メールを校正するための 11 のヒント
公開: 2020-12-14電子メールにより、光の速さでコミュニケーション (または誤解) が可能になります。 そのため、メールの校正は非常に重要です。 文法上の誤り、不適切なリンク、添付ファイルの欠落は、プロフェッショナリズムの欠如を示しており、紛らわしい文は間違ったメッセージを送信する可能性があります。
堅実なメール マーケティング戦略は、ほとんどのデジタル マーケティング キャンペーンの中心にあるため、メールが常にプロフェッショナルで洗練されたものであることが重要です。 次のヒントに従う限り、この効果的なメール校正ガイドが役に立ちます。
- 休憩する
- いつもの間違いを知る
- 校正ツールを使用する
- 件名と見出しを確認する
- 名前と代名詞を確認する
- 声に出して読む
- リンクと添付ファイルを確認する
- 事実と日付を確認する
- 口調をチェック
- 簡素化する
- サポートを持ち込む
1. 休憩する
エラーを作成したときと同じ考え方のままでエラーを修正するのは困難です。 少し休憩したり、散歩に行ったり、しばらく何か別のことに取り組んだりしてから、戻ってきて、書いたものを読み直してください。
脳が新鮮なときは、あいまいな言い回し、紛らわしい単語の組み合わせ、文法上の誤りを見つけるのがはるかに簡単になります。 売り込み、ニュースレター、自動メールなど、多数の人に送信される重要なメッセージを翌日に校正します。
2. いつもの間違いを知る
自分自身のパターンを認識している場合は、コンピューターの検索/変更機能 (ほとんどのブラウザーやアプリの [編集] メニューの下) を使用して、それらを確認できます。
習慣になる一般的なエラーには、次のものがあります。
- ピリオドの後のダブルスペース
- メッセージを弱める「just」や「kind of」などの不必要な修飾子を使用する
- 「the」ではなく「teh」などの一般的なタイプミス
- 複数形でのアポストロフィの誤用
- their/there/they're または too/to/two のような特定の単語を混同する
- カンマの使用が多すぎる、または不足している
3. 校正ツールを使用する
ブラウザや電子メール プログラムに入力するときに、文法や句読点をチェックできる無料のプラグインがあることをご存知ですか? Grammarly が最も人気があり、その無料版は非常に役に立ちます。 これは、単語や句読点に関するあらゆる種類の問題にフラグを立てるスペル チェックの拡張バージョンのようなものです。
自分で使用し、チームに推奨することで、書面によるすべてのコミュニケーションがプロフェッショナルで洗練されたものになります。
4.件名と見出しを確認する
件名の誤りは、校正時に最後に気付くものですが、読者が最初に目にするものです。 件名を見直してください。
コンスタント コンタクトのメール マーケティング ツールを使用して専門的なニュースレターやキャンペーンを作成する場合、このアドバイスは見出しやトピックの見出しにも当てはまります。 見出しのエラーを見落としがちですが、顧客はそうではありません。
5. 名前と代名詞を確認する
見落とされがちなもう 1 つのスポットは、宛先の名前です。 多くの人は、自分の名前のつづりが間違っているのを見るのを強く嫌っています。 これは契約を破る可能性があるため、記憶に頼らないでください。ソースと照合して、受信者の名前のスペルが正しいことを確認してください. 差し込み印刷機能を使用する場合は、データベースの連絡先の名前にエラーが含まれていないことを確認することが重要です。
代名詞に関する仮定には注意してください。 現代の代名詞の使い方は柔軟です。 最近、多くの人がメールの署名欄で好みの代名詞を述べているため、話している相手が she/her か、they/them か、he/him かを簡単に判断できます。 誰かが代名詞の好みを明確に述べている場合は、それを尊重するのが賢明です。
6. 声に出して読む
メッセージが明確で、アイデアの流れがスムーズかどうかを確認するには、声に出して読んでください。 ぎこちなさや明確さの欠如にすぐに気付くでしょう。
お使いのコンピューターは、あなたのメッセージを読み上げることができる場合があります。使用しているアプリの「編集」メニューで「音声」コマンドを確認してください。 アプリに音声機能がある場合は、聞きたいテキストを強調表示し、[話し始める] を選択します。 読み上げている間は画面から目をそらし、句読点や言語の選択がコンピューターを正しいトーンに導くかどうかを確認します。
7. リンクと添付ファイルを確認する
ほとんどの人は、「おっと、最後のメールにこのドキュメントを添付するつもりでした」または「申し訳ありませんが、そのリンクは機能しませんでした。これが正しいものです」というフォローアップ メッセージを送信する必要がありました。
これらは犯しやすい間違いですが、時間をかけて校正すれば、簡単に避けることができます。 メール内のすべてのリンクを手動でチェックして、リンクが機能することを確認し、送信する前に添付するつもりだったものがすべてそこにあることを確認してください。
8. 事実と日付を確認する
もう 1 つのよくある間違いは、メールで数字を混同することです。 たとえば、タイム ゾーンの指定に失敗したり、金額をユーロからドルに換算するのを忘れたり、実際には 6 月 2 日が当たるのに「6 月 2 日金曜日」と言うなど、存在しない日/日付の組み合わせを誤って指定したりする可能性があります。木曜日。
これらは犯しやすい間違いですが、結果として生じる混乱を解消するには多くの時間がかかる場合があります。 誤った情報を繰り返し送信すると、信頼できる情報源としての信頼を失う可能性があります。
メールに記載されている数字と日付を簡単に確認するのに少し時間がかかります。
9. 口調をチェックする
トーンは難しい場合があります。 ある人にとってはプロとして読まれるものは、別の人にとっては簡潔で唐突に感じるかもしれませんが、温かく友好的であることを意図したメッセージは、読者にとっては偽物または皮肉にさえ見えるかもしれません. これらの違いは文化的かつ個人的なものです。受信者とすでに摩擦がある場合は、疑いの利益を得る傾向がない可能性があります.
メッセージに雑談が含まれていない場合は、1 つまたは 2 つのフレーズを追加します。 「あなたの家族が元気でありますように」や「来週のプレゼンテーションで頑張ってください」のように、あなた自身ではなく読者に焦点を当てた心地よい形式でメッセージを開閉してください。
10. 簡素化する
良い編集とは、追加するのではなく、余分な単語や不要な文などを削除することです。 校正するときは、メッセージを単純化して短縮する方法を探してください。
メールに関しては、短いほど良いです。 ほとんどのメッセージは、単語数を半分に減らすことで改善できます。 人々は忙しいので、長すぎると感じたメッセージを単純に無視します。 尊敬していることを人々に示す最善の方法は、彼らの時間と注意を尊重することです。
複雑な単語を単純な単語に置き換えます。 長文を短くする。 長い段落を分割します。 メールの場合は、それぞれ 100 語以内の段落を使用することをお勧めします。
1 文の段落は強力な場合があります。
11. サポートを持ち込む
非常に重要なメールを書いている場合は、助けを求めてください。たとえば、潜在的なクライアントへの売り込み、ベンダーとの微妙な交渉、またはすべての新規購読者に数か月間送信するウェルカム メッセージなどです。
あなたが意図した精神で常にあなたの言葉を読むので、あなたが決して見ることのないあなたの文章の中のことを第三者が見ることができます. あなたのメッセージや口調を誤解する方法があれば、別の読者がそれに気付くかもしれません。
メールを機能させる
Constant Contact が提供するテンプレートとツールを使用すると、プロフェッショナルなメールを簡単に送信できます。 これらのメール校正のヒントに従うことで、あなたのビジネスは常に洗練された非の打ちどころのないものになります。