プロジェクト管理プロセス グループ: クイック ガイド

プロジェクトは複雑です。 プロジェクトに常に影響を与え、予定どおりに進めるためにリソースを再割り当てする必要があるものは無数にあります。

スケジュールを守り、コストを管理するには、5 つの PMBOK プロジェクト管理グループ全体でプロジェクト データを収集して処理する必要があります。

5つのPMBOKプロジェクト管理プロセスグループとは?

まず、業界をリードする業界団体である Project Management Institute (PMI) が発行する Project Management Book of Knowledge (PMBOK) で定義されている 5 つのプロジェクト管理プロセス グループを見てみましょう。

プロジェクト マネージャーは、5 つのプロジェクト管理フェーズを使用してプロジェクトを構築し、プロジェクトを最初から最後まで導きます。 これらの各フェーズには特定の目的があり、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトが順調に進むようにそれらを管理する必要があります。 プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト マネージャーがこれらの各プロセス グループを把握するのに役立ちます。

プロジェクト管理プロセス グループは次のとおりです。

開始フェーズ

PMBOK は、プロジェクトの開始段階を「新しいプロジェクトが存在すること、または既存のプロジェクトが次の段階に進むべきであることを正式に認識するプロセス」と定義しています。

このフェーズでは、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのビジネス価値と、プロジェクトが実現可能かどうかについて話し合います。 また、利害関係者への影響も調査します。 プロジェクトが実行可能で価値があると考えられる場合、それは追求されます。 そうでない場合は、放棄されます。

このフェーズでは、これらの質問に答えるビジネス ケースも作成する必要があります。 ビジネス ケースには、プロジェクトの推定コストと利益が含まれます。 プロジェクトが組織とその利害関係者にとって意味があるかどうかを確認するための実現可能性調査もあります。 それに続いて、プロジェクトの誰が、何を、どこで行うかを示すプロジェクト憲章が続きます。

もちろん、次のようなものもあります。

• 利害関係者分析
• チームの選択
• 役割と責任の定義
• プロジェクトオフィスの選択
• 適切なツール、機器、通信インフラの選択

プロジェクトが署名され、前進する準備が整ったら、キックオフ ミーティングがあります。 キックオフ ミーティングを使用して、プロジェクト チームの全員が同じ認識を持つようにし、プロジェクトを適切に開始できるようにします。

計画フェーズ

プロジェクトの開始が完了し、プロジェクトの進行にゴーサインが出ると、プロジェクトの計画フェーズを開始できます。 計画プロセスは、利害関係者とプロジェクト チームが、プロジェクトまたはサービスの最終的な成果物を達成する方法を学ぶときです。

この時点で、プロジェクト計画を文書化し、プロジェクトの成果物と要件を定義します。 時間、コスト、品質、変更、リスク、およびプロジェクト関連の問題を管理するように設計されたプロジェクト スケジュールを作成します。

また、この機会を利用して、チーム、外部サプライヤー、資材、設備などのリソースを管理します。 また、役割、責任、およびプロジェクト構造内でのチーム メンバーの位置も定義します。

利害関係者登録簿の作成もあります。 これは、プロジェクトのすべての主要な利害関係者とプロジェクト スポンサーを一覧表示する重要なドキュメントです。 これは利害関係者の管理の一部であり、プロジェクトの進捗状況についてプロジェクトの利害関係者にいつ、どのように更新するかを含めることができます。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの計画フェーズを主導し、時間、予算、およびリソースについて正確な見積もりを行う責任があります。 プロジェクトのこのフェーズでは、範囲を計画し、作業分解構造 (WBS) を使用してタスクを整理し、調達計画を作成し、コミュニケーション チャネルと頻度を定義します。

プロジェクト管理計画を作成するときは、プロジェクト管理ソフトウェアを使用して作業を整理すると役立ちます。 ProjectManager には、タスクを収集する以上のことを行う強力なタスク リストがあります。 タスク リスト ビュー (ハイブリッド チームが思い通りに作業できるようにする 5 つの異なるプロジェクト ビューの 1 つ) では、優先度の設定、ファイルの添付、説明の追加、チーム メンバーへの割り当て、ステータスの追跡を行うことができます。 ProjectManager を今すぐ無料でお試しください。

実行フェーズ

この時点で、計画した製品またはサービスを構築する準備が整いました。 したがって、このフェーズはプロジェクトの中で最も長くなる傾向があります。 さまざまなプロジェクトの制約に対してプロジェクトを軌道に乗せるために、エネルギーとリソースのほとんどを費やす場所です。

実行フェーズは、プロジェクトの次のフェーズである監視と制御に深く関係しています。 プロジェクト マネージャーは、実績と進捗状況を追跡して、実際の取り組みが計画された取り組みと一致していることを確認する任務を負っています。

監視と制御フェーズ

プロジェクト マネージャーは、プロジェクト計画を実行している間、パフォーマンスを監視および制御して、作業がスケジュールどおりに予算内で進行するようにします。 プロジェクト マネージャーは、メトリクスを継続的に測定して、マイルストーンを達成していることを確認します。

このプロジェクト フェーズに関連する主要なタスクの一部は次のとおりです。

• スコープの検証と変更管理
• スケジュール管理
• 原価管理
• 品質管理
• パフォーマンス レポート
• リスク管理
• 契約管理

クロージングフェーズ

最終的な成果物を期限内に、予算内で、利害関係者の期待する品質の範囲内で引き渡すことは重要ですが、それでプロジェクトが終了するわけではありません。 あなたはまだいくつかの緩い端を結ぶ必要があります. この時点ですべてのアクティビティが終了し、プロジェクトは終了します。つまり、ドキュメントにサインオフして契約を履行する必要があります。

プロジェクトの事後分析が推奨されます。 事後分析では、プロジェクト マネージャーとチームは、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを調べて、次のプロジェクトでプロセスを改善する方法を学びます。 これは、ベスト プラクティスと学んだ教訓を列挙することによって行われます。

その後、チームを解放して、プロジェクトの成功を祝うことができます。 最後の部分は重要ではないように見えるかもしれませんが、重要です! 彼らのハードワークを検証することでチームの士気を高く保つことは、将来のプロジェクトにプラスの影響を与えます。

PMBOKプロジェクト管理プロセスグループとナレッジエリアの違い

プロジェクト管理の 5 つのプロセス グループについて詳しく説明しました。これらはすべて、プロジェクト管理の制御プロセスの対象です。 これらのプロジェクト管理プロセス グループを管理するには、プロジェクト管理の知識領域を利用する必要があります。

プロジェクト管理の 10 の知識領域

10 のプロジェクト管理知識領域があります。 彼らです：

• プロジェクト統合管理
• プロジェクトスコープ管理
• プロジェクト時間管理
• プロジェクトのコスト管理
• プロジェクトの品質管理
• プロジェクト リソース管理
• プロジェクトコミュニケーション管理
• プロジェクトのリスク管理
• プロジェクト調達管理
• プロジェクト関係者管理

プロジェクト管理の知識領域は、プロジェクト管理プロセス グループと同じではありません。 主な違いは、プロセス グループがプロジェクト マネージャーが行う必要があることの概要を示しているのに対し、知識領域はプロジェクト マネージャーが知る必要があることです。

より具体的には、知識領域はプロジェクト管理プロセス グループ全体で使用されます。 知識領域はプロセスで構成されています。 彼らには、インプット、ツール、テクニック、アウトプットがあります。 これらは、プロジェクトを成功させるのに役立つプロジェクト管理機能です。

プロジェクト管理のナレッジ エリアはいつ使用しますか?

知識領域は、すべてのプロジェクト管理プロセス グループ内で機能します。 プロセス グループは、プロジェクトを分割して分類する場所です。 プロジェクトの開始から終了までの流れです。 プロセスの各段階で知識エリアを使用できます。

違いを理解するには、ナレッジ エリアがプロセスを分類するのに対し、プロジェクト管理プロセス グループはプロジェクトのステージまたはフェーズであるということです。 知識領域には論理的な関係はありませんが、プロジェクト管理プロセス グループは次から次へと導きます。

プロジェクト管理プロセス グループとナレッジ エリアは、プロジェクト管理ソフトウェアを利用すると、より効果的に機能します。 プロジェクト管理ソフトウェアは、プロセス グループを管理し、プロジェクトを成功に導くのに役立ちます。

ProjectManager が PMBOK プロセス グループにどのように役立つか

ProjectManager はクラウドベースのソフトウェアであり、プロジェクト マネージャーがより適切な意思決定を行うための洞察に満ちたデータを提供すると同時に、ハイブリッド チームに複数のプロジェクト ビューを提供して、希望する方法で作業を完了させることができます。 各プロセス フェーズ全体で役立つ機能があります。 開始時のドキュメントの中央ハブ用の無制限のファイル ストレージから、完了時に何が機能し、何が機能しなかったかを確認します。

計画プロセス グループで右足から始めましょう

計画は、より複雑なプロセス グループの 1 つです。 タスクを整理し、依存関係をリンクし、マイルストーンを設定できるツールが必要です。 ProjectManager のガント チャート プロジェクト ビューは、それ以上のことを行います。 時間のかかる計算を行う代わりに、クリティカル パスをフィルター処理できます。 次に、ベースラインを設定し、計画された労力と実際の労力を追跡します。

さまざまなプロジェクト ビューで実行フェーズを釘付けにする

ProjectManager には複数のプロジェクト ビューがあります。 マネージャーはガント ビューまたはシート ビューを使用でき、チームはカンバン ボード、タスク リスト、およびカレンダーで自分のワークロードを管理できます。 これにより、ハイブリッド チームがどこにいてもつながります。 かんばんボードは、実行段階でワークフローを視覚化し、チーム メンバーがバックログを管理し、スプリントを計画できるようにします。 一方、マネージャーは、リソースを正確に割り当て、チームが能力を最大限に発揮できるようにするために必要な透明性を得ることができます。

Monitoring and Controlling Process Group の進行状況を追跡する

プロセス グループの監視と制御では、リアルタイム データが役に立ちます。 データは、マネージャーにプロジェクトの進捗状況とパフォーマンスへのウィンドウを提供します。 ProjectManager のライブ ダッシュボードは、他のツールのようにツールの構成に時間をかけることなく、プロジェクトの差異、コストなどの指標を計算して、即時のステータス レポートを作成します。

ProjectManager は、プロジェクトを整理、監視、レポートする機能を備えた受賞歴のあるソフトウェアです。 ワンクリックのレポート作成機能は詳細なデータをフィルタリングし、利害関係者と簡単に共有できます。また、リソース管理ソフトウェアにより、作業を完了するために必要なときに必要なものを全員が確実に入手できます。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!