プロジェクト管理の迅速な追跡: スケジュールを迅速に追跡する方法

プロジェクト管理における迅速な追跡は、時間、スケジュール、および活動を管理する方法です。 この方法では、従来のプロジェクト管理方法論が、より迅速なプロジェクトの実行を可能にする方法で機能することを拒否します。

しかし、ファスト トラッキングはあなたとあなたのプロジェクトに適していますか? プロジェクトを迅速に進めるとはどういうことか、また、プロジェクトのスケジュールとその範囲を処理する上で、他の手法とどのように異なるかを正確に理解するために読み進めてください。

プロジェクト管理におけるファストトラッキングとは?

プロジェクト管理における迅速な追跡には、アクティビティを順次ではなく同時に実行することが含まれます。 これを並列実行と呼びます。 ほとんどのプロジェクトが完了すると、あるアクティビティが別のアクティビティに続くのとは異なり、ファスト トラッキングでは、1 つのアクティビティが終了するのを待たずに別のアクティビティが開始されます。

一部のアクティビティは他のアクティビティに依存しており、別のアクティビティが開始または停止するまで開始または停止できません。 プロジェクト管理における迅速な追跡は、すべての活動が互いに重なり合うことができる場合にのみ機能します。 ただし、プロジェクト活動が重複しない場合は、通常は追加費用がかからないファスト トラッキングが実行可能な代替手段です。

とはいえ、プロジェクト内のアクティビティを再編成して迅速に追跡すると、リスクが増大する可能性があります。 すべてのアクティビティを一度に実行しているため、プロジェクト マネージャーはプロジェクトをやり直す必要がある場合があります。 プロジェクトを再調整すると、時間が失われ、最終的な締め切りをさらに先延ばさなければならない可能性があります。

したがって、プロジェクト管理の迅速な追跡は、すべての人に適しているとは限りません。 もちろん、プロジェクトの実行時に使用できる手法は他にもあります。 プロジェクト マネージャーは、これらのうちどれがプロジェクトとその利害関係者にとって最適かを判断する必要があります。

プロジェクト管理におけるスケジュール圧縮とは?

プロジェクト管理におけるスケジュールの圧縮は、プロジェクトの期間を短縮しながらプロジェクトの範囲を変更しない手法です。 これは、プロジェクトのスケジュールが遅れた場合や、予定よりも早くプロジェクトを完了する必要がある場合に、プロジェクトのスケジュールを調整するためによく使用されます。

ファスト トラッキングは、スケジュールの圧縮が必要な場合にプロジェクト マネージャーが使用する手法の 1 つです。 プロジェクト マネージャーが行うもう 1 つの手法は、プロジェクト クラッシュと呼ばれます。 詳しくは後ほど。

どの手法を使用するにせよ、スケジュールを管理する、特にスケジュールを操作してすばやく終わらせるには、プロジェクト管理ソフトウェアが必要になります。 プロジェクトのスケジューリングは、ほとんどがガント チャートで行われます。

ProjectManager には、アクティビティを整理し、依存関係をリンクし、プロジェクト全体をタイムラインに表示するだけでなく、インタラクティブなガント チャートがあります。 1 つは、クリティカル パスをフィルター処理することです。これは、スケジュールの圧縮を使用する場合に不可欠です。 ProjectManager を今すぐ無料でお試しください。

プロジェクト管理におけるプロジェクトのクラッシュとは?

プロジェクトのクラッシュは、コストを大幅に増加させないようにしながら、より多くのリソースをプロジェクトに追加する手法です。

これらのコストとスケジュールの変更は、プロジェクトの最小コストで最大の圧縮を実現するために分析されます。 ただし、クラッシュはリソースの増加を伴うため、プロジェクトのコストが増加します。

コストとスケジュールのトレードオフの分析は、単位時間あたりのクラッシュ コストが最も低いことに基づいています。 これにより、チームは、コストをあまりかけずに、どの活動が最も価値があるかについての洞察を得ることができます。 このような分析の結果は、クラッシュ グラフとして共有されます。 クラッシュ グラフには、コストの増加を最小限に抑えて時間を節約できるアクティビティが表示されます。

プロジェクトのクラッシュは、リソースを追加するとプロジェクトがより早く完了する場合にのみ発生します。 追加のリソースには、残業、インセンティブなどを含めることができます。 この目標を達成するための追加コストが見直されます。

プロジェクトのファスト トラッキングとプロジェクトのクラッシュ

スケジュールの圧縮は、プロジェクトの期間を短縮するために使用されます。 これは、ファスト トラッキングとプロジェクト クラッシュという 2 つの手法によって実現できます。 どちらにも一長一短がありますので、両者を詳しく見て比較してみましょう。

ファスト トラッキングとは、プロジェクト アクティビティを同時に実行することです。 プロジェクトのクラッシュはリソースを追加しています。 したがって、どちらも失われた時間を補うのに役立ちますが、迅速な追跡が予算に影響を与える可能性は低く、プロジェクトがクラッシュすると追加コストが必要になります.

前述のように、迅速な追跡に関連するリスクが高くなり、プロジェクトがクラッシュするとコストが高くなります。 これらの違いによって、一方が他方より良くなったり悪くなったりすることはありません。 それらは実際にはまったく異なるものであり、さまざまな理由で使用する必要があります。 要するに、それはプロジェクトに依存します。

プロジェクトを迅速に追跡することを選択した場合は、並行して作業しているアクティビティをクリティカル パス上にあるものにしてください。 クリティカル パスを短くできない場合、プロジェクトの期間を短縮できる可能性はありません。

プロジェクトのスケジュールを早める必要がありますか?

プロジェクトのスケジュールをすばやく追跡するときは、まず 5 つの質問を自問する必要があります。 次の質問に「はい」と答えた場合は、プロジェクトを迅速に進めることができることを意味します。

1. あなたのスケジュールは現実的で、すべてのタスクと活動が特定されていますか?
2. 従属タスクを知っていますか?
3. プロジェクトの要件、目的、および優先順位を定義できますか?
4. ステークホルダーとうまく連携できていますか？
5. プロジェクトには、ガバナンス、監視、および問題管理がありますか?

プロジェクト スケジュールを迅速に追跡する方法

プロジェクトがファスト トラッキングの恩恵を受けることができると判断したら、次の 7 つの手順を実行します。

1. 最初のステップは、ファスト トラッキング時の目標と機能を定義することです。 自分の能力を明確に把握し、プロジェクトの目標を理解していなければ、先に進むことはできません。
2. 次に、プロジェクト内のタスクの依存関係を特定する必要があります。 別のタスクを停止または開始する前に終了または開始する必要があるタスクがある場合、並行して作業することはできません。
3. 次に、プロジェクトのスケジュールを調べて、プロジェクトに悪影響を与えずに同時に実行できるアクティビティなど、迅速な追跡の機会がある場所を確認します。
4. また、スケジュールに代わる実行可能なすべての代替案に注意する必要があります。 調整できるものと変更できないものは何ですか？
5. これらの代替案を念頭に置いて、プロジェクトのスケジュールと、迅速に追跡できるものとそうでないものについて決定を開始する必要があります。
6. これらの決定は、単独で行うべきではありません。 先に進む前に、チームと利害関係者のコンセンサスを求めてください。 賛同を得て、始める前に全員が同じ認識を持っていることを確認する必要があります。
7. 最後に、他のプロジェクトと同様に、進行状況とパフォーマンスを監視および追跡する必要があります。 問題が発生したら、それらを特定し、迅速に解決に取り組みます。

ファスト トラッキングのメリット

ファスト トラッキングにはリスクがないわけではありません。 実際、迅速な追跡は、リスクが発生する可能性を高めます。 しかし、ファスト トラッキングには利点があります。さもなければ、プロジェクト マネージャーは、スケジュールを厳しくする必要があるときにそれを利用しません。

プロジェクト マネージャーがプロジェクトを迅速に進める理由の 1 つは、プロジェクトのリソース使用率をスケジュールする際の生産性が向上することです。 もちろん、ファスト トラック プロジェクトは、失われた時間を埋め合わせたり、必要に応じてプロジェクトをより早く完了したりするのに役立ちます。

状況が変化し、元のスケジュールを維持できなくなるため、計画よりも早くプロジェクトを終了する必要がある場合があります。 また、元のスケジュールでは不可能だった可能性のある特定の優先事項を満たすことも可能になります。

プロジェクトを迅速に追跡することのリスクは何ですか?

プロジェクトを急いで追跡すると、リスクが増大します。 理由は明らかです。作業を順番に行うのではなく、一度に行うことです。 並列作業は、すべてを一度に制御しようとするため、単純に管理が難しくなります。

また、プロジェクトのすべての活動を一度に管理している場合でも、品質、範囲、および予算内での達成という 3 つの制約を管理する必要があります。 これは、一度に 1 つのアクティビティに取り組んでいるときは難しく、トラックを高速化するにつれて指数関数的に難しくなります。

ファスト トラッキングでは、リスク レベルが高くなるため、計画に特別な注意が必要です。 注意しないと、プロジェクトのリスクが高くなりすぎて、ファスト トラッキングを試みることができなくなります。 あなたが達成する可能性のある利益は、プロジェクトを脇道に追いやったり、さらに悪化させたりする可能性のある問題や問題によって覆い隠されます.

プロジェクト管理ソフトウェアはどのように迅速な追跡に役立ちますか?

計画は、プロジェクト管理の迅速な追跡を成功させるための鍵です。 計画を立てるだけでなく、プロジェクトを綿密に監視および追跡して、発生したリスクを特定し、迅速に解決する必要があります。 ProjectManager は、リアルタイムのデータを提供するクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアで、より良い意思決定をより迅速に行い、プロジェクトを順調に進めるのに役立ちます。

ダッシュボードで主要なプロジェクト メトリックを追跡する

クリティカル パスをフィルター処理するガント チャートでファスト トラッキングを計画する方法については既に説明しましたが、スケジュールをファスト トラックした後は、それが順調に進んでいることを確認する必要があります。 そこで、リアルタイム ダッシュボードの出番です。他のツールとは異なり、ダッシュボードを構成する必要はありません。 ライブデータを自動的に収集して計算し、読みやすいチャートやグラフで表示する準備ができています。 これは、必要なときにすぐに状況を報告するようなものです。

働きたい方法で働く

チームはすべてのアクティビティを一度に実行する必要がありますが、ガント チャートを使用することはほとんどありません。 複数のプロジェクト ビューにより、チームは思い通りに作業できます。 堅牢なタス​​ク リスト、ワークフローを視覚化するかんばんボード、または重要な日付を最前面に配置するカレンダーにより、チームは思い通りに作業できます。 すべてのデータはすべてのツールで同時に更新されるため、誰もが最新のデータで作業できます。 これは、異なる場所で作業している可能性のあるハイブリッド チームに特に役立ちます。

インスタント レポートの生成

当社のコラボレーション プラットフォームは、チームのつながりと生産性を維持しますが、利害関係者を更新する必要もあります。 彼らは、チームが活動を実行するのに必要な詳細な情報を必要としないでしょう。そのため、ProjectManager のレポート機能をフィルタリングして、利害関係者が見たいデータだけを表示することができます。 コスト、タスク、ワークロードなどに関するレポートを取得します。 利害関係者が PDF を必要とするか印刷物を必要とするかに関係なく、それらはすべて簡単に共有できます。

ProjectManager は、作業を整理して生産性と整理性を維持する、受賞歴のあるソフトウェアです。 ガント チャートでスケジュールを管理し、リアルタイムで監視し、リソースを簡単に再割り当てして、プロジェクトを迅速に追跡し、品質を変更したり予算を壊したりすることなく、プロジェクトを早期に開始できるようにします。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!