リソース最適化とはテクニックとベストプラクティス

リソースの最適化は、プロジェクトを成功させるための鍵です。 もちろん、リソースはプロジェクトを実行するために使用されるすべてのものであり、人的資源と非人的資源を含みます。 リソース管理技術により、プロジェクトはスケジュールどおりに進行します。

適切なリソースを適切なタイミングで確保するために、プロジェクト マネージャーはリソースの最適化手法を理解する必要があります。 プロジェクトとプロジェクト ポートフォリオを管理する際のベスト プラクティスを含め、リソースの最適化がプロジェクト管理の分野全体にどのように役立つかを見てみましょう。

リソース最適化とは

リソースの最適化は、プロジェクトのリソースをプロジェクトのスケジュールに一致させるためにプロジェクト管理で使用されるさまざまな方法を網羅する包括的な用語です。 可能な限り効率的な方法でリソースの割り当てと管理に関与しています。 これらのリソースは、材料や設備から労働力まで何でもかまいません。

組織が成功し、業界で競争力を維持するためには、リソースの最適化が重要です。これは、ビジネスとプロジェクトをスムーズに実行するのに役立ちます。 利用可能なリソースを把握し、それらを効率的にスケジュールすることは、組織が時間枠と予算内で戦略的目標を達成するために不可欠です。

リソースの最適化が機能する方法のいくつかは、プロジェクトのタスクを締め切りと使用可能なリソースに合わせて人的資源のワークロードを管理することです。 これは、組織が予算内に収まる方法の 1 つです。 その他のリソース最適化手法には、リソースの平準化、リソースの平滑化、逆リソース割り当てなどがあります。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、リソースを最大限に活用して管理し、必要なときにリソースを利用できるようになります。 ProjectManager は、リソースをプロジェクトのスケジュールに合わせるのに役立つリソース管理機能を備えた、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 チームのオンボーディング時に、有給休暇、休暇、世界各地の休暇など、チームの空き時間を設定して、割り当てを簡単にします。 次に、色分けされたワークロード チャートに切り替えて、誰が割り当て超過しているかを簡単に確認できます。 そのチャートからワークロードのバランスをとって、チームの生産性を高めます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

プロジェクト管理においてリソースの最適化が重要な理由

リソースの最適化は、プロジェクトの生産性とパフォーマンスを向上させるのに役立つため、プロジェクト管理において重要です。 これは、プロジェクトのスケジュールを満たし、プロジェクトの予算を維持できることを意味します。 利害関係者は常に進行状況を確認して、プロジェクトに対する期待に応えているかどうかを確認しています。これには、マイルストーンの達成や浪費の防止が含まれます。

プロジェクト管理におけるもう 1 つの問題は、チームの士気です。 チームが不満を抱いていると、うまく連携できなかったり、最大限の生産性を発揮したりできず、タイムラインと予算に悪影響を及ぼします。 チームの満足度を維持する方法の 1 つは、チームを過労させるのではなく、キャパシティを維持することです。 これにより、プロジェクト マネージャーはチームを燃え尽きさせることなく、チームを最大限に活用できます。これは、プロジェクトだけでなく、従業員の定着率にも影響します。

プロジェクトを計画するとき、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトを成功させるためにどのタスクを完了する必要があるかを知るために、クリティカル パスを探します。 クリティカル パスを知ることは、タスクの優先順位付けの向上につながります。 リソースの最適化により、プロジェクト マネージャーは、スケジュールや予算を調整することなく、これらの重要なタスクを完了するために必要なリソースを確実に確保できます。

リソース最適化手法

リソースの平準化、リソースの平滑化、リソースの逆割り当てという、より一般的なリソース最適化手法の 3 つについては既に説明しました。 それぞれが重要であり、それらがどのように機能するかを理解するために詳細を定義して提供する価値があります。

リソースの平準化

リソースの平準化とは、開始日と終了日を調整して、プロジェクトが持っているリソースで終了できるようにすることです。 これは、リソースの需要と可用性のバランスを見つけるのに役立ち、チームが燃え尽きるのを防ぎます。 プロジェクト マネージャーはこれを使用して、特定の仕事を行う資格のあるチーム メンバーなど、適切なリソースにタスクを割り当てます。

これにより、プロジェクトのリソースの効率が向上すると同時に、リソースの使用が促進され、赤字が削減されます。 過剰な割り当てを回避し、質の高いアウトプットを提供するのに役立ちます。 ただし、他のプロジェクトが遅れたり、予算を使いすぎたり、追加のリソースを割り当てる必要が生じる可能性があります。

リソースの平滑化

リソースの平滑化は、時間の制約を処理するときに使用されます。 時間制約付きスケジューリングとも呼ばれるリソース スムージングは​​、要件を予算内に保ち、プロジェクトに割り当てられた以上のリソースを使用しないようにします。 これを行うには、人的資源のワークロードにアクセスできる必要があります。 これは、費用対効果の高い方法で予定どおりに納品するのに役立ちますが、一部のタスクを優先し、他のタスクを遅らせる必要があります。

逆リソース割り当て

逆リソース割り当ては、最後のタスクまたは最も重要なタスクから開始し、スケジュールからさかのぼって作業します。これがその名前の由来です。 このリソース最適化手法は、締め切りが決まっている場合や、重要なタスクを特定の日に行わなければならない場合に使用します。 これにより、必要なリソースの開始日を決定できます。

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効果的なリソース最適化の利点

リソースを管理することは、そうしないよりも常に望ましいことですが、効果的なリソースの最適化に関連する特定の利点があります。 1 つは、リソースのスケジューリングに役立つため、タスクに適したスキル セットを持つリソースを確保できます。 また、変化する顧客の需要に迅速に対応することで、需要予測にも役立ちます。

効果的なリソースの最適化は、プロジェクト マネージャーが人的資源をより適切にスケジュールするのに役立ちます。 このプロセスを合理化できるだけでなく、適切なカバレッジが保証され、士気の低下や生産性の低下を防ぐことができます。

また、ワークロードのバランスを取り、使用していないリソースを特定して削除することで、コストを削減できます。 さらに、リソースをよく知っているほど、将来のプロジェクト、スケジュール、および予算をより適切に計画できます。 最も重要なことは、プロジェクト全体で透明性が得られることです。これにより、信頼が築かれ、理解が深まり、そうすることでより大きな成功を収めることができます。

また、チームのスキルを可視化することもできます。 ProjectManager などのソフトウェア ツールは、チームのスキル セットとその可用性の概要を提供します。 これにより、プロジェクト マネージャーは潜在的なチーム メンバーをプレビューし、今後のプロジェクトの作業に適したスキル セットを持つメンバーを選択できます。

リソース最適化のベスト プラクティス

組織の効率を高めるには、どの業界で働いていても、リソースの最適化を利用する必要があります。 リソース最適化戦略を成功させるために考慮すべき点がいくつかあります。

1. リソース容量を測定する

リソースを適切にスケジュールするには、まずリソースを特定する必要があります。 割り当てプロセスは、割り当て可能なリソースを把握することから始めて、容量を超えて過剰に割り当てられていないことを確認する必要があります。 これには、プロジェクトの前にリソースを正確に見積もる必要があります。 次に、必要に応じて、プロジェクト マネージャは、リソース計画の穴を埋めるため、または不足や過剰の可能性に備えるために、追加のリソースを要求できます。

2. リソース使用率を追跡する

リソースの最適化は最初のステップにすぎません。 リソースの使用率を維持するには、できればリアルタイムでリソースを監視する必要があります。 これは、ダッシュボード、レポート、その他のリソース管理機能など​​、さまざまなプロジェクト管理ツールを使用して実行できます。 リソースの使用状況を把握し、プロジェクト マネージャーが実際のパフォーマンスを把握できるようにして、計画したパフォーマンスと比較できるようにします。

3. リソース管理ソフトウェアを使用する

これらのリソース最適化のベスト プラクティスのほとんどでは、リソース管理ソフトウェアを使用する必要があります。 リソースを管理する際に、より洞察に満ちた意思決定を行うのに役立つ、リアルタイムのデータを提供できるオンラインのものが必要になります。 また、ワークロード、差異などを表示するレポート機能と、必要に応じて進行状況とパフォーマンスの概要を表示するダッシュボードも備えている必要があります。

ProjectManager がリソースの最適化にどのように役立つか

ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアで、プロジェクト マネージャーにリアルタイムのデータを提供し、部門やタイム ゾーンを越えてチームを結び付けます。 当社のソフトウェアには、チームのオンボーディングとワークロードのリアルタイムでの追跡に役立つリソース管理機能があります。 また、ワークロード、コスト、時間などをリアルタイムのダッシュボードで監視することもできます。これらのメトリックは、プロジェクトの概要が必要なときにいつでも読みやすいグラフやチャートで表示されます。 軽量ツールのように時間のかかる構成はありません。 プラグアンドプレイです。

タイムシートで人件費を測定する

チームのタイムシートを管理すると、人件費を追跡するのに役立ちます。 チームは、インターネット接続またはモバイル アプリを使用して、どこからでも時間を記録できます。 これらの時間はソフトウェア全体で更新されるため、タイムシートも自動的に更新されます。 別のプロジェクトからタスクを追加したり、同じタスクを実行している場合は前の週からタイムシートをコピーしたり、必要に応じてタイムシートを自動入力したりすることもできます。 当社のタイムシートは安全で、承認のために管理者に提出されるとロックされ、変更できなくなります。 タイムシート レポートを生成して、チーム メンバーのタスクの何パーセントが完了したかを確認し、プロジェクトが順調に進んでいるかどうかを知ることができます。

複数の計画ビューを使用してリソースをスケジュールする

もちろん、人件費を監視する前に、それらを計画する必要があります。 当社のソフトウェアには複数のプロジェクト ビューがあります。つまり、4 つのタスクの依存関係すべてをリンクする強力なガント チャートでプロジェクトをスケジュールして、遅延を回避し、クリティカル パスをフィルタリングすることもできます。 タスク、コスト、およびリソースを計画したら、プロジェクトの差異をリアルタイムで追跡するためのベースラインを設定します。 ガント プランは、複数のプロジェクト ビューで簡単に共有して使用できます。 チームには、かんばんボード、タスク リスト、カレンダー、またはシート ビューで作業を実行するオプションがあり、それぞれの仕事により適したツールを使用できます。

当社のソフトウェアを使用すると、リソースが人事であるか非人事であるかにかかわらず、リソースをリアルタイムで計画、管理、および追跡できます。 しかし、それは私たちのツールができることの 1 つの側面にすぎません。 タスク管理とリスク管理の機能を備えているため、生産性を維持し、スケジュールから外れてコストのかかる遅延を回避できます。

ProjectManager は、プロジェクトをリアルタイムで計画、管理、追跡するのに役立つオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のコラボレーション プラットフォームを使用すると、ファイル、コメントなどをいつでもどこでも共有できます。 すでに当社のツールを使用してプロジェクトをうまく管理している Avis、Siemens、Nestle のチームに参加してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。