リソース管理: プロセス、ツール、テクニック
公開: 2022-08-23リソース管理は、プロジェクト管理の最も重要な側面の 1 つです。 プロジェクト リソースには、プロジェクト タスクを実行するために必要な原材料、設備、および人的資源が含まれます。これらはすべて、特定のプロジェクト中に管理する必要があります。
リソース管理とは
リソース管理は、プロジェクトを完了するためにリソースを計画、スケジュール、および割り当てるプロセスです。 プロジェクトマネージャーは、リソース管理プロセスを最初から最後まで監督する責任があります。 そのためには、リソース管理ツールとテクニックを使用する必要があります。
リソース管理には、リソースをより効果的に管理するための計画とプロセスの作成が含まれ、スプレッドシート、ドキュメント、プロジェクト管理ソフトウェア、または 3 つの組み合わせを使用できます。
リソースを管理するには、プロジェクト全体でリソースのパフォーマンスを監視および追跡する必要があります。 ProjectManager は、プロジェクト リソースの監視に役立つリアルタイム ダッシュボードを備えた作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 セットアップは不要で、6 つのプロジェクト メトリックを自動的に収集し、データをカラフルで直感的なグラフに表示します。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。
リソース管理プロセス
前述のように、リソース管理は、プロジェクトの計画段階から始まり、プロジェクトが終了するまで続く継続的なプロセスです。 これは、リソース管理のライフ サイクルとして知られています。これは、プロジェクト マネージャーがプロジェクト リソースを適切に管理するために理解する必要がある 4 つの段階で構成されています。
- リソース計画:プロジェクトの範囲を定義したら、各タスクに必要なリソースを見積もる必要があります。 変更を管理し、リスク管理戦略を実装するために必要になる可能性のあるリソースを数えることを忘れないでください。
- リソースのスケジューリング:プロジェクト リソースを自由に使用できるようになったので、これらのリソースをすぐに利用できるようにする必要があります。 そのためには、リソース スケジュールを全体的なプロジェクト スケジュールに合わせ、しっかりとしたサプライ チェーンを整備する必要があります。
- リソース割り当て:リソース割り当ては、プロジェクト タスクを達成するために適切なリソースを適切なタイミングで選択することとして単純に定義される進行中のプロセスです。 たとえば、リソース スケジュールを作成するときに優先順位を付ける必要がある重要なタスクがあります。
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リソース管理テクニック
プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの実行中にリソースを予測、計画、割り当て、平準化、および最適化するために、次のリソース管理手法を実装します。
1.資源予測
プロジェクト マネージャーは、プロジェクトに必要なリソースと、それらのリソース要件が組織の現在の計画にどのように適合するかを見積もるのに最善を尽くさなければなりません。 これを行うには、プロジェクト スコープを定義して、すべてのプロジェクト タスクとそれらに必要なリソースを特定する必要があります。
2. リソースの割り当て
リソースの割り当ては、利用可能なリソース、キャパシティ、リソース スケジュール、および最も関連性の高いスキルを持つチーム メンバーを見つけて、必要なときに必要なすべてのプロジェクト リソースを確保するために完了する必要があるタスクを評価することで構成されます。
3. リソースの平準化
リソースの平準化の目的は、チーム メンバーのスキルを評価し、より良いリソース割り当ての機会を見つけることです。 チームメンバーが何を提供できるかを完全に理解することで、能力に基づいてタスクを割り当て、リソース効率を最大化できます。
4. リソースの利用
慎重なリソース計画は、リソースの追跡と同じくらい重要です。 プロジェクト マネージャーは、リソースの使用率を追跡して、効率的に使用されていないリソースを特定する必要があります。 次に、それらのリソースを再割り当てするか、リソース管理計画を変更するだけです。
リソース管理ツール
これらは、プロジェクト マネージャーがリソース管理手法を適用してプロジェクト リソースを計画および監視するために使用するツールです。
リソース管理計画
プロジェクト管理の他のすべての側面と同様に、リソースをスケジュールするときは、まずリソース計画から始めます。 これは、管理プロセスを構築する基盤です。 プロジェクトを完了するために必要と思われるすべてのリソースの詳細なリストを作成します。 詳細なほど良い。
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これは計画であるため、特定のチーム メンバーが予想以上に追加のリソースを必要とする可能性があるため、このプロセスに他のメンバーを関与させる必要があります。 必須および非必須の人員および機器を必ず含めてください。 たとえば、土壇場で高価な機器を手に入れて割増料金を支払うよりも、アイテムを計画し、最終的にそれらを必要としない方がよいでしょう。 リソース プランニングとは、要するに財務計画です。
リソースの内訳構造 (RBS)
プロジェクトを完了するために必要なリソースの完全なリストができたので、何らかの方法でそれらを並べ替えたいと考えています。 採用組織 (レポート構造やチーム階層など) または地理 (アジアやアフリカで必要なすべてのチームや機器など) に従って、リソースの階層を作成することができます。
これらの基本的な階層には、人員と、できればプロジェクトの資金が費やされるすべてのリソースを含める必要がありますが、プロジェクトに関連する階層のタイプを定義するのはユーザー次第です。 RBS は、プロジェクトのコア部分に関連付けられたタスクを定義する典型的なプロジェクト計画の作業分解構造とは異なることに注意してください。
責任割り当てマトリックス
リソースを一覧表示して整理したら、プロジェクト タスクまたはプロジェクト全体を完了するためのさまざまなレベルの責任を持つリソースの定義を開始できます。 これは、責任割り当てマトリックス (または RAM) と呼ばれます。 ここで、プロジェクト全体の役割と責任を明確にすることができます。
これを、誰がどのタスクを実行する責任があるか、誰がそのタスクを所有しているか、そのタスクについて質問がある場合に誰が助けてくれるか、このタスクの進捗状況を常に把握しておく必要がある人に分けることができます。 多くの RAM は、RACI メソッドに基づいて、説明責任のさまざまな機能を定義するコード化された文字を使用した単純なチャートです。 R は「Responsible」、A は「Accountable」、C は「Consulted」、I は「Informed」を表します。 これは、組織のニーズに応じて、個人または役割ごとに行うことができます。
リソース ヒストグラム
リソース ヒストグラムを使用して、最新情報を把握する必要があるプロジェクト内のすべてのユーザーにリソースのビジュアルを提供できます。 これは、リソースの割り当てをすばやく簡単に表示し、割り当て過多または過少割り当てがないかどうかを確認する方法です。 その後、過剰に割り当てられたリソースを迅速に処理し、必要に応じてワークロードが軽い人に再割り当てできます。 ただし、一部のプロジェクト管理ソフトウェア ツールでは、これは単なるビューではありません。 これは、可用性または割り当て超過または割り当て不足に基づいて作業を再割り当てするためのスケジューリング ツールです。
リソース管理の重要な用語
プロジェクトのリソース管理をよりよく理解し、効果的なリソース計画を作成する方法を学ぶために、最初に、リソース管理に関連することが多いさまざまな用語とプロセスを分類したいと思います。 リソースは、機器やオフィス スペースのように、人的または非人的である可能性があることを忘れないでください。 プロジェクトを完了するために必要な費用がかかるすべてのものです。
リソースの割り当て超過
割り当て超過とは、単純に、人に与えられた仕事が多すぎることを意味します。 彼らは、あなたがスケジュールした時間または割り当てられた時間内に仕事を終えることができません。 これは残業につながり、予算に影響を与えたり、プロジェクトをブロックしたり、脱線させたりする可能性があります。 プロジェクトのライフ サイクル全体を通じて、チームのワークロードを常に把握しておく方法が必要になるため、リソースのバランスを取ることが重要です。
プロジェクト管理ソフトウェアがリソースの管理にどのように役立つかを正確に確認するには、以下の短いビデオをご覧ください。 ガント チャート、ワークロード カレンダー、タイムシート、プロジェクト レポートなどの機能を組み合わせて、リソース管理エクスペリエンスを簡素化します。 これらの機能がオンラインの場合、すべてのデータがリアルタイムであるため、リソースの更新は常に最新です。 もっと詳しく知る：
リソースの依存関係
リソースの依存性とは、組織がすべての卵を 1 つのチーム バスケットに入れることを避けるべきであるという理論を指します。 つまり、コア作業を遂行するために 1 つのチームに過度に依存すると、特にそれが外部チームである場合、ワークロードのブロックとリソース不足につながる可能性があります。 作業を遂行するために、1 つのチームまたは 1 つのリソースへの不健全な依存関係に対して計画を立てたいと考えています。
複数のリソースに作業を分散するか、計画された設備リソースが利用できなくなった場合にバックアップ計画を立てることで、これを軽減できます。 また、1 つ以上のリソースへの過度の依存や依存によってリソースがブロックされないようにする必要もあります。 1 人のチーム メンバーのタスクが多すぎて、それを完了するのに十分な時間がない場合、他のメンバーの作業を妨げている可能性があります。
すべてのリソースがあなたのプロジェクトだけに取り組んでいるわけではなく、他の作業が割り当てられている可能性があることに注意してください。 リソースの平準化が役立つ場所であるリソースを効果的に管理する場合は、すべてのプロジェクトを確認できる必要があります。
ProjectManager がリソース管理にどのように役立つか
リソース管理は、プロジェクト内のリソースを管理するために開発されました。これには、リソースの可用性、ワークロードなどの可視性が必要です。 ProjectManager は、リソースを管理する際により洞察力に富んだ意思決定を行うためのリアルタイム データを提供する作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。
インタラクティブなガント チャートでリソースを計画する
リソースとコストは、ガント チャート プロジェクト ビューのタスクでスケジュールできます。 ベースラインを設定したら、プロジェクト全体の計画と実際の進捗状況を調べて、リソースに問題がある場合に注意を払うこともできます。 進行状況バーは、計画された作業に従って特定のタスクの進行状況を示します。 ベースラインを満たしていない場合は、リソースを再割り当てして順調に進みます。
ワークロードを管理し、チームの生産性を維持
チームは最も貴重なリソースです。 チームの勤務時間、勤務日、休日、PTO を、チームがどこで働いていても設定できます。 それらが機能し始めたら、それらを使い果たしたり、アイドル状態にしたりしたくありません。 色分けされたワークロード ページでは、チーム メンバーが割り当てられすぎているか、割り当てられていないかを一目で確認できます。 バランスのとれたワークロードは、チームの生産性と満足度を高めます。満足度の高いチームは生産性も向上します。
リアルタイムのダッシュボードとレポートでリソースを追跡
リソース管理を計画しましたが、プロジェクトを実行するときに、それらのリソースを監視する必要があります。 リソースをどのように使用しているかに注意を払わないと、予算をオーバーしたり、締め切りに間に合わなかったりするリスクがあります。 当社のリアルタイム ダッシュボードは、ライブ データを自動的に収集し、6 つのプロジェクト メトリックを示すカラフルなグラフで表示します。 ワンクリックで、ワークロード、時間、コストなどをより深く掘り下げたレポートを生成できます。 すべてのレポートは、必要に応じてフィルタリングし、利害関係者と共有できます。
当社のソフトウェアは、プロジェクト リソースの計画、管理、およびレポート作成に役立ちます。 リソース コストを割り当てて追跡し、チームの空き状況を確認して割り当てを行い、インスタント ステータス レポートとして機能するダッシュボードですべてを監視できます。 リソースを管理するために必要なすべてを 1 か所で入手できます。
プロジェクトのリソースを管理しているとき、空中に保持しなければならないボールがたくさんあり、そのプロセスは複雑で混乱する可能性があります。 ただし、適切なオンライン ツールを使用すると、優れた制御と精度でリソースを計画、監視、およびレポートできます。 ProjectManager は、プロジェクトを成功に導くために必要なツールを提供するクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 自分で試してみてください。