プロジェクト終了までの 5 つのステップ (チェックリストを含む)

プロジェクトの計画には多くの時間と労力が費やされるため、プロジェクトの終了 (プロジェクトの終了) も同様に重要であることを忘れがちです。 プロジェクトが技術的に完了した後でも、多くの作業が必要です。

たとえば、まだ完了しなければならないタスクがたくさんあります。 それらは手続き的なものかもしれませんが、それによって重要性が低下するわけではありません。 承認、署名、支払いがあり、これらはすべて事務処理を押し付けているように見えるかもしれませんが、支払いを待っているチーム メンバーにそのことを伝えてください。

言うまでもなく、1 つのプロジェクトを終了するときは、別のプロジェクトを計画している可能性があります。 したがって、この切り替えの移行サポートを取得する必要があります。 リソースをリリースし、ドキュメントをアーカイブする必要があり、パーティーや何らかの祝賀会でプロジェクトの成功を認めることを忘れないでください。 それも重要です。

無料のプロジェクト クロージャー テンプレートは、まだやるべきことが残っていることを思い出すのに役立つ優れたリソースです。

プロジェクトの終了とは?

プロジェクトの閉鎖は、プロジェクトの最終段階です。 それは、クライアント、利害関係者、または顧客がプロジェクトの成果物を受け入れたことをプロジェクト マネージャーが確認するときです。 プロジェクトまたは製品がプロジェクト後に進行中の場合は、メンテナンスを設定する必要があります。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを閉じる前にプロジェクト全体をレビューし、パフォーマンスを評価してベースラインと比較します。 プロジェクト チームはこのプロセスに参加し、所見とフィードバックを提供します。フィードバックはレッスンの学習文書に収集されます。 これにより、将来のプロジェクトのガイダンスが提供されます。

プロジェクトの終了の重要性は、すべてのドキュメントに署名すること、ベンダーとの契約を履行すること、チームを解放して他のプロジェクトに参加させることだけではありません。 プロジェクトの当初の目的が達成されていることを確認し、リスクや未解決の問題など未解決の問題を解決します。

プロジェクトを閉じる手順

プロジェクトの終了は、ジョブの最終フェーズであり、プロジェクト ライフ サイクルの最後のターンであり、プロジェクトの他の側面と同様に、プロセスが必要です。 次の 5 つの手順は、すべての I をドットで囲み、すべての T を交差させ、経験を最大限に活用するために必要な手順です。

1.事後分析を手配する

プロジェクトの管理は、タスクとリソース、予算と締め切りだけではなく、常に学ぶことができる経験です。 プロジェクトを通して学習していたはずですが、集中力を鈍らせていた可能性のあるプレッシャーや気を散らすことなく振り返るには、今が絶好の機会です。

コア チームを集めて、何が機能し、何が機能しなかったかについてフィードバックを求めます。 誠実さを奨励します。 プロジェクトの過ちと成功を文書化することで、履歴データを提供するカタログを作成しています。 新しいプロジェクトを計画するときに、前例の情報に戻って調べることができます。

プロジェクトは決して独立したものではなく、連続体の一部であり、詳細は異なる場合がありますが、一般的な方法は通常同じままです。 プロジェクトが終了した後には、豊富な知識が生まれます。

2. 事務処理を完了する

前述のように、プロジェクトは大量のドキュメントを生成します。 これらの文書は、利害関係者からの署名と承認を得る必要があります。 すべてに注意が必要であり、署名する必要があります。これは、実際にこれらの文書が締結されたことの法的証拠です。 これには、内部パートナーやベンダー、または契約したその他のリソースとの間で結んだ可能性のあるすべての契約を閉じることも含まれます。

これには、すべての未払いの支払いへの対処が含まれます。 すべての請求書、コミッション、料金、ボーナスなどの支払いが確実に行われるようにする必要があります。 プロジェクトに関連するすべての費用を完了します。 支払われなければ終わりです。

プロジェクト管理ソフトウェアは、これらすべてのドキュメントを整理するのに役立ちます。 ProjectManager は、すべてのプロジェクト ファイルのハブのように機能します。 リスト ビューでそれらを追跡できます。これは、通常の To Do リスト アプリ以上のものです。 たとえば、リストの各項目の完了率を確認できます。 これで、請負業者に支払いが行われたかどうか、契約を締結できるかどうかがわかります。 支払いが予定どおりに行われるように通知を設定することもできます。 この無料トライアルで自分で試してみてください。

3. リソースの解放

あなたはプロジェクトのためにチームを編成しました。 これは正式なプロセスであり、次のプロジェクトのために彼らを解放する重要なプロセスです。 各チームは、プロジェクトにもたらすスキルと経験の組み合わせのために結集されます。 プロジェクトによって、一緒に働きたいチーム メンバーが決まります。各プロジェクトは少しずつ異なり、それを実行するために雇われたチームに反映されます。

これは、内部リソースだけでなく外部リソースにも当てはまります。 あなたが彼らと契約したので、外部のものはより明白かもしれません、そしてその契約には期間があります。 終了したら、サインオフして退去できるように、全員が全額支払われていることを確認してください。 ただし、内部リソースは残っているため、プロジェクトに費やす時間も限られていることに注意する必要があります。プロジェクトが完了したらリソースを解放しないと、他のチームのプロジェクトをブロックする可能性があります。

4. 文書のアーカイブ

古いプロジェクトから学ぶべき教訓があります。そのため、プロジェクト中に定期的にチームとミーティングを行い、後でプロセスを振り返ります。 ただし、古いレコードをプルするためのアーカイブがない場合は、整理と管理が不十分なために、得た知識が失われます。 あなたは素晴らしいプロジェクト ドキュメントを手に入れるために一生懸命働きました。それを失わないでください。

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プロジェクトを閉じる前に、すべてのドキュメントと、役立つ可能性のあるメモやデータをアーカイブしてください。 アクセスしない場合でも、組織内の他の人のために、プロジェクトで行われた作業の記録を紙に残しておく必要があります。 これには、法務チーム、人事チーム、または後継者が含まれる場合があります。 誰かがいつ戻って質問に回答しなければならないか、古い問題がどのように解決されたかを知りたいと思うかはわかりません。 冬の食料を片付けるようなものだと考えてください。

5. 成功を祝う

ばかげているように聞こえる場合は、仕事をしていません。 よくやった仕事を認めてチームに報酬を与えることは、ばかげたことではありません。 それはプロジェクトのこの部分のすべてである閉鎖を作成しますが、古いチームのメンバーと一緒に作業するときに、後のプロジェクトで開花する種も植えます.

プロジェクト終了チェックリスト

プロジェクトを適切に終了するには、この段階的なプロジェクト終了チェックリストに従ってください。

1. 作成したプロジェクト スコープ ドキュメントから始めて、そこにリストされているすべての要件を満たしていることを確認します。
2. すべての成果物が引き渡され、利害関係者によって署名され、承認と満足を得ていることを確認してください。
3. 他のプロジェクト文書も適切な人物が署名する必要があります。これには、ベンダーや他の請負業者との未解決の契約や契約が含まれます。
4. ドキュメントが承認されたら、それらを処理し、すべての請求書を支払い、プロジェクト関連の契約を終了します。
5. すべてのプロジェクト レポートを完成させるなど、すべてのドキュメントをまとめて、将来の参照用に使用できる履歴データとして整理およびアーカイブします。
6. 収集した書類を使用して、利害関係者からのフィードバックを含め、プロジェクトの過程で学んだ教訓を特定して文書化し、将来のプロジェクトで同じ過ちを犯さないようにします。
7. プロジェクトが完全に終了するように、完了後にプロジェクトを管理する移行サポート担当者を割り当てます。
8. プロジェクト リソースをリリースまたは再割り当てします。これには、チームと他のプロジェクト担当者、およびプロジェクトに使用される機器またはサイト レンタルが含まれます。
9. プロジェクト管理ソフトウェアを使用したことがない場合は、プロジェクトのライフ サイクルだけでなく、プロジェクトを完全に終了するプロセスも制御するのに役立つため、入手してください。
10. 最後に、おそらく最も重要なことですが、プロジェクト チームと一緒に祝いましょう。 彼らは仕事をしたので、称賛に値し、次のプロジェクトが開始されるまで蒸気を吹き飛ばす機会に値します.

プロジェクトの終了に役立つ無料のテンプレート

プロジェクトを終了するときは、追跡しなければならないことがたくさんあります。 次のプロジェクトで同じ間違いを避けるために、重要なステップを逃したり、いくつかの文書を署名せずに残したり、学んだ教訓について話し合ったりしたくない. ProjectManager は優れたソフトウェアですが、すべてのプロジェクト管理のための最高のオンライン サイトでもあります。 これには、数十の無料テンプレートが含まれます。 プロジェクトを適切に終了させるために必要なすべての小さなことを行うのに役立つものをいくつか紹介します。

プロジェクト終了のテンプレート

プロジェクトを閉じるときにキャプチャする必要があるものはすべて、Word 用の無料のプロジェクト クロージャ テンプレートにまとめられています。 利害関係者がすべてのドキュメントに署名し、請負業者に支払いが行われ、契約が締結され、チームがプロジェクトから解放されたことを確認して、次のプロジェクトに取り掛かることができます。

教訓テンプレート

プロジェクトを終了するには多くの管理作業が必要ですが、それは反省の時間でもあるはずです。 Excel 用の無料の教訓テンプレートは、プロジェクトのライフ サイクルの過程で発生した成果と問題を把握するための優れたツールです。 何が起こったのか、それがプロジェクトにどのような影響を与えたのか、将来のプロジェクトでこれらの過ちを繰り返さないようにするために何を変更するのかを説明します。 これは、古典的なプロジェクト クロージャー ドキュメントです。

アクション アイテム テンプレート

Excel の無料アクション アイテム テンプレートは、上記のテンプレートで収集した教訓を取り入れて計画に変えるのに最適な場所です。 過去に犯した過ちを確認したら、それを繰り返さないための行動計画を立てることができます。 この無料のテンプレートを使用すると、タスクを作成し、チーム メンバーに割り当て、優先度を追加して、どれが最初に実行されるかがわかります。また、期限を設定してステータスを追跡することもできます。

あなたのプロジェクトは終了しました – 次のプロジェクトには ProjectManager を使用してください!

適切なプロジェクトの終了が、次のプロジェクトを順調に開始するのに役立つことがわかりました。 ProjectManager などの集中型プロジェクト管理ソフトウェアでプロジェクトを計画および管理する場合は、以前のすべてのプロジェクトにアクセスできます。

これにより、新しいプロジェクトを計画しているときに、システム内の古いドキュメント、タスク、コメント、およびテンプレートをすばやく確認できます。 チームメンバーはすでにシステムに参加している必要があるため、次のプロジェクトのオンボーディングも簡単になります。

後世のためのレポートを作成する

自動報告ソフトウェアは、このプロセスにおいて非常に役立ちます。 ProjectManager を使用すると、管理者はワンクリックでレポートを作成できます。 これには、タイムシート レポートなどのレポートが含まれるため、プロジェクトの全期間にわたってチーム メンバーが作業した時間をすばやく確認できます。 ステータス レポート、差異レポート、プロジェクト計画レポートなど、より利害関係者固有のレポートを作成することもできます。 プロジェクト管理ソフトウェアですべて自動化されているため、プロジェクトをより早く終了できます。

時間を節約し、新しいプロジェクトを開始するときに有利なスタートを切ることは、時間とコストを効果的に削減する方法です。 ProjectManager は、プロジェクトを最初から最後まで合理化します。

プロジェクトを完了するには、プロジェクトを計画して実行できるようになる必要があります。 そこで ProjectManager の出番です。クラウドベースのソフトウェアである ProjectManager を使用すると、プロジェクトの監視とレポート作成時にリアルタイムのデータを取得できます。 さらに、ドキュメントへのアクセスと安全性が向上します。 この 30 日間の無料試用版を利用して、ご自分の目で確かめてください。