Project Management のリソース予測: クイック ガイド
公開: 2022-11-10新しいプロジェクトに取り組む前に、知っておかなければならないことがいくつかあります。 費用は見返りに見合っていますか？ 締め切りまでにきちんと仕上げることができますか？ リソースはありますか？ リソース予測は、最後の質問に答える方法です。
リソースは、プロジェクト計画を実行するために必要なものです。 チームから必要なツール、材料、機器、ソフトウェア、オフィス スペースなどまで。 リソース予測が重要な理由を知りたいですか? 読み続けます。
プロジェクト管理におけるリソース予測とは?
リソース予測は、プロジェクトを成功させるために必要なリソースの数を見積もる方法です。 これは、プロジェクト マネージャーとそのチームが、プロジェクトで割り当てられたタスクを完了するために必要なリソースがあるかどうかを確認するために使用するツールです。
前述のように、リソースにはさまざまな意味があります。 ただし、どのプロジェクトでも最も価値のあるリソースは、そのプロジェクトを実現する人々です。 リソースの予測について話すとき、ほとんどのプロジェクト マネージャーは、チームのキャパシティ、ワークロード、および使用率のレベルを見て、チームを割り当てる方法を考えています。
つまり、誰がどの割り当てを担当しているか、チームがそのワークロードを公平に共有しているかどうかを確認できるということです。 チームの重みを支えるリソースがわずかしかない場合、これらの人々は燃え尽きてしまい、士気が低下する可能性があります. これは、従業員を維持したり、プロジェクトを予定どおりに完了させたりする方法ではありません。
リソース予測に対応するプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションがあります。 ProjectManager は、リソースの割り当て方法をより適切に決定できるように、リアルタイムでキャパシティを把握するオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のワークロード チャートは色分けされているため、誰が割り当て超過しているかが一目でわかり、そのビューからワークロードのバランスを取り、チームの生産性を維持できます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。
リソース予測とリソース計画
リソース予測は、リソース計画で使用されます。 持っているリソースがわからない場合、リソースを計画することはできません。 プロジェクト計画のこれら 2 つの側面は関連しており、相互に情報を提供します。
リソース計画は、プロジェクトが完了するために必要なリソースをどのように編成するかです。 前述したように、リソースは幅広く、多くのカテゴリをカバーしています。 リソース予測は、これらのリソースと、それらが特定の期間にわたってプロジェクトのニーズを満たすことができるかどうかを識別します。
リソース計画は、リソースに関して必要なものを正確に概説します。 これは、最初にリソースを保存可能なリソースに分割することによって行われます。たとえば、チーム、機器などを含む保存不可能なリソースへの現金のようにです。プロジェクトのスケジュールとその予算は、リソースの予測に大きな影響を与えます。
リソース予測とリソース管理
リソース管理は、リソース予測とリソース計画が存在する場所です。 リソース管理は、プロジェクト、プログラム、またはポートフォリオのリソースを計画、スケジューリング、および割り当てるためのより大きなプラクティスです。 リソース管理の目的は、適切なリソースを適切なタイミングで適切なジョブに使用できるようにすることで、リソースの価値を最大限に引き出すことです。
リソース予測は、リソース計画の要素となるため、リソース管理の重要な側面です。 これらの統合された実践は、一方が他方の中にあるロシア人形のように見ることができます。 リソース管理には、利用可能なリソースと、それらがプロジェクト活動を遂行するのに十分かどうかを理解するために、リソース予測が必要です。
リソース予測 (およびリソース計画) がなければ、リソース管理は、リソースを最適化し、適切なイニシアチブに割り当てるという使命を果たすことができません。 これは、1 つのプロジェクト、プログラム、またはプロジェクトのポートフォリオのいずれに適用されても当てはまります。 リソース管理は、無駄と重複を減らしてプロセスを合理化および自動化し、効率を高めます。
リソース予測の利点
リソース管理がリソース計画とリソース予測でどのように構成されているかがわかったので、リソース予測がプロジェクトにどのように役立つかを見てみましょう。 最も明白なのは、プロジェクト マネージャーが、自分が何を扱っているか、それらのリソースを効果的に使用してプロジェクトを予定どおりに予算内で完了する方法を知ることができるようになることです。
チームに関して言えば、リソース予測により、プロジェクトを成功させるために誰が必要かを確認し、埋めなければならない可能性のある穴を示すことができます。 リソース予測は、必要なスキルを教えてくれるので、目標を達成するために必要な人材を簡単に絞り込むことができます。
リソース予測を使用すると、必要なワークロードに一致するリソースがあることを確認することで、需要と供給のバランスを取ることができます。 今後のプロジェクトのためにチームに必要な人を教えてくれます。 リソースの予測がないと、目前のタスクを完了するために必要なリソースを誤って計算したために、過剰に支出したり、スケジュールを超過したりする可能性があります。
つまり、資源予測はより効率的であり、より大きな利益につながります。 それは、将来の市場動向に適応するために必要なスキルセットを知ることで、より多くの収益を生み出すためです。 また、リソース計画がより柔軟になるため、需要の変化に応じて方向転換できます。
リソース予測のヒント
リソース予測とは何か、リソース計画とより大きなリソース管理にどのように適合するか、そしてプロジェクトにとってなぜ有益なのかを理解しています。 これらの利点を活用するためにリソース予測を行う方法を見てみましょう。
プロジェクトに必要なスキルを完全に理解することから始めます。 これは、プロジェクト計画と成果物を知ることを意味します。 これから、プロジェクトの目的を達成するために必要なチーム メンバーのプロファイルを作成できます。 これにより、求人情報が通知されます。また、プログラムまたはポートフォリオの場合は、プロジェクト管理オフィス (PMO) によって作成されたスキル一覧が通知されます。
関連: Word 用の無料のプロジェクト計画テンプレート
次に、スキルを超えて、チームの長所と短所を理解します。 過去のプロジェクトでのパフォーマンスを確認し、スキル レベル、作業の質、タスクの完了速度を示すグラフを作成します。 プロジェクトに必要なレベルに引き上げるためにトレーニングに投資したり、組織外の新兵を探したりする必要がある場合があります。 これらの潜在的なチーム メンバーの見通しについては、マネージャーや他のプロジェクト マネージャーに連絡してください。
履歴データは、リソースの予測にも役立ちます。 古いプロジェクトはアーカイブしてレビューできるようにする必要があります。これにより、それらのリソースがどのように使用されたか、およびそれらが過小に使用されたか過剰に使用されたかを確認できます。 過去のリソース予測からの教訓を確認することは、古い間違いを避けるための優れた方法です。
適切なリソースと適切なタスクを一致させる必要があることに注意してください。 これは、チームを編成し、プロジェクト全体を見た後に行われます。 役職に基づいて推測しないでください。また、時間やリソースの必要性を過小評価しないように注意してください。
離職率もお忘れなく。 あなたの会社の業績と採用傾向は、あなたが引き寄せるリソースに影響を与えます。 市場を知ることは、人材を採用する際に有利になります。 過去の傾向を見ると、リソースが将来どこに向かっているかを予測するのに役立ちます。
ProjectManager はリソース管理に役立ちます
ProjectManager は、リソースをリアルタイムで計画、管理、追跡するオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のリソース管理機能を使用すると、チーム メンバーのプロファイルを作成し、進行状況とパフォーマンスを追跡し、ワークロードのバランスをとって生産性を維持できます。
リソースをリアルタイムで計画、管理、追跡する
ガント チャートは、プロジェクトの計画と、タスク、リソース、およびコストをタイムラインに整理するのに最適です。 ベースラインを設定すると、その計画が取得され、プロジェクトでの実際のリソース使用量を比較するために使用できます。 この情報は、プロジェクトが進化するにつれてツール全体で共有されます。 リアルタイム ダッシュボードを使用して、ワークロードや完了率など、プロジェクトの進行状況とパフォーマンスの概要を表示します。 粗悪品のような設定不要で、いつでもすぐに使えます。
安全なタイムシートでタスクに費やした時間を追跡
チーム ページから、プロジェクト全体のタスク配分の概要を取得し、特定のチーム メンバーのプロフィールを拡大できます。 メンバーの毎回のパフォーマンスを確認するために、タイムシートでカスタマイズされたレポートを作成し、メンバーがタスクにログオンした時間を表示できます。 これで、スケジュールを維持するためにリソースを再割り当てする必要があるかどうかがわかります。 当社の安全なタイムシートは給与計算も合理化し、提出されるとロックされます。
プロジェクトの全体像を表示するために完全にカスタマイズ可能な他のレポートがあり、見たい詳細に集中することができます。 レポートを簡単に共有して、関係者を最新の状態に保つこともできます。 グローバルな休日を含むチームの空き状況を確認して、タスクにリソースを割り当てやすくすることができます。 未来を予測することはできませんが、リソースの予測と管理をより正確にするお手伝いをします。
ProjectManager は、チームがリソースをリアルタイムで計画、管理、追跡できるようにする、受賞歴のあるソフトウェアです。 堅牢なリソース管理機能以外にも、プロジェクトの生産性を維持するのに役立つタスクおよびリスク管理ツールがあります。 当社のソフトウェアを使用して成功を収めているシーメンス、ネスレ、エイビスのチームに参加してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。