プロジェクト見積もりテクニック: クイックガイド

プロジェクトの成功は、見積もりの​​成功から始まります。 プロジェクトを実行するための作業を適切にスケジュールするには、タイムライン、コスト、範囲、リスクなどを知る必要があります。 これらの考慮事項はすべて、プロジェクトの見積もり手法の一部です。

見積もり手法は、プロジェクトの実行可能性を判断するのに役立ちます。 先に進むことにした場合、プロジェクトを正確に予測するために不可欠です。 見積もりが必要なもののチェックリストを含むプロジェクトの見積もりテクニックを定義し、実装できるより一般的なテクニックをいくつか紹介しましょう。

プロジェクト見積もりテクニックとは?

プロジェクト見積もり手法は、プロジェクト マネージャーが今後のプロジェクトに関連するコスト、時間、およびその他の変数を予測するのに役立つツールです。 これらの見積もり手法により、すべてのプロジェクトの重要な要素をより正確に予測でき、コスト、時間、範囲、リスク、リソース、および品質が含まれます。 リソース割り当ての見積もりは、機敏な IT 運用でより多く使用される傾向があります。

プロジェクト見積もり手法の目的は、クライアントがプロジェクトの実施に必要な投資を理解できるようにすることです。 プロジェクト マネージャーは、クライアントにプロジェクトを販売し、投資に対して利益が得られることを納得させる必要があります。 プロジェクトが承認された場合、プロジェクト マネージャーはこれらの見積もり手法を使用して、プロジェクトを時間どおりに予算内で提供するための実行可能な計画を見つけ出す必要があります。

具体的には、プロジェクトの見積もり手法には、価格、時間、またはその他の測定可能なプロジェクトの側面の大まかな計算が含まれます。 これらの見積もりテクニックは、クライアント、利害関係者、およびプロジェクト計画プロセスに必要です。 代わりに、プロジェクトの見積もり手法を使用すると、現実的な数値を計算できます。

プロジェクト管理ソフトウェアは、見積もり手法を使用する際に役立ちます。 ProjectManager は、プロジェクトのコスト、時間、リソースなどを見積もるのに役立つだけでなく、そのプロジェクトの計画、監視、およびレポートに必要な機能を備えたオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のガント チャートを使用すると、時間、コスト、およびリソースを見積もることができ、作業分解構造、ボトルネックを回避するための依存タスクのリンク、さらにはクリティカル パスのフィルタリングなど、プロジェクト スケジュールの作成に役立ちます。 ベースラインを設定すると、プロジェクトを実行する際に分散を自動的に計算して順調に進めることができます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

プロジェクト見積もりチェックリスト

プロジェクトの見積もりテクニックの一部となる重要な項目について説明しましたが、個別に詳しく知ることは役に立ちます。 前述のように、プロジェクトを調査または計画する際に見積もるべき主な領域が 6 つあります。 それらは、コスト、時間、範囲、リスク、リソース、および品質です。 これらのプロジェクトの各要素を詳しく見てみましょう。

1. 費用

見積もり手法について考えるとき、ほとんどの人が考えるのはコストです。 ほとんどのプロジェクトはドルとセントで議論されるため、これは理解できます。 プロジェクトは投資であり、その投資から利益を得られない場合は、成功したプロジェクトを提供したことにはなりません。

プロジェクト管理に精通している場合は、コスト、範囲、時間という 3 つの制約があることをご存知でしょう。 これらは、プロジェクトに影響を与える 3 つの主な要因です。 コストは単にお金です。 プロジェクトを完了するのに十分な資金がないか、支出が多すぎてプロジェクトの費用が予想をはるかに超えることになります。 どちらのシナリオも理想的ではありません。

実行前にプロジェクトの費用を正確に予測することは、クライアントと利害関係者にとって重要です。 多くの場合、その数値によって、プロジェクトを進めるかどうかが決まります。 また、プロジェクトに関するクライアントの期待を管理するのにも役立つため、必要な金額と必要な時期を把握することは、プロジェクトの重要な見積もりとなります。

2.時間

三重制約のもう 1 つの柱は時間です。 これは、プロジェクトと付随するタスクを完了するのにかかる全体の時間を指します。 チームがタスクを実行するのにかかる時間がわかっている場合は、それらのタスクを含めて、かなり正確な時間を見積もることができます。

これは、プロジェクト マネージャーがプロジェクトの計画とスケジュールを策定し始めるときに非常に重要です。 プロジェクト マネージャーはプロジェクトにかかる時間を知りたいと考えており、プロジェクトの利害関係者は確かに期限に関心がありますが、時間が重要なプロジェクトの見積もりである理由は他にもあります。

お金がプロジェクトの資金を決定するのと同じように、プロジェクト マネージャーはプロジェクトにかかる時間を知ることで、必要なリソースをスケジュールすることができます。 リソースの調整は、開発されたタイムラインに依存します。 時間は、主要な成果物がいつ受け取られるかも通知します。

3. 範囲

最後の 3 つの制約はスコープです。 プロジェクト スコープとは、プロジェクトを成功させるためにプロジェクトで実行する必要があるすべてのことです。 つまり、プロジェクト マネージャーは、最終的な成果物を受け取るために必要な作業量を見積もる必要があります。 これにより、どのようなタスクが含まれているかを含め、プロジェクトを実行するために必要な資料を知ることができます。

スコープは、3 つの制約を作成するための時間とコスト、および正確なプロジェクト見積もり手法の基礎となる基盤を作成するのにうまく適合します。 実際、スコープ、時間、およびコストは相互に依存しているため、プロジェクトを管理する上で重要です。

たとえば、プロジェクトにさらに時間がかかる場合は、スコープまたはコストのいずれかを変更する必要があります。 追加費用が発生した場合も同様です。 プロジェクトの成功は、これら 3 つの足によって支えられているため、バランスをとる行為のようなものです。 しかし、それは見積もり手法に必要な唯一の見積もりであるという意味ではありません。

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4. リスク

三重の制約の外側にあるが、それほど影響力のないプロジェクト リスクがあります。 リスクとは、起こるとは予想されないことであり、実際に起こり、プロジェクトに影響を与えます。 リスクは悪い場合があり、ほとんどがマイナスと考えられていますが、チャンスとなり得るプラスのリスクもあります。

リスクを軽減したい場合も、リスクを利用したい場合も、何が起こるかを予測して備えておく必要があります。 リスクの推定手法には、何が起こるかを特定し、それに対応するための計画を立てることが含まれます。 これはすべてのベースをカバーするわけではありませんが、行動するためのより良い立場に置かれます.

これがリスク管理計画の始まりです。 また、リスクの特定を担当するチーム メンバーが存在し、問題が発生した場合は、それを所有するチーム メンバーが存在します。 つまり、プロジェクトの利点として緩和または使用されているため、進捗状況を追跡する責任があります。

5. リソース

リソースとは、チーム、材料、設備など、プロジェクトを完了するために必要なものです。 当然、リソースにも見積もり技術が必要です。 必要な下請け業者の数や、チームが使用するソフトウェアを知らずにプロジェクトの実行を開始したくはありません。

リソース管理は、必要なものと必要な時期を把握するのに役立ちます。これにより、チームがタスクに取り組んでいるときに機器を待つことによる遅延がなくなります。 また、作業を割り当てることができるように、誰がいつ利用できるかを知る必要があります。 誰にどの作業が割り当てられているかを把握して、割り当てのバランスを保つことが重要です。

3 つの制約には、プロジェクトを成功に導くための最も重要な 3 つの要素がありますが、それだけではないことは明らかです。 確かに、リソースは重要です。 それらは、プロジェクト マネージャーの管理の及ばないさまざまなベンダー、サプライヤー、部外者からもたらされることが多いため、見積もることはさらに困難になる可能性があります。

6. 品質

最後に、期待される品質が満たされない限り、プロジェクトは成功しません。 プロジェクトを期限内に予算内で提供することはできますが、クライアントの顧客や利害関係者によって設定された要求を満たすことができなければ、それは失敗したプロジェクトです。

品質は、プロジェクトに応じて、特定の規制または期待に応えています。 環境上の制限がある場合や、製品が宣伝どおりに機能する必要がある場合があります。 品質の制約が何であれ、プロジェクトにより多くの時間とお金が費やされる可能性があります。

どのような品質レベルが期待されるかを正確に見積もると、上記の他の 5 つの見積もりが得られます。 ある意味では、これらの 6 つのプロジェクト見積もりはすべて関連しているか、少なくとも相互に関連しています。 どのような品質の見積もりを作成しても、コストと時間、可能な範囲、リスク、およびリソースに影響を与えることは間違いありません。

プロジェクト見積もり手法の種類

何を見積もっているのかを理解したところで、より一般的なプロジェクト見積もりテクニックをいくつか見てみましょう。 プロジェクトでは、推定を行うときにこれらの 1 つ以上を使用する可能性が高く、使用するほど、推定が正確になる可能性が高くなります。

1.トップダウン見積もり

トップダウン見積もりは、プロジェクトの全体的な時間から始めて、それをフェーズに分割し、さらにタスクに分割する見積もり手法です。 これは、Work Breakdown Structure (WBS) などの外観を使用する古典的な見積もり手法です。

これは、クライアントがプロジェクトを特定の期間内に完了するように要求する場合によく使用されます。 このプロジェクト見積もり手法は、時間のブロックがあり、締め切りに間に合うようにアクティビティに分割できるため、このシナリオに適しています。

2. ボトムアップ推計

これは、上記の推定手法の逆です。 タイムラインをタスクに分割する代わりに、各タスクを見積もり、それらを組み合わせてプロジェクト全体の見積もりを作成します。

これはより正確な方法です。より小さなタスクを使用してより大きなスケジュールを作成すると、プロジェクトを完了するのにかかる時間をより正確に見積もることができます。 問題は、この推定手法には時間がかかることです。

3. 類推推定

類似見積もりは、プロジェクト マネージャーが以前の類似プロジェクトを調べ、その変数を調査して、現在のプロジェクトの時間とコストを見積もる手法です。 この比較は、データが多いほど精度が高くなる場合に最適です。

これは、プロジェクト マネージャーが最初にプロジェクトのコストを見積もり、次にそれをより小さな部分に分解するためのトップダウンの見積もり手法です。 見積もりリソースが限られている場合は、この見積もり手法を使用すると便利です。

4.パラメトリック推定

これも過去のプロジェクトデータを活用した見積もり手法です。 この推定手法では、過去のプロジェクトと推定している新しいプロジェクトの違いを反映するようにデータを調整しようとします。

以前のプロジェクトから詳細を取得して比例配分することにより、プロジェクト マネージャーは現在のプロジェクトをより正確に見積もることができます。 これは、パラメトリック モデリングと呼ばれることもあります。

5. 三点推定

多くの場合、ボトムアップで推定する場合、3 点推定が使用されます。 この場合、1 つのタスクの期間を見積もる代わりに、3 つの見積もりが適用されます。 1 つは楽観的な見積もり、もう 1 つは悲観的な見積もり、そして最後に最も可能性の高い推測です。 これらの平均が実際の見積もりとして使用されます。

プログラム、評価、およびレビュー手法 (PERT) を使用したことがある場合は、3 点推定に精通している可能性があります。 また、加重平均と呼ばれるものを推定手法として使用して、より正確に予測します。

6.専門家の判断

専門家やプロジェクトの種類を管理した経験を持つ人の助けを求めることは、最も一般的な見積もり手法です。 計算よりも確実に速くて簡単です。 人は、同じような経験をした人を信頼する傾向があります。

これは、トップダウンまたはボトムアップの見積もりに使用できる柔軟な見積もり手法です。 場合によっては、専門家や経験が現在のプロジェクトに合わないことがあります。 専門家は依然として役に立ちますが、彼らの意見は他の見積もり手法によって和らげる必要があります。

見積もりテクニックとプロジェクトマネージャー

ProjectManager は、見積もり手法をプロジェクトの計画とスケジュールに変えるのに役立つプロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のソフトウェアはリアルタイムのデータを提供するため、プロジェクト マネージャーは進行状況とパフォーマンスをリアルタイムで追跡できます。 ソフトウェアを使用することは、見積もりがずれている場合に計画を調整するための最良のツールです。 推定手法は経験に基づいた推測ですが、リアルタイム データは事実です。

リアルタイムでコストを監視

見積もりが正確で、浪費していないことを確認するのは困難です。 これらのコストを追跡できないと、プロジェクトの成功に問題が生じる可能性があります。 そのため、コストを含む 6 つの指標を自動的に計算して表示する、プロジェクトの概要を表示するリアルタイム ダッシュボードを用意しています。 より深く掘り下げるために、タイムシート、コストなどに関するタイムシートとレポートがあり、見たいものだけに焦点を当てるようにカスタマイズできます。

範囲を追跡する

同じことがプロジェクトのスコープにも当てはまります。 正確な見積もりを作成しましたが、プロジェクトはそれを維持していますか? プロジェクトチームの作業負荷を追跡できるリソース管理ツールがあります。 タスクが過剰に割り当てられていたり、割り当てられていなかったりすると、問題が発生する可能性があります。 色分けされたワークロード チャートを一目見ただけで、誰が何をしているかが明確にわかります。 次に、チャートからワークロードのバランスをとって、チームの生産性を維持し、順調に進むことができます。

見積もりの​​テクニックは重要です。 プロジェクト マネージャーは、ガント チャートまたはシート ビューを使用してプロジェクトを計画し、コスト、時間、範囲などを把握できます。 しかし、プロジェクトが開始されると、ゴムが道路にぶつかったときです。 成功を収めるためには、リアルタイムで監視し、時間、範囲、およびコストを追跡できるプロジェクト管理ツールを使用することをお勧めします。

ProjectManager は、受賞歴のあるソフトウェアで、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって計画、監視、およびレポートを作成するのに役立ちます。 当社のコラボレーション プラットフォームは、オフィス、現場、またはリモートで作業していても、ファイルを簡単に共有してコラボレーションできることを意味します。 すでに当社のツールを使用している NASA、シーメンス、ネスレのチームに参加してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。