プロジェクト スコープ ステートメント: 次の 7 つの項目を含める

プロジェクトの範囲 —プロジェクト管理計画を策定する前に、目標をしっかりと把握しておく必要があります。 すべてのプロジェクト作業の合計として定義されるプロジェクト スコープは、プロジェクト全体が存在する境界です。

しかし、プロジェクトの範囲は作業管理だけではありません。 それを定義するには、プロジェクトの目標、作業の分解構造、要件などを理解する必要があります。 次に、プロジェクト スコープを定義したら、スコープ ステートメントを作成できます。

プロジェクト スコープ ステートメントとは何ですか?

スコープ ステートメントは、プロジェクト スコープのすべての要素と、前提条件、プロジェクトの要件、および承認基準を定義するドキュメントです。 プロジェクト スコープ ステートメントは、利害関係者やチームメイトがプロジェクトの成功を正確に測定するためのガイドラインとして参照し、使用するための主要なツールとして機能します。

プロジェクト スコープ ステートメントは、スコープ マネジメント計画の一部であり、プロジェクト スコープを管理するためのすべての戦略、規則、および手順を含むより大きな文書です。 同様に、スコープ管理計画はプロジェクト計画の重要な構成要素です。

これら 3 つのプロジェクト ドキュメントは、プロジェクトの成功にとって非常に重要であり、プロジェクト マネージャーとしてそれらを追跡する必要があります。 そのためには、ProjectManager などの堅牢なプロジェクト計画ソフトウェアを使用することが重要です。 ProjectManager には、ガント チャート、カンバン ボード、タスク リストなどの専門的なプロジェクト計画ツールが装備されています。

プロジェクトスコープステートメントの概要

プロジェクト スコープ ステートメントとは何かがわかったので、この重要なプロジェクト管理ドキュメントの書き方を学びましょう。 ジャーナリズムの 5 つの W (誰が、何を、いつ、どこで、なぜ) と同様に、プロジェクトのスコープ ステートメントを適切に概説するには、次の 7 つの事項に対処する必要があります。

1. プロジェクトの目標と目的

プロジェクトの目標と目的は、プロジェクトの目的を定義するものです。 プロジェクトの目標は、より広いプロジェクトの目標につながる小さなステップです。 それらを説明することから、プロジェクトのスコープ ステートメントを開始します。 これらの目標と目的は、プロジェクト憲章にも文書化する必要があります。

2. プロジェクト要件

プロジェクト マネージャーと利害関係者は、プロジェクトの範囲と、期待される品質、リスク、利益、コストなどの他のプロジェクト要件について合意に達する必要があります。

3. 事業範囲の説明

簡単に聞こえるかもしれませんが、これが最も重要なステップです。 ここで、プロジェクト スコープを定義します。これは、プロジェクトを完了するために実行する必要があるすべての作業です。 プロジェクトの範囲を定義するのに役立ついくつかの簡単な手順を次に示します。

• 作業分解構造を使用して、すべてのプロジェクト タスク、成果物、およびマイルストーンを視覚化します。
• プロジェクトの範囲内にあるものと範囲外にあるものをリストします。 プロジェクト スコープに含まれていないものはすべて、プロジェクトの除外と呼ばれます。
• 時間やコストなどのすべての制限であるプロジェクトの制約を特定します。
• スコープ ベースラインを作成して、実際の進捗状況を計画されたプロジェクト スコープと比較します。

プロジェクトの除外と制約は、プロジェクトが存在するための境界を確立するのに役立つため、非常に重要です。 また、利害関係者の期待/意見を管理し、チーム メンバーに創造的な制限を課して作業を進めます。

4. プロジェクトの除外

最初からプロジェクトに含まれるものの境界を定義することが不可欠ですが、このプロジェクトに含まれないものをリストアップすることも非常に重要です。 例えば：

• 後のプロジェクトで計画され、意図的にこのプロジェクトに含まれていないアプリケーションの更新
• 特定のサポートライン/製品機能への顧客アクセスの制限または再スケジュール

5. プロジェクトの制約

プロジェクトの制約は、プロジェクトの管理を解決すべきパズルのようなものにしています。 プロジェクトを管理する上での上位 3 つの制約は、通常、プロジェクト管理の 3 つの制約として知られる、時間、お金、範囲です。 つまり、「スコープ」のレバーを 1 つ引くと、「お金」または「時間」の別のレバーも動きます。

しかし、リスク、リソース、組織、方法、顧客など、いつでも発生する可能性のある追加のプロジェクトの制約があります。 プロジェクトで予想される制約をすべてリストアップして、必要なときにソリューションをすぐに開始できるようにします。

6. プロジェクトの前提

通常、プロジェクトの想定は、時間、お金、範囲など、最終的には制約となるものそのものを中心に展開されます。 たとえば、このセクションでは、「フロントエンド開発チームはこのプロジェクト期間中に利用可能になります」または「カスタマー サポート チームは x 時間までに新製品のトレーニングを受けます」などをリストします。 これらをリストアップすることは重要です。これにより、主要な利害関係者に、プロジェクトを進めるために必要な主要なリソースが何かを伝えるだけでなく、最大のリスク要因がどこにあるのかについての洞察も得られるからです。

7. プロジェクト成果物

ビジネス目標を達成するために、チーム メンバーが作成する必要がある成果物をリストアップします。 これには、製品自体、取扱説明書およびインストール マニュアル、マーケティング資料、プレス リリース、広告キャンペーンなどが含まれます。

プロジェクト スコープ ステートメントのアウトラインは、完全なスコープ ステートメントを構築する際の目印として機能するのに役立ちます。 プロジェクトの将来をこのような高いレベルで予測することは不可能ですが、これはプロジェクトを可能な限り結果に近づけるための最初のステップです。 上記の 7 つの重要なステートメントから始めることで、プロジェクトを成功に導くことができます。

ガント チャートは、スコープ管理の主力です。 ただし、ほとんどの Gantt ソフトウェアは、機能面でひどく制限されています。 ProjectManager には動的なオンライン ガント チャートがあり、通常の整理、優先順位付け、依存関係のリンク、およびマイルストーンの追加を行います。 ただし、他のツールとは異なり、クリティカル パスをフィルター処理できます。 ベースラインを設定すると、実際の進捗状況と計画した進捗状況を比較できます。 プロジェクトの範囲を監視するのにこれ以上の方法はありません。

プロジェクト スコープ ステートメント テンプレート

無料のプロジェクト スコープ テンプレートは、プロジェクトのスコープ ステートメントを作成するのに最適なツールです。 上記で確認したフィールドに入力するだけで、作業の管理を開始できます。

プロジェクト範囲ステートメントと作業範囲

作業範囲など、プロジェクト スコープ ステートメントでよく混同されることがいくつかあります。 似ているように聞こえるかもしれませんが、これら 2 つの主な違いは次のとおりです。

あなたの仕事の範囲は、通常、コンサルタントとクライアントの間で行われる仕事の合意を詳述する仕事の合意であり、以下を含みますが、これらに限定されません:

• 成果物・製品・成果
• プロジェクトタイムライン
• プロジェクトのマイルストーン
• プロジェクトの進捗状況をカタログ化するためのレポート

作業範囲を記述するのは時間がかかる場合がありますが、それはプロジェクト自体の概要を示しており、必ずしも従うべ​​き計画の概要を示しているわけではありません。 次に、プロジェクト スコープ ステートメントは、プロジェクト計画とプロジェクト自体で期待されることを正確に詳述し、マッピングすることによって、その役割を果たします。

プロジェクト スコープ ステートメントとプロジェクト スコープ管理計画

それらは似ているように聞こえ、プロジェクトの結果も似ているかもしれませんが、プロジェクト スコープ ステートメントはプロジェクト スコープ マネジメント計画とは異なります。 プロジェクト スコープ マネジメント計画は、プロジェクト スコープ ステートメントに続くものであり、プロジェクト ライフ サイクルの開始から終了までのスコープ マネジメント プロセスを詳述します。

さらに、プロジェクトの過程で実行する必要がある作業を定義するのに役立ち、それらのプロセスを制御および監視します。 また、スコープ クリープを回避するためにフェーズを文書化して追跡し、成果物の監査やプロジェクトの結果の成功要因の評価など、プロジェクトの終了を支援します。

スコープ ステートメントは、プロジェクト スコープ管理計画の傘であり、利害関係者とチーム メンバーが従うルーブリックとして機能します。

プロジェクト スコープ ステートメントを成功させるためのベスト プラクティス

プロジェクト スコープ ステートメントを作成する際に考慮すべきベスト プラクティスは次のとおりです。

• 専門用語の多い言葉の使用は避けてください。 複数の部門や専門分野にまたがる複数の人と話すことになるため、一貫性のある明確な言葉遣いを心がけてください。
• 短くしてください。 これは利害関係者の同意を求めているドキュメントであるため、完成する前に多くの編集を行う必要があり、後で参照するためのクイック リファレンス ガイドにする必要があります。 そのため、シンプルに保ち、完全なプロジェクト計画のために言葉遣いを保存してください。
• 抜本的な発言は避けてください。 プロジェクトが開始される前に、プロジェクトにリソースを過度に投入したくはありません。
• 次のような質問に答えることを確認してください。
  • 長期的なビジネス上のメリットは何ですか?
  • まだ存在していない顧客に何を提供しますか?
  • これは、現在市場で提供されているものよりも優れていますか?

ProjectManager & プロジェクト範囲管理

大規模なプロジェクトのロールアウトは、時間とエネルギーの両方を必要とする場合があります。 キックオフの前に圧倒されないようにしてください。 手始めに、ガント チャート ソフトウェアを使用して WBS を作成し、成果物をビジュアル化して、プロジェクト スコープ ステートメントを提出する前に完了する必要があるタスクを取得できます。

そこから、ProjectManager を試し、タスク管理機能を使用して、必要なすべてのタスクをプロジェクト フェーズごとに整理、優先順位付け、および並べ替えることができます。 他の人に意見を求めることもできます。チーム メンバーはタスクに直接コメントできるため、コミュニケーションが整理され、要点を絞ったままになります。

リソース、タスク、成果物などを把握して、プロジェクトを順調に進めることができます。 ProjectManager を使用すると、ガント チャートを使用してプロジェクトのタイムラインを計画したり、タスク リストやかんばんツールを使用して成果物をリストしたり、チーム メンバーにタイムラインを確認してから主要な利害関係者にスコープ ステートメントを提出したりすることができます。 30 日間の無料トライアルを今すぐ開始してください。