プロジェクト管理でリソースの可用性を追跡する方法

公開: 2023-05-10

プロジェクトは計画され、スケジュールが設定されますが、それは実際の作業への序文にすぎません。予算を超過することなく期限に間に合うようにプロジェクトを実行するには、プロジェクトマネージャーがリソースの利用可能性を理解する必要があります。これは、リソース管理のより大きなプロセスの一部です。

リソースとは、資材、設備、労働力など、プロジェクトのタスクを遂行するために使用されるあらゆるものです。さまざまな種類のプロジェクトリソース、それらがプロジェクト管理にとって非常に重要である理由、およびリソース管理ソフトウェアがリソースの可用性の管理にどのように役立つかについて説明します。

リソースの可用性とは何ですか?

リソースの可用性とは、プロジェクトを実行するために何が必要か、いつ、どのような状況で必要かを理解することです。プロジェクトを遂行するために必要なリソースを調整できることは、期限を守り、予算を守ってプロジェクトを成功させる鍵となります。

リソースを分散および割り当てる方法を理解することは、効果的なリソース管理計画の一部です。まず、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトにどのようなリソースが必要かを知る必要があります。これは言うは易く行うは難しです。

次に、チームが使用するツールから組み立てるチームに至るまで、すべてのリソースを把握する必要があります。リソースの完全なリストを作成したら、必要なときに配信されるように、スケジュールに合わせてパズルのピースのように組み立てる必要があります。そうしないと、多大な費用がかかる遅延が発生することになります。

リソース管理ツールを備えたプロジェクト管理ソフトウェアは、リソースの計画とスケジュール設定に不可欠です。 ProjectManager は、リソースを整理してプロジェクトタスクに結び付けることができる強力なガントチャートを備えた、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 4 種類の依存関係をすべてリンクして遅延を回避したり、クリティカルパスをフィルタリングして作業の優先順位を付けることもできます。ベースラインを設定すると、リソース計画が取得され、計画された作業量と実際の作業量を比較してリアルタイムで追跡できます。リソースの可用性を把握し、スケジュールを守りましょう。今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。

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プロジェクトリソースの種類

プロジェクトリソースのリストはほぼ無限にありますが、有形と無形の 2 つのカテゴリに分類できます。有形資源とは、物質的な意味、人、場所、物です。無形のリソースは、エネルギー、士気、時間、情報などの物質的なものではありません。

これは、この二項対立がすべてのプロジェクトリソースを定義するという意味ではありません。お金など、分類するのが難しいものもあります。手に持って数えることができるという点で具体的です。しかし、その価値はそれを発行した国に依存するという点で無形でもあります。

したがって、プロジェクトリソースを適切に定義するには、もう少し詳細な情報が必要です。プロジェクトを管理するときは、人材、情報、資材、ツール、エネルギー、資本、時間の 7 つのカテゴリにリソースを分類することが役立ちます。これらの各用語を定義し、より深く理解できるように例を示して説明しましょう。

人々

これらは、プロジェクトを実行するために編成されるチームなどの人的リソースです。人は最も貴重なリソースであると言われています。これには理由があります。チームがなければ、他の 6 つのカテゴリのリソースは無力になります。世界中のお金と素晴らしい道具一式を手に入れることができますが、作業員がなければ、あるのは不毛な現場だけです。時間をかけて、目的を達成するために必要なスキルと経験を備えたチームを編成します。

情報

あなたとあなたのチームがプロジェクトを完了するために必要な知識もリソースです。あなたが彼らを訓練する必要があるか、彼らがすでに学習したスキルセットを持ってプロジェクトに参加するかにかかわらず、その情報はプロジェクトの成功にとって非常に貴重です。情報には、タスクの実行に必要なツールの使用方法から、プロジェクトのプロセスや方法論の理解まで、あらゆるものが含まれます。情報は柔軟であり、チームも柔軟でなければなりません。状況が変化すると、誰もがすぐに適応する必要があります。

材料

資料は目に見えるものなのでわかりやすいです。これらのオブジェクトはプロジェクトの実行に使用され、建設現場ではレンガとモルタルから、より抽象的な環境で作業している場合は紙と鉛筆まで、あらゆるものを使用できます。ただし、一般に、マテリアルは建設や製造など、より具体的なプロジェクトに関連しています。これらの業界はサプライチェーン管理と材料の調達に対処する必要があり、これによりリソースの可用性がさらに高まります。

ツール

ツールもまた具体的なリソースです。ただし、これらはプロジェクトのライフサイクル全体を通じて使用され、厳密には実行フェーズ中に使用されるわけではありません。工具は、ハンマーや重機などの建設工具や製造工具から、ハードウェアやソフトウェアに至るまで多岐にわたります。コンピューターはほぼすべてのプロジェクトに使用されますが、使用されるソフトウェアはプロジェクトの種類に合わせてカスタマイズされます。いずれの場合でも、ツールはあらゆるプロジェクトに必要なリソースであり、その可用性がプロジェクトを成功させる鍵となります。

エネルギー

多くの人は必要なリソースのリストにエネルギーを含めていないかもしれませんが、それは不可欠です。エネルギーとは、プロジェクトで使用されるツールや機械を実行して、チームの生産性を高めるツールやソフトウェアを実行するエネルギーを意味する場合があります。ほとんどのプロジェクトにとって、エネルギーとは電気です。ソフトウェア開発などの作業現場となるコンピューターを実行します。しかし、建設プロジェクトや一部の製造プロジェクトでは、ガソリンであれディーゼルであれ、他の種類のエネルギーが必要になります。中断のないエネルギー源を確保することは非常に重要であり、リソースの利用可能性計画の一部として含める必要があります。

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お金

資金がなければプロジェクトは水の泡になってしまうことは誰もが知っていますが、リソースの利用可能性計画に資金が含まれていないことがよくあります。しかし、当然のことながら、プロジェクトを進める前に、関係者からの財政的支援が必要です。適切な資金がなかったり、予算の管理が間違っていたりすると、プロジェクトは継続できません。お金があれば、ほとんどすべてのリソースをより多く入手できますが、お金がなければ行き詰まってしまいます。

時間

時間は管理できるリソースですが、決してコントロールすることはできません。プロジェクト管理にはタイムアウトがないため、必要なときにリソースが利用できるように正確にスケジュールを設定することも、リソース管理の重要な側面です。プロジェクトをタイムライン上に置くことは、プロジェクト全体を最初から最後まで見て、締め切りから逆算して、割り当てられた時間内にすべてを完了できるようにするための優れた方法です。時間は普遍的であり、あらゆるプロジェクトに影響を与えますが、このリストの中で最もとらえどころのないリソースの 1 つです。

リソースの可用性を追跡することがなぜ重要ですか?

リソースの能力を追跡できることは、リソースを管理するための鍵です。リソースがどこにあるのか分からないと、必要なときに必要な場所にリソースを配置することができません。そのため、プロジェクトリソースの計画、スケジュール、最適化が非常に重要です。そうしないと、プロジェクトのリソースが無駄になり、時間と費用がかかります。

リソースの可用性を追跡する方法はたくさんあります。より一般的な方法としては、リソーススケジューリング、リソースプランニング、およびリソースの最適化の 3 つがあります。これらを使用してリソースを監視し、リソースをより効果的に適用できるようにします。

リソースのスケジュール設定

リソースのスケジュール設定は、リソースをタスクまたはプロジェクトに最も効率的に割り当てるために使用されます。その一環として、プロジェクトを完了するためにリソースが必要となる開始日と終了日のスケジュールを設定します。これらの日付は、リソースのキャパシティと可用性に基づいています。

リソース計画

リソース計画とは、プロジェクトに必要なリソースを特定し、それらをどのように取得して割り当てるかを決定することです。これはプロジェクト管理にも当てはまりますが、複数のプロジェクト間でリソースを共有する必要がある場合のポートフォリオ管理の重要な部分でもあります。

リソースの最適化

リソースの最適化とは、人的リソースと非人的リソースの可用性がプロジェクトのスケジュールに確実に一致するようにする方法を指します。これを実現するための手法には、リソースの平準化 (開始日と終了日の調整)、リソースの平滑化 (リソースの追加を避けるために要件を予算内に維持する)、および逆リソース割り当て (最後のタスクまたは最も重要なタスクから開始し、そこから逆方向にスケジュールを設定する) などがあります。

ProjectManager を使用してリソースの可用性を管理する方法

ProjectManager は、リソースをリアルタイムで計画、管理、追跡するためのツールを提供するオンラインプロジェクト管理ソフトウェアです。当社のソフトウェアには、人件費を追跡し、チームのタスクの何パーセントが完了したかを確認できるタイムシートがあります。また、タスクリスト、カンバンボードなどの複数のプロジェクトビューもあり、マネージャーがプロセスの透明性を確保しながら、チームが希望どおりに作業できるようになります。マネージャーは潜在的なボトルネックを特定し、リソースを迅速に再割り当てして、チームが最大限の能力で作業できるようにすることができます。

作業負荷グラフを使用してチームの作業負荷を監視する

リソースの計画とスケジュール設定は最初のステップにすぎません。それらを追跡する必要もあります。当社のソフトウェアを使用すると、有給休暇、休暇、世界的な休暇など、チームのスキルと空き状況をリスト化できるため、オンボーディングが容易になり、タスクの割り当ても簡単になります。色分けされたワークロードページに切り替えると、誰が割り当て超過になっているかが一目でわかります。チャートから直接タスクを再割り当てするだけでワークロードのバランスが取れ、リソースの生産性が高まります。

リアルタイムダッシュボードでリソース使用率を追跡

プロジェクト内のリソースを追跡するもう 1 つのツールは、リアルタイムダッシュボードです。軽量のソフトウェアに見られるような時間のかかる構成は必要ありません。当社のライブダッシュボードは、リアルタイムデータを即座に収集し、読みやすいグラフやチャートに自動的に表示します。時間、コストなどを追跡できます。ダッシュボードをクリックするだけで、プロジェクトまたはポートフォリオの概要が表示されます。

リアルタイムダッシュボードで利用できる情報よりも詳細が必要な場合は、プロジェクトのステータス、ポートフォリオのステータス、差異、タイムシートなどに関する多数のレポートを簡単に生成できます。各レポートはカスタマイズ可能なため、データをフィルターして、見たいものだけを表示できます。さらに、すべてのレポートはさまざまな形式で簡単に共有でき、関係者に常に情報を提供できます。

ProjectManager は、チームがリアルタイムで作業を計画、管理、追跡できるようにする受賞歴のあるソフトウェアです。 リソース管理に加えて、タスク管理とリスク管理の機能はすべて、部門やタイムゾーンを越えてチームを接続する共同プラットフォーム上にあります。 私たちのツールを使用しているエイビス、ネスレ、シーメンスのチームに参加してください。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。