要件の収集: クイック ガイド

ネットワークからサーバーまでのコール センターの構築を含む新しい IT プロジェクトを主導しているとします。 コールセンター自体に何百もの仕事があり、顧客と製品の間のギャップを埋めます。

このような大きなプロジェクトには多くの要件があり、プロジェクト マネージャーはそれらすべてを追跡します。 要件の収集は、プロジェクト要件の収集、文書化、および分析で構成される要件管理プロセスの 1 つのステップです。

要件収集の定義から始めて、使用できるプロセスとツールを調べます。

要件収集とは

要件の収集または要件の導出は、プロジェクトのすべての要件を決定するプロセスです。 プロジェクト要件には、主にビジネス要件と技術要件の 2 種類があります。

ビジネス要件は組織がプロジェクトで何を達成するかを定義し、技術要件はプロジェクトの実行方法を説明します。 それらはプロジェクト ライフ サイクルの開始段階で収集されますが、プロジェクト マネージャーは、変更される可能性があるため、プロジェクト タイムライン全体でそれらを監視する必要があります。

プロジェクト管理ソフトウェアは、要件の収集に役立ちます。 ProjectManager は、要件を整理するクラウドベースの作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 タスク リスト プロジェクト ビューを使用して、プロジェクト要件を収集し、優先順位を付けて割り当てます。 さらに、ソフトウェアに取り込まれると、ライブ ダッシュボードとレポート機能を使用してリアルタイムで追跡されます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

本当に効果的な要件の収集と管理は、プロジェクトの最初から開始され、次の質問に答える必要があります。

• プロジェクトのタイムラインはどのくらいかかりますか?
• 誰がプロジェクトに参加しますか?
• 要件収集プロセスのリスクは何ですか?
• プロジェクトの要件を理解する上での最終的な目標は何ですか?
• 技術的およびビジネス上の要件は何ですか?

かなり単純に聞こえますが、非常に重要です。 プロジェクト チームが要件を収集したら、それらを要件ドキュメントにまとめる必要があります。

要件ドキュメントとは

要件ドキュメントは、製品に何が必要かを説明するために使用されます。 それが定義するものの中には、製品のビジョンと、プロジェクトの終わりまでにそれをどのように達成しなければならないかがあります. ただし、それがどのように配信されるかについては詳しく説明しません。 なぜ製品が必要なのか、どのような問題を解決しているのかなど、製品を文脈に置くことの方が重要です。 これを行う方法の詳細は含まれていません。

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要件の収集が重要な理由

あなたが管理した最後のプロジェクトを思い出してください。 明らかになったリスクとは？ どのリソースを使い果たしましたか? スコープ クリープや予算上の問題はありましたか? 全体として、これらの欠点はプロジェクト全体にどのような影響を与えましたか?

期限、範囲、コストの超過 - 最初に適切な要件を特定しなければ、これらすべての要素が影響を受けます。 製品の設計上の問題が影響を受け、開発の遅れが発生します。 最終的には、予算超過に直面するため、最適な成功を収めるために製品をセットアップすることはできません。

要件収集プロセス

では、最も効果的で管理しやすい方法で要件を収集するにはどうすればよいでしょうか。 通常、要件の収集はいくつかの個別のステップで構成されます。

1.任命と任命

まず最初に、あなたがプロジェクト マネージャーであることをみんなに伝えるのは誰ですか? その人がなぜこの役割が重要なのかを理解していることを確認してください。あなたはプロジェクトの進行状況のナレッジ センターとして機能するため、全員がプロジェクトの最新情報をすべてあなたのところに持っていく必要があります。

また、主要な利害関係者が誰であるかを特定する必要もあります。 これらの人々は、プロジェクトの更新に関するブレインストーミング、分析、承認または拒否を行います。 彼らは通常、顧客、チーム リーダー、部門マネージャー、取締役会のメンバー、ビジネス パートナー、またはメーカーで構成されています。 彼らは、プロジェクト全体の進行状況について最も発言力があります。

2.要件の抽出と面接

次に、特定したすべての利害関係者にインタビューします。 次のような質問をします。

• この製品アップデートのウィッシュリストには何がありますか?
• このプロジェクトの最終的な目標は何ですか?
• この製品がまだ実現していないことで、何を望んでいますか?
• そもそもこの商品に興味を持ったきっかけは何ですか？
• この製品を他の人に勧めたいと思わせるには、どのような変更を加える必要がありますか?
• このプロジェクトを成功させるために必要なツールは何ですか?
• このプロジェクトのプロセスについて、どのような懸念がありますか?

3. 収集して文書化する

絶対にすべて書き留めてください。 書けなくなるまで書く。 すべての回答を記録し、要件収集フェーズで収集された情報を参照する必要がある場合に (承認された) 他のユーザーがアクセスできる、簡単にアクセスできるリポジトリを作成します。

このドキュメントは、プロジェクトの最後に達成された目標、達成された更新、追加された機能、バグ修正を振り返る際に役立つだけでなく、利害関係者の期待を管理し、チーム メンバーを集中させて順調に進めるのにも役立ちます。

4. すべての前提条件と要件を列挙する

これがプロセスの要です。 全員の目標と期待を文書化したら、実行可能、測定可能、定量化可能な要件管理計画を作成できます。

このフェーズでは、次のように答えます。

• プロジェクトのタイムラインはどのくらいかかりますか? タイムラインを計画し、そのタイムラインで要件を計画します。 これは、一部の要件が依存関係に左右される場合に役立ちます。
• 誰がプロジェクトに参加しますか? 設計チームと開発チーム全体ですか、それともそれぞれから選ばれた少数ですか? どのチームメンバーが利用可能になりますか? プロジェクトが取り組む問題の種類を専門とするチームメンバーは誰ですか?
• 要件収集プロセスのリスクは何ですか? すべての仮定を定義し、要件に影響を与える可能性のあるすべてのリスクを文書化します。 通常、仮定は、時間、予算、範囲の 3 つのカテゴリに分類されることを理解してください。 PTO、休日、病欠を想定することから、利害関係者がタイムリーにフィードバックを提供することを想定することまで、さまざまです。
• プロジェクトの要件を理解する上での最終的な目標は何ですか? 時間ベースの目標、予算の目標、範囲の目標とは何ですか? 競合他社とより直接的に市場で競争することになるのでしょうか? 顧客の問題を解決するためですか、それともバグを修正するためですか?

上記のすべての質問に明確かつ簡潔に回答することで、要件の完全なマップを利害関係者に提示する準備が整います。

5.進捗状況を監視する

提示した要件について利害関係者の承認を得たら、それらをプロジェクトのタイムラインとプロセスに実装します。 この時点で、リスクのトリガーが低く抑えられるように、すべてのチームにわたってすべての要件を監視および追跡する方法が整っていることを確認する必要があります。

また、このデータを使用して、プロジェクトの進捗状況を利害関係者に報告し、部門マネージャーにフィードバックを提供し、プロジェクトが時間、範囲、および予算の観点から順調に進んでいることを確認します。

要件収集テクニック

要件収集とは何かを理解し、要件収集プロセスの手順を調べたので、要件を取得するための適切な情報源が必要になります。 一次情報源は、顧客、ユーザーなどの利害関係者です。 その他の情報源には、専門家、アナリスト、競合他社に関する情報が含まれる場合があります。

ソースが特定されたら、要件を収集するために適用できる手法がいくつかあります。 これは反復的なプロセスであり、要件を収集する手法だけでは機能しません。 必要な数だけ使用する必要があります。 ここでは、要件収集の主要な手法をいくつか紹介します。

ユースケースのシナリオ

ユースケースは、ユーザーが製品でタスクを実行する方法を説明するドキュメントです。 これはユーザーの視点から書かれており、製品を使用している人、製品に何を求めているか、ユーザーの目標、タスクを達成するために実行する手順、および製品がユーザーのアクションにどのように反応するかを含む手順で行われます。

ブレーンストーミング

参加者のグループとブレーンストーミング セッションを実施し、製品が重要であると感じている限り、製品について何を言っても構いません。 ファシリテーターにグループをリードしてもらい、回答を整理して優先順位を付けます。 ブレーンストーミング セッションの目的を説明することから始め、グループにできるだけ多くのアイデアを出してもらい、批判したり議論したりせず、終わったらすべての情報を収集します。

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マインド マッピング

マインド マッピングは、アイデアを収集するもう 1 つの方法です。 マインド マップの作成は、中心となるアイデアをページの中央に配置することから始まります。 次に、線、矢印、吹き出し、さまざまな色を使用して、中心的なテーマとそこから生じるアイデアとのつながりを示します。 それはあなたの中心的なアイデアに関連するアイデアの有機的な発展を可能にします. さまざまな事実がどのように関連しているかを示しています。

要件収集ツール

プロジェクトの最後に、成功または失敗を分析して理解する能力は、すべてを文書化するために使用するツールに完全に左右されます。

前述したように、開始する前に、すべてのドキュメントのリポジトリが必要になります。 おそらくこれは、同じサーバーから複数のユーザーがすべてのドキュメントにアクセスできるファイル共有システムです。 または、必要なツールには、各チームメンバーが以前のプロジェクトの特定の領域に費やした時間を分析して、このプロジェクトにかかる時間を理解するために使用できる時間追跡システムが含まれます.

また、要件収集テンプレートをダウンロードして、プロジェクト プロセスに足を踏み入れることも有益です。 これにより、誰もがビジネス要件、ユーザー要件、およびシステム要件に合わせることができます。

ツールが何であれ、関係者がどこにいても、複数の場所、複数のコンピューターからアクセスできることを確認してください。 すべてのチャネルで、全員ができるだけ簡単にコミュニケーションを取り、最新情報を送信し、フィードバックを提供できるようにする必要があります。

要件収集テンプレート

要件を収集するための手法やその組み合わせが何であれ、それらをドキュメントにまとめておく必要があります。 テンプレートは、要件などを収集するための優れたツールです。 ProjectManager は、プロジェクトのあらゆる側面に関連する無料のテンプレートのオンライン ハブです。 要件の収集に役立つものをいくつか紹介します。

要件収集テンプレート

最初の無料テンプレートは、Word 用の要件テンプレートです。 要件の収集を他のプロジェクトと区別するためのカバー ページと、ドキュメントの改訂を追跡する場所があります。 次に、プロジェクト、その目的、範囲、タイムラインについて説明します。 利害関係者が自分の考えを記録するためのスペースさえあります。

利害関係者分析テンプレート

利害関係者といえば、Excel 用の無料の利害関係者分析テンプレートは、利害関係者の特定と管理に役立ちます。 この無料のテンプレートを使用して、プロジェクトに関与する利害関係者、プロジェクトとの関係、コミットメントのレベルを説明し、それらを管理する方法を計画するのに役立ちます.

プロジェクト計画テンプレート

最後に、このすべての情報を取得し、それを使用して計画を通知する必要があります。 Word 用の無料のプロジェクト計画テンプレートを使用すると、作業の範囲を絞り込み、管理しやすいタスクにまとめることができます。 チームのワークロードを管理する余地もあります。 プロジェクト計画テンプレートは、収集されたすべての要件を取り入れて実用化します。

ProjectManager は要件に役立ちます

優れたプロジェクトの鍵は、すべての要件を最初から収集することです。 これには、すべてのチャネルにわたるシームレスな通信方法と、データを無限に保持できるリポジトリが必要です。 ProjectManager には、それを可能にするだけでなく、簡単にするツールがあります。 クラウドベースのソフトウェアを使用すると、あなたとあなたのチームは無制限の量のドキュメントをホストできるため、人々からの要求を任意の期間保存できます。

インタラクティブなガント チャートでプロジェクトを計画する

時間追跡システムを備えた機能横断的なガント チャートが必要ですか? 当社のソフトウェアは、プロジェクトの進行に合わせて適応できるハイブリッド ツールをホストします。 私たちのガントは、ガントが知られているすべてを実行します。 クリティカル パスをフィルター処理し、ベースラインを設定して、計画された作業と実際の進捗状況の差異を追跡できます。

複数のプロジェクト ビューを使用する

当社のソフトウェアには複数のプロジェクト ビューがあるため、かんばんボード、タスク リスト、シート、またはカレンダー ビューなど、ガントで計画した内容がツール全体で更新されます。 誰もが好きなように働き、どこにいてもリアルタイムでコミュニケーションできます。

コアへのコラボレーション

ProjectManager は、複数の場所で透明性を高めてコミュニケーションを取りたいチームに最適です。 当社のソフトウェアを使用すると、主要な利害関係者やチーム メンバーからのコメントを追加することで、効果的かつ簡単に共同作業を行うことができます。 さらに、被任命者はタスクをスケジュールし、アラートを作成して、クライアントが適切に管理され、タイムラインが損なわれないようにすることができます.

私たちのプラットフォームは、プロジェクトの信頼できる唯一の情報源です。 メール通知とアプリ内アラートにより、コメントと進捗状況を最新の状態に保つことができます。 リアルタイムのダッシュボードとワンクリック レポートにより、プロジェクトを成功させるための洞察に満ちた意思決定に必要なライブ データが提供されます。

複数のチーム間で要件を収集して管理することは、簡単なことではありません。 チームメンバーと利害関係者が常に最新の状態であることを確認してください。 ProjectManager は、チームが複数のチャネルで効果的に共同作業できるようにする、受賞歴のあるソフトウェアです。 今日から無料で始めましょう。