プロジェクトの開始: プロジェクトを正しく開始する方法

公開: 2023-01-07

優れたプロジェクトは、多くの場合、大きな希望と期待から始まります。しかし、プロジェクトの開始フェーズが成功しない場合、プロジェクトはコースから外れて大惨事に向かう可能性があります。プロジェクトに構造を提供することで、最初にプロジェクトを固定する必要があります。アイデアは山ほどありますが、プロジェクトの計画を立てて実行することで、その希望やアイデアを実現することができます。

もちろん、他のプロジェクト管理フェーズもありますが、プロジェクトの開始は最初のステップであり、多くの場合最も重要なステップです。強力なプロジェクト開始フェーズにより、予定どおりに予算内でプロジェクトを完了することができます。

プロジェクトの開始とは

プロジェクトの開始は、プロジェクトのライフサイクルの最初のフェーズです。この時点で、プロジェクトの機会または理由が特定され、その機会を利用するためにプロジェクトが開発されます。また、プロジェクトが主要な利害関係者によって承認または拒否されるのもこの段階であるため、実現可能性調査と費用便益分析を実施して、プロジェクトにビジネス価値があることを確認する必要があります。

プロジェクトの開始は、プロジェクトのアイデアを実現するために多くの計画と調査を行う必要がある多忙なプロジェクトフェーズです。 ProjectManager は、ガントチャート、かんばんボード、プロジェクトダッシュボードなどの複数のプロジェクトビューを提供するプロジェクト管理ソフトウェアで、リスク、タスク、時間、およびリソースを追跡できます。

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プロジェクト開始フェーズの重要性は何ですか?

プロジェクトの開始フェーズは、いくつかの理由で重要です。主な理由は、この段階で、プロジェクトマネージャーがプロジェクトチームを編成し、プロジェクトドキュメントを作成して、利害関係者にプロジェクトの価値を納得させるためです。これらのプロジェクト関係者がプロジェクトを進めることを決定すると、プロジェクト管理チームは、プロジェクトが完了するまで、プロジェクトの計画、プロジェクトの実行、およびプロジェクトの監視フェーズを続行できます。プロジェクトは、適切なプロジェクト管理開始フェーズなしでは開始できません。

プロジェクト開始文書

前述のように、プロジェクト開始のドキュメントは、プロジェクトが構想から現実へと移行するのに役立ちます。プロジェクトの利点を強調し、プロジェクト計画の基盤を構築するのに役立つ、最も一般的に使用されるプロジェクト開始ドキュメントを次に示します。

この段階でチームが編成され、プロジェクトを詳細に定義するビジネスケースが作成されます。

ビジネスケース

ビジネスケースは、プロジェクトを開始する理由を説明するために使用されます。ビジネスケースは、財務およびその他のリソースの使用がビジネスのニーズをどのようにサポートするかを示します。ビジネスケースは、プロジェクト提案の規模とリスクに合わせて適応可能ですが、構造的にはプロジェクト全体で同じです。技術的な問題ではなく、プロジェクトのビジネス上の問題を扱い、包括的である必要があります。

理想的には、ビジネスケースは理解しやすく、論理的で関連性が高いものである必要があります。重要な側面を追跡し、測定し、正当化する必要があります。また、配送と関連する費用についての説明責任とコミットメントも必要です。

ビジネスケースの構造は次のようになります。

序文
目次
プロジェクトとは何か、そのプロジェクトの結果がどうなるか、なぜそれを実施する必要があるかを含むエグゼクティブブリーフィング
ビジネスの原動力、プロジェクトの範囲、財務状況を説明する紹介
大まかなオーダーなどの仮のコスト見積もり
仮定による分析、およびリスクを含む費用と便益がどうなるか
次のステップがどうなるかを指摘する結論
付録

プロジェクト計画書

プロジェクト憲章は、プロジェクトの目的と、それがどのように構成され実行されるかを概説します。その中には、プロジェクトのビジョン、目的、範囲、および成果物が詳述されています。プロジェクトチームと利害関係者の責任についても説明します。

この次のステップは、プロジェクトのビジョンと目的を明確に特定するのに役立ちます。プロジェクトの範囲を定義し、成果物をリストします。

プロジェクト憲章には、プロジェクトチームの役割と責任も記載されており、プロジェクトの顧客と利害関係者が特定されています。この時点で、プロジェクトは構造的に編成され、プロジェクト計画が文書化され、すべてのリスク、問題、および仮定がリストされます。

チーム憲章

チーム憲章はプロジェクト憲章に似ていますが、プロジェクトチームの役割と責任に焦点を当てている点だけが異なります。このドキュメントの主な目的は、チームが協力して目標を達成する方法をよりよく理解できるようにすることです。

プロジェクト開始文書 (PID)

PRINCE2 フレームワークでプロジェクトを管理する場合、プロジェクト開始ドキュメントが使用されます。プロジェクト開始ドキュメントは、ビジネスケース、範囲、リスク、成功基準、およびその他の重要なプロジェクト開始の側面など、利害関係者の承認が必要なプロジェクト要素を定義するために使用されます。

プロジェクト開始フェーズの主なステップ

前述のように、プロジェクトの開始フェーズはいくつかの簡単なステップに分けることができます。ほとんどのプロジェクトを開始するための 5 つのプロジェクト開始手順を次に示します。チームのニーズに合わせて、このプロジェクト開始プロセスを自由に調整してください。

1. プロジェクト開始ドキュメントを作成する

前述のように、プロジェクト開始ドキュメントは、このフェーズの主要な成果の 1 つです。プロジェクト憲章、ビジネスケース、プロジェクト開始ドキュメント、およびその他のサポートプロジェクトドキュメントを使用して、プロジェクトを成功に導きます。

2.実現可能性調査を実施する

ビジネスケースが承認されると、次のステップは実現可能性調査を行います。これは、プロジェクトが対処するために提案されている機会またはビジネス上の問題に対する潜在的な解決策を文書化します。プロジェクトに取り組むための正しい方法を示します。

実現可能性調査では、機会を調査し、プロジェクトを成功させるために何が必要かを文書化します。利用可能な場合は、他のソリューションも特定します。この時点でのリスクと問題の概要、およびそれらが発生した場合のそれぞれに対する提案された解決策について説明します。

3. プロジェクトチームを編成する

プロジェクトはチームなしでは開始できません。これはプロジェクト開発の重要な部分です。そのため、次は、プロジェクト計画を実施する人々の職務内容 (目的と責任を含む) です。

プロジェクトチームを編成するには、作業の流れをスムーズに保つために、各メンバーの役割をできるだけ明確に定義する必要があります。役職のすべての責任と、その役職の担当者が誰に報告するかをリストすることから始めます。

詳細な組織図を作成すると役立ちます。各ポジションに必要なスキルと経験を一覧表示することで、そのポジションを満たしやすくなります。また、必要な資格があるかどうかにも注意してください。もちろん、パフォーマンス基準、給与、および労働条件も定義する必要があります。

4. プロジェクト開始段階の承認を得る

利害関係者の承認を求める前に、プロジェクトの開始ドキュメントを見直して、手順に漏れがないことを確認してください。また、特定されたリスクに目を通し、不足しているものがないかどうかを確認することも重要です。次の段階に進む前に、仮定と制約が変更されているかどうかを確認してください。

プロジェクトを正しく開始することによってのみ、プロジェクトを成功裏に終了できます。徹底したプロジェクト開始フェーズを持つことで、スコープを明確に定義し、そのプロジェクトを成功裏に終わらせるための優れたチームを構築できます。

5. プロジェクトキックオフミーティングでチームの準備を整える

プロジェクト憲章が承認されたら、プロジェクトチームとプロジェクトクライアントとのプロジェクトキックオフミーティングを行う必要があります。このキックオフミーティングでは、プロジェクトの範囲、タイムライン、成果物などに関する共通の目標と期待が設定されます。これにより、プロジェクトの計画および実行フェーズへのスムーズな移行が保証されます。

6. プロジェクト管理オフィス (PMO) を設定する

プロジェクト管理オフィスは、プロジェクトマネージャーとサポートスタッフがプロジェクト中に配置される、オフィスまたは職場内の物理的なスペースです。通信インフラストラクチャと、プロジェクトに必要なあらゆる技術が収容されています。

最初にすべきことは、プロジェクトオフィスの場所を特定し、インフラストラクチャが適切な PMO ツールと機器で適切にセットアップされていることを確認することです。

ここで、プロジェクトオフィスの役割と責任を概説し、適切な基準とプロセスを決定します。この時点で、プロジェクトオフィスは、その管理下にあるプロジェクトにサービスを提供できます。

プロジェクト開始フェーズに役立つプロジェクト管理テンプレート

プロジェクト開始ドキュメントを作成する際の時間を節約できるように、多数のプロジェクト管理テンプレートを作成しました。ここにそれらのいくつかがあります。

ビジネスケーステンプレート

ビジネスケースは、プロジェクトの利益が潜在的なリスクや制約を上回ることをプロジェクトの利害関係者に示すための主要なツールの 1 つです。優れたビジネスケースは、プロジェクトをアイデアから完成まで進めるための基本です。

プロジェクト憲章テンプレート

プロジェクト憲章は、完全に策定されたプロジェクト管理計画を作成するための最初のステップです。このテンプレートは、重要な情報を収集してプロジェクト憲章を簡単に作成するのに役立ちます。

チーム憲章テンプレート

チーム憲章は、プロジェクトマネージャーがチームメンバーに対して、チームの構造と役割と責任を明確にするのに役立ちます。これは、チーム管理の成功の鍵です。

プロジェクトロードマップテンプレート

このプロジェクトロードマップテンプレートは、プロジェクト開始ドキュメントの一部として含めることができる視覚的なタイムラインを簡単に作成するのに役立ちます。これは、ハイレベルビューからプロジェクトタイムラインをすばやく簡単に共有するための簡単な方法です。

プロジェクト開始後の ProjectManager の使用

プロジェクトの開始フェーズが完了したので、次はプロジェクト計画を作成します。受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェア ProjectManager をお試しください。プロジェクトの計画、追跡、報告に役立つ一連の強力なツールにアクセスできます。

計画のガントチャート

オンラインガントチャートを使用して、プロジェクトを開始段階から計画段階に移行します。タスクを計画し、依存関係のあるタスクをリンクします。期限を設定し、チームメンバーにタスクを割り当てて、全員がプロジェクトの責任を理解できるようにします。タスクにコメントや添付ファイルを追加することもできるので、チームメンバーは作業を開始するために必要なものをすべて手に入れることができます。

プロジェクトを順調に進めるためのリソース管理ツール

チームメンバーが病気になったり、過負荷になったりした場合、マネージャーは、リソース管理ツールを使用してボタンをクリックするだけで、タスクを再割り当てし、ワークロードを再配分することができます。これらの強力な機能は、開始フェーズで行ったすべての作業を確実に実現するのに役立ちます。