政府機関がソーシャルメディアアーカイブについて知っておくべきこと

ソーシャル メディア管理があり、次に政府機関向けのソーシャル メディア管理もあります。 結局のところ、情報公開法 (FOIA) に基づいて自分たちの投稿が公の記録としてカウントされると言える人が他にいますか?

法律の遵守を維持するために、政府機関はソーシャルメディアのアーカイブを徹底する必要があります。 これは最もエキサイティングな仕事ではありませんが、将来のリスクから代理店を守るためには非常に重要です。 政府機関がこのプロセスを管理するのに役立つソーシャル メディア ツールは数多くありますが、選択する前に、ソーシャル メディアの記録保持に対する州独自のアプローチを理解する必要があります。

この記事では、可能な限り十分な情報に基づいた決定ができ​​るように、ソーシャル メディア アーカイブの基本について説明します。

注: この記事で提供される情報は、正式な法的アドバイスを構成するものではなく、またそれを意図したものでもありません。 続きを読む前に、免責条項を全文お読みください。

• ソーシャルメディアのアーカイブとは何ですか?
• ソーシャルメディアのアーカイブが政府機関にとって重要なのはなぜですか?
• ソーシャルメディアコンテンツをアーカイブする方法とタイミング
• ソーシャルメディアアーカイブのベストプラクティス
• プロセスを容易にするソーシャルメディアアーカイブツール

ソーシャルメディアのアーカイブとは何ですか?

ソーシャル メディアのアーカイブは、組織間で共有されるコンテンツをバックアップして、後で参照できるようにすることです。 これらのバックアップは組織によってローカルに保存されるため、公文書法への準拠が維持されます。

従来の公的な記録とは異なり、ソーシャル メディアの記録は、政府機関や有権者によって作成されるとすぐに一般公開されます。 正当な (つまり、スパムではない) コメント、返信、メンション、DM はすべて、ソーシャル プロフィールに公開されると公の記録としてカウントされます。

すべてではありませんが、多くの州が、ソーシャルメディアの公記録とその保存に関して具体的なガイダンスを発行しています。 ソーシャル メディアのアーカイブ慣行に関する最新のガイドラインについては、国務省の Web サイトを参照してください。

ソーシャルメディアのアーカイブが政府機関にとって重要なのはなぜですか?

ソーシャル メディア コンテンツをアーカイブすることは、透明性を維持するために重要です。 ソーシャルメディア固有の記録保持プロセスが導入されていないと、組織はその情報に対する FOIA 要求に応じることができない可能性があります。

FOIA は 1966 年に制定されたと思われますが、その適用範囲は「記録」という用語の定義を通じて現代のテクノロジーにも適用できるほど広範です。 FOIA では、記録は、政府機関によって、または要求時に政府機関の管理下で作成または取得されたあらゆる文書とみなされます。 これには、書籍、論文、写真、ビデオ、そしてもちろんソーシャル メディア コンテンツも含まれます。

ソーシャル メディアでは、投稿そのものの内容だけではありません。 コメント、返信、「いいね！」も取得した記録としてカウントされ、FOIA に基づいてアーカイブする必要があります。 ラスベガス市の Facebook ページからのこの投稿のような単純な更新であっても、ソーシャル メディアのアーカイブ慣行の対象となります。

政府機関は独自のソーシャル メディア アーカイブ プロセスを設定する責任があります。 プラットフォームはソーシャル メディア コンテンツを保持しますが、その期間は限られています。 Facebook、X (旧 Twitter)、Instagram、LinkedIn などのソーシャル ネットワークは民間企業です。 FOIA に拘束されないため、ユーザー コンテンツを無期限に保持する必要はありません。 そのコンテンツが削除されたら、おそらく永久に削除されます。

ソーシャルメディアコンテンツをアーカイブする方法とタイミング

ソーシャル メディアは米国全土で公記録とみなされますが、一部の州には独自の公記録保持法があり、ソーシャル コンテンツをいつどのようにアーカイブするかに影響を及ぼします。

お住まいの州にソーシャル メディア アーカイブの取り扱いに関する特定の法律がない場合は、国立公文書記録管理局が適切に行うためのガイドラインを提供しています。 これらの方法には次のものが含まれます。

• RSS フィード、アグリゲーター、または手動の方法を使用してコンテンツをキャプチャします。
• 一部のソーシャル メディア プラットフォームに組み込まれているツールを使用してコンテンツをエクスポートする。
• プラットフォーム固有のアプリケーション プログラミング インターフェイス (API とも呼ばれる) を使用してコンテンツをプルします。

代理店が複数のプラットフォームで定期的にソーシャル メディアを使用している場合は、API アプローチを使用することをお勧めします。 複雑そうに聞こえますが、これらのサードパーティのツールとサービスは、送信コンテンツと受信コンテンツを集約して整理するという、時間のかかる手動作業を簡素化します。

ソーシャル メディアをアーカイブする「時期」は、選択した方法に大きく依存します。 コンテンツを手動でアーカイブする予定がある場合は、作業が膨大になりすぎないように、毎週または毎日でもアーカイブすることをお勧めします。 ただし、ツールのサポートを利用してアーカイブしている場合は、四半期ベースでアーカイブできます。

ソーシャルメディアアーカイブのベストプラクティス

代理店のソーシャル メディア上のすべての投稿、コメント、やり取りを記録して保存するという考えは、気が遠くなるかもしれませんが、パニックになる必要はありません。 これらのベスト プラクティスを使用して、混乱に陥ることなくコンプライアンスを維持してください。

記録管理の役割と責任を定義する

ソーシャルメディアのアーカイブを誰かの仕事にすることなく全員の責任とすることを許可すると、代理店は多くのリスクにさらされたままになります。 これは、プラットフォーム間で複数のプロファイルを管理する組織に特に当てはまります。 ソーシャル上で共有する情報が増えれば増えるほど、記録が失われやすくなります。

主要なソーシャル メディア関係者とともにアーカイブの役割と責任を定義することで、この運命を回避します。 協力して次のことを特定します。

• ソーシャルメディアアーカイブのポイントパーソンは誰になるのでしょうか？ この個人は、ソーシャル メディアに関連する最新の記録管理プロセスを開発および維持する責任を負います。 また、組織の設定されたリズムでアーカイブ業務を実行または委任する責任もあります。
• 投稿はどのくらいの頻度でアーカイブする必要がありますか? 前述したように、これは好みのアーカイブ方法に大きく依存します。
• アーカイブされたコンテンツはどこに保存され、誰がアクセスできるのでしょうか? 共有ストレージ内のファイルを開くと、アーカイブされたコンテンツを改ざんする可能性のある悪意のある者に対して政府機関が責任を負うことになります。 安全のために、記録 (およびそのバックアップ) を安全に保管できる場所を指定してください。

公的記録として重要なものを早期かつ頻繁に強化する

「FOIA」について考えるとき、人々は文書、写真、電子メールを思い浮かべます。 一方、ソーシャルメディアの投稿は、通常、注目されるものではありません。 組織全体のすべてのスタッフ メンバーが公の記録の本当の定義と、ソーシャル メディアがどの範囲に含まれるかを確実に理解できるようにするかどうかは、チームの責任です。

スタッフのトレーニングや新人研修セッション中に、あなたの州で公の記録とみなされるコンテンツの種類に関する情報を組み込みます。 ソーシャル メディア ポリシーを更新して、ソーシャル メディア コンプライアンスに関する明確な「すべきこと」と「してはいけないこと」を含めます。 時々、過剰なコミュニケーションのように感じるかもしれませんが、公共部門に関しては、申し訳なく思うよりも常に安全である方が良いです。

ソーシャルメディアポリシーを定期的に見直す

ソーシャル メディア ネットワークは頻繁に変更され、その変更は新しい利用規約から新機能に至るまで、あらゆるものと同様です。 これらすべての更新により、ソーシャル メディア アーカイブ プロセスに対する組織のアプローチが変更される可能性があります。 だからこそ、ソーシャルメディアポリシーを定期的に見直すことが不可欠です。

優れたソーシャルメディアポリシーは、個人アカウントのガイドライン、組織の協会規則、法的ガイドラインなど、多くのトピックに対応しています。 これらのトピックは決して静的なものではないため、定期的に、またはプラットフォームに大きな変更が行われたときに再検討することをお勧めします。

プロセスを容易にするソーシャルメディアアーカイブツール

参考となるベスト プラクティスがいくつか揃ったので、いくつかのツールをチェックする準備が整いました。 次のプラットフォームは、効率を犠牲にすることなくコンプライアンスのニーズを管理するのに役立ちます。

1. スプラウトソーシャル

Sprout Social は、ソーシャル メディアのスケジュール、レポート、リスニング、アーカイブを 1 つの集中ツールに統合し、政府機関のより合理化されたワークフローをサポートします。 記録リクエストの場合、マーケティング担当者は、 [公開]セクションの検索ツールを使用して特定の投稿を表示できます。 関連するコメントや返信は、スマート受信トレイの検索ツールを使用して見つけることができます。

政府機関は、Sprout のInbox Export を使用して、記録保持の目的で投稿、メッセージ、レビューを Smart Inbox から CSV ファイルにすばやくエクスポートすることもできます。 これらのエクスポートでは、メッセージ タイプとタイムスタンプ、各メッセージを送信または編集した Sprout ユーザー、元のネットワーク上のメッセージへのパーマリンクなど、詳細なメタデータの明確なドキュメントが提供されます。

デモをリクエストする

3. アーカイブソーシャル

ArchiveSocial は、CivicPlus を活用したソーシャル メディア アーカイブ ソリューションです。 このツールは、公文書法に準拠してリアルタイムで記録を保持することで、政府機関のマーケティング担当者をサポートします。 CivicPlus は公共部門の組織向けにソリューションのポートフォリオを提供していますが、ArchiveSocial は完全にアーカイブに焦点を当てたポイント ソリューションです。

3. ページフリーザー

Pagefreezer は、Web およびソーシャル メディア アクティビティの適切な保存をサポートするもう 1 つのリアルタイム デジタル アーカイブ ソリューションです。 このツールを使用すると、あらゆる規模の組織がソーシャル上やその他の場所でデジタル コンテンツを永久に保存し、それらのアーカイブにアクセスして、まだライブであるかのように再生することができます。 Pagefreezer はソーシャル アーカイブ以上の機能を提供しますが、ソーシャル メディアのスケジュール設定、レポート、リスニング機能は提供しません。

Sprout を使用してソーシャル メディア アーカイブへのアプローチを合理化する

Sprout Social を使用すると、政府機関は、堅牢なレベルのコンプライアンスを維持しながら、ソーシャル メディアの管理とアーカイブを 1 つの予算項目の下に統合できます。

Sprout がどのように政府機関がソーシャル メディアの力を通じて有権者とより強い関係を築くのに役立つかについて詳しく知りたい場合は、今すぐデモをスケジュールしてください。

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