プロジェクトの成果物とは? 定義、例など

プロジェクトは、単にプロジェクト活動の結果である成果物を生み出します。 プロジェクトの成果物は大なり小なりあり、その数もプロジェクトによって異なります。 これらは、プロジェクト計画段階でプロジェクト管理チームと利害関係者によって合意されます。

別の言い方をすれば、どのような種類のプロジェクトにもインプットとアウトプットがあるということです。 それは、データ、リソースなど、プロジェクトに投入したものであり、成果物である成果物です。 繰り返しになりますが、これらの成果物は大きく異なります。 たとえば、プロジェクトの成果物は、製品またはサービスのいずれかである場合もあれば、プロジェクトの終結の一部であるドキュメントである場合もあります。

プロジェクトと製品の成果物

プロジェクトと製品の成果物には違いがあります。 プロジェクトの成果物は、プロジェクト計画、プロジェクト レポート、さらには議事録などのアウトプットです。 一方、製品の成果物は、ハードウェア、ソフトウェア、モバイル アプリケーション、契約、さらにはテスト評価結果である場合もあります。

クライアントと利害関係者がプロジェクトの最後に期待する成果物は、もちろん製品またはサービスですが、前述のように事務処理もあります。 これらの文書は、完了すると、プロジェクトの進行状況または完了を評価するためにクライアントと利害関係者が必要とする成果物になります。

この書類には次のものが含まれます。

• 署名された契約
• 確定した経費報告書
• 他の種類のプロジェクト レポートでは、プロジェクト計画の見積もりに対して作業がどのように進行しているかを示します

成果物は、プロジェクトの仕様と利害関係者の要件によって異なる場合があります。 しかし、すべてのクライアントと利害関係者は、プロジェクトの終了時にプロジェクトを完全にまとめ、プロジェクト全体の期待に照らしてパフォーマンスを測定する成果物を望んでいます。 プロジェクトの成果物を定義するときは、ProjectManager などのプロジェクト計画ソフトウェアを使用して、すべてのプロジェクト タスクを簡単に視覚化し、作業を割り当て、時間を追跡できるプロジェクト タイムラインを作成することが重要です。

利害関係者に成果物を提示する方法

プロジェクト マネージャーのレポートは、これらの種類の成果物をクライアントや利害関係者に提示する手段です。 利害関係者が異なればニーズも異なるため、効果的なレポート作成には柔軟性とカスタマイズが重要です。 彼らのニーズを満たすために、プロジェクト管理ソフトウェアは、多くのデータ入力をフィルタリングして適切な出力を提供できなければなりません。

ガント チャート、カンバン ボード、プロジェクト カレンダーなどのプロジェクト管理ツールを使用すると、関係者へのプレゼンテーションが容易になります。 ProjectManager には、プロジェクトの差異、時間、コストなどに関するデータを取得するワンクリック レポートがあります。 これらのレポートは、利害関係者の好みに応じて、PDF の添付ファイルとして共有したり、印刷したりできます。 さらに良いことに、すべてのレポートをフィルタリングして、利害関係者が見たいデータのみを表示できます。 当社のクラウドベースのソフトウェアにより、これらのレポートはリアルタイムのデータを反映していることを忘れないでください。 概要を把握したい場合は、ライブ ダッシュボードを共有します。 競合他社とは異なり、ツールに既に設定されているため、すぐに使用できます。 30 日間の無料試用版を利用して、今すぐご利用ください。

ProjectManager は、プロジェクトの成果物の構築を支援します

これらのレポートを使用すると、関係者向けの成果物を簡単に作成できます。

• プロジェクト状況報告
• 差異レポート
• タイムシート レポート

プロジェクト ステータス レポートの編集は、次のことを行うのに最適な方法です。

1. 作業がどのように進行しているかを利害関係者に説明する
2. 最も重い荷物を運んでいるチーム メンバーと、調整が必要かどうかを示します。
3. プロジェクトの進行中または終了時に改善の余地を概説する

現状報告

当社のプロジェクト ステータス レポートは高度なカスタマイズが可能で、さまざまな列やデータ セットを選択して、プロジェクトのステータスについて必要な情報を正確に引き出すことができます。

以下は、Work Breakdown Structure (WBS)、計画された開始日と終了日、計画された時間、完了率、タスクの割り当て、開始日、および実際の時間など、いくつかの変数を使用して生成できるプロジェクト ステータス レポートの例です。

差異レポート

差異レポートは、サマリー タスク、完了率、およびプロジェクトの実際の進捗状況と予測された進捗状況の比較のみを含めるようにカスタマイズできます。

結果のレポートには、予測された開始日と終了日、予測された時間と実際に費やされた時間、およびその差、予測されたプロジェクト期間と現在までに実際にかかった時間の差が並べて表示されます。

タイムシート レポート

タイムシート レポートは、各個人がプロジェクトに費やした時間を俯瞰的に示します。

また、次のことも示します。

• チームメンバーへのタスクの割り当てとそれらのタスクの重要性
• 各個人の時給、および
• リソース、時間、およびコストに関連するその他の多くの要因

タイムシートには、提出者の時間、提出日、選択した時間枠内で個々に働いた時間数、WBS、および選択した時間枠内に残っている時間が表示されます。

これら 3 つのレポートを一貫して使用することで、チームを時間どおりに、予算内で、範囲内に保つことができます。 図書館で学んだ教訓は、成功に基づいて構築し、将来のプロジェクトで間違いを繰り返さないようにするための優れたツールにもなります。

教訓 ライブラリ

教訓ライブラリを作成することは、プロジェクトから得た教訓をまとめるための優れた方法です。 期待を超えた作品や、もっと良くできた作品を見るための中心的な場所です。 新しいプロジェクトが開始されると、プロジェクト マネージャーはこのリソースを使用して、既知の障害を計画します。

ProjectManager は、すべてのプロジェクト ドキュメントのオンライン ハブとして機能し、オフィス、現場、自宅のどこにいても、すべてを整理し、すぐに使用できるようにします。 リスト ビューを使用して、成果物に関するすべてのレポートを収集します。 To Do リストだけでなく、各項目の割り当て、コメント、進捗状況の追跡を行うことができます。 新しいプロジェクトを計画するときは、履歴データ用に古いプロジェクトを保存します。 カスタマイズされたタグを使用すると、作品を簡単にカタログ化できるため、いつでも簡単に見つけることができます。

ProjectManager のリスト ビューで、成果物とすべてのプロジェクト ドキュメントに関するレポートを収集します。 —無料でお試しください!

完了前に予想されるプロジェクトの成果物

成果物の開発は、プロジェクトの終了時だけではありません。 プロジェクトのスポンサーは、プロジェクトの開始、計画、および実行の段階で成果物を期待しています。 これらのフェーズで作成される成果物の種類を詳しく見てみましょう。

最終的な成果物は、プロジェクトの作業範囲全体の概要を示しますが、プロジェクトの初期段階で作成された成果物は、プロジェクト アクティビティの短期的なスナップショットに基づいています。

開始フェーズの成果物には、プロジェクト チャーターまたはビジネス ケースを含めることができます。 教訓ライブラリは、計画フェーズの開始時にアクセスされるため、以前のプロジェクトからの情報を使用して、次のプロジェクトの計画をより適切に通知できます。 計画フェーズでは、コミュニケーション計画、リスクおよび問題管理計画、変更管理計画、調達計画、および全体的なプロジェクト スケジュールも作成されます。 これらの各計画には、計画が策定されているときに利害関係者とクライアントに通知する文書があります。

プロジェクト計画の参照は、プロジェクト実行中の最も一般的なアクティビティです。 すべてのプロジェクト活動は、プロジェクト計画に対して管理されます。

プロジェクト実行の追跡には以下が含まれます。

1. 仕事の進捗状況とチーム メンバーのパフォーマンスを測定するパフォーマンス レポート
2. 対処が必要な問題を追跡するためのリスクと問題のログ
3. プロジェクト計画に加えられた変更と、それらがプロジェクトに与える影響を特定するログを変更します

利害関係者とクライアントは、すぐにレポートとログを要求できます。 常に備えておくことは、物語の教訓です。

利害関係者とクライアントは、すぐに成果物を要求できます。 その場でシフトしてクライアントが望むものを生み出すには、物事を整理して最新の状態に保つための強力なプロジェクト管理ツールが必要です。 ProjectManager はすべてオンラインであるため、チーム メンバーは成果物について共同作業を行い、可能な限り最高のアウトプットを迅速に準備できます。 この 30 日間の無料試用版で、受賞歴のあるソフトウェアをお試しください。