プロジェクトの監視と制御: ツールと手順

プロジェクトは管理しやすいようにフェーズに分割されています。 どれも重要ですが、特にプロジェクトのモニタリングが重要です。 プロジェクトの監視と制御は、プロジェクト マネージャーがプロジェクト チームとともに実施している計画が滞りなく進むことを保証する方法です。

プロジェクト管理には、プロジェクトのスケジュール、リソース、コストを徹底的に監視するための多くの手順が含まれます。 もちろん、プロジェクト監視ツールはありますが、プロジェクト管理のすべてと同様に、これから説明するプロセスがあります。

プロジェクトの監視と制御とは何ですか?

プロジェクトを監視する手順に進む前に、概念をコンテキストに入れてみましょう。 プロジェクト管理プロセスには、開始、計画、実行、監視と制御、終了という 5 つのフェーズがあります。 プロジェクトの監視と制御は、プロジェクトのライフサイクルの実行フェーズと並行して行われます。

プロジェクトの監視と制御は、プロジェクトのパフォーマンスを測定し、プロジェクト計画に設定された内容に従っていることを確認することに特化したプロジェクト管理フェーズです。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの進行状況とパフォーマンスを綿密に追跡し、プロジェクトのステータスを確認し、潜在的な問題を特定し、必要に応じて修正措置を実行して、プロジェクトを予定どおり予算内に維持します。

プロジェクト内の問題を見つけるには、進行状況とパフォーマンスを監視できるプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。 ProjectManager は、プロジェクトをリアルタイムで監視および制御するために必要なツールを提供する、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 プロジェクト マネージャーは、リアルタイム ダッシュボードに切り替えることで、プロジェクトの概要を把握できます。 時間、コスト、作業負荷などの指標に関するプロジェクト データを自動的に収集し、読みやすいグラフやチャートで表示します。 軽量のソフトウェアとは異なり、時間のかかるセットアップは必要ありません。 ダッシュボードはいつでも準備ができています。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。

プロジェクトの監視と制御はなぜ重要ですか?

プロジェクトの監視と制御はプロジェクト管理にとって非常に重要であるため、5 つのプロジェクト管理プロセスの 1 つとなっています。 前述したように、プロジェクトの監視はプロジェクトの実行と連携して行われ、タスクが完了する際にスケジュールどおりに進行し、プロジェクトの予算を守っているかを確認します。

プロジェクトのモニタリングは、プロジェクトをスケジュールどおりに維持し、過剰支出を回避するだけでなく、リスクを管理し、範囲の拡大を回避する優れた方法でもあります。 さまざまな指標を追跡することで、プロジェクト マネージャーはリスクがプロジェクト内で問題として現れたときに、より早期にリスクを特定できます。 早期発見は早期の軽減を意味します。 スコープクリープについても同様です。 変更がプロジェクトに適用される場合、変更リクエストなどの管理手順は、変更がスケジュールに悪影響を及ぼさないようにするのに役立ちます。

プロジェクトの監視と制御を無視することは、プロジェクトを運命の手に委ねることと同じです。 もしかしたらすべてがうまくいくかもしれないし、うまくいかないかもしれない。 しかし、それはプロジェクトマネージャーがやるべきことではありません。 彼らは、プロジェクトを計画してチームを割り当てるだけでなく、不必要なコストを追加することなく、チームがプロジェクトのスケジュールに従ってタスクを確実に実行するようにする責任もあります。

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プロジェクト監視の手順

プロジェクト マネージャーがタスクをスケジュールし、プロジェクト スポンサーが承認するプロジェクト計画を作成したら、プロジェクトの実行フェーズに進みます。 上で定義したように、プロジェクトのモニタリングは、プロジェクトがスケジュールと予算どおりに実行されていることを確認するために、プロジェクトの実行と同時に行われます。 以下は、プロジェクトを適切に監視していることを確認するために実行する 8 つの手順です。

1. プロジェクト スコープのベースラインを作成する

プロジェクトのスコープは、プロジェクト関係者の期待と要件を定義します。 これはプロジェクト全体で進行状況を監視するために使用されます。 プロジェクト スコープ ベースラインは、これらの期待と要件を把握し、計画された作業量と実際の作業量を比較して、プロジェクトの実行がプロジェクト計画と一致していることを確認するために使用できます。 スコープ ベースラインはプロジェクト中にレビューおよび修正できますが、スコープのクリープを回避するための正式な変更管理プロセスを通じてのみ可能です。

2. プロジェクトスケジュールのベースラインを作成する

スケジュールが主要な関係者によって承認されたら、保存します。 それはプロジェクト スケジュール ベースラインと呼ばれます。 これはスコープ ベースラインのようにプロジェクト全体で使用できますが、この場合は、実際の進捗状況と計画されたプロセスを比較するために使用されます。 これにより、プロジェクト マネージャーはプロジェクトの差異を追跡し、プロジェクトを軌道に戻すための修正措置を講じることができます。 また、プロジェクトが予定どおり進んでいるかどうかに関係者は常に関心を持っているため、関係者のコミュニケーションにも役立ちます。 プロジェクト スケジュールのベースラインも、必要なプロジェクト管理です。

3. プロジェクトのコストを見積もり、プロジェクトの予算を定義する

プロジェクトのコストが正確であればあるほど、プロジェクトの予算も正確になります。 予算を提出し、関係者によって承認されたら、プロジェクトを遂行するために追加の資金を要求することは絶対に避けるべきです。 コストを正確に見積もり、それに応じて予算を計画するために使用できるさまざまなテクニックがあります。 ここで、すべてのプロジェクトの経費を監視し、変更管理システムを使用してプロジェクトのコストを追跡し、不一致があれば対応する必要があります。 また、支出を監視する方法として、予算のベースラインを作成し、それを使用して実際のコストと計画コストを比較することもできます。

4. リスクログを使用する

プロジェクトを監視する際に注意すべき最も重要なことの 1 つはリスクです。 計画段階で、プロジェクトに現れる可能性があると思われるリスクを収集したリスク ログを作成できます。 そうすれば、プロジェクトに対するリスクの潜在的な影響と、そのリスクを特定して軽減する責任者を書き留めることができます。 また、優先順位を設定して、どのリスクにすぐに対処する必要があるか、または待ってもよいかを判断することもできます。 プロジェクトを監視している間、リスク ログは、良くも悪くもプロジェクトに影響を与える可能性のある問題に常に注意を払うのに役立ちます。 問題が特定された場合は、迅速かつ効果的に対応できます。

5. 変更ログを使用する

プロジェクトの監視は、変化を検出することがすべてです。 その場合、それを制御するために変更ログが必要になります。 変更ログは、プロジェクトに加えられた変更を時系列にリストした文書です。 これは、行った変更の概要として機能し、プロジェクト マネージャーが発生したすべての変更を追跡し、伝達できるようにします。 これにより、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの関係者に常に情報を提供し、発生した変更と適切に管理されたことを理解できるようにするための別のコミュニケーション ツールも提供されます。

6. 品質管理手順の確立

プロジェクトを予定通り予算内で遂行することの重要性がよく議論されますが、品質の重要性を無視してはなりません。 製品やサービスが期待される品質を満たしていない場合、それは失敗です。 品質管理手順により、製品またはサービスがテストされ、プロジェクト計画で設定された基準を満たしていることが保証されます。 ミスを減らす効果もあります。 したがって、品質管理手順を確立することは、プロジェクトを徹底的に監視する上で重要な部分です。

7. プロジェクト監視ツールを使用する

プロジェクト監視ツールはプロジェクトの監視に不可欠です。 プロジェクト管理ソフトウェアには、プロジェクト マネージャーがコスト、リソース、時間などプロジェクトを把握できる多くの機能があります。 プロジェクトの進行状況とパフォーマンスの概要を表示するダッシュボード、詳細なステータス レポート、詳細情報を取得するためのその他の種類のレポート、さらにはチームのパフォーマンスを追跡するためのリソース管理機能もあります。 これらの機能を備え、より洞察に富んだモニタリングのためのリアルタイム データを取得できるクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアを必ず探してください。

8. プロジェクトレポートの作成

プロジェクト レポートについて触れたばかりですが、さらに詳しく説明する必要があります。 プロジェクト レポートには、プロジェクトの現在の状態が説明されます。 ステータス レポートは特定の期間のデータを取得しますが、ポートフォリオ ステータス レポートは複数のプロジェクトについて同じことを行います。 ただし、プロジェクトの差異や作業負荷などに関するレポートは他にもあります。 すべてのレポートはプロジェクトを監視するために重要であり、プロジェクトに関する最新情報を得るために関係者と共有する必要があります。

ProjectManager は堅牢なプロジェクト監視ソフトウェアです

ProjectManager は、プロジェクト マネージャーがプロジェクトを監視および制御するためのツールを備えたオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のソフトウェアはリアルタイム データを提供するため、プロジェクトをありのままではなく、ありのままに見ることができます。 さらに、当社の共同プラットフォームは、オフィスにいるか、現場にいるか、あるいはその間のどこにいても、全員を接続し続けます。 これによりコミュニケーションが容易になり、問題がすぐに特定されて解決され、プロジェクトを順調に進めることができます。

カスタマイズ可能なレポート

ダッシュボードは、プロジェクトの高レベルの概要が必要な場合に最適ですが、データをさらに深く掘り下げたい場合は、カスタマイズ可能なレポートを使用します。 数回キーを押すだけで、プロジェクトまたはポートフォリオのステータス、ワークロード、差異などに関するレポートが生成されます。 すべてのレポートをフィルタリングして、表示したい情報のみを表示できます。 プロジェクト マネージャーはプロジェクトを監視できるだけでなく、すべてのレポートをさまざまな形式で共有したり、関係者向けのプレゼンテーション用に印刷したりすることができます。

リソースを追跡する

チーム、資材、設備などのリソースを監視することは、プロジェクト監視プロセスの重要な部分です。 当社のリソース管理ツールには色分けされたワークロード チャートがあり、誰が割り当て超過になっているかを簡単に確認できます。 そのグラフからタスクを再割り当てし、チームのワークロードのバランスをとって、能力を最大限に発揮できるようにすることができます。 チームの生産性は、スケジュールを守るのに役立ちます。 また、安全なタイムシート ツールを使用すると、給与計算を合理化するだけでなく、チームの記録された時間を確認し、プロジェクト計画を遵守していることを確認することもできます。

ProjectManager には複数のプロジェクト ビューがあり、誰もが好みのツールで作業できるようになります。 ガント チャート、カンバン ボード、タスク リスト、カレンダー ビューのいずれであっても、すべてのデータがリアルタイムで同時に更新されるため、全員が一緒に作業することができます。 また、プロジェクトのリスクを特定して追跡し、スケジュールの狂いを避けるのに役立つリスク管理機能も備えています。

ProjectManager は、チームがプロジェクトをリアルタイムで計画、管理、追跡できるようにする受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 当社の多くの監視および制御機能により、プロジェクト マネージャーは常に変更を把握し、プロジェクトのライフ サイクル全体にわたって変更を管理できます。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。