リスク管理計画の立て方

それらを特定し、記録し、監視し、計画します。リスクは、すべてのプロジェクトに固有の部分です。 休暇中にプロジェクトを実行し、それに合わせてプロジェクトのタイムラインを計画しなければならないなど、一部のプロジェクト リスクは問題領域になることは避けられません。 しかし、特定のプロジェクトには多くのリスクがあり、リスク評価とリスク軽減戦略がなければ、あなたとプロジェクト管理チームにとって歓迎されない驚きとなる可能性があります。

そこで、リスクが問題になる前にリスクを軽減するためのリスク管理計画の出番です。 しかし、最初に、リスク管理とは何ですか?

リスク管理とは？

リスク管理は、潜在的なプロジェクト リスクの管理を扱うプロジェクト管理の一部門です。 リスクを管理することは、間違いなくプロジェクト管理の最も重要な側面の 1 つです。

リスク管理プロセスには、次の主な手順があります。

• リスクの特定:プロジェクトのリスクを管理するための最初のステップは、それらを特定することです。 過去のプロジェクトからの情報や専門家の意見などのデータ ソースを使用して、プロジェクトに影響を与える可能性のあるすべての潜在的なリスクを見積もる必要があります。
• リスク評価:プロジェクトのリスクを特定したら、その可能性と影響のレベルを調べて優先順位を付ける必要があります。
• リスク軽減:プロジェクトのリスクを管理するためのリスク軽減アクションを含む緊急時対応計画を作成します。 また、リスクの監視と制御を担当するリスク所有者となるチーム メンバーを定義する必要もあります。
• リスクの監視:リスクを管理できるように、プロジェクトのライフ サイクル全体を通じてリスクを監視する必要があります。

しきい値を超えた 1 つのリスクがその条件を満たしている場合、プロジェクト全体が危険にさらされる可能性があります。 通常、プロジェクトごとにリスクが 1 つだけというわけではありません。 評価と利害関係者との話し合いが必要なリスク カテゴリは多数あります。

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そのため、リスク管理は、プロジェクトのライフ サイクル全体を通じて一定の、積極的かつ事後対応的なプロセスである必要があります。 それでは、リスク管理計画とは何かを定義しましょう。

リスク管理計画とは

リスク管理計画は、プロジェクトのリスク管理プロセスがどのように実行されるかを定義します。 これには、リスクの特定、評価、緩和、および監視活動を実行するために使用される資金、ツール、およびアプローチが含まれます。

リスク管理計画には通常、次のものが含まれます。

• 方法論:リスク評価、リスク分析、リスク軽減戦略などのリスク管理活動を実行するために使用されるツールとアプローチを定義します。
• リスク レジスター:リスク レジスターは、プロジェクトのすべてのリスク識別情報を文書化できるチャートです。
• リスク内訳構造:リスク カテゴリと、プロジェクト リスクの階層構造を識別することができるチャートです。
• リスク評価マトリックス:リスク評価マトリックスを使用すると、プロジェクト リスクの可能性と影響を分析して、優先順位を付けることができます。
• リスク対応計画:リスク対応計画は、プロジェクトのリスクを管理するために採用されるリスク軽減戦略を説明するプロジェクト管理ドキュメントです。
• 役割と責任:リスク管理チームのメンバーには、リスク所有者としての責任があります。 プロジェクトのリスクを監視し、リスク対応アクションを監督する必要があります。
• 資金:リスク管理活動を実行するために必要な資金を特定するセクションを用意します。
• タイミング:リスク管理活動のスケジュールを定義するセクションを含めます。

リスク管理計画の立て方

すべての Web デザインおよび開発プロジェクト、建設プロジェクト、または製品設計には、リスクが伴います。 それがまさにプロジェクト管理の本質です。 しかし、だからこそ、リスク管理計画を策定することによって、可能な限り先んじることが常に最善なのです。 リスク管理計画を作成する手順を以下に概説します。

1. リスクの特定

リスクの識別は、プロジェクトの計画フェーズの開始時だけでなく、プロジェクトのライフ サイクル全体でも行われます。 多くのリスクは「既知のリスク」と見なされますが、その他のリスクについては、発見するために追加の調査が必要になる場合があります。

リスク分類構造を作成して、すべてのプロジェクト リスクを特定し、それらをリスク カテゴリで分類できます。 これを行うには、すべてのプロジェクト関係者と業界の専門家にインタビューします。 多くのプロジェクト リスクは、技術や組織などのリスク カテゴリに分類し、テクノロジ、インターフェイス、パフォーマンス、ロジスティクス、予算などの特定のサブカテゴリ別に一覧表示することができます。特定段階で明らかになったすべての既知のリスクの一元的な場所についてインタビューを受けました。

オンラインのプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、プロジェクトのリスク レジスタを簡単に作成できます。 たとえば、ProjectManager のリスト ビューを使用して、すべてのプロジェクト リスクを把握し、リスクの優先度を追加し、チーム メンバーを特定して解決する責任者に割り当てます。 To Do リスト アプリよりも優れており、ファイルやタグを添付して進行状況を監視できます。 問題を解決するために作業が完了した割合を確認します。 ProjectManager の無料試用版にサインアップして、リスクがプロジェクトを脱線させないようにしてください。

2. リスク評価

この次のフェーズでは、リスクの定性的および定量的な影響 (リスクが発生する可能性とプロジェクトへの影響など) を確認し、それをリスク評価マトリックスにマッピングします。

最初に、リスクの可能性に低い確率から高い確率までのスコアを割り当てることによってこれを行います。 次に、リスクの影響を低から中、高の順にマッピングし、それぞれにスコアを割り当てます。 これにより、リスクがプロジェクトの成功にどの程度影響を与える可能性があるか、および対応がどれほど緊急である必要があるかがわかります。

すべてのリスク管理チーム メンバーとプロジェクト関係者がリスク評価マトリックスを効率的に理解できるようにするには、影響レベル スコアにリスク確率スコアを掛けて、全体的なリスク スコアを割り当てます。 無料のリスク評価テンプレートから始めることができます。

3. リスク対応計画を作成する

リスク対応とは、プロジェクトのリスクが発生したときにそれを軽減するために実行されるアクション プランです。 リスク対応計画には、プロジェクトにおけるリスクの影響を軽減するために実行するリスク軽減戦略が含まれています。 通常、これには代償が伴い、時間や予算が犠牲になります。 したがって、リスク管理計画を作成する前に、リスク管理のニーズに時間とお金を割り当てる必要があります。

4. リスク オーナーの割り当て

さらに、各プロジェクト リスクにリスク所有者を割り当てることも必要になります。 リスク所有者であるリスク管理チームのメンバーは、割り当てられたリスクを監視し、必要に応じてリスク対応の実行を監督する責任を負います。

さらに、各プロジェクト リスクにリスク所有者を割り当てることも必要になります。 リスク所有者であるリスク管理チームのメンバーは、割り当てられたリスクを監視し、必要に応じてリスク対応の実行を監督する責任を負います。

リスク レジスターとリスク評価マトリックスを作成するときは、リスク オーナーをリストアップします。これにより、プロジェクト リスクが発生したときにリスク対応戦略​​を実装する必要があるのは誰であるかについて誰も混乱することがなく、各リスク オーナーがすぐに行動を起こすことができます。

各プロジェクト リスクの正確なリスク対応をリスク登録簿に記録し、リスク対応計画を実施前にすべての利害関係者に承認してもらいます。 そうすれば、プロジェクト全体が完成したら、問題と解決策の記録を確認することができます。

5. トリガーを理解する

これは、リスクがプロジェクトにすでに影響を与えているかどうかに関係なく発生する可能性があります。特に、プロジェクトの進捗状況を確認する手段としてのプロジェクトのマイルストーン中に発生します。 ある場合は、それらの既存のリスクを再分類することを検討してください。

これらのトリガーが満たされていない場合でも、プロジェクトの進行に合わせてバックアップ計画を立てるのが最善です。プロジェクトが特定のポイントに達した後は、特定のリスクの条件が存在しない可能性があります。

6.バックアップ計画を立てる

リスク登録簿とリスク評価マトリックスを生きた文書と考えてください。 プロジェクトのリスクは、プロジェクト中のどの時点でも分類が変わる可能性があるため、プロセスの一部として緊急時対応計画を立てることが重要です。

緊急時対応計画には、プロジェクトのマイルストーン中に新しいリスクを発見し、既存のリスクを再評価して、それらのリスクの条件が満たされているかどうかを確認することが含まれます。 リスクの再分類は、緊急時対応計画を少しだけ調整することを意味します。

7.リスクのしきい値を測定する

リスクのしきい値を測定することは、どのリスクが高すぎるかを発見し、プロジェクトの利害関係者と相談して、プロジェクトを継続する価値があるかどうかを検討することです。

リスクのしきい値は通常、次のように決定されます。スコアが「非常に高い」または「高い」スコアがいくつかあるリスクを考慮し、リーダーシップ チームおよびプロジェクトの利害関係者と相談して、プロジェクト自体が限界に達しているかどうかを判断します。失敗のリスク。 追加のコンサルテーションが必要なプロジェクト リスクは、リスクのしきい値を超えたリスクです。

プロジェクトで問題が発生したときにリスクを注意深く監視するには、プロジェクト管理ソフトウェアを使用します。 ProjectManager には、自分で作成する必要がある他のソフトウェアとは異なり、ツールに埋め込まれたリアルタイムのダッシュボードがあります。 プロジェクトの健全性を自動的に計算し、予定どおりか遅れているかをチェックします。 支出、進捗状況などの概要を把握できます。 リスクの特定が早ければ早いほど、その解決も早くなります。

リスク管理計画を維持するためのベスト プラクティス

リスク管理計画はいくつかの方法でのみ失敗します: 予算不足による段階的な失敗、モデリング エラーによる失敗、またはリスクを完全に無視することによる失敗です。

リスク管理計画は、プロジェクト ライフ サイクルの最初から最後まで、常に進化し続けるものです。 したがって、ベスト プラクティスは、リスク管理計画の監視段階に焦点を当てることです。 リスクとそのスコアの評価と再評価を継続し、プロジェクトのマイルストーンごとにリスクに対処します。

プロジェクト ダッシュボードやその他のリスク追跡機能は、リスク管理計画を維持する上で非常に役立ちます。 以下のビデオを見て、プロジェクトを順調に予算内に収めるために、プロジェクト管理ダッシュボード、ライブ データ、およびプロジェクト レポートがいかに重要であるかを確認してください。

定期的なリスク監視に加えて、マイルストーンごとに、プロジェクトの開始時に使用したものと同じチェックリストを使用して別の面談を実施し、プロジェクトの利害関係者、リスク管理チームのメンバー、顧客 (該当する場合)、および業界の専門家に再度面談します。 .

彼らの回答を記録し、必要に応じてリスク記録とリスク評価マトリックスを調整し、リスク管理計画の関連するすべての更新を主要なプロジェクト関係者に報告します。 このプロセスと透明性のレベルは、評価すべき新しいリスクを特定するのに役立ち、以前のリスクが期限切れになっているかどうかを知らせます。

ProjectManager がリスク管理計画にどのように役立つか

リスクを報告せずに放置しないでください。 ProjectManager を使用すると、これまで以上に迅速かつ簡単にリスクを解決するのに役立つコラボレーション ワークスペースにアクセスできます。 プロジェクトのスケジューリングとタスク ツールを使用して、リスクを特定し、リスク所有者を割り当てます。 どのタスクがどのチーム メンバーに割り当てられているかを完全に把握し、それらのリスクに対処する様子をリアルタイムで監視します。 完了としてマークし、後でアーカイブします。簡単に記録できるように、無制限のクラウド ストレージを提供しています。

追跡とレポート

ProjectManager は監視フェーズでも威力を発揮します。 特許取得済みのリアルタイム ダッシュボードでは、遅延、ワークロード、予算などの重要なプロジェクト メトリックをライブで確認できます。 さらに、キーを数回押すだけでレポートを作成できる自動レポート機能を利用できるため、リスクの条件が満たされたときにいつでも対応できます。 リスク追跡がこれまでになく簡単になりました。

プロジェクトに関係なく、リスクは必ず発生します。 しかし、リスク管理計画プロセスをより適切にナビゲートするための適切なツールがあれば、エラーをより軽減できます。 ProjectManager は、リアルタイムで更新されるクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアで、リスク、問題、および変更に関するすべての最新情報を提供します。 30 日間の無料トライアルを開始して、リスクをより適切に管理しましょう。