プロジェクト管理チームをガイドする 10 のプロジェクトミーティング

公開: 2023-01-12

プロジェクトミーティングは、仕事の邪魔に感じられることがよくあります。議題に従って作業していない場合、またはそれらの会議を管理していない場合は、それが真実である可能性があります. しかし、会議はプロジェクトの計画とチームのコラボレーションにとって重要です。そのため、非常に多くのプロジェクトミーティングがあり、それぞれに独自の焦点と重要性があります。 10 種類のプロジェクト管理会議を見て、それらを定義してみましょう。まず、プロジェクト会議とは何かを定義するところから始めましょう。

プロジェクトミーティングとは？

プロジェクトミーティングは、プロジェクトチームと関係者の一部または全員が集まり、プロジェクトについて話し合う定期的なイベントです。プロジェクト管理サイクル全体で、さまざまな種類のプロジェクトミーティングがあります。プロジェクト管理会議には、毎日開催されるものもあれば、さらに離れて開催されるものもあります。それはすべて、開催される会議の緊急性と種類によって異なります。これは、利害関係者の場合を除いて、会議が最新情報を共有するためだけに開催されるという意味ではありません。チームのプロジェクトミーティングでは、グループをまとめて問題を解決したり、特定の目標や期待に応えるために進捗状況を改善したりします。会議は、より良いチームワークを構築するためにも使用でき、生産性と士気の向上につながります。

プロジェクト会議の種類

プロジェクト管理会議に関しては、いくつかの異なる種類があります。いくつかの一般的なものには、進捗報告、プロジェクトの目的の議論またはアイデアの生成、プロジェクトの過程で発生した問題についての話し合い、アイデアの承認または却下が含まれます。出席者を中心に展開する会議もあります。これには、定期的なチームミーティングや利害関係者のミーティングが含まれます。これらはより一般的であり、関係者にマイルストーンの最新情報を提供するだけです。

どのような種類の会議であっても、プロジェクトマネージャーが主導します。そのため、そのポジションではコミュニケーションスキルが非常に重要です。リアルタイムのデータが会議を推進することで、会議の生産性が向上します。 ProjectManager は、ライブデータを使用してレポートを生成するオンラインプロジェクト管理ソフトウェアです。概要のステータスレポート、進捗状況を確認する進捗レポート、順調に進んでいることを確認する差異レポートなどをすばやく作成できます。すべてのレポートはカスタマイズ可能であるため、表示したいデータのみを表示するようにフィルタリングできます。その後、それらを関係者と共有して最新の状態に保つことができます。

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10の重要なプロジェクトミーティング

プロジェクト管理会議はコミュニケーションイベントであり、明確なコミュニケーションがプロジェクトを順調に進めます。そのため、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって繰り返し開催されるさまざまな種類のプロジェクトミーティングがあります。ここでは、より重要なものの 10 を示します。

1. プロジェクトキックオフミーティング

キックオフミーティングはプロジェクトの最初のミーティングではないかもしれませんが、最初の重要なミーティングです。ここでは、プロジェクトマネージャー、クライアント、およびプロジェクトチームが紹介され、プロジェクトの目標が表明されます。プロジェクトのキックオフミーティングは、自己紹介から始まり、クライアントの背景を確認し、プロジェクトの範囲について話し合います。プロジェクトチームの役割と責任、および次のステップについても説明します。

2. プロジェクト進捗会議

プロジェクトステータスレポートミーティングは、チームメンバーがデータを提供し、プロジェクトマネージャーが特定の期間におけるプロジェクトの進捗状況を確認するために使用します。これは、プロジェクトマネージャーに情報を提供するだけでなく、プロジェクトチームに説明責任を持たせるのにも役立ちます。達成したこと、保留中のこと、および今後のマイルストーンについて話したいと思うでしょう。また、予算を確認し、リスクを評価し、今後の会議をスケジュールして、議論されたすべてが解決されたことを確認する必要があります.

3. 事業検討会

プロジェクトレビュー会議は事後分析会議とも呼ばれ、プロジェクトが完了した後に開催されます。成功したか失敗したかにかかわらず、レビューミーティングは、何が機能し、何が機能しなかったかを一覧表示するのに役立ちます。事後分析は、プロジェクトマネージャーが同じ過ちを繰り返さないようにする機会を与えるため、特に役立ちます。会議は、プロジェクトの目的を繰り返し、チームに議論を開始することから始まります。チームは、作業、障害物、およびリスクを正直に批評することが許可されている必要があります。また、予算、使用されたものと使用されなかったもの、およびその理由についても話し合う必要があります。同時に、プロジェクトの成功を祝う必要があります。

4.オールハンズミーティング

全社会議またはタウンホールは、会社のすべてを集めます。チームリーダー、エグゼクティブチーム、利害関係者など、すべての従業員が関与します。これらの会議は、収益、戦略など、組織全体に関係する事項について話し合うためのものです。プロジェクトの場合、これには、プロジェクトマネージャーから利害関係者、およびその間のすべての人まで、プロジェクトチーム全体が含まれます。最新情報を共有したり、連携を推進したり、マイルストーンを祝ったり、質問を受け付けたりするために開催することができます。

5. スプリント計画ミーティング

スクラムは、プロジェクトをスプリントと呼ばれるブロックに分割するアジャイルな作業方法です。通常、これらはわずか 2 ～ 4 週間です。スプリント計画会議には、スクラムマスター、スクラムプロダクトマネージャー、およびスクラムチームが参加します。彼らは集まって未処理の項目を調べ、次の春に処理するものを決定します。これはスクラムセレモニーと呼ばれる共同作業です。ミーティングの前に、スクラムマスターとプロダクトマネージャーはチームのキャパシティとタイムラインを確認し、以前のスプリントからの洞察を使用して新しいスプリントを定義します。

6.運営委員会

運営委員会は、プロジェクトを監督し、サポートを提供する責任を負う利害関係者が関与する一種のガバナンスです。プロジェクトがその目標を達成するのを助けるために働くグループの別の用語は、利害関係者委員会、上級管理職、プロジェクト作業グループ、またはプロジェクト監視委員会です。ステアリングコミットミーティングの頻度はプロジェクトによって異なりますが、通常はマイルストーンが達成された後に行われます。

7. 利害関係者会議

利害関係者会議は、プロジェクトの利害関係者を互いに紹介するために使用されます。これは賛同を得るために使用され、プロジェクトの目的も定義します。また、利害関係者のインタビューを行って、彼らの目標や展望、最新情報を入手する方法などについて洞察を得ることができる時期でもあります。また、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて関係者と会い、進捗状況を最新の状態に保ちます。

8. 緊急時対応計画会議

コンティンジェンシープランは、プロジェクトにスコープ、スケジュール、または予算の変更が必要な問題が発生した場合の what-if シナリオです。これらの問題は、環境、技術などの問題である可能性があります。これは、緊急時対応計画会議が、プロジェクトチームおよび関連する利害関係者とブレインストーミングを行い、リスクを特定し、提供された場合はそれらへの対応方法を特定する機会であることを意味します。次に、これらのリスクが発生する重大度と可能性、およびそれらがプロジェクトに与える影響を判断する必要があります。これは、プロジェクトマネージャーが緊急時対応計画を作成することにつながります。

9. 変更管理委員会会議

変更管理委員会は、プロジェクトで発生する変更要求を確認するように設定されています。その後、それらは評価され、承認、延期、または拒否されます。このプロセスは、変更管理委員会の会議中に行われます。ただし、プロジェクトチームとスポンサーが変更の重要性をすでに認識している場合、変更管理委員会がミーティングで彼らの提案に反対することはまずありません。

10. 毎日のスクラムミーティング

スプリントの毎日、毎日のスクラムミーティングが開催されます。これらの会議は通常、同じ場所と時間に行われますが、理想的には、その時間は、次の作業を設定するための 1 日の始まりです。毎日のスクラムミーティングは、会話の関連性を維持するために、15 分以内の短いものです。このミーティングは、デイリースタンドアップミーティングとも呼ばれ、スプリングを行っているチームの献身的なメンバー、スクラムマスター、そしてほとんどの場合、プロダクトオーナーが含まれます。これらは問題解決の会議ではありませんが、3 つの質問に答えます。昨日は何をしましたか? 今日は何をすべきですか？障害はありますか？

プロジェクト会議に役立つプロジェクト管理テンプレートとは?

プロジェクト会議は重要であり、すべてがプロジェクト管理の目的を果たします。ミーティングが適切に行われるように、ダウンロードできる無料のテンプレートがいくつか用意されています。 ProjectManager はもちろんプロジェクト管理ソフトウェアですが、これらのプロジェクト管理会議テンプレートを含む、プロジェクトのすべての段階に対応する無料のプロジェクト管理テンプレートの完全なスイートもあります。

議事録テンプレート

会議の議事録は、適切なポイントを印刷して記録し、プロジェクト管理会議が終了した後にそれらの要点が確実に実行されるようにします。 Word 用の無料の会議議事録テンプレートを使用すると、議題、アクションアイテム、次の会議の詳細だけでなく、この情報を簡単に収集して配布できます。

プロジェクトステータスレポートテンプレート

プロジェクトステータスミーティングを計画している場合は、無料のプロジェクトステータスレポートテンプレートを使用して、必要なデータを収集してください。レポート期間のプロジェクトの概要、プロジェクトの健全性、さらには発生したリスクや障害の調査などの情報を利害関係者とやり取りするのに役立ちます。

プロジェクトダッシュボードテンプレート

どんなプロジェクトミーティングでも、ダッシュボードは重要なデータを提供します。ダッシュボードには、プロジェクトの概要が表示されます。 Excel 用の無料のプロジェクトダッシュボードテンプレートを使用すると、タスク、ワークロード、タスクの長さ、およびコストに関するデータを入力できます。これらのデータは、プロジェクト管理会議で簡単に消化できるカラフルなグラフとして自動的にレンダリングされます。

ProjectManager は、プロジェクトミーティングの管理を支援します

テンプレートは役に立ちますが、制限があります。 ProjectManager はリアルタイムでデータを更新するオンラインソフトウェアですが、それらは手動で代入する必要があります。プロジェクトミーティングをスケジュールし、特定の日時にチームを招待することもできます。ファイルやその他の情報を追加し、会議がプロジェクト全体で繰り返される場合は定期的に会議を設定することもできます。しかし、それは機能豊富なソフトウェアの観点から見ると氷山の一角にすぎません。

アクションアイテムをタスクに変える

プロジェクト管理会議は重要ですが、さらに重要なのは、得られた情報に基づいて行動することです。当社のソフトウェアには複数のプロジェクトビューがあり、複数の部門のチームが快適に使用できるツールを使用できます。タスクリスト、かんばんボード、またはカレンダービューでアクションアイテムをキャプチャできます。マネージャーはおそらくオンラインのガントチャートを更新することを好みます。どのプロジェクトビューを使用しても、すべてのデータはソフトウェア全体で共有され、リアルタイムで更新されるため、全員が常に最新の情報で作業できます。

リアルタイムダッシュボードを使用する

ダッシュボードテンプレートの代わりに、リアルタイムダッシュボードが常に更新されます。それらは自動的に数値を処理し、時間、コストなどを追跡する読みやすいグラフやチャートに結果を表示します。プロジェクトミーティングでリアルタイムダッシュボードを、常にライブデータを提供する視覚的な補助手段として使用します。他のソフトウェアツールとは異なり、タイムリーな構成は必要ありません。ダッシュボードは稼働しているため、すぐに使用できます。 ProjectManager のダッシュボードプロジェクト会議が終了すると、実際の作業が始まります。当社のソフトウェアにはリスク、タスク、およびリソースの管理機能があり、プロジェクトがどのような状況にあっても順調に進み、生産性を維持できます。私たちのコラボレーションプラットフォームは、別の部門やタイムゾーンにいるかどうかに関係なく、全員がつながっていることを意味します。いつでもタスクレベルでコメントしたり、ファイルを共有して共同作業を改善したりできます。

プロジェクト管理チームをガイドする 10 のプロジェクト ミーティング