プロジェクト管理におけるプロジェクト設計: クイックガイド

プロジェクト設計段階は、プロジェクトを計画する際の最初のステップです。 これは、プロジェクトの開始とプロジェクトの計画段階、およびプロジェクト憲章やプロジェクト計画などの重要な文書の準備を整えます。

プロジェクトデザインとは何ですか?

プロジェクト設計は、プロジェクト管理チームがハイレベルな観点からプロジェクトについて考え始め、目標、方法論、リソース、成功基準を概説して、関係者に提示してプロジェクトの開始を開始するプロジェクトのアプローチを確立するブレーンストーミングのプロセスです。プロジェクト計画段階。 プロジェクトのこの段階では、どのように管理および統治するかについての決定が行われます。

その後、プロジェクト設計段階が完了すると、プロジェクト提案書、プロジェクト憲章、プロジェクト計画が作成されます。 これらのプロジェクト文書は、プロジェクトのライフサイクルの実行フェーズを管理するために使用されます。

ただし、プロジェクト設計中に行われる思考は、プロジェクト管理というより高いレベルで機能するため、細部にはあまり焦点を当てません。 プロジェクト計画ソフトウェアは、プロジェクト設計の高レベルの戦略と具体的な詳細の両方を整理するのに役立ちます。

たとえば、ProjectManager には、詳細なスケジュールを作成するためのガント チャートだけでなく、プロジェクト設計の戦略的側面でのコラボレーションを容易にするためのカンバン ボードもあります。 戦略、計画、スケジュール、実行、レポートを 1 つの使いやすいプロジェクト管理ソフトウェアで管理します。 今すぐ無料でお試しください。

プロジェクト設計プロセスの目的は何ですか?

プロジェクト設計では、使用されるプロジェクト全体の方法論とプロジェクトの概要を定義します。 完成する主要な成果物、製品、または機能について説明します。 プロジェクト設計では、予算を大まかに見積もり、進捗状況を監視および評価する方法の概要も示します。 利害関係者に複数のデザインが提示される場合があり、利害関係者はニーズに最も適していると思われるものを選択できます。

プロジェクト設計段階が重要なのはなぜですか?

プロジェクト設計は、プロジェクトを成功させるための重要な第一歩です。 プロジェクト デザインは、目標を達成するためのアイデア、資料、プロセスを戦略的に編成したものです。 プロジェクト マネージャーは、優れた設計に依存して落とし穴を回避し、スケジュールや予算などのプロジェクトの重要な側面を維持するためのパラメーターを提供します。

プロジェクト設計プロセス: 段階的にプロジェクトを設計する方法

プロジェクトの設計を定義し、実装戦略を策定するには手順があります。 これらはプロジェクトの最も重要なステップです。 したがって、チームと関係者をプロセスに参加させて、すべての基礎を確実にカバーできるようにする必要があります。 時間をかけてこの段階を徹底的に完了してください。

1. プロジェクトのビジョンを定義する

プロジェクトに対するあなたのビジョンは何ですか? これは一石二鳥の希望ではなく、解決が必要な問題を想定したビジョンステートメントです。 それは、プロジェクトの理由を明確にすることを意味します。 ビジョンステートメントは、プロジェクトの可能性を述べる正式な文書です。 これは、プロジェクトの実行可能性とその利点を示すために関係者に提示されます。

長くて詳細な文書ではありません。 プロジェクトの結果に関して、短く理想的なビジョンを持つことができます。 結局のところ、これがプロジェクトを販売する方法なのです。 したがって、プロジェクトの成功のイメージを描き、それをより大きな文脈の中に置きましょう。

2. プロジェクトが解決する問題を述べます

そのビジョン文書をサポートするには、解決が必要な問題を特定する必要があります。 したがって、多くの場合、ビジネスが直面している障害を確認できるように、ニーズ評価が必要になります。 これにより、あなたが取り組んでいる問題を組織とその戦略に合わせて調整することができます。 また、問題に対する最適な解決策を設計するために必要なデータも提供します。

まず、どのような情報を収集していますか? その情報にはどのような情報源があり、どのように情報を収集しますか? 次に、解決するためにプロジェクトが作成されている問題を分析して特定します。 それらの結果を文書にまとめます。

3. 必要となるプロジェクトリソースを見積もる

次に、プロジェクトを完了するために必要なリソースを認識する必要があります。 リソースとは、人から設備、プロジェクトを正常に完了するために必要な設備に至るまで、あらゆるものを指します。

リソースを把握する良い方法は、ジャーナリストがニュース記事にアプローチするのと同じ方法で、「誰が、何を、どこで、いつ、なぜ」という 5 つの W を使用することです。 プロジェクトを実行するのに誰が必要か、どのようなリソース管理ツールが必要か、作業はどこで行われるか、プロジェクトはいつ開始して終了するか、なぜこれらのリソースが必要なのか?

4. プロジェクトの目標の概要を説明する

最初に目標を特定しなければ、目標を達成することはできません。 目標とは、プロジェクトの最終段階にある、観察可能で測定可能なものです。 目標は問題の解決と同時に発生します。

プロジェクトで目標にどのように対処するかを説明する目標ステートメントを作成します。 これをうまく行うには、具体的、測定可能、達成可能、現実的、時間関連を表す SMART メソッドを適用します。 各目標はこれらの用語によって定義される必要があります。

5. プロジェクト戦略を構築する

プロジェクトの目標を達成するには、戦略を立てる必要があります。 戦略とは、リソース、スケジュール、予算などのプロジェクトの制約内でプロジェクトの目標を達成するためのプロセスです。プロジェクトの目標を達成するための戦略はどのように作成できるのでしょうか?

前例を考慮し、過去の同様のプロジェクトを振り返り、適用された戦略の長所と短所の観点から何が示されたかを振り返ります。 プロジェクト管理のベスト プラクティスは常に優れた基盤であり、その後段階的に戦略を構築して成功への道筋を作ります。

6. 緊急時対応計画を準備する

プロジェクトマネージャーなら誰でも、計画通りに物事が進むことはほとんどないことを知っています。 プロジェクト内で問題が発生したときに、迅速かつ適切に対応するためのバックアップ計画が必要です。 したがって、これをプロジェクト設計に含める必要があります。

プロジェクトに内在するマイナスのリスクを探します。 彼らは、スキルが不足していたり​​、やむを得ない欠勤や離職が発生したりするチームなど、さまざまな場所に組み込まれており、スケジュールに遅れが生じる可能性があります。 範囲が適切に定義されていない可能性があります。 コストが過小評価されているか、資金が枯渇している。 これらのリスクに対処する計画を立ててください。

7. 評価計画の策定

プロジェクトは常に評価を受けなければなりません。 評価計画はプロジェクトを監視するのに役立ち、場合によってはプロジェクトが軌道から外れ始めたときに警告を発することもあります。 この計画を使用して、プロジェクトの構成要素、結果、影響を分析します。

アウトカムは測定可能な変化であり、インパクトはプロジェクトの目標がどの程度達成されているかを示します。 したがって、評価計画は、プロジェクトのあらゆる側面の進捗状況を追跡することにより、プロジェクトの有効性と効率性を判断するための基準を定義する詳細な文書です。

8. コストを見積もり、プロジェクト予算を作成する

予算は、プロジェクトを推進する財源の概要を示します。 予算では、プロジェクトの各要件にコストが割り当てられます。 プロジェクトの予算を作成するということは、プロジェクトに割り当てられる財源を正式に決定することを意味します。 これは、コストを見積もり、影響を特定し、評価を報告する方法を選択することから始まります。

9. プロジェクト提案書の作成

これらすべてが、プロジェクトを実行する理由とそのメリットを説明するプロジェクト提案書につながります。 これまでのステップを要約し、プロジェクトのビジョンとそれが示す問題の簡単な説明を書き出します。 次に、プロジェクトの目標を述べ、それらの目標を達成するために使用される戦略の概要を説明します。

プロジェクト設計例

プロジェクト マネージャーは、ガント チャートなどのプロジェクト管理ツールを使用して、プロジェクト設計を構造化します。 以下は、プロジェクト設計のアイデアがこのプロジェクト計画ツールにどのように追加されるかを示す簡単なプロジェクト設計の例です。

このプロジェクト設計例では、建設プロジェクトを見てみましょう。 下の図にあるように、プロジェクト設計段階で、プロジェクト マネージャーはガント チャートを使用して主要なタスクと成果物を追加したり、プロジェクトの作業分解構造を構築してプロジェクト実行のフェーズの概要を示すことができます。

ProjectManager のガント チャートには 2 つの主要な部分があります。 左側にはスプレッドシートがあり、プロジェクト マネージャーは右側にプロジェクトのタイムラインを自動的に生成するために使用する情報を入力できます。 このタイムラインには、プロジェクト タスクだけでなく、マイルストーン、タスクの依存関係、プロジェクト成果物の期限も表示されます。

プロジェクト設計を支援するために ProjectManager にできること

プロジェクトの設計には多大な労力がかかりますが、プロジェクト管理ツールを使用すると、プロジェクトのさまざまな部分の詳細を示すアウトラインを作成するプロセスが容易になります。 ガント チャートを使用してプロジェクト設計のアイデアをプロジェクト タイムラインに整理するだけでなく、ProjectManager を使用してカンバン ボードを使用してワークフローを管理することもできます。

カンバンボードを使用してワークフローを計画する

ProjectManager には、ワークフローを視覚化するために作成されたカンバン機能があります。 プロジェクト設計フェーズには、ファイルを共有してリアルタイムで通信する必要があるプロジェクト管理チームのメンバー間のコラボレーションが含まれます。これは、プロジェクト チームがより適切に通信し、プロジェクト設計を構造化できるようにする ProjectManager のカンバン ボードを使用して実現できます。

プロジェクトを定義するためにさらに多くのドキュメントを収集するにつれて、このプロセスがプロジェクト設計全体でどのように役立つかは簡単にわかります。 その後、適切な手順を実行すると、ProjectManager のリアルタイム ダッシュボードを使用してプロジェクトの進行状況を追跡できます。

リアルタイム ダッシュボードでプロジェクトを追跡

ProjectManager のリアルタイム ダッシュボードは、プロジェクト マネージャーがプロジェクト設計が現実になった後、プロジェクトのコスト、タイムライン、進捗状況を追跡するのに役立ちます。 これらの強力なダッシュボードを使用して、ポートフォリオ内の複数のプロジェクトを追跡できます。

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