リモートワークポリシーを作成する方法（+テンプレート）

在宅勤務は巨大なパーティーです。

基本的には何でもできます。 何でもあり。 要件はありません。 純粋な混沌–正午まで寝て、​​会社の時間を気にしないでください。

…正しく聞こえませんか？

在宅勤務の状況を悪用している人もいると思いますが、在宅勤務者の大多数はこれまで以上に一生懸命働いています。 彼らは、この大規模な特権を維持できるように、リモートワークが効果的であることを証明したいと考えています。

ただし、リモートワーカーが期待どおりのことをしていることを確認したい場合は、リモートワークまたはハイブリッドワークポリシーを作成する必要があります。

では、リモートワークポリシーとは正確には何であり、どのように作成できますか？

心配しないでください。このガイドの終わりまでに、すべての答えが得られます。

リモートワークポリシーとは何ですか？

基本から始めましょう。 在宅勤務ポリシーとは何ですか？

基本的に、これはリモートワークと柔軟なワークアレンジメントのルールと要件を概説したドキュメントです。

また、従業員に期待を設定し、リモートで作業している間の彼らの行動に責任を負わせます。

検討する価値のある同様のポリシーにはいくつかの異なるタイプがありますが、それらはすべて同じ目的を果たすため、違いはやや表面的なものです。

• リモートワークポリシー。 リモートワークポリシーは、従業員がほとんどの時間または常にリモートで作業する状況に対するルールと期待を概説しています。
• 柔軟な作業ポリシー。 柔軟な勤務方針は、柔軟な勤務形態を持つ従業員により重点を置いています。 たとえば、自宅で仕事をすることを許可されたり、自分の時間を選択したりすることができます。
• ハイブリッド作業ポリシー。 ハイブリッドワークポリシーは、オフィスでの作業と自宅での作業に分けて時間を費やす従業員向けに設計されています。

正直なところ、ポリシーは好きなように呼び出すことができます。

重要なのは、従業員に対するすべての期待を可能な限り明確かつ具体的に概説することです。

リモートワークポリシーで答えるべき9つの重要な質問

座ってリモートワークポリシーを作成する前に、次の質問に答える必要があります。

1.従業員はいつリモートで作業できますか？

これはあなたが答えなければならない最大の質問です。

週に1回、従業員がお互いに会い、大規模な会議に対応できるようにする予定ですか。 あなたは完全に遠隔地の組織になりますか？ 従業員は自分に合った仕事のステータスを変更できますか？ 在宅勤務が禁止されている日はありますか？

ここには正しい答えも間違った答えもありません。 各組織は異なります。 しかし、あなたはあなたが達成したいと思っていることをしっかりと理解している必要があります。

2.リモートで作業するためのコア要件は何ですか？

従業員がリモートで作業する場合、主要な要件は何ですか？

たとえば、特定のセキュリティのベストプラクティスに準拠する必要がありますか？ あなたが彼らに尋ねるならば、彼らはオフィスに来なければなりませんか？ 達成してほしい生産性目標はありますか？

ここで詳細を説明することを恐れないでください。 あなたがより具体的であるほど、より良いです。

3.スケジュールと可用性の期待は何ですか？

従業員がどのように働き、コミュニケーションを取り、仕事関連の交流に利用できるようになると思いますか？

従業員がオンラインで、通常の9〜5のスケジュールで会議やチャットに参加できるようにする必要がありますか？ それとも、スケジュールの柔軟性を高めていますか？ 会社の全員がオンラインになると予想される特定の時間帯はありますか？

4.テクノロジーデバイスやその他のリソースは、リモートワークのためにどのように配布されますか？

リモートの従業員に、成功するために必要なすべてのデバイス、テクノロジー、およびリソースを提供しますか？

たとえば、新しいラップトップとコンピューターアクセサリを従業員に配布しますか、それとも従業員が自分のデバイスを提供する責任がありますか？ デバイスを配布する場合、会社は契約全体を通じてこれらのデバイスの所有権を保持しますか？

5.セキュリティを維持するためにテクノロジーをどのように処理する必要がありますか？

サイバーセキュリティは、リモートワークの時代ではさらに重要です。 従業員の1人でも攻撃に対して脆弱である場合、組織全体がダウンする可能性があります。

組織で働くとき、従業員がセキュリティをどのように処理することを期待しますか？ たとえば、彼らはVPNにログインする責任がありますか？ 彼らは特定のパスワードの習慣に従う必要がありますか？ どのネットワークに接続でき、どのデバイスを使用できますか？

5.オフィスは利用可能になりますか？

あなたのビジネスにはオフィスがありますか？もしそうなら、現在の従業員は彼らの裁量でそれを使うことができますか？

遠隔地の労働者に、景色を変えたり、他の同僚と協力する場所が必要になったときに、従来の職場に戻るオプションを提供することには、ある程度の価値があります。

ただし、これに対応できない場合があります。 オフィスが利用できない場合、コワーキングスペースや代替の手配のための奨学金を提供しますか？

6.支払い、利益、または税金は影響を受けますか？

これらの新しいリモートワークの取り決めは、会社の給与、利益、および/または税金にどのように影響しますか？

自宅のセットアップからディーセントワークを身に付けるために、従業員に追加のボーナスを提供しますか？ 従業員が通勤やダウンタウンへの駐車を期待されていないので、賃金を下げたり、利益を減らしたりしますか？ この新しい職場の税務上の影響は何ですか？

7.企業文化はどのように変化しますか？

好むと好まざるとにかかわらず、企業文化は変化します。

在宅勤務またはハイブリッド勤務のポリシーに移行するときに、対面式の職場の企業文化を確立し、すべてをそのまま維持することはできません。 人々を調整し、互いに連絡を取り合うことは非常に困難です。

あなたの文化がここからどのように進化するのか（そしてあなたがそれをどのように強化するのか）を概説することによって、物事を先取りしてください。

8.リモートの従業員を管理するのは誰ですか？

遠隔地の従業員には、タスクの割り当て、作業の指示、アドバイスとサポートの提供を担当する直属の上司がいますか？ そうでない場合、リモートの従業員はどのように彼らの仕事の責任を問われるのでしょうか？

9.これらのアウトラインは変更される可能性がありますか？

私はあなたのためにこれに答えることができます。 正解は「はい」です。

将来的には、柔軟性と改善の余地を常に残しておく必要があります。 すべてのリモートワークおよびハイブリッドワークポリシーは変更される可能性があることを具体的に明記してください。

これらの質問への回答があれば、リモートワークポリシーの作成を開始するために必要なすべてのものが揃っているはずです。

リモートワークポリシーテンプレート

使用できるリモートワークポリシーテンプレートは次のとおりです。

—

序章

簡単な紹介を書くことから始めます。 このポリシーとは何か、その意図は何か、そして従業員がこのドキュメントをどのように読んで使用する必要があるかを説明してください。 また、このドキュメントはさらに変更される可能性があり、従業員は最新のドキュメントを確認して正しいルールに従っていることを確認する責任があることを説明する必要があります。

コアの期待

次に、従業員への期待を設定する概要セクションを作成します。

以下のサブセクションを必ず含めてください（前のセクションで質問に答えるときにそのほとんどをカバーしました）。

• 可用性とスケジューリング。
• テクノロジーとツール。
• ミーティングとコミュニケーション。
• トレーニングとリソース。
• コラボレーションと文化。
• 支払い、税金、および利益。
• オンボーディングとドキュメント。

ツールとセキュリティ

その後、従業員に提供するツールと、セキュリティとプライバシーに対する期待に焦点を当てます。

• デバイスとインターネットアクセス。
• ソフトウェアおよびその他の技術ツール。
• VPNとセキュリティ対策。
• アクセサリーやその他のホームオフィスのニーズに対する補償。
• 物理的な会議スペース。

重要なルールと結果

このセクションでは、従業員が会社の一員であり続けるために従わなければならない重要なルールを示します。 他のセクションと重複することを恐れないでください。 これは、ほとんどの従業員の質問に一目で答えるクイックリファレンスセクションである必要があります。

また、ルールに従わなかった場合の潜在的な影響についても概説してください。 違反に対して「3ストライク」スタイルのシステムが導入されますか？ 従業員は、評価増額、一時停止、またはドッキングされた給与の対象になりますか？

企業文化とコラボレーション

このセクションは、企業文化と従業員のコラボレーションに専念します。 コミュニケーションとコラボレーションへの期待はどのように変化しますか？ 企業文化を可能な限り強く保つために、あなたは何をしますか？

従業員の法的権利

最後に、以下を含むがこれらに限定されない、従業員の法的権利の概要を確認してください。

• 監視とプライバシー。
• 時間と残業代。
• 利益を受ける権利。
• 解雇の理由。

リモートワークポリシーを作成および配布するための4つのヒント

これらのヒントに従って、リモートワークポリシーを作成して配布します。

1.リモートワークポリシーを早期に配布します。

特に自宅で仕事をしている場合は、できるだけ早くリモートワークポリシーを従業員の手に渡してください。

在宅勤務の手配に6か月かかり、その瞬間からすべての人の期待を完全に変えたくはありません。 また、このポリシーを読み、理解し、行動を起こすための十分な時間を従業員に与えたいと考えています。

2.法的なレビューを取得します。

弁護士と協力してください。 リモートワークポリシーを徹底的に確認します。

弱点や穴はありますか？ あなたが直接声をかけなかったあなたの従業員が持っている法的権利はありますか？ 技術的に違法である、または法廷で異議を申し立てることができる、あなたが行う主張またはあなたが設定した規則はありますか？

ポリシーを送信する前に、これをすべて整理してください。

3.署名を取得し、情報を確認します。

各従業員が時間をかけてポリシーを読み、それを理解していることを示す文書に署名するようにしてください。

冗長性を確保するために、従業員と一緒にドキュメントを確認して質問に答える会議を主催することもお勧めします（なぜなら、それに直面しましょう。少なくとも一部の従業員は、いくらあなたがドキュメントを読んでも読まないからです。頼む）。

後で参照する必要がある場合に備えて、リモートワークポリシーの署名済みコピーをファイルに保存します。

4.ポリシーを定期的に再評価し、更新します。

リモートワークポリシーは、定期的に再評価と書き直しを行う「生きたドキュメント」である必要があります。

少なくとも年に1回、ポリシーを確認し、更新または書き換えが必要なセクションがあるかどうかを確認してください。 新しい欠陥を発見した場合は、必ずそれらに対処し、新入社員の署名のポリシーを再配布してください。

リモート従業員のより良い管理

リモートチームの管理は難しい場合があります。

しかし、優れたリモートワークポリシーと適切なツールと場所があれば、はるかに簡単になります。

そして、あなたがこのガイドを読んだなら、それはあなたがすでにそこにいることを意味します。

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