プロジェクトのリソース使用率を測定する方法

すべてのプロジェクト チームには、タスクを完了するためのリソースが必要です。 仕事を成し遂げるためには、ツール、機器、材料などが必要です。 プロジェクトのライフ サイクル全体を通じてリソースを管理することは成功に不可欠であり、リソースの使用率を測定することはそのための最初のステップです。

プロジェクトを管理し、それを成功裏に遂行する任務を負っている担当者は、チームの生産性を維持し、リソースを最大限に活用する方法を知っている必要があります。 これの最も重要な側面の 1 つは、適切な計画を立て、プロジェクト チームが要求されたことを実行するのに十分な時間とキャパシティを確保することです。

つまり、プロジェクト マネージャーは、リソース管理の重要なスキルを磨く必要があります。 リソースは単なるチームではなく、すべてのリソースがプロジェクトを妨げられることなく前進させる役割を果たします。 ただし、具体的にチームの時間について話している場合は、リソースの使用率を扱っています。

リソース使用率とは

プロジェクト管理では、リソース使用率は、作業者に割り当てられた請求可能な時間数の測定値です。 したがって、リソースの使用率を知ることは、コストを理解し、プロジェクト計画、予算、スケジュールの調整などの意思決定を行うために非常に重要です。

リソース使用率は、プロジェクト マネージャーが一定期間にわたってチームが持っているキャパシティを調べ、どのリソースが過少または過大に使用されているかを確認する方法です。 マネージャーは、チームがプロジェクトに費やしている時間を把握できます。 リソースの使用率はリソースの割り当てとは異なり、その違いを理解することが重要です。

適切なリソース管理ツールがないと、リソースの使用率が圧倒的に高くなる可能性があります。 リソースの使用率を測定するために、プロジェクト マネージャーは、タイム トラッキング、タスク管理、およびタイムシートやガント チャートなどのリソース計画機能を備えたソフトウェアを使用します。 ProjectManager には、リソースの使用率を測定、追跡、および管理するための理想的なツールがあります。 無料で始めましょう。

リソース使用率とリソース割り当て

リソースの割り当てとは、プロジェクト マネージャーが自分のチームを選び、プロジェクトのライフ サイクル全体でタスクにリソースを割り当てる方法です。 これには、必要に応じて、チームのワークロードの再割り当てと変更が含まれます。

ただし、リソースの使用率は、リソースの有効性を測定するという点でより戦略的です。 理想的には、リソースの割り当てを使用してプロジェクトを編成し、リソースの使用率を測定してチームの時間の使い方を最適化することでプロジェクトを成功に導きます。 両方のプロセスが連携して機能するため、有効性の測定に役立つ堅牢なリソース計画ツールを用意することが重要です。

リソース利用の種類

リソース使用率の定義は 1 つしかありませんが、それを測定するさまざまなアプローチがあり、リソース計画のさまざまな目的に使用されます。 以下は、最も一般的に使用されるリソース使用率のタイプです。

全体的な使用率

全体的なリソース使用率を測定するとき、プロジェクト マネージャーは、チーム メンバーが割り当てられたすべての請求可能、請求不可、および戦略的活動に費やした時間を加算し、それを使用可能な合計時間と比較します。 これは、チーム メンバーの時間が完全に使用されているかどうか、およびそれをより有効に活用するにはどうすればよいかを判断するのに役立ちます。

請求可能な使用率

請求可能時間とは、作業が完了した時点でクライアントに請求される労働時間です。 したがって、クライアントまたはプロジェクト マネージャーが、請求対象外の時間と戦略的活動を除く、従業員の請求対象時間数を決定する必要がある場合、請求対象リソースの稼働率が計算されます。 このリソース使用率の方法は、従業員のパフォーマンスを測定して比較する場合に非常に役立ちます。

請求対象外使用量

請求可能と見なされないアクティビティはすべて、請求不可として分類されます。 この方法は、プロジェクト マネージャーがリソースの使用効率を評価する必要がある場合に使用されます。 請求対象外の高い使用率は、チームが重要でないタスクに多くの時間を費やしていることを示している可能性があります。

戦略的活用

組織には、戦略計画の一部である長期的な目標があります。 これらの計画を達成するには、戦略的なプロジェクトとプログラムを実行する必要があります。 戦略的リソースの使用率は、チーム メンバーがそれらの戦略的活動に費やす時間数を測定します。

さまざまな種類のリソース使用率について学習したので、リソース使用率の式を使用してそれを測定できます。

リソース使用率の計算式

リソース使用率を計算する式は多数あります。 これらはさまざまな洞察を得るために使用され、リソース管理のニーズを満たすために作成することもできます。 最も一般的に使用されるリソース稼働率の計算式は、フルタイム等価計算式 (FTE) です。

リソース稼働率 = 作業者の割り当て時間 / 作業者の合計使用可能時間 * 100

この数式は、各チーム メンバーまたはチーム全体のリソース使用率を、合計使用可能時間と作業時間の関係に基づいて計算します。 さまざまなタイプのリソース使用率を測定するには、単純にワーカーの割り当て時間の値を請求可能時間、請求不可時間、および戦略的時間に変更します。

リソース使用率の測定方法

今日、ほとんどの企業は、時間追跡機能とリソース管理機能を備えたプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、リソースの使用率をいつでも測定、追跡、および管理しています。 ProjectManager などのソフトウェアを使用してリソース使用率を測定するための一般的な手順を次に示します。

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1. 請求可能時間と請求不可時間の定義

リソースの使用率を正確に測定するための最初のステップは、チームが実行する請求可能なアクティビティと請求できないアクティビティを定義することです。 全体的な使用率、請求対象の使用率、および請求対象外の使用率を計算できるように定義すると、

2. 各チーム メンバーの利用可能な時間を決定する

次に、フルタイム、パートタイム、単価などの契約に基づいて、各チーム メンバーの利用可能な時間を決定する必要があります。 これで、作業を割り当て、タイムシートを使用してリソースの使用率を追跡するために必要な情報が得られました。

3.タイムシートを使用してリソースの使用率を測定する

タイムシートは、チームの時間を文書化し、リソース使用率の数式を使用して、全体的なリソース使用率を測定できるため、リソース使用率を測定するための不可欠なツールです。

4. リソース使用率の式を使用する

ニーズに基づいて、課金対象、課金対象外、または戦略的なリソース使用率を測定することを選択できます。 上記のリソース使用率の公式を使用して、リソース使用率を測定してください。

5. 従業員の生産性を判断する

リソース使用率の分析に基づいて、ピア比較分析と成果物に関して行った作業に基づいて、どのワーカーが割り当て超過、割り当て不足、パフォーマンスが低いかを判断できます。

リソース使用率が重要な理由

リソースの使用率がプロジェクトの実行に不可欠な理由は明らかですが、そのようなプロセスの利点を深く掘り下げても問題はありません。 たとえば、プロジェクトの生産性を維持するには、リソースを活用することが重要です。 チームに過度の負担がかかると、最適なレベルでパフォーマンスを発揮できなくなります。

リソースの使用率は、プロジェクトへの可視性も提供します。 透明性が高くなり、プロジェクトをより適切に監視するほど、重要なステップを見逃す可能性が低くなります。 これにより、リスクが問題に発展する前にリスクをキャッチできます。

これはすべて、投資対効果、つまりビジネス用語で言えば ROI が向上することを意味します。 リソースが過度に負担されたり、過度に使用されたりしていないことを確認している場合は、より効率的に作業し、収益を増やすことができます.

最後に、リソース利用のプロセスは、プロジェクト マネージャーに、より機敏に作業するためのツールを提供します。 リソースのスケジュールをすばやく変更できる柔軟性があるため、問題を回避したり、問題をすばやく解決したりできます。 プロジェクトを順調に進めます。

リソース管理テンプレート

プロジェクトの管理に役立つ無料のプロジェクト管理テンプレートが多数用意されています。 リソース使用率を測定するときに非常に役立ち、リソース管理のニーズに役立つ 3 つのテンプレートを次に示します。

リソース管理計画テンプレート

無料のリソース管理計画テンプレートは、チームの作業時間を文書化し、タイムラインで追跡するための優れたツールです。 必要に応じてカスタマイズし、ダウンロード可能な Excel ファイルとして使用するか、ProjectManager にインポートして、いつでもどこでもアクセスできるようにすることができます。

RACI マトリックス テンプレート

RACI マトリックスは、チーム メンバーの責任の概要を把握し、プロジェクトにおける責任、説明責任、および役割を定義するための理想的なツールです。 無料の RACI マトリックス テンプレートは、リソース使用率分析プロセスを開始するのに最適な場所です。

ダッシュボード テンプレート

ダッシュボードは、プロジェクトの健全性を高レベルの観点から監視するための優れた方法です。 プロジェクト管理ダッシュボード テンプレートを使用すると、コスト、ワークロード、およびタスクを監視できるため、リソースの使用状況を追跡するための優れたツールになります。

ProjectManager がリソース稼働率を計算する方法

さまざまな式を使用してリソース使用率を計算するには時間がかかります。 それらの計算を自動的に行うツールがあれば、それは素晴らしいことではないでしょうか? ProjectManager は、まさにそれを実現する受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。

一緒に統合されたプロジェクト管理ツールの完全なスイートがあり、データを共有し、同じプログラム内にとどまってプロジェクトを管理できます。 重要な機能の 1 つは、リソースを割り当て、チームの空き状況を可視化しながらコストを追跡できるリソース管理ソフトウェアです。 1 つのツールから、作業負荷のバランスを取ることもできます。

リアルタイムデータ

仕組みは次のとおりです。 当社のソフトウェアはクラウドベースであるため、すべてのデータが最新であり、リアルタイムの情報で意思決定を行うのに役立ちます。 チーム管理ページで、誰が何に取り組んでいるかをいつでも確認できます。 そこでは、チーム メンバーのリストと、タスク、期日、進捗状況の詳細が表示されます。

誰が何をしているかを把握してタスクを割り当てる前に、彼らの空き時間を計画する必要があります。 これはチーム管理ページで設定でき、チームの稼働日、休日、および有給休暇を決定できます。 これは、チームがオンサイトにいるか、世界中のどこにでも分散している場合に、グローバル ホリデー機能を使用して実行できます。

オンライン ガント チャート

チームの空き時間をブロックしたら、オンライン ガント チャートでリソースを割り当てることができます。 このプロジェクト ビューから、チーム メンバーが仕事をしなければならない時間を確認して、チーム メンバーにタスクを割り当てることもできます。 それらが割り当てられているかどうかに注意してください。 リソースコストの見積もりも取得できます。

堅牢なリソース管理機能

当社のリソース利用ソフトウェアの主力はワークロード ページです。 ここでは、すべてのチーム メンバーのワークロードと、割り当てられたタスクが多すぎるか少なすぎるかを示す色分けされたグラフが表示されます。 リソース使用率の方程式は必要ありません。 何よりも、ワークロードのバランスをとって生産性を高め、燃え尽き症候群を回避したい場合は、ワークロード ページから直接再割り当てするだけです。 多くのチームを管理している場合でも、プロジェクト、チーム、または日付でページをフィルター処理できます。

プロジェクトを効率化するために ProjectManager ができることは他にもたくさんあります。 チームがタスクに取り組むと自動的に更新されるタイムシートがあります。 彼らの時間を追跡できます。 進行状況の概要を表示するリアルタイムのダッシュボードと、データをより深く理解するためのワンクリック レポートもあります。 1 つのツールで計画、監視、報告を行います。 この 30 日間の無料試用版を今すぐ利用して、生産性の向上にどのように役立つかをご覧ください。