プロジェクトスコープ101
公開: 2022-08-23プロジェクト スコープの定義は、プロジェクト計画プロセスの重要な部分です。 これは、プロジェクトの範囲によって、プロジェクトの作業に含まれるものと含まれないものの境界が定義されるためです。これは、プロジェクトの予算とスケジュールを作成する際に非常に重要です。
したがって、当然のことながら、スコープ管理はプロジェクト管理の非常に重要な領域であり、学ぶべきことがたくさんあります。 しかし、その前に、プロジェクト スコープの定義から始めましょう。
プロジェクトの範囲とは?
プロジェクト スコープは、プロジェクトを完了するために実行する必要がある作業の総量です。 これは、プロジェクト管理の 3 つの制約の 1 つでもあります。 スコープの定義は、プロジェクト計画プロセスの一部であり、プロジェクト マネージャーがプロジェクトの目標、成果物、タスク、コスト、および期限を決定するのに役立ちます。
プロジェクトのスコープは通常、スコープ ステートメントと呼ばれるドキュメントで定義されますが、スコープ管理計画では、それがどのように制御されるかが説明されます。 これらの重要なプロジェクト管理ドキュメントについて学びましょう。
プロジェクトスコープステートメント
前述のように、スコープ ステートメントは、プロジェクトのスコープを記述するプロジェクト管理ドキュメントです。 通常、次の要素が含まれます。
- プロジェクトの目標と目的:プロジェクトの要件または承認基準。
- プロジェクト成果物:プロジェクト タスクの結果。
- プロジェクトの除外と制約:プロジェクト マネージャーとして、できないこととその理由を説明する必要があります。
- プロジェクトの仮定:プロジェクト管理チームが作業を実行する前に持っているいくつかの初期の仮定。
- プロジェクト マイルストーン:フェーズの終了など、プロジェクト ライフ サイクルの重要な瞬間を示します。
- Scope Baseline:計画した当初のスコープ。 スコープ ベースラインを使用すると、実際の結果をスコープ ステートメントの内容と比較できます。
スコープ ステートメントは、プロジェクト マネージャーのガイドラインでもあります。 プロジェクトのライフ サイクル全体を通じて、変更要求に関する決定を下すのに役立ちます。 プロジェクト計画がどれほど徹底していても、変更はプロジェクトの避けられない部分であるため、後でより適切に管理できるように、スコープ ステートメントに変更の可能性を含める必要があります。
無料のプロジェクト スコープ ステートメント テンプレートは、プロジェクト スコープを定義するのに最適なツールです。 簡単にカスタマイズできるので、プロジェクトのニーズに合わせて調整できます。 その後、堅牢なスコープとタスク管理エクスペリエンスのために ProjectManager を試すことができます。
スコープ管理計画
スコープ管理計画は、プロジェクト計画の要素です。 これには、スコープ ステートメントと、プロジェクト チームがプロジェクト スコープを監視および制御するために実行するアクション プランが含まれます。
プロジェクトのスコープを定義する方法
プロジェクトの範囲を定義することは、すべてのタスク、成果物、マイルストーン、および依存関係を特定するだけではありません。 以下の手順に従って、プロジェクトの範囲をより全体的に把握してください。
1. プロジェクトの目標と目的を定義する
プロジェクトの目標とプロジェクトの目的は同じものではありません。 目標は、より具体的な目標よりも高レベルです。 これらは、プロジェクトの開始段階でプロジェクト憲章で定義する必要があります。
2. プロジェクト要件の収集
プロジェクト要件は、プロジェクト憲章にも記載されています。 利害関係者には、品質、財務、およびその他の種類のプロジェクト要件があります。 これらの要件は、スコープに含めることができるものとできないものを定義するのに役立ちます。
3. プロジェクトの除外と制約
プロジェクトの除外とは、実行されないすべてのものを指します。 それを決定することは、スコープを定義することと同じくらい重要です。 これにより、プロジェクト関係者との誤解を避けることができます。 プロジェクトの範囲に影響を与える可能性のあるコストなどの重要な制約に注意することも重要です。
4. タスクと成果物を定義する
作業分解構造 (WBS) は、プロジェクト マネージャーがプロジェクトを完了するために必要なすべてのタスクを視覚化し、それらを階層別に整理し、依存関係と成果物を特定するのに役立つ計画ツールです。
5. リソース管理計画を立てる
プロジェクト タスクを特定したので、次はそれらを実行するために必要なリソースを決定します。 これには、チームメンバー、機器、および材料が含まれます。 プロジェクト スコープ内のすべてのタスクを達成するには、これらのリソースを割り当てる必要があります。 これらのコストを見積もり、プロジェクトの予算に追加します。
6. 変更管理プロセス
新しいプロジェクト要件などの変更が見過ごされると、プロジェクトの範囲に悪影響が及ぶ可能性があります。 これは、考慮されていない余分な作業が発生するためです。 それはスコープクリープと呼ばれます。 これを回避するには、プロジェクト チームがスコープ管理計画を調整できるように、変更要求などの管理手順を変更する必要があります。
プロジェクト スコープを定義したので、スコープ管理プロセスの最初のステップが完了しました。
プロジェクト範囲管理プロセス
プロジェクトを管理することは実際にはその範囲を管理することであるため、範囲管理はプロジェクト管理の最も重要な領域の 1 つです。 これは、スコープ マネジメントが、利害関係者によって承認された時間と予算内でプロジェクトの目標を達成することにあるためです。 しかし、それらの決定は必ずしも拘束力があるわけではありません。 もちろん状況は変化しますが、それらの変化が利害関係者のプロジェクトの目標に沿っていることを確認する必要があります。
範囲を管理するということは、最初からあなたと利害関係者が明確なコミュニケーション ラインを持つことを意味します。 彼らがプロジェクトに何を期待しているかを知るには、彼らのビジョンを知る必要があります。 そうすれば、変更が発生したときに、プロジェクト全体を順調に進めながら、プロジェクトの目標を達成するように指示できます。 しかし、それはほんの始まりに過ぎません。
プロジェクトの範囲を管理するには、次の 5 つのことを行う必要があります。
- プロジェクトの範囲を定義する
- スコープステートメントを書く
- スコープ管理計画を作成する
- スコープを制御するためのスコープ ベースラインの定義
- プロジェクトのライフ サイクル中にプロジェクト スコープを監視および制御する
プロのヒント:スコープ管理は、プロジェクト管理協会 (PMI) によってプロジェクト管理の知識領域として定義されています。
ProjectManager でプロジェクト スコープを管理する方法
ProjectManager には、マネージャーがプロジェクトの範囲を追跡するのに役立つ一連のツールがあります。 プロジェクト マネージャーの観点から見た何よりもまず、オンライン ガント チャートです。 ガント チャートを使用してプロジェクト プランを作成します。プロジェクト プランでは、範囲指定されたすべてのタスクが担当者と期限でスケジュールされます。 さらに、ガント チャートには、チーム メンバーがタスクを完了するとリアルタイムで更新されるプログレス バーが備わっているため、最大限の透明性が得られます。
仕事をするためのタスク管理機能
ProjectManager には、タスクを操作するための 3 つの異なるビューが付属しています。 前述のガント、カンバン ボード、タスク リスト。 3 つのビューはすべて同じプロジェクトで作業するために使用できます。つまり、チーム メンバーは独自の方法でプロジェクト タスクに取り組むことができます。 この柔軟性により、チーム全体の生産性が向上し、恐ろしいスコープ クリープを確実に回避できます。
追跡を改善するためのプロジェクト ダッシュボード
スコープ クリープを見つけようとするとき、ダッシュボードはあなたの親友です。 リアルタイムのプロジェクト ダッシュボードでは、プロジェクト全体の重要な指標をリアルタイムで確認できます。 このライブ データにより、ボトルネックや問題を思ったよりも早く見つけることができます。 さらに、関係者やチーム メンバーと簡単に共有できるシンプルなグラフですべて表示されます。
プロジェクトの範囲を管理する最善の方法は、リアルタイムのデータを提供するオンライン プロジェクト管理ツールを使用することです。これにより、問題が発生したときに問題が発生する前に対処できます。 ProjectManager はクラウドベースであるため、チームがいつでもどこからでもスタチューを更新すると、その情報がすぐに更新され、プロジェクトの進行状況をより正確に監視できます。 この 30 日間の無料試用版をご利用ください。