スコープ管理計画の立て方

スコープは、プロジェクトの成否を左右します。 プロジェクトの範囲を把握していないと、すぐに軌道に乗らなくなり、スケジュールが台無しになり、予算が枯渇する可能性があります。 それが失敗するプロジェクトの数です。

はい、スコープ管理は、プロジェクト マネージャーが習得しなければならないもう 1 つの制約ですが、プロジェクト マネージャーは課題を克服するための計画を立てるのが大好きです。 スコープ マネジメント計画は、プロジェクト マネージャーなら誰でも夢中になって取り組む、プロジェクトのもう 1 つの骨の折れる部分です。

結局のところ、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトが満足のいく結果に達するようにすることを任されています。 これは、スコープ管理計画がなければ実行できません。 しかし、まず、プロジェクトのスコープは何ですか?

プロジェクトスコープとは？

プロジェクト スコープは、プロジェクトの目標と目的をどのように定義するかです。 プロジェクト スコープ ステートメントには、これらの目標、成果物が何であるか、成果物を作成するために必要なタスク、そのためのコスト、および期限が記載されています。 実際、これはプロジェクト全体のパラメーターです。

スコープは、プロジェクトの境界だけでなく、プロジェクトを構成するタスクの責任者と、すべてが正しく行われ、承認されていることを確認するために適用されるプロセスにも役立ちます。 この情報は通常、作業明細書とも呼ばれるスコープ ステートメントで収集されます。

作業明細書は、プロジェクト マネージャーの土台です。 プロジェクトでは変更が発生しますが、それらの変更をスコープ内にとどめるように管理する必要があります。そうしないと、プロジェクトの成功が脅かされます。 プロジェクトの範囲は、プロジェクトの変更管理委員会に変更要求を送信することによってのみ変更できます。

建設プロジェクトでは、プロジェクトの範囲を変更するときに変更注文フォームが使用され、所有者と請負業者によって承認される必要があります。

スコープクリープとは？

スコープ クリープが不快に聞こえると思われる場合は、その通りです。 スコープ クリープは、プロジェクトの変更が管理および制御されていない場合に発生します。 プロジェクトがすでに実行された後に新しい要件が追加されるプロジェクトを考えてみてください。 これらの新しい要件をレビューして、当初の計画と同じリソースで同時に提供できない場合は、スコープ クリープが発生します。

反対方向からのスコープ クリープのもう 1 つの例は、プロジェクトに多くの変更があり、それらすべての変更が承認された場合です。 いいですね。 まあ、それらの変更が承認されたかどうかにかかわらず、終わりが見えない終わりのないプロジェクトを作成するわけではありません.

プロジェクトにスコープ クリープがないことを確認する 1 つの方法は、それに対する計画を立てることです。 これにより、スコープ管理計画の重要性が改めて認識されます。

スコープ管理計画とは?

他の計画と同様に、スコープ管理計画は、プロジェクトに必要なすべてのタスクが含まれていることを確認するために用意されている一連のプロセスです。 スコープ管理計画は主に、スコープがどのように説明、開発、構造化、および検証されるかを定義することに関係しています。

スコープ管理計画を使用することで、プロジェクト マネージャーはプロジェクトを定義してマッピングできるため、プロジェクトは計画されたスコープ内に留まります。 スコープ管理計画は、プロジェクト マネージャーがリソースを割り当てて、プロジェクトが期限内に、予算内で、利害関係者が期待する品質で終了できるようにするのに役立ちます。

プロジェクト スコープ管理とは:

• プロジェクト全体で実行する必要がある作業を定義するプロセスの計画
• それらのプロセスの制御と監視
• 変更を承認または却下する際のスコープ クリープを回避するための文書化と追跡
• 成果物の監査と計画に対する結果の評価を含むクロージング

スコープ管理計画の立て方

まず、プロジェクト憲章から始めて、一連のインプットが必要です。 これにより、プロジェクトの目的が定義されます。 プロジェクトの目標、役割、および責任を設定します。 この時点で利害関係者も特定されます。 憲章は、プロジェクトの概要を説明したものです。

プロジェクト管理計画は、プロジェクト スコープ計画を作成するための基本です。 プロジェクト管理計画は、プロジェクト スコープ計画を測定できるベースラインです。 これには、品質管理計画、プロジェクト ライフ サイクルの説明、および使用される方法論が含まれます。

組織の文化についても考えることが重要です。これはプロジェクトに影響を与えるからです。 インフラストラクチャもプロジェクトの範囲に大きな影響を与えるため、計画の一部として含める必要があります。 次に、十分な資格を持っているか、トレーニングが必要なリソースとして考慮すべき人事管理があります。 もちろん、市場の状況はプロジェクトの範囲に影響を与えるため、覚えておいてください。

考慮すべきその他の要因は、プロジェクトの成功の鍵となるプロセスと手順、および企業の知識ベースです。 これには、ポリシー、財務データベース、履歴データなどが含まれます。 これらはすべて、適切な判断、データ分析、および会議によって、プロジェクト マネージャーがスコープ マネジメント計画を作成するのに役立つ資料です。

スコープ管理計画の手順

スコープ管理計画を作成する手順は次のとおりです。

1. 利害関係者を特定し、彼らから要件を取得します。
2. プロジェクトの目標と目的を特定する詳細なプロジェクト スコープ ステートメントを作成します。
3. 作業分解構造 (WBS) を作成して、必要なすべてのタスクをマッピングします。
4. WBS を維持および承認するためのプロセスを開発します。
5. プロジェクト チームの役割と責任を列挙します。
6. 完成したプロジェクトの成果物を正式に承認するプロセスを確立します。
7. スコープ ステートメントに対する変更要求を管理および文書化する方法を決定します。

スコープ管理計画に役立つテンプレート

優れたスコープ管理計画を作成するには、多くの要素を組み合わせる必要があります。 このすべてのデータを収集するのに役立つツールがあると便利です。 そこでテンプレートの出番です。テンプレートは静的ドキュメントであり、補助的な手段を提供するだけですが、それでもプロセスを合理化し、貴重な情報を取り逃さないようにすることができます。

スコープ管理計画を開始するための無料のプロジェクト テンプレートをいくつか選択しました。

プロジェクト計画テンプレート

計画はスコープ管理計画の有効な言葉であり、プロジェクト計画テンプレートは、プロジェクトで必要なタスクとリソースを収集する場所を提供します。 テンプレートの最初の部分はスコープに対応し、プロジェクト憲章で定義されているように、プロジェクトのスコープを繰り返すためのスペースを提供します。

リスク登録簿テンプレート

実現したリスクよりも早くプロジェクトの範囲を変更できるものはありません。 プロジェクトで発生するこれらのリスクの解決を特定して追跡できることは、スコープ管理計画の一部である必要があります。 無料のリスク登録テンプレートを使用すると、各リスクの優先度を定義し、プロセスを所有するチーム メンバーを割り当て、プロセスに対処する進捗状況を監視できます。

変更ログ テンプレート

リスクを管理することは重要ですが、変化は複数の方向からもたらされる可能性があります。 利害関係者がプロジェクトの途中で期待を調整した場合はどうなりますか? その変更を承認から完了まで管理するプロセスが必要です。 そこで、無料の変更ログ テンプレートが役に立ちます。 これで、その変更をキャプチャして、プロジェクトのライフ サイクル全体で追跡できます。

ProjectManager はスコープ管理計画を追跡および報告できます

スコープ管理計画の作成には、ProjectManager がプロセスをより簡単かつ効果的にすることができる多くのポイントがあります。

スケジューリングのガント チャート

ProjectManager には堅牢なガント チャート機能があります。 プロジェクトのすべてのタスクを入力すると、左側にリスト、右側にタイムラインを持つガント チャートがソフトウェアによって自動的に作成されます。 次に、開始日と終了日を各タスクに追加します。これにより、各タスクの期間が表示されます。

一部のタスクはタスクが終了するまで開始できないため、これらの依存タスクはガント チャート上で簡単にリンクできます。 従属タスクを設定すると、スコープ クリープを防ぐことができます。

追跡用のダッシュボード

ProjectManager はクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアであるため、ステータスの更新は即座に反映され、進行状況はプロジェクト ダッシュボードにリアルタイムで表示されます。 リアルタイムのダッシュボードには、進行状況、ワークロード、タスクなどの指標があり、プロジェクトの数値を自動的に計算して、読みやすいカラフルなグラフやチャートで表示します。

スコープ管理計画を使用する場合、追跡と報告が重要です。 リアルタイムのダッシュボードは進行状況を追跡するので、物事が軌道から外れた場合でも、迅速かつ効果的に対応できます。 その一環として、プロジェクトの進捗状況を報告することも必要です。これは、リアルタイム ダッシュボードが支援する場所です。

タスク管理用かんばん

ProjectManager にも複数のビューがあるため、チームがタスク リストだけを見たい場合は、それが可能です。 または、視覚的なツールでワークフローを追跡したい場合は、プロジェクトをカンバン ボードとして表示できます。タスクは、プロジェクトのフェーズを表す列の下のカードです。

カレンダーでプロジェクトを表示することもできます。 スコープ クリープには、プロジェクトの複数のビューをリアルタイムで提供する ProjectManager を設定する時間がありません。

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