プロジェクト管理におけるスケジュールの競合を制御する方法

プロジェクト マネージャーが最も避けたいのは、スケジュールの競合です。 しかし、プロジェクト管理においては、スケジュールの競合は避けられない事態です。 ワークフローが妨げられないようにするのはプロジェクト マネージャーの仕事ですが、スケジュールの競合が発生した場合にそれを解決するのもプロジェクト マネージャーの責任であり、これは避けられない問題です。

スケジュールの競合を制御する前に、それが何であるかを理解する必要があります。 その後、スケジュールの競合を回避する方法を戦略化し、役立つプロジェクト スケジュール ツールを使用できます。 これらの各トピックを詳しく見ていき、このブログを終えるまでに、スケジュールの競合を防ぐためのスケジュール管理の方法を習得できるようになります。

スケジュールの競合とは何ですか?

スケジュールの競合とは、単に 2 つ以上のアクティビティが同時に行われる場合のことです。 もちろん、同時に実行されるタスクが存在する可能性がありますが、それは、それらのタスクに対応するのに十分なリソースと時間が計画されている場合に限られます。 しかし、この戦略は意図的なものですが、スケジュールの競合は偶然に行われる傾向があります。

スケジュールに矛盾があると、割り当てられたタスクを遂行できなくなります。 チーム メンバーが分散しすぎて、タスクを完了するために必要な他のリソースが利用できなくなる可能性があります。 スケジュールの競合の結果、期限を過ぎたり、予算を超過したり、プロジェクトの士気を損なったりする可能性があります。 これらのどれも、スケジュールの競合につながるずさんなスケジュールのリスクを負う価値はありません。

これは、スケジュールの間違いが常にスケジュールの競合の原因であるという意味ではありません。 人的ミスに起因する事故はありますし、どんなプロジェクトにもリスクはつきものです。 いずれにしても、スケジュールの競合に対処する必要がある可能性があります。 準備ができていればいるほど良いです。 準備の一環として、プロジェクト管理ソフトウェアを使用してプロジェクトのスケジュールを設定します。

ProjectManager は、スケジュールを立て、そのスケジュールを管理し、リアルタイムで追跡するのに役立つ受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 強力なガント チャートを使用して、タスクとリソースを整理します。 4 種類のタスクの依存関係をすべてリンクして、スケジュールの競合や遅延を回避できます。 クリティカル パスをフィルタリングして、プロジェクトを成功させるためにどのタスクが不可欠であるかを確認します。 ベースラインを設定すると、進捗状況をリアルタイムで追跡し、問題を見つけて解決し、スケジュールを守ることができます。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。

プロジェクト管理におけるスケジュールの競合を回避する方法

場合によっては、スケジュールの競合を避けられないことがあります。 直前の会議、コミュニケーションの行き違い、その他の問題が発生します。 ただし、異常以外でも、スケジュールの競合が発生しないようにする方法はあります。 プロジェクト管理者は次の予防措置を講じることをお勧めします。

作業分解構造を使用してプロジェクトの範囲を明確に定義する

プロジェクトが多くのタスクで構成されていることは誰もが知っています。 しかし、見落とされがちなのは、それらのタスクを識別するツールがあるということです。 作業分解構造 (WBS) を使用すると、プロジェクト内の成果物とタスクをマッピングできます。 これは、最終的な成果物が上部にあり、その下にそれにつながる小さな成果物が分岐する樹形図です。 これにより、プロジェクトの全範囲が提供され、すべての作業と成果物を事前に把握していれば競合を回避しやすくなるため、スケジュールの競合を回避するのに役立ちます。

タスクの依存関係を特定する

もちろん、すべてのタスクが同じというわけではありません。 多くの場合、タスクの依存関係、または別のタスクが開始または停止するまで開始または停止できるタスクが存在します。 簡単な例として、タスクの依存関係は、構築されるまでペイントできない壁のようなものです。 タスクの依存関係はプロジェクトのスケジュールに大きな影響を与える可能性があるため、コストのかかる遅延やスケジュールの競合を避けるために依存関係を特定することが重要です。 タスクの依存関係の種類にも注意してください。 4 つあります。「開始から開始」。別の開始時に開始されます。 開始から終了 (別の終了時に開始)、終了から終了 (別の終了時に終了)、終了から開始 (別の開始で終了)。

プロジェクトタスクの順序を確立する

二重漬けにならないように、プロジェクトのスケジュールは順序に従って行う必要があります。 まず、プロジェクトの目標を定義し、すべての関係者を特定することから始まります。 これにより、すべての成果物をいつ完了する必要があるかを決定する最終期限が決まります。 この時点で、WBS を使用して、すべての成果物、タスク、プロジェクトを完了するために実行する手順をリストします。 プロセスと手順を設定します。 チームメンバーはタスクに割り当てられ、タスクには開始日と期限が設定されます。 このスケジュールはチームと共有され、スケジュールの競合が見つかった場合は、プロジェクトの実行前に変更できます。

関連:プロジェクト管理に必須の 25 の Excel テンプレートとスプレッドシート

役割と責任を割り当てる

スケジュールの競合を回避するもう 1 つの方法は、プロジェクト チームの全員に役割が割り当てられ、その責任を理解していることを確認することです。 これにより、各チーム メンバーにプロジェクトの一部に対する所有権が与えられ、品質の向上とタスクのタイムリーな完了につながります。 それはチームメンバー一人ひとりが責任を負うからです。 彼らは、遅延、リソース不足、競合などの問題に対処する責任を負います。

クリティカル パスを特定する

クリティカル パスは、プロジェクト全体が成功するために時間通りに完了する必要がある最長の一連のアクティビティです。 これを別の見方で見ると、クリティカル パスは、プロジェクトの遂行に不可欠なタスクと、時間とコストが問題になった場合に無視される可能性のある他のタスクを分離しているということです。 明らかな理由から、これをスケジュールすることが非常に重要です。 これで、競合が発生した場合に遅延する可能性がある重要なタスクとそれに集中できるタスク、およびどのくらいのフロートまたはスラックがあるかがわかります。

プロジェクトスケジュールを作成する

上記は、プロジェクトのスケジュールを作成する手順の概要です。 プロジェクトのスケジュールがなければ、何も考えずに飛んでいるようなものです。 これは小規模なプロジェクトにはお勧めできませんし、大規模で複雑なプロジェクトにももちろんお勧めできません。 プロジェクトのスケジュールを作成すると、計画された進捗状況と実際の進捗状況を比較してプロジェクトを追跡することもできます。 これにより、全員が同じ認識を持って作業できるため、何をいつ行う必要があるかを把握できます。 これらすべては、スケジュールの競合を減らしてプロジェクトを成功させるために機能します。

スケジュールの競合に役立つプロジェクト スケジュール ツールは何ですか?

プロジェクト スケジュールの作成は、プロジェクト管理の計画段階の一部です。 プロジェクト管理には、プロジェクトの計画と実行の両方に役立つスケジュール ツールがあります。 3 つの一般的なタイプのプロジェクト スケジュール ツールと、それらのツールがスケジュールの競合を減らすのにどのように役立つかを見てみましょう。

1. ガントチャート

ガント チャートについてはすでに触れました。 これらは、従来のプロジェクト管理方法論の主力です。 これらは、次々と何かが起こるフェーズをたどるプロジェクトに最適です。 すべてのタスクとその期間を示す視覚的なタイムライン上でプロジェクト全体を詳しく説明します。 多くの場合、マイルストーンやリンクの依存関係などを追加して、プロジェクトの開始から終了までのスケジュールを設定できます。

2. プロジェクトカレンダー

プロジェクト カレンダーはガント チャートほど堅牢ではないかもしれませんが、作成と使用がはるかに簡単でもあります。 カレンダーは機能するため、長い間スケジュール管理に使用されてきました。 これらは、ページ上に月をレイアウトし、開始日と期限を示す視覚的なツールです。 これらは共有して理解するのが簡単であるため、プロジェクトのほぼ初期段階からプロジェクト スケジュール設定の定番となっています。

3. カンバンボード

カンバン ボードは、より現代的なツールです。 これらは、生産スケジュールをボード上の列に分割し、タスクが完了するにつれてボード上を移動するカードで表されるタスクを含む視覚的なワークフロー システムです。 これにより、プロジェクト マネージャーはプロセス全体を確認し、チームが遭遇する前にスケジュールの競合などの問題を発見できるようになります。 その後、プロジェクト マネージャーはリソースを再割り当てして問題を解決し、チームの作業を妨げないようにすることができます。

ProjectManager は堅牢なプロジェクト スケジューリング ソフトウェアです

これら 3 つのプロジェクト スケジュール ツールはすべて、リアルタイムでプロジェクトのスケジュール、管理、追跡を支援する受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェア ProjectManager にあります。 スケジュール設定は、チームをオンボーディングすることから始まります。 当社のソフトウェアを使用すると、有給休暇、休暇、世界的な休日などのチームの可用性を設定できるため、割り当てが簡単になります。 プロジェクトのスケジュールを作成するとき、誰がいつ対応できるかを把握することで、スケジュールの競合を避けることができます。

複数のプロジェクト スケジュール ツールを使用する

ガント チャートでプロジェクトをスケジュールしたら、その計画をプロジェクト チームと共有できます。 ただし、チーム メンバーはガント チャートのすべての機能を必要とするわけではないため、複数のプロジェクト ツールを用意しています。 タスク リスト、カンバン ボード、さらにはカレンダーなど、使い慣れたツールで作業を実行できます。 すべてが同じデータを共有し、リアルタイムで同時に更新されるため、全員が同じ認識を保つことができます。

リアルタイムのダッシュボードでプロジェクトの進行状況を監視

プロジェクト スケジュール ツールの更新は、リアルタイム データの 1 つの側面にすぎません。 ライブ データがあるということは、プロジェクト マネージャーがプロジェクトのスケジュールを監視し、プロジェクトが順調に進んでいることを確認できることを意味します。 プロジェクト マネージャーは、リアルタイム ダッシュボードに切り替えることで、プロジェクトの概要を把握できます。 ライブ データを自動的に収集し、時間、コスト、作業負荷などの指標を測定する読みやすいグラフやチャートに表示します。 軽量の代替ソフトウェアとは異なり、時間のかかる構成は必要ありません。 いつでも準備完了です。

スケジュールを立てることは、プロジェクトを予定通りに完了するために不可欠です。 当社のソフトウェアは、データをより深く掘り下げる複数のプロジェクト ビュー、リアルタイム ダッシュボード、レポートによってこれを可能にします。 レポートは、重要なデータのみに焦点を当てるようにカスタマイズできます。 これらは簡単に共有して、関係者にプロジェクトの進捗状況を常に最新情報を提供できます。 当社のソフトウェアを使用すると、最初から最後までスケジュールを計画、管理、追跡できます。

ProjectManager は、部門や大陸を超えてチームを結び付けるオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 スケジュールを計画して分散チームと共有し、いつでもどこでもチームの進捗状況を追跡できます。 当社のソフトウェアを使用してプロジェクトを成功に導く、Avis、Nestle、Siemens のチームに参加してください。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。