スケジュール管理計画: 作成方法と維持方法

適切なスケジュール管理計画は、プロジェクトを時間どおりに提供するのに役立ちます。 プロジェクトのスケジューリング プロセスは、スケジュールが作成される前に開始され、プロジェクトのライフ サイクル全体を通じて継続されます。 理想的な計画には、期待値の設定と、プロジェクト スケジュールの作成、管理、実行、および制御方法に関する情報が含まれます。

すべてのプロジェクトに不可欠な要素ではありませんが、複雑なプロジェクトには、チームを順調に進めるためのスケジュール管理計画が必要です。 プロジェクト全体で使用するかどうかに関係なく、プロジェクト管理の実践において知っておくべき重要な基盤です。

スケジュール管理計画とは

スケジュール管理計画は、プロジェクト スケジュールの作成、追跡、および管理方法を説明するドキュメントです。 スケジュール管理計画はプロジェクトによって異なりますが、一般的には、スケジュール方法、パフォーマンス測定、ツール、および採用される手順を定義します。

関連:プロジェクト スケジューリング テンプレート

スケジュール管理計画の作成は、プロジェクト スケジュールを作成および管理するために従う規則を設定するため、プロジェクト スケジューリング プロセスの最初のステップです。

スケジュール管理計画が作成されると、プロジェクト マネージャーはプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、ガント チャート、タスク リスト、プロジェクト カレンダーなどのツールを使用してプロジェクト スケジュールを作成します。 ProjectManager は、プロジェクト スケジュールの作成に必要なすべてのプロジェクト スケジューリング機能を備えた堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアです。

役割と責任

最初に行うことは、誰が何をするかを計画することです。 スケジュールを管理する人 (通常はプロジェクト マネージャー) を割り当てる必要があります。 次に、スケジューリング ソフトウェアでスケジュールを更新する権限を持つユーザーを決定します。 これはおそらくプロジェクト マネージャーでもあります。 ただし、大規模なプロジェクトでは、このタスクを処理するプロジェクト管理者がいる場合があります。 場合によっては、タスクに取り組んでいるときにステータスをファイルするときに、チーム自体がスケジュールを更新します。 通常、最終承認を行うのはプロジェクト マネージャーです。

スケジュールの更新

計画の一部は、スケジュールを更新する頻度を決定することです。 週の始まりが月曜日の朝の活動である場合もあります。 また、別の日にスケジュールを更新するか、隔週の更新を選択することもできます。 毎週の更新が標準と見なされ、強く推奨されますが、スケジュールを更新する頻度は、プロジェクト、利害関係者、組織などによって決まります。

フィードバック

フィードバックは、どのスケジュール管理計画においても不可欠なプロセスです。 スケジュールは柔軟で、プロジェクトの最前線のチーム メンバーから得られるステータス レポートは、変化するプロジェクトのニーズを満たすために不可欠です。 このチャネルが開いたままになり、見落としがないようにするには、フィードバックをどのように配信するかを決定する必要があります。 これは、ステータス レポート、チーム ミーティング、またはその他のコミュニケーションを通じて行うことができます。

スケジュール変更

スケジュールが変更されると、変更を確認して承認する必要があります。 チーム メンバー (通常はプロジェクト マネージャー) を期限変更の承認者として任命する必要があります。 ただし、変更がスケジュールで承認されたフロートを超えている場合は、上層部やプロジェクトの利害関係者による承認が必要になる可能性があります。

スケジューリングツール

スケジュールの作成と管理に使用するツールを挙げてください。 また、これらのツールを誰がどの程度使用するのかを確認することも重要です。 読み取り専用、編集、更新などの役割を決定します。

報告

レポートを使用すると、関係者に進捗状況を伝え、データを取得してより良い意思決定を行い、プロジェクトを順調に進めることができます。 スケジュール管理計画のこの部分では、必要なレポートの種類、プロジェクト全体でレポートを作成および受信する担当者とその頻度について概説します。

統合のスケジュール

この最後のコンポーネントは、より大きなスケジュールの一部であるスケジュール、またはプログラムまたはプロジェクトのポートフォリオ内の 1 つのプロジェクトのスケジュールを管理している人向けです。 この場合、他のスケジュールを追跡し、自分のスケジュールが他のスケジュールや戦略と一致していることを確認する必要があります。

スケジュール管理計画の立て方

スケジュール管理計画は、より大きなプロジェクト管理計画の一部であり、プロジェクトの成果物を確実に満たすための手段です。 また、期日に間に合うようにするためのプロセスについても概説します。

スケジュール管理計画は、スケジュール作成、スケジュール管理、スケジュール変更、およびプロジェクト スケジュールの 4 つのセクションで構成されます。 これらの各トピックについて、さらに詳しく見ていきましょう。

スケジュール開発

プロジェクト チームの誰かがこのタスクを受け取ると、チームから情報を収集し、各タスクの期間、関連するコスト、およびタスクを完了するために必要なリソースをより適切に見積もるための手順を作成します。

これには、プロジェクト スケジュール (プロジェクト管理ソフトウェアを含む) に必要なすべての監査、スケジュールの作成と管理の責任者、変更権限を持つ者などの徹底的な監査が含まれます。

スケジュール管理

この時点で、スケジュールを測定および管理する方法を決定する必要があります。 これは、計画されたスケジュールとコストを実際のスケジュールとコストと比較する方法を持つことを意味します。 完了率、時間、コストなど、スケジュールを測定する方法を決定する必要があります。

チームの誰かが、進捗状況を測定する責任を負います。 プロジェクト マネージャーの場合もありますが、常にその仕事に適しているとは限りません。 通常、チームは忙しすぎてこの役割を引き受けることもできません。 この決定は、プロジェクト、チーム、およびこれらの測定が行われる規則性に基づいて行ってください。

スケジュール変更

前述したように、プロジェクトでは時間やコストの追加などの変更が間違いなく発生します。これらの変更を承認する人がいることが重要です。 通常、この人物はプロジェクトのスポンサーであり、日常の活動には関与していません。

変更が発生した場合に留意すべき点は次のとおりです。 これはスケジュールを変更する理由ですか。 事務処理はありますか？ 変更を現実的に実装するための時間枠はどれくらいですか? そしてもちろん、誰が変更を承認する権限を持っているのでしょうか?

プロジェクトスケジュール

多くの場合、スケジュールはプロジェクト計画の一部であり、ドキュメントの 1 つまたは付録として含まれています。 プロジェクトが大きく、スケジュールが長く複雑な場合、通常はプロジェクト管理ソフトウェア ツールに組み込まれます。

ProjectManager は、プロジェクトの計画とスケジュールを管理するのに役立つプロジェクト管理ソフトウェアです。 この短いビデオを見て、その方法を確認してください。

スケジュール管理チェックリスト

スケジュールに必要なすべての部分が含まれていることを確認し、スコープ クリープを回避するには、次の質問に対する回答を必ず用意してください。

• スケジュールはどのように作成しますか?

タイムライン上でタスクを収集して整理するガント チャートなど、スケジュールの作成と管理に役立つツールを提供するソフトウェアを選択します。 また、プロジェクトにかかる時間をより適切に見積もるために使用する手法についても知っておく必要があります。

• 誰がループにいますか?

進捗状況の最新情報を入手する必要がある関係者を特定し、関係者が最新情報を入手する頻度と方法を見つけます。

• パフォーマンスはいつ、どのように測定されますか?

プロジェクトの進行状況とパフォーマンスを監視および追跡する方法は多数あります。 高レベルのスナップショットを提供するダッシュボードから、データをより深く掘り下げるレポートまで、スケジュールを実行する前に適切なツールが整っていることを確認してください。

• どうすれば軌道に乗れますか?

前述のように、プロジェクトは変化し、ある時点で予定より遅れていることに気付く場合があります。 それは世界の終わりではありませんが、予定どおりに戻るには適切な対応が必要です。 一般的に使用される手法には、クラッシュ (リソースを追加する)、ファスト トラッキング (一度に複数のタスクを実行する)、スコープの変更、スケジュールの修正などがあります。

• リソースはどのように管理されますか?

各タスクを完了するために必要なリソースと、それらがスケジュールにどのように適合するかを理解してください。 チームがそのタスクを実行する準備ができたら、必要な資料をすべて手元に用意しておく必要があります。

スケジュール管理テンプレート

プロジェクト管理に役立つ無料のプロジェクト管理テンプレートを多数提供しています。 プロジェクトのスケジュールを作成し、スケジュール管理計画に必要な情報を収集するのに最適な 3 つのテンプレートを次に示します。

ガント チャート テンプレート

ガント チャートは、プロジェクト マネージャーがプロジェクト スケジュールを作成、追跡、および管理できる汎用ツールです。 無料のガント チャート テンプレートを Excel ファイルとして使用するか、ProjectManager にインポートして、チームがオンラインでアクセスできるプロジェクト スケジュールを作成できます。

作業分解図テンプレート

作業分解構造を作成すると、プロジェクト タスクを視覚化し、それに応じて優先順位を付けることができます。 これは、プロジェクト スケジュールを作成する際の基本的な手順です。 作業分解図テンプレートをダウンロードするか、プロセスを自動化する作業分解図機能が組み込まれたオンライン ガント チャートを使用できます。

プロジェクト範囲テンプレート

スケジュール管理計画を作成する前に、実行する必要があるすべてのプロジェクト作業の概要を示すプロジェクト スコープを定義する必要があります。 正確なプロジェクト スケジュールを作成できるように、何を実行しないかを決定することも重要です。

ProjectManager が管理計画のスケジュールにどのように役立つか

スケジュールの管理は、大きなプロジェクトに組み込まれた小さなプロジェクトのようなものです。 プロジェクトの規模に関係なく、満たすべきタイムライン、管理すべきリソース、割り当てるべきチームがあります。 全員の能力を最大限に発揮させ、進捗状況とワークロードを監視する必要があります。 やらなければならないことはたくさんありますが、そこで ProjectManager の出番です。受賞歴のある当社のソフトウェアは、組織化と生産性を維持します。

スケジュールを作成してから管理するには、堅牢なツールが必要です。 当社のオンライン ガント チャートは、プロジェクト タスクを収集し、プロジェクトのタイムラインに表示される開始日と終了日を追加します。 次に、タスクに優先順位を付けるタグを付けて、チームが完了すべき最も重要なタスクと時期を把握できるようにします。 進行状況を簡単に追跡するために、マイルストーン機能を使用してスケジュール全体を個別のフェーズに分割できます。

人件費とリソースのコストもガントで収集できます。 スケジュールが完成したら、フィルタリングしてクリティカル パスを確認したり、ベースラインを設定したりして、プロジェクトの差異を測定することができます。 順調に進んでいるか、予定どおりに戻るために調整が必要かを常に把握できます。 スケジュールを変更する必要がある場合は、タスクを新しい日付にドラッグ アンド ドロップするだけで、すべてが自動的に更新されます。

チームには、動的なタスク リストやカレンダーなどの複数のプロジェクト ビューの 1 つを使用して、独自の作業を整理するオプションがあります。 カンバン ボード ビューではワークフローが視覚化されるため、マネージャーは誰が何に取り組んでいるかを確認できます。 チームに負担をかけずに必要なものを確保するためのリソース管理機能もあります。 ワークロード ページでは、チームのタスクのバランスを保ち、生産性を高めます。

最後に、プロジェクトのパフォーマンスを関係者に伝えることで、関係者を満足させ、スケジュールを維持することができます。 ワンクリック レポートをフィルター処理して、あなたとあなたの利害関係者が見たいデータのみを表示できます。 PDF として共有することも、利害関係者にプレゼンテーションするときに印刷することもできます。 ProjectManager はスケジュールを管理し、予定通りに進めるために必要な透明性を提供します。

ProjectManager は、受賞歴のあるクラウドベースのツールで、プロジェクト スケジュールの構築と管理、計画の実行、進捗の監視、およびパフォーマンスのレポートを行います。 プロジェクト管理のすべてのニーズに対応するワンストップ ショップです。 何万ものチームが何十万ものプロジェクトを管理し、この 30 日間の試用版を今すぐ利用するのを支援してきた理由をご覧ください。