リモート プロジェクト管理: ベスト プラクティスを含むクイック ガイド

プロジェクト管理の開始時には、全員が物理的に一緒に作業していました。 しかし、作業管理はもはや 1 つ屋根の下ではありません。 人々は今、これまで以上にリモートで仕事をしています。

リモート チームはハイブリッド チームであり、さまざまな場所でさまざまなツールとスキルを使用して作業します。 プロジェクト マネージャーはどのようにコラボレーションと生産性を維持していますか? リモート プロジェクト管理とプロジェクト管理ソフトウェア、それがその方法です。

リモート プロジェクト管理とは

リモート プロジェクト管理は、プロジェクト マネージャーがリモート チームとハイブリッド チームを結び付け、全員が協力してプロジェクトの目標を達成できるようにする方法です。 その意味では、プロジェクトをリモートで実行することを除けば、他のプロジェクトの管理と何ら変わりはありません。

リモート チームを管理すると、従来のプロジェクト マネージャーが考慮する必要のない固有の課題が生じます。 そのため、リモートのプロジェクト マネージャーはオンラインのプロジェクト管理ツールを使用して、物理的に離れた場所にいる人々を仮想的に結び付けます。 最近の出来事は、リモート プロジェクト管理を使用することで、多くの業界が生き残り、さらには繁栄できることを証明しています。

他の方法論とは異なり、リモート プロジェクト管理は柔軟です。 従来のアプローチとアジャイルなアプローチの両方で実行可能ですが、厳格なセットやルールには従いません。 異なる働き方を融合させ、両立させるハイブリッドな働き方にも対応できます。

ProjectManager には複数のプロジェクト ビューとリアルタイム データがあり、ハイブリッド チームはどこにいても一緒に働いているように感じられます。 タスク リストは、プロジェクトと個々の作業を整理します。さらに、優先度を設定し、ステータスを表示して、予定どおりかどうかを確認できます。 チームは、より良いコラボレーションのためにタスクにコメントできます。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!

リモート プロジェクト管理の利点

最近の出来事が示しているように、リモート プロジェクト管理の利点は、明かりがついているということです。 つまり、在宅勤務を続けられるプロジェクト管理ツールのおかげで、多くの企業がビジネスを続けることができました。 重要なことですが、リモート プロジェクト管理には他にも利点があります。

タスク管理

リモート プロジェクト管理ツールを使用すると、チームは自分の作業の所有権を取得でき、マネージャーは作業を邪魔することなく作業を監視できる透明性を得ることができます。 計画ツールは、詳細な説明を使用して作業を割り当てることができます。 その後、チームはバックログを管理し、スプリントを計画できます。 これにより、チームの権限が強化され、士気が向上し、定着率と生産性が向上します。

費用対効果の高い

リモート チームを持っている場合は、オフィス スペースと光熱費を節約できます。 これらの節約は、ビジネスの成長やチームの給与に充てることができます。 チームといえば、彼らも恩恵を受けます。 公共交通機関であれ、ガソリン代であれ、車の通常の損耗であれ、もはや通勤にお金を使う必要はありません。

仕事と生活のバランス

完全なリモート チームとして、またはハイブリッド モデルで作業することで、士気を高めることができます。 幸せなチームは生産的なチームです。 経営陣と従業員の間で何を解決しようとも、必ず両方に利益をもたらします。 移動が減るということは、家族と一緒に家にいる時間が増えるということです。 これにより、これまでにないほど遠くから人材を採用することもできます。

報告とフィードバック

リモート チームのプロジェクト管理は、進捗状況とパフォーマンスに関するより優れたレポートにより、透明性に優れています。 コミュニケーションは双方向であり、チームからのフィードバックもプロセスを継続的に改善するための強力な方法です。 リモート コラボレーションはより強い絆を築き、レポートはより良い意思決定を可能にします。

リモート プロジェクト管理の課題

リモート チームのプロジェクト管理は特効薬ではありません。 プロジェクト管理の課題と、プロジェクト管理を超えた課題があります。 一部の業界では、リモートで作業したくてもできない場合があります。 しかし、オフィスという構造の外で仕事をする余裕がある人でも、どのようなプロジェクト管理方法で仕事をしていても、ハードルを見つけることができます。

コラボレーション

人々をつなげるコラボレーション ツールは存在しますが、チームが物理的に同じ部屋にいるほうが常にコラボレーションが向上すると主張する人もいます。 テキスト、チャット、およびその他のメッセージング ツールにはニュアンスがなく、しばしば混乱を招く可能性があります。 音声またはビデオ会議を使用することは解決策ですが、チームが並んで作業することと同じではありません。

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生産性

ご想像のとおり、リモート プロジェクト管理のそれぞれの長所は、短所と見なすこともできます。 たとえば、チームが自宅で仕事をすると、生産性が低下する可能性があります。 食器や子供など、オフィスにはない気晴らしがあります。

チームビルディング

チームを作るのは簡単ですが、同じスペースで物理的に働いている場合でも、そのチームの絆を築き、信頼を築くことは困難です。 これは、ハイブリッドなチームやクライアントと一緒にいない場合、指数関数的に難しくなる可能性があります。 チームビルディングは可能ですが、それは難しく、時間がかかるかもしれません。

リモート プロジェクト チームの編成

グループをまとめるには、次の手順に従います。

1. 作業しているリモート構造のタイプを把握してください。
2. 適切な候補者を見つけます。 あなたのニーズに合ったスキルを持っている人はもちろんですが、コミュニケーションが上手で、物事に迅速に対応できる人も必要です。
3. 勤務時間、チェックインの頻度、時間の追跡、目標、誰が何に対して権限を持っているかなど、ガイドラインと期待が明確であることを確認してください。
4. チームのつながりを維持するために、仮想会議やチャットなどを通じてチームとの関わりを保ちます。
5. ダイレクト チャット、アナウンス、フィードバックの両方に誰もが使用できる信頼できるチャネルがあることを確認してください。
6. プロジェクト チームがどこにいても共同作業できるように、適切なコラボレーション ツールを用意します。
7. タイムシートなどの管理ツールを用意して、チームがタスクに費やす時間について説明責任を果たすようにします。

リモート プロジェクト チームの種類

リモートチームにはさまざまな種類があります。 どちらが企業文化に適合し、従業員のニーズを満たすかを決定する必要があります。 一般に、リモート プロジェクト チームには 3 つのタイプがあります。 それらは次のとおりです。

完全にリモート

名前から想像できるように、完全なリモート チームとは、全員が自宅から、または地域や異なるタイム ゾーンにまたがる別々のオフィスで作業しているチームです。

ハイブリッド

ハイブリッド チームとは、チーム メンバーが分散しているチームで、オフィスで一緒に働く人もいれば、自宅や別のオフィスから働く人もいます。

フレキシブル

柔軟なチームまたはフレックス チームは、自宅やオフィス、および管理者との合意によって決定された共同スペースで働くことができます。

リモート プロジェクト チームを管理する方法

リモート プロジェクト管理チームを編成し、作業構造を定義したら、実際の作業が始まります。

• 最初に行う必要があるのは、リモート チームを集めてミーティングを行い、プロジェクトの計画時にチームに明確な期待を設定することです。 うまくいけば、リモート作業中に自分自身を管理できるチーム メンバーを雇うことができますが、いずれにせよ、全員が自分の役割と責任を知る必要があります。 RACI マトリックスが役に立ちます。
• 毎日チェックインから始めなければなりません。 人々は、自分が何をしたか、そして今後 1 日に何を期待するかを説明できます。 これは、全員が自分の割り当てを理解していることを確認する良い機会です。 コミュニケーション ラインは開いたままにしておく必要がありますが、毎日のスタンドアップ ミーティングは開始するのに適した場所です。
• セルフスターター、チーム プレーヤー、および自分自身を管理できる独立したチーム メンバーが必要ですが、プロジェクトには、作業を管理し、生産性を高く保つためのプロセスが必要です。 どのような方法論を好むか、プロジェクトに適しているかは問題ありませんが、チームの全員がそれが何であるか、どのように機能するか、ステータスを更新する頻度を知っていることを確認してください。
• リモートチームをサポートしたいと思うでしょう。 オフィスのように常に顔を合わせて交流することがない場合、チーム メンバーは孤立し、見捨てられたと感じることがあります。 それは士気の低下とチームメンバーの不幸につながります。これは望ましくありません。 毎週の 1 対 1 のミーティングや、意見を聞いていることを知らせるその他の方法など、連絡を取り合う方法を見つけてください。
• 最後に、チームがどこにいても、スキル レベルや部署に関係なく、チームが他のユーザーとつながり、必要なツールを使用して作業できるようにするハイブリッド ワーク マネジメント ツールが必要です。 クラウドベースの作業管理ツールは、距離の壁を打ち破るのに役立ちます。そのため、プロジェクト マネージャーやチーム メンバーに対応できる柔軟性を備えたツールを探してください。

最高のリモート プロジェクト管理ツール

市場には多くのリモート プロジェクト管理ツールがあります。 ハイブリッド チームを結びつけ、より生産的な作業管理を促進する点で、他のチームよりも優れているチームもあります。 生産的な作業管理のためにハイブリッド チームを接続するのに役立つ、より優れたリモート プロジェクト管理ツールの一部を次に示します。

プロジェクトマネージャ

ProjectManager は、リアルタイム データ、ファイル共有、タスク レベルでのコメント、プロジェクト チームの誰にでもタグを付けて会話に参加させる機能により、リモート プロジェクト管理を容易にするクラウドベースのツールです。 タスクを割り当て、電子メールで通知を管理したり、ツールで通知を管理したりして、全員を最新の状態に保つことができます。

複数の働き方

誰もが思い通りに作業できる複数のプロジェクト ビューがあります。 マネージャーは、クリティカル パスをフィルタリングしてベースラインを設定するオンライン ガント チャートなどのプロジェクト計画ツールを使用して、構造化された計画を事前に作成できるため、プロジェクトの実行時に計画と実際の作業を追跡できます。 その後、ガント プランを関係者やチーム全体と共有できます。

強力なチーム コラボレーション機能

チームは、仕事を集める以上のことを行うタスク リストで作業できます。 優先度、ステータスを表示し、ファイルをタスクに添付したり、コメントを追加したりできます。 ワークフローを視覚化するかんばんボードとカレンダー ビューもあります。 すべてのプロジェクト ビューは同時に更新されるため、誰も古いデータで作業する必要はありません。

リアルタイムデータ

プロジェクト マネージャーは、チームがいつどこで作業していても、進捗とパフォーマンスを監視できます。 リアルタイム ダッシュボードでは、タイムリーな構成は必要ありません。 プロジェクト データを自動的に収集し、数値を計算して、プロジェクトの差異やコストなどを示すチャートやグラフを表示します。 ワンクリック レポートは、データをさらに深く分析し、フィルタリングして関係者と共有できます。

スラック

Slack は、チームをつなぐコミュニケーション ツールです。 チーム、部門などに特定のチャネルを作成できます。1 対 1 のチャットだけでなく、ビデオや音声会議もあります。 直接会ったことがなくても、全員が同じページで作業し続けることができる優れたツールです。

Google ワークプレイス

Google Workplace は、チームの共同作業を支援するツールです。 Gmail、Google カレンダー、Meet と Drive など、全員がつながる一連のアプリがあります。これらのアプリには、チームで共有して使用できる無料のドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション ソフトウェアが含まれています。

トレッロ

Trello は、プロジェクトを管理し、チームのコラボレーションを支援する方法です。 タスク管理にかんばんボード モデルを使用し、他のアプリと統合します。 かんばんのみのソリューションを探している場合、これは適切なツールかもしれません。

リモート プロジェクト管理のベスト プラクティス

念頭に置いておくべきプロジェクト管理のヒントとして、完全にリモートかハイブリッドかに関係なく、プロジェクトの目的と使用するプロセスを述べるときは透明性を保つ必要があるということです。 これにより、チームはあなたと同じページに留まり、モチベーションを高めることができます。 次の勤務日の議題が明確に示されている場合は、スタンドアップミーティングで毎日を開始しても問題はありません。

ステータス レポートは、リモート プロジェクト管理の生命線です。 チームはプロジェクト マネージャーに最新情報を提供する必要があり、プロジェクト マネージャーはチームと明確にコミュニケーションできる必要があります。 チーム メンバーが同じ屋根の下にいないと、簡単に連絡が取れなくなります。 強いコミュニケーションの絆を維持することが、リモート プロジェクト管理を機能させ続ける秘訣です。 チーム メンバーには自分が何をする必要があるかを知ってもらい、プロジェクト マネージャーはチームからのフィードバックに対してオープンな姿勢を保つ必要があります。

リモート プロジェクト管理のチーム管理をコストのかかる遅延なく進めていくには、唯一の信頼できる情報源を持つことが重要です。 チームが 1 つのデータ セットに取り組んでいて、プロジェクト マネージャーが別のデータ セットを使用している場合、問題が発生する可能性があります。 クラウドベースのリモート プロジェクト管理ツールを使用するということは、すべてのプロジェクト ビューで共有されるリアルタイム データを意味し、全員が最新の情報に基づいて作業できるようにします。

ProjectManager は、受賞歴のあるリモート プロジェクト管理ソフトウェアで、作業を整理し、世界中と会社全体のハイブリッド チームを促進します。 その複数のプロジェクト ビューにより、チームは思い通りに作業でき、マネージャーはリソース、進捗、およびパフォーマンスを監視してプロジェクトを順調に進めるために必要なレポート ツールを入手できます。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!