェクト ビューを使用すると、プログラム内のすべてのプロジェクトのリストを取得できます。 プロジェクトのタイトル、管理者、実行チーム、ステータスが表示されます。 この概要ビューから、プログラムを管理できます。
カスタム プログラム ダッシュボードの作成
プロジェクトの概要ビューから、プロジェクトを整理およびグループ化することもできます。 特定のプロジェクトを選択してフォルダーにグループ化すると、概要ダッシュボードでこのグループでフィルター処理できます。このダッシュボードには、正常性、ワークロード、進行状況などのプログラム メトリックを追跡する 6 つのグラフが表示されます。 プログラムの進行状況とパフォーマンスに関するこの概要ビューを使用して、問題を把握し、変更を加えて、プログラムの有効性を微調整できます。
ロードマップでプロジェクトを追跡する
もう 1 つの強力なツールは、プログラム ロードマップです。これは、プログラム内のすべてのプロジェクトを収集し、ガント チャートのタイムラインに表示します。 すべてのプログラムを 1 か所でタスク レベルまで確認し、それらが相互にどのように関連しているか、依存関係があるかどうかを確認できます。 しかし、これは静的なビューではありません。 担当者、プロジェクト マネージャー、または顧客でフィルター処理し、期間、計画された開始日と終了日などを確認します。 プレゼンテーション中に関係者に主要な指標を示します。
リソースをプログラムのキャパシティに一致させるために、プログラム全体の堅牢なリソース管理が用意されています。 機能は、プログラム全体のリソースを追跡、管理、およびレポートするのに役立ちます。 ワークロード ページでは、チームのワークロードのバランスを取り、生産性を高めるツールを提供します。
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