代理店の拡大: 成長と変化の教訓

特に私が独立してコンサルティングを始めた 6 年前には、ビジネスを構築することなどまったく頭になかったので、急成長を遂げている代理店を率い、規模を拡大することは、信じられないほどの道のりでした。

Eyeful Media を構築してきた過去 6 年間、私は自分のネットワークや同僚、特に代理店の経験を持つ同僚に力を借りて、当社の成長をうまく進めてきました。 私はあらゆる場面で貴重な教訓を学びました。

私たちは初期にいくつかの教訓を学びましたが、成長するにつれて多くの教訓が得られました。 私たちは、Adizes の組織ライフサイクル モデルに基づいて、私たちの旅をいくつかの段階に分割しました。

• 幼児期。
• ゴーゴー成長。
• 思春期。
• プライム。

各段階でアプローチを調整し、改善する必要があることに気づきました。

私たちが活用することができた最も重要な成長機会の多くは、お客様や従業員からのフィードバックから集められたものです。

私たちの旅の各段階で学んだ重要な教訓は、私たちが組織として成熟するにつれて進化し続けています。

事業推進のためのテーマ設定

明確さと方向性を提供するために、私たちはビジネスの状態を表すテーマを毎年割り当てました。

2020 年、私たちはインフラの構築に注力しました。 2021年は体制を確立する年でした。 2022 年の目標は効率を高めることであり、2023 年も引き続きそれが優先事項です。

私たちがこれまで行ってきた最も重要なことの 1 つは、私たちの使命、ビジョン、価値観を慎重に作り上げ、洗練させることです。

これらのことを明確にすることで、文化に合った採用や、私たちが達成したいことや支持したいことに一致する方法でのインフラストラクチャ、構造、効率の構築など、私たちにとって適切な方法でスケールすることができました。

インフラの年 (2020)

私たちの代理店の初期の頃、私たちは請負業者とコンサルタントのネットワークに依存していました。

しかし、2020 年にフルタイム従業員 (FTE) の採用を開始したため、成長するチームをサポートするためのより強力なインフラストラクチャが必要になりました。

FTE に切り替えた主な理由は、クライアントに売り込む際に人員配置の予測可能性を高めるためでした。

以下の項目はすべて、もっと早く導入しておけばよかったと思うものです。予算が許せば、できるだけ早く導入することを検討してください。

給与計算ソリューションを入手する

PayPal を介して請負業者に支払う方法から、給与計算に Gusto を使用する方法に移行することで、プロセスが大幅に簡素化されました。

Gusto を使用すると、1099 と W2 の発行がより効率的になりました。 Corpnet との統合と福利厚生により、さまざまな州の従業員をより効果的に管理することもできました。

高品質のコミュニケーションツールに投資する

私たちはシームレスなコラボレーションの必要性を認識し、チームからのフィードバックに基づいて Google Chat から Slack にアップグレードしました。

効果的なチームワークと情報共有を促進するコミュニケーション ツールへの投資は、特に遠隔地にある代理店にとって非常に重要です。

法人向け会計ソフトを選ぶ

独立したフリーランサー向けに設計されたバージョンから後でデータを移行することを避けるために、QuickBooks Online のようなより堅牢な会計ソフトウェアから始めてください。

プロジェクトの命名と部門とクラスの設定に一貫性があると、成長分析に貴重な洞察が得られます。

レポートデータ収集を自動化する

手動タスクを減らし、チームの分析時間を節約するために、最初は Supermetrics を使用してデータをスプレッドシートに取り込みました。 (ただし、ニーズが高まるにつれ、効率化を図った 1 年間に、より包括的なレポート ソリューションである Domo を採用し、詳細な内部および外部レポートを作成しました)。

時間を正確に追跡する

多くの人は時間の追跡を嫌いますが、私たちはプロジェクトとクライアントの収益性を理解する上で時間の重要性を認識しました。

時間追跡は請求目的で必要だったので初日から導入していましたが、他の技術スタックとよりよく統合されたソリューションにアップグレードしました。

(注: 後年、私たちは追跡された合計時間の割合とクライアント/プロジェクトの収益性についてより詳細な毎月の分析を実行し始めましたが、これが準備を整えました)

プロジェクト管理ソリューションを使用する

プロジェクト管理ツールを導入してワークフローを合理化し、効率を向上させます。 当社の最初の SEO 採用者はプロジェクト管理を推進し​​ました。

私は社内でリーダーの役割を担っていたので、並行するワークストリーム全体で複数の組織を調整することの重要性を認識していませんでした。

チームがフィードバックを簡単に共有できるツールに投資します。

価値観を重視する代理店として、従業員の様子を常に把握することが重要です。 私たちは、より大きな代理店を経営する友人からの提案を受けて 15five を実装しました。

大企業は通常、従業員管理ツールを使用してきましたが、これは当社にとって状況を変えた数少ないものの 1 つです。

カスタム PowerPoint / Google スライド テンプレートを作成する

ばかげているように聞こえるかもしれませんが、私たちの最良の投資の 1 つは、Google スライド テンプレートを作成するためにデザイナーを雇ったことです。

私たちはデッキに一貫性がないため、デッキを作り直すのに数え切れないほどの時間を費やしていました。 大幅な時間の節約になり、費用は 2,000 ドル未満でした。

簿記の負荷を軽減し、複数の状態をサポートできる CPA を取得します

以前は、QuickBooks ですべての経費を手動で分類していました。 経費を把握するために、会社の初期の段階で自分で帳簿を管理することは問題ありませんが、ある時点で時間を最大限に活用できなくなります。

誰か (Corpnet など) にお金を払って、税金のための州を設定し、簿記係を見つけてもらいます。 事業を開始して最初の数年間が経過した後、新しい公認会計士を雇わなければなりませんでした。 多くの州での事業運営が複雑になったため、私たちは最初の事業を超えてしまいました。

包括的な運用計画を作成する

創設者として、あなたはエージェンシーとともにどこへ行きたいのか、そして自分にとって何が重要なのかについて、頭の中に明確なイメージを持っているかもしれません。

しかし、より多くのリーダーを雇用するときは、そのことが彼らにも明確であることを確認する必要があります。 計画を紙に書き出すことは、ギャップや機会を特定するのにも役立ちます。

共有ドライブを設定してドキュメントを整理する

すべてのドキュメントを 1 つのフォルダーに入れて検索しても問題ありません。 ただし、誰もがそのように作業できるわけではありません。また、後で戻って書類を整理するのは非常に苦痛になる場合があります。

新入社員の入社を容易にする、整理されたスケーラブルなファイル構造を構築します。 急速に成長している場合は、人材が迅速に成長する必要があり、時間をかけて組織化することがプロセスの加速に役立ちます。

その際、すべての契約書を整理したフォルダーに入れるようにしてください。

収益と支出の流れを特定する

何を販売したいか、その料金をどのように請求するか、実行したい作業の種類に合わせてリソースを調整するかを特定します。

最初の数年間は、目の前に降りかかるプロジェクトを喜んで引き受けるかもしれませんが、規模が拡大するにつれて、提供できる範囲を拡大または縮小することを選択する場合があります。

設立年（2021年）

このフェーズでは、強固な基盤を確立し、拡張性と戦略的取り組みのためのプロセスを洗練することが主な焦点でした。

私たちは、チームを戦略的取り組みに解放し、新人研修プロセスを改善することを目指しました。

特にマーケティング担当者としてスタートし、現在は「本物の」CEO にならなければならない場合、日常業務から離れるのは難しい場合があります。

ただし、適切な人材を雇用するには、責任を委任し、強固なチーム構造を確立することが重要です。

既存のテクノロジーを最大限に活用し、実践を標準化し、より高度なツールを使用してデータを効果的に統合して表示することを検討してください。

追加の管理層を導入して、庁内の効率的なコミュニケーションと連携を確保します。 パートナーシップを検討し、信用枠を確保することも、この段階での代理店の成長をサポートすることができます。

堅牢なオンボーディング プロセスを構築する

私は人々に当社の価値観を確実に理解してもらいたかったので、最初の数年間はオンボーディングを実施しました。 しかし、これは効率的でも拡張性もなく、期待できるほど効果的ではありませんでした。

私たちのリーダーの中には、最初の 90 日間の期待、重要な文書へのリンク、さまざまな同僚との面会や挨拶などをより明確にして、より良いプロセスを構築することを決定した人もいます。

チーム構造を確立する

この段階で、グループ取締役の追加など、追加の管理層の構築を開始しました。 これにより、私たちのチームはマネージャーに助けを求めることができ、役割がより明確になりました。

年次レビューの実施

マネージャーは 1 年 365 日フィードバックを伝達する必要があると感じているため、私は年次レビューの大ファンではありませんでした。

しかし、より環境に優しい従業員の中には、次のレベルに到達するために何が必要かを理解するのに役立つ、より構造化されたプロセスを望んでいた人もいました。

これらの作業は Google ドキュメントで開始しましたが、その後プロセスを 15 Five に移行しました。

信用枠を確保する

融資枠を取得するのに最適なタイミングは、それが必要でないときです。

リーダーとして、あなたには従業員とその家族の生活に責任があります。 キャッシュフローの問題が発生した場合に備えて、安全策を講じてください。

ブランドをアップグレードする

最初の数年間は気づかれないまま飛行しているかもしれません。 口コミを通じてでも規模を拡大し始めたら、Web サイトの再デザインやロゴの更新を検討してください。 ただ、お金を使いすぎないように注意しましょう！

事前にレンタルしますが、あまり多くはありません

代理店が規模を拡大し、収益がより予測可能になったら、ジャストインタイム採用モデルから少し前にスタッフを追加するモデルに切り替えることを検討してください。

アイドル状態の帯域幅に直面しないように、過剰雇用はしないでください (花と同じように、代理店の営業時間も朽ちるものです。一度過ぎてしまえば、もう終わりです!)。 しかし、人員を増員することで、チームはトレーニングや欠席時の対応にさらに多くの時間を費やすことができるようになります。

プロジェクトが突然発生し、帯域幅が必要な場合は、請負業者を利用してリソースを迅速に拡張します。

効率化の年 (2022 年)

プロセスを最適化し、自動化を採用し、クライアントとプロジェクトの収益性を向上させることを目指したため、効率が私たちの主な焦点になりました。

また、人材の育成にも力を入れています。 リーダーシップトレーニングは効率とは関係ないと思われるかもしれませんが、目標は常に不本意な離職を減らし、チームに成長の機会を生み出すことである必要があります。 コーチングはその両方に役立ちます。

アシスタントを雇う

創業者として、誰も担当できないタスクを引き受けることに気づくことがよくあります。

これには、新入社員の電子メール アドレスの設定や福利厚生に関する質問への対応などが含まれる場合があります。 時間の機会コストを考慮して、これらの項目をアシスタントに任せてください。

ビルドプロセスとテンプレート

早期採用者によるプロセスの実装をナビゲートするのは難しい場合があります。 抵抗に遭遇する可能性が高いため、フィードバックを早期かつ頻繁に得るようにしてください。

テンプレートには 90 日計画やレポート計画などのオプションが含まれている場合がありますが、チームの時間を節約するために頻繁に再作成されるものを見つけることが目標である必要があります。

再利用可能なプロジェクトのアプローチとコンテンツを構築することもできますが、「決まりきった」または型にはまったと思われる作業は避けたいと考えています。

クライアントとプロジェクトの収益性を真剣に考える

収益性を常に把握しておく必要がありますが、評判を高めるため、最初の数年間は利益率の薄さを受け入れることもできます。

割り当てられたチームとその具体的なコストに基づいてアカウントを管理するための実際のコストを適切に把握できるようにしてください。

戦術的なプラットフォームやマーケティングのトレーニングだけでなく、人材を育成します

人々があなたと同じスキルを持っていると想定しないでください。 おそらくあなたは彼らよりもはるかに多くのものを見てきたことを忘れないでください。

積極的な傾聴、困難な会話への対応、さまざまな組織レベルのクライアントに合わせた教材などのトピックをカバーする堅牢なトレーニング カレンダーを作成します。

チームを再編成する

あなたをここに導いてくれた人々が、必ずしもあなたを次のレベルの成長に導いてくれるとは限りませんが、良い仕事をしている人々に対しては忠実であり続けたいと思うでしょう。

ビジネスを成長させる上で最も難しい部分の 1 つは、従業員の役割や部下の関係の一部を変更する必要があるかどうかを理解することです。 チームメンバーがあなたのブランドと価値観に適合していることを確認することも重要です。

信じられないほど勤勉な人もいるかもしれませんが、文化に適合しない場合は、その人から離れるのが最善です。 厳格な採用プロセスは、人材を事前に選別するのに役立ちます。 ただし、常に正しく理解できるとは限りません。

法的書類をアップグレードする

従業員や顧客が増えたので、コンサルティング契約、従業員ハンドブック、雇用契約、機密保持契約、その他同様の書類を必ず弁護士に確認してもらいましょう。

法律は頻繁に変更されるため、ビジネスを確実に保護したいと考えています。

銀行口座を見直してください

あなたは代理店を始めたときから基本的な当座預金口座を持っているかもしれません。

ビジネスが成長するにつれて、口座のアップグレードについて必ず銀行家に相談し、利息を集め始めることができるようにリンクされた普通預金口座の追加を検討してください。

電信手数料も節約できるかもしれません。

レポートスイートをアップグレードする

より多くのクライアントと連携する可能性が高いため、Domo、Tableau、または会社のニーズを満たす別のソリューションなど、より高度なレポート スイートを検討してください。

実際の予算を立てる

より成熟した会社を手に入れたら、計画された予算に基づいて運営と管理を開始します。

最初の 1 年は間違いを犯すかもしれませんが、収益の伸びが予想より早いか遅いのか、また支出が計画から逸脱しているところを理解するには、非常に大きな筋肉を鍛える必要があります。

代理店の成長に留意すべき 6 つのヒント

クライアントやチームから頻繁にフィードバックを得る

クライアントやチームメンバーが自分の意見を聞いてくれていると感じられるようにすること以上に重要なことはありません。

NPS、eNPS、開始/停止/継続など、四半期ごとまたはそれ以上の頻度でフィードバックを収集します。

強力で永続的な代理店を構築するために、受け取るフィードバックに注意してください。

収益を多様化する

初期段階にいて、自分に降りかかるもののほとんどを受け入れている間は、これをコントロールできないかもしれません。

代理店開発コンサルタントは、特定のニッチ分野に焦点を当てることを勧める場合がありますが、そのアドバイスに直面しても、ビジネスの健全性と責任を負う生計を確実に守るためのバランスをとる行為です。

ビジネスの多くを 1 つのクライアントや業界の手に委ねすぎないようにしてください。 ビジネスを健全に保つには、リテイナーと 1 回限りのプロジェクトのバランスをとることが重要です。

リテイナーは雇いやすいですが、一度限りのプロジェクトは、よほどのスコープクリープに遭遇しない限り、儲かる可能性があります。

無理があると感じるとき、またはクライアントが合わないときはノーと言う

サポートするスキルを持たないプロジェクトに取り組んでも、何も良いことはありません。

リーダーシップチームの視点を信頼し、自分自身の直感だけに頼らないでください。 平均以下の仕事を提供するよりも、潔く立ち去り、別の会社を勧める方が良いでしょう。

クライアントがスタッフを軽蔑したり、常にあなたにもっとお金を要求しようとしたり、一般的に悪いパートナーであるなどの理由で、クライアントがあなたに合わなかったら、いつでも立ち去ることができることを覚えておいてください。

最高の仕事をするための最低限のことを実行する

会社の成長の初期段階では、最低の報酬やプロジェクト料金を柔軟に設定することもできます。

時間が経つにつれて、あなたと彼らが誇りを持って結果をもたらすことができる仕事をチームが行うためにどれだけの時間をかけなければならないかがわかります。

料金を見て恥ずかしがらないでください。 あなたとあなたの仕事の価値に応じて請求してください。

あなたの会社でどのようなタイプの人材が活躍できるのかを把握する

仕事のスピードと複雑さを考えると、毎日の実践的な指導が必要な若手をさらに雇用するのは難しいことがわかりました。

一歩下がって、誰が成長し、誰がオプトアウトまたはパフォーマンスを低下させる傾向があるかのパターンを観察し、それに応じて採用を調整します。

人々には正しい価値観とスキルを持ってほしいと思うでしょうが、それには努力が必要です。

少額の出費を監視する

完全にリモートで作業している場合、出費のほとんどは人件費とソフトウェアであることがわかり、ソフトウェアはすぐに膨らむ可能性があります。

簡単なヒントの 1 つは、電子メール、プロジェクト管理、時間追跡、およびすぐに増加するその他の出費をキャンセルできるように、フリーランサーがまだ名簿に含まれているかどうかを定期的に確認することです。

すべてのソフトウェアを四半期ごとに監査して、チームが引き続きアクティブに使用していることを確認します。

成長と変化のさまざまな段階を受け入れる

代理店の拡大は、課題と教訓に満ちたエキサイティングな旅です。 収益を多様化し、戦略的な採用を行い、効率的なプロセスを導入し、チーム開発に重点を置くことで、代理店を適切に拡大できます。

成長のさまざまな段階を受け入れ、変化する代理店のニーズに適応し、業務を一貫して評価して最適化します。

旅の各ステップで、代理店の成功に貢献する貴重な洞察がもたらされることを忘れないでください。