最適な結果を得るためのプロジェクト決定ログの使用方法

プロジェクトは一連の決定です。 各決定は、理想的には、徹底的な調査、チームからのカウンセリング、および過去のデータの結果であるべきです。 プロジェクト マネージャーは、意思決定ログを使用して、誰が決定を承認し、どのように決定が下されたかについて関係者を最新の状態に保ちます。

意思決定ログは、すべてのプロジェクト マネージャーが理解する必要がある重要なコミュニケーション ツールです。 プロジェクト管理ソフトウェア、テンプレート、または単にメモ帳を使用して、決定を追跡できます。 しかし、作成方法に入る前に、プロジェクト決定ログの定義をよりよく理解しましょう。

決定ログとは?

決定ログは、プロジェクト中に行う選択につながる決定の記録です。 それは会議の情報、記録、またはプロジェクトのドキュメントであり、すべて決定ログにまとめられ、プロジェクト スポンサーに渡されます。

コミュニケーションの問題はプロジェクトにとって致命的です。 意思決定ログは、サポート情報を関係者に提供するコミュニケーション ツールとして機能します。 意思決定は、スケジュールされた会議で行われるだけではありません。カジュアルな会議や、チーム メンバー数人の間で行うこともできます。 意思決定ログには、そのすべての情報が記録されています。

したがって、決定ログは、プロジェクトの過程で合意された重要な決定のリストです。 プロジェクト意思決定ログは、プロジェクト管理に携わるすべての人が使用しているわけではありませんが、確実に注目を集めています。

意思決定ログが必要な理由

意思決定は、プロジェクトの成否を左右します。 利害関係者は、下された決定に既得権を持っています。 利害関係者のプレゼンテーションとステータス レポートで定期的に更新されるのと同様に、意思決定ログには、意思決定が行われた理由と、誰がそれを承認したかが説明されます。

ドキュメンテーションはプロジェクトの鍵であり、主流のプロジェクト管理の世界ではまだ意思決定ログを完全に採用していないかもしれませんが、完全なドキュメンテーションを永遠に使用してきました。 ドキュメントは、将来のプロジェクトを計画するために必要な履歴データを提供し、決定を検討する際のリスク管理計画の一部としても機能します。

意思決定ログは、一連の行動を思い出させるものにすぎません。 プロジェクトのライフ サイクル中には多くの意思決定が行われるため、プロジェクト チームのメンバーは、不必要な衝突を避けるためにリマインダーを必要とする場合があります。 また、誰がその決定を下したのか、その理由を説明することで、チームの意見が一致しないようにすることができます。

プロジェクトの意思決定ログを信頼できる唯一の情報源にし、すべての人がアクセスでき、利害関係者と簡単に共有できるようにすることは、プロジェクトを成功させるために不可欠です。 ProjectManager は、ハイブリッド チーム、マネージャー、利害関係者をリアルタイムの作業管理ツールに接続するクラウドベースのソフトウェアです。

プロジェクトの決定ログ、変更ログ、問題ログ、リスク ログ、アクション ログ、raid ログ、リスク登録、またはソフトウェアのタスク リスト ビューで使用するログを保持します。 ファイルを添付してチームと共有し、新しいアイテムが追加されたときに通知を受け取ることができます。 世界中の 35,000 人以上のユーザーに加わり、ProjectManager を今すぐ無料で使い始めましょう。

決定ログの要素

意思決定ログは、主要な意思決定データをキャプチャするため、変更分析に役立ちます。 基本的には、スプレッドシートのようなものです。 各列は、決定の特定の部分を示しています。 意思決定ログに含める必要がある項目の一部を次に示します。

• プロジェクト名: プロジェクトで下されたすべての決定をまとめます
• プロジェクトマネージャー：担当者
• 識別番号:参照しやすくするために、各決定に 1 つ割り当てます。
• 決定のタイトル: 決定にタイトルを付けると、プロジェクトのライフサイクル全体で行われる他の決定と区別されます
• 日付:決定を下したとき、およびそれに関連する期限
• エリア:プロジェクトのどの側面について話し合っているか
• 説明:あなたが行った決定の概要
• 根拠:決定の理由と引用されたコメントまたは意見の相違
• 代替案:あなたが議論したが断念したその他のオプション
• 予想される影響:決定によって何が変わると思うかを簡単に説明してください
• 貢献者:決定に貢献したすべての人をリストします。
• 承認署名:通常、プロジェクト マネージャーからのサインオフ

決定ログの例

プロセスを進めるための理論的なケースを考えてみましょう。 意思決定ログの例として、小さなバックハウスを大きな建物に組み立てる際にスチールと木材のどちらを使用するか迷っている建設現場を考えてみましょう。

意思決定ログには、プロジェクト名、プロジェクト マネージャーの名前、ID など、上記で詳述したすべてのデータが含まれ、タイトルは「バックハウス フレーム」のようになります。 関係者は、少なくともプロジェクト マネージャー、建築家、請負業者です。

議論は、価格対安全性に関するものかもしれません。 これらの長所と短所を収集し、プロジェクトの決定ログに追加します。 スチールが予算にどのように影響するか、木材が追加の安定化要素を必要とする可能性があるなど、影響と代替案を調べてください。 これは、ベスト プラクティスを調べて、プロジェクトに最も適したものを確認する方法です。

決定を下し、それをログに書き留めて、プロジェクト マネージャーに承認してもらいます。 次に、その文書をプロジェクトの利害関係者 (作業を請け負った物件の所有者など) に届けます。 これにより、利害関係者に議論と決定のコンテキストが提供され、構造を作成する際に下請け業者がガイドされます。

決定ログの使用方法

プロジェクトで決定が下されるたびに、ログを使用します。 それは必ずしもマイナーな決定を意味するわけではありませんが、多ければ多いほど良いです。 プロジェクトに影響を与える決定を含めます。 おそらく、利害関係者はある時点で腹を立て、なぜこれが行われたのか、それが行われたのか、または他のことが行われたのかを知りたがるでしょう。 意思決定ログは、彼らとコミュニケーションを取り、意思決定をサポートする方法でもあります。

したがって、プロジェクトの意思決定ログは、それを書いている時点では重要ではありませんが、自分の決定を擁護する立場に置かれている場合はさらに重要です。 あなたが異議を唱えられたり、決定が疑問視されたりした場合、ログはあなたをバックアップするためにそこにあります.

決定ログが改訂された場合は、決定記録に記載する必要があります。 その決定も文書化する必要があります。 決定した理由と変更した理由を説明してください。 次に、ログを更新し、変更を反映して新しいログを作成します。

決定ログ テンプレート

任意のスプレッドシートやワード プロセッシング アプリで意思決定ログを自分で作成できますが、それが簡単な場合は、それをレイアウトする無料の意思決定ログ テンプレートがたくさんあります。 ここでは、オンラインで見つけた人気のあるものをいくつか紹介します。

サンプルテンプレート

SampleTemplates には、PDF および Word 用の 9 種類以上の意思決定ログ テンプレートがあります。 それらはさまざまな業界にまたがっているため、特定のニーズに合ったテンプレートを見つけることができるはずです.

Wordテンプレートオンライン

WordTemplatesOnline には、Excel、Word、および PDF 用の無料の意思決定ログ テンプレートがあります。 退職計画のガイドラインや原則、重要な意思決定とリスクを把握するもの、優先度、ステータスなどを含むものなど、さまざまな種類のビジネス会議用にさまざまなログ テンプレートを提供しています。

もちろん、テンプレートは静的であり、効果的なコラボレーションには使用できません。 意思決定ログ テンプレートを使用するよりも、ソフトウェアを使用して意思決定を管理し、プロジェクトの変更を追跡することをお勧めします。

ProjectManager が意思決定ログにどのように役立つか

ProjectManager は、ハイブリッド チームを接続し、より生産的に作業できるようにするクラウドベースの作業管理ソフトウェアです。 ProjectManager は、全員の作業スタイルに合わせた複数のプロジェクト ビューと、コラボレーションを促進し、プロジェクトをより適切に監視するためのリアルタイム データを備えているため、意思決定を追跡するための優れた方法でもあります。

ダッシュボードを使用して KPI を追跡する

決定を下す前に、問題をよりよく理解するためのデータが必要です。 ProjectManager のリアルタイム ダッシュボードとワンクリック レポートは、プロジェクトの指標を自動的に収集します。 ダッシュボードは、時間、コスト、ワークロードなどを追跡し、ステータス レポートを即座に提供します。

かんばんボードで視覚的なワークフローを作成する

決定ログとして静的テンプレートを使用する代わりに、かんばんボード ビューを使用します。 かんばんボードは、ワークフローを示す視覚的なツールです。 各列を意思決定ログのカテゴリの 1 つとして設定すると、カードは関連データを取得できます。 次に、この機能を使用して、承認後にその変更の進行状況を割り当て、追跡できます。

ガント チャートで計画をたどる

実際、ProjectManager のガント チャートを使用して、プロジェクトに加えられたすべての変更を計画できます。 カンバン ビューからガント チャート ビューに切り替えるだけで、プロジェクトのタイムラインに作業が配置されていることがわかります。 これで、依存関係を追加し、クリティカル パスをフィルター処理し、ベースラインを設定して、実際の作業に対して計画された作業を追跡できます。

ProjectManager は受賞歴のあるソフトウェアであり、ハイブリッド チームがどこにいても、どの部門で働いていても、スキル レベルを問わずに連携し、共同作業を改善するためのツールを提供します。 当社の作業管理ソフトウェアには、リソース管理ツール、タイムシートなどを備えており、より効率的に作業できます。 すでに当社のソフトウェアを使用している NASA、Nestles、Siemens のチームに参加してください。 ProjectManager を今すぐ始めましょう。