プロジェクト時間管理：戦略、ヒント、ツール

公開: 2022-08-23

プロジェクト管理に関しては、時間はあなたの味方ではありません。仕事が山積みになり、締め切りが迫ってきます。プロジェクトマネージャーは時間とスペースを自分の入札に合わせる方法を理解していませんが、タスクに費やす時間を管理するために使用できる時間管理テクニックがあります。

いいえ、SF ではありません。プロジェクトの時間管理です。プロジェクトの時間を管理するには、プロジェクトのライフサイクル全体を通して、タスクの計画、スケジューリング、監視、および制御が必要です。しかし、私たちは先を行っています。最初から始めましょう。

プロジェクト時間管理とは?

プロジェクト時間管理は、特定のスケジュール内でプロジェクトを完了できるように、作業を分析してタイムラインを作成するプロジェクト管理プロセスです。

プロジェクト時間を管理するには、次の 6 つの手順があります。

アクティビティの定義:プロジェクトの最終成果物を作成するために必要なすべてのタスクを定義します。
シーケンスアクティビティ:タスクと成果物の順序を設定します。
リソースの見積もり:タスクを完了して成果物を作成するために必要なリソース (および数量) を特定します。
期間の見積もり:各タスクが完了するまでにかかる時間を計算し、プロジェクトのタイムライン全体の期間を見積もります。
スケジュールの作成:上記の情報を使用して、プロジェクトのスケジュールを作成します。
スケジュールの管理:リスクを軽減し、実行時にプロジェクトスケジュールの変更に対処するための戦略を策定します。

上記の時間管理の手順では、できるだけ正確にするために、プロジェクトチームだけでなく、プロジェクトに関係する利害関係者やその他の関係者からの情報も必要です。プロジェクトの時間管理計画は静的なものではなく、プロジェクトのライフサイクル全体で確認および修正する必要があります。

プロジェクトの時間管理が重要な理由

プロジェクトは恐ろしいものです。やるべきことはたくさんありますが、通常、それを行うための時間やお金はほとんどありません。コストと時間がかかる可能性がある間違いの余地はありません。利害関係者は確実性を好みます。すべてが順調に進むと約束することはできませんが、時間を管理するために最善を尽くすことはできます。

プロジェクト時間管理により、プロジェクトをタスクなどのより管理しやすい部分に分割する機会が得られます。実際、プロジェクトの時間管理は、タスク管理やリソース管理と完全に連携して、スケジュールを守ることができます。

プロジェクトの各タスクに時間を割り当てることで、プロジェクトのタイムラインを管理し、予定どおりに納品できます。それが To Do リストであろうと、より堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアであろうと、タスクに優先順位を付け、依存関係を特定し、マイルストーンを設定して進捗状況を追跡することができます。

プロジェクト管理ソフトウェアは、これらすべての可動部分の管理に役立ちます。 ProjectManager は、チームの作業をリアルタイムで追跡するための時間管理ツールを備えたクラウドベースのソフトウェアです。また、ライブダッシュボードとワンクリックレポートで概要を把握できます。今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!

ProjectManager のリアルタイムダッシュボードは、プロジェクトの時間管理に最適です

時間管理戦略

プロジェクトのプロジェクト時間を管理する方法は多数あります。

上記の 6 つの手順に従います。これは、作業の整理とスケジュール設定に不可欠です。どのように時間を費やしているかを知る必要があります。これには、自分自身とチームの時間を記録することも含まれます。
各タスクの所要時間を確認する:これを推定した時間と比較します。矛盾がある場合は、その理由を調べて、スケジュールを調整してください。おそらく、そのタスクは、その日または週の最初のタスクであるかにかかわらず、チームが新しくなったときに実行する必要があります。
タスクに集中する:タスクリストを整理します。単純な To Do リストまたはプロジェクト管理ソフトウェアを使用しているかどうかに関係なく、タスクを期日ごとに整理して、いつ完了する必要があるかを確認します。
何をするにしても、過度にコミットしないでください:時間がかかりすぎるタスクを終了して、次のタスクに移るのが最善の場合もあります。直感に反するように思えるかもしれませんが、それがプロジェクト時間管理のすべてです: 効率です。
80/20 ルールを使用する: 80/20 ルールは、結果の 80% が 20% の作業から生じることを示しています。つまり、タスクと時間を優先してワークロードを最適化する方法を学ぶということです。
適切なプロジェクト時間管理ツールを使用する:プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、1 日中頭を悩ませている作業を合理化および自動化することで時間を節約できます。

プロジェクト時間管理ツールの例

プロジェクトの時間管理に対応するソフトウェアツールは多数あります。基本の一部は次のとおりです。

タイムシート

タイムシートは必需品です。チームは給与を受け取りたいと考えており、タイムシートは給与計算プロセスを合理化すると同時に、プロジェクトマネージャーにチームがタスクに費やしている時間を把握させます。パフォーマンスを追跡することで、マネージャーは、誰がうまく機能しているか、スケジュールどおりに戻すためにさらにリソースが必要な可能性がある人を確認できます。

レポート

プロジェクトの進捗状況とチームのパフォーマンスに関するより多くのデータを取得するには、プロジェクトレポートを使用します。ほとんどのプロジェクト管理ソフトウェアには、ステータスレポート、時間とコストに関するレポートなど、複数のプロジェクトレポートがあります。それらはすべて、プロジェクトと時間の使い方についてさまざまな視点を提供します。

スケジュールベースライン

進捗状況を正確に追跡するには、ベースラインを設定する必要があります。ベースラインはプロジェクトのスケジュール計画をキャプチャするため、計画を実際の進捗状況と比較できます。クラウドベースのソフトウェアは、リアルタイムの追跡データを提供し、プロジェクトが軌道から外れているかどうかを確認できます。

過去のデータ

順調に進むには、正確な時間の見積もりが必要です。これを調査する最善の方法の 1 つは、自分のプロジェクトを過去の同様のプロジェクトと比較することです。その履歴データを使用すると、予想される時間をより明確に把握できます。

時間管理のヒント

1 つには、To Do リストを作成します。プロジェクト時間を管理するための明らかなステップのように思えますが、より生産的に仕事をしようとして意図的でない人がいかに多いかに驚かれることでしょう。作業を紙くずに残したり、ポストイットで画面を散らかしたりすると、重要な作業を逃す確実な方法になります。

次に、気晴らしを管理する必要があります。従業員の多くがリモートまたは自宅で仕事をしているため、これは大きな問題になっています。利用可能なスペースがある場合は、生活空間の人里離れた場所にホームオフィスを設置してください。

最後に、自分のスケジュールを作成します。自宅で仕事をしていても、オフィスで仕事をしていても、時間をブロックすることは、スケジュールのたるみに対する最善の防御策です。プロジェクトでのタスクのスケジューリングはマクロであり、作業のスケジューリングはミクロです。一緒に彼らは時間の経過とともにきつい結び目を結び、そこから最大限に絞り出します. これらすべてを行うことで、時間を効果的に管理し、時間管理スキルを向上させることができます。

ProjectManager がプロジェクトの時間管理にどのように役立つか

それ以上のことができるプロジェクト管理ソフトウェアはありますか? はい。 ProjectManager は、リアルタイムのデータを提供して、費やされた時間を追跡し、進行状況を監視できるようにするクラウドベースのソフトウェアです。しかし、これはプロジェクトを順調に進め、プロジェクト時間を効果的に管理するために ProjectManager ができることのほんの始まりにすぎません。

ガントチャートで開始から終了までの計画を作成する

ProjectManager のオンラインガントチャートでタスクを整理します。依存関係をリンクしてマイルストーンを設定できるだけでなく、プロジェクトのクリティカルパスをフィルター処理することもできます。タイムラインが整ったら、ベースラインを設定すると、スケジュール計画がロックされます。これで、進行状況に関するリアルタイムデータを収集すると、ベースラインと比較できます。スケジュールから外れているかどうかをすぐに把握し、問題が大きくなる前に軌道に戻します。

タスクの依存関係、期日、各タスクの推定期間を示す ProjectManager のガントチャート

堅牢なタイムシートで時間を追跡

ProjectManager の安全なタイムシート機能を使用して、予算と時間を正確に管理します。チームが同じ仕事をしている場合、先週のタスクを自動入力またはコピーできるタイムシートを設定する時間を節約できます。チームが割り当てに取り組むとき、マネージャーは進捗状況を把握してスケジュールどおりに作業を進めることができます。チームメンバーがタイムシートを提出すると、タイムシートはロックされて保護されます。時間を追跡し、より正確な見積もりを取得し、1 つの機能で人件費を管理します。

プロジェクトの時間管理に不可欠なツールである ProjectManager のタイムシート

チームのリソースを簡単に管理

仕事が多すぎると、チームは生産的ではありません。ワークロードのバランスをとることで、プロジェクトは順調に進行し、時間を節約できます。色分けされたワークロードチャートなど、ProjectManager のリソース管理機能を使用して、チームの作業割り当てを確認します。誰かの割り当てが多すぎる場合は、チャートから直接作業を再割り当てして、プロジェクトを円滑に進めることができます。

ProjectManager は、プロジェクトの時間を管理し、より生産的に作業するために、何万ものチームが使用している受賞歴のあるソフトウェアです。 NASA からバンクオブアメリカ、ラルフローレンまで、さまざまな組織がスケジュールを守るために当社のソフトウェアを使用している理由をご覧ください。 ProjectManager を今すぐ無料でお試しください。