成功する仮想会議またはイベントをホストするための5つのヒント

COVID-19のパンデミックにより、旅行が制限され、対面での集会が混雑するため、仮想の会議やイベントが対面での対応に取って代わりました。 これらの混乱が計画を遅らせるのではなく、ウェビナーとローンチイベントおよび業界会議の間にこれまで以上に多くのイベントがあるようです。

これらの仮想イベントは現在非常に一般的であるため、準備と確立された戦略が群衆から目立つための鍵となります。 仮想イベントは新しい概念ではありません。 直接販売の企業は、デジタルのみの製品を発売することが多く、ソーシャルメディア機能はこれらをより簡単にするだけです。

初めて仮想会議やイベントを主催する場合は、成功するためのこれらのヒントを身に付けてください。

仮想会議とイベントの種類

事前に必要な計画を立てておけば、多くの対面イベントをデジタル体験に変換できます。 プレゼンテーションや講演者が多い業界会議は仮想環境で機能しますが、対面式イベントの通常のネットワーキング部分が仮想的にどのように機能するかについても考慮する必要があります。 人々は、発生する即席の会話や衛星ネットワーキングイベントのために、これらのタイプのイベントに部分的に参加します。

業界の会議以外にも、フェスティバル、コンサート、製品の発売、会社の集まり、さらにはハッピーアワーなど、仮想イベントの例がたくさんあります。 そこにあるほとんどすべてのタイプのイベントに利用できる仮想的な代替手段があります。

1.予算、予算、予算

バーチャルイベントだからといって、予算を無駄にすることができるわけではありません。 はい、印刷、対面でのテクニカルサポート、会場の予約、看板を節約できますが、マーケティングを完全に損なうことはありません。 仮想イベントのオーバーヘッドは対面イベントよりも低くなりますが、アクティビティと出席が多ければ多いほど、特にサポートテクノロジーのために、より多くの予算を立てる必要があります。

イベント会場の交換は、イベントを主催するために使用するソフトウェアまたはアプリです。 スピーカーと出席者の両方の参加者の数、および希望する対話のレベルによって、使用する管理プラットフォームのタイプが決まります。 一部のイベントは完全にInstagramLiveで行われ、その他のイベントはスケジュールされた時間にリリースされる事前に録画されたビデオです。

スポンサーシップはイベント計画の主要な部分であるため、スワッグアウトを送信したり、仮想ハッピーアワーをホストしたりする場合は、仮想イベントに必要なものにスポンサーシップ計画を調整してください。 イベントに参加する予定だったあの対面店？ これで、参加者向けの特別割引や特典を提供するオンラインドロップシップストアになりました。

仮想イベントに関連して考慮する必要のあるその他の予算項目には、大規模なソーシャルメディアのプロモーション、ライブキャプション、コメントのモデレート、イベント終了後のビデオやドキュメントのホスティングなどがあります。 ウェビナーや終日のライブストリーミングなどの小規模なイベントでは、これらすべてが必要になるわけではないため、優先すべき事項と予算から削減できるものを確認してください。

2.ライブストリームと事前に録画されたビデオをミックスする

スケジュールを決めて、見逃したくない話に向かうことは、会議の重要な部分です。 バーチャルイベントの利点は、通常、見逃した話を見ることができることです。 では、後で見ることができるようになるとしたら、参加する意味は何でしょうか。 イベントを強化し、楽しいライブストリーム、仮想小会議室、ディスカッションチャット、その他のインタラクティブな資料を使用して、ライブ参加者にとってより魅力的なものにします。

事前に録画されたビデオにより、スピーカーはテクノロジーの問題に対応でき、必要に応じて編集することもできます。 各セッションの最後に、対面式のイベントと同じように、ライブビデオまたはチャットルームのいずれかにスピーカーを参加させて質問に答えることができます。

カリフォルニア科学アカデミーは、毎週NightLiveイベントを開催していました。 各イベントにはトピックがあり、関連する講演者とデモンストレーションが含まれていました。 パンデミックの間、博物館はこれらの毎週のイベントをVirtual NightLifeとNightSchoolに変換しました。これらは両方とも、直接のイベントを反映したライブストリーミングイベントです。 Facebook Liveにこれらを掲載すると、コメントが促進され、将来の参加者が視聴​​できるようにビデオが保存されます。

Facebook Live、Instagram、または別のストリーミングプラットフォームのいずれであっても、ライブストリームはすべての人にとってはるかにインタラクティブであり、参加者が参加するために料金を支払う必要がある場合は付加価値があります。

2種類のビデオを1つのイベントに混ぜることで、楽しく思い出深いものになり、厳密に事前に録画されたビデオが持つ可能性のある陳腐化の要因を克服します。

3.スピーカーを準備します

完全に仮想のイベントの場合は、スピーカーが完全に準備されていることを確認してください。 大規模なイベントでは、インターネット速度、テクノロジーの快適さ、マイクチェックのテストを実行する必要があります。 ライブストリーミングと選択したイベントプラットフォームの使用は、スピーカーにとって新しい体験になる可能性があるため、スピーカーが遭遇する可能性のあるものに備えるのが最善です。 コメント自体をモデレートする必要がありますか？ スライドプレゼンテーションのために画面を共有する必要がありますか？

準備する一般的なシナリオには、次のものがあります。

• スピーカーに最適な物理的環境を見つけて、中断を最小限に抑え、クリアなサウンドを実現します。 機器をテスト、練習、準備して、視聴者の突然の音量変化を避けるために、すべてのスピーカーがほぼ同じサウンドレベルで放送されることを確認します。
• 画面またはライブストリームを共有する場合は、すべての通知を保留にするなど、コンピューターの電源をオフにするためのヒント。
• コメントするかコメントしないか？ 理想的には、コメントをモデレートする別の人がいて、話者が話に集中できるようにします。 いずれにせよ、彼らがイベントの行動規範と不快なコメントを処理する方法に精通していることを確認してください
• テクノロジーの問題。 スピーカーの技術が失敗したり、ソフトウェアの不具合やスライドが機能しなかったりした場合はどうなりますか？ これらすべての考えられる問題に備えてバックアップ計画を用意してください。

最後に、スピーカーはイベントのプロモーションのもう1つのソースです。 あなたは彼らに彼らの話を宣伝してもらいたいので、彼らの現在の聴衆はイベントが参加する価値があると感じるでしょう。 スピーカーでこれを簡単にするために、理想的なソーシャルメディアサイズと提案されたキャプションでいくつかの販促資料を準備します。 このように、彼らがしなければならないのは、コンテンツをスケジュールしてキャプションに貼り付けることだけです。

4.参加者に期待を設定します

大規模な業界会議であろうと単一トピックのライブストリームであろうと、参加者が何を期待すべきかを効果的に伝える必要があります。 トピックが広すぎるか、別の聴衆を対象としていることに気付くためだけに、イベントに参加する時間を取っておくことは悪臭を放ちます。 イベントが何であるか、そしてそれが誰のためであるかを明確にしてください。 他のすべての仮想イベントからどのように際立っていますか？

対面式のイベントを仮想に変換する場合は、主要な機能がオンラインでどのように表示されるかについて話し合う必要があります。 ウェルカムレセプションと基調講演者の部分は、出席者にとってどのように見えますか？ 他のイベントと同じように、スケジュールを公開します。 事前に録音されているかどうか、コメントが利用できるかどうか、プレゼンテーションが保存されるかどうか、インタラクションがどのようになるかを知らせます。 参加者のビデオはオンまたはオフになりますか？ ハッシュタグを利用できるので、ライブツイートや補足のTwitterチャットが可能ですか？

歴史的に13万人以上の参加者を集めてきたComic-Conは、2020年にすべて仮想化されました。対面での体験を再現するために、イベントのスケジュールされたコンテスト、たくさんの講演、オンライン展示ホール、ウォッチパーティーなどがあります。

出席者がイベントスケジュールを作成し、出席する時間に向かうための適切なリンクを簡単に作成できるようにします。 イベントプラットフォームを使用している場合は、その使用方法とダウンロードが必要かどうかについてのガイドを送信してください。 ライブキャプションや翻訳などのアクセシビリティ機能も考慮に入れる必要があります。 バーチャルイベントでは、出席ベースを拡大し、より多くの潜在的なリードと有意義なエンゲージメントを効果的に生み出すオプションがあります。 イベントに参加できなかった人は、バーチャルイベントに参加できるようになりました。

最後に、特にこのコンポーネントが通常含まれる業界会議の場合は、ネットワーキング時間を取っておきます。 スポンサー主催のハッピーアワー、1対1のスピード会話、話題の小会議室は、ネットワーキングを促進する方法です。 イベントを主催することを決定したプラットフォームに関係なく、参加者が業界の同僚とより簡単につながることができるように、参加者にプロフィールを完全に記入するように促します。

5.プロモーションを計画する：前、最中、後

特にソーシャルメディアでのマーケティングは、あなたの準備の大きな部分になります。 ソーシャルメディア広告の支払いはデジタルイベントの必需品ですが、イベントのランディングページとニュースレターの送信を忘れないでください。 Sprout Sessions Digital 2020のようなイベントには、イベントの前に開始される完全なプロモーションスケジュールがあります。 取り組みはイベント当日でも終わりません。仮想イベントは、事後数週間、ライブストリームとデジタルコンテンツを再利用するための十分な機会を提供します。

幸いなことに、仮想イベントを使用すると、ROIを簡単に追跡できます。 ソーシャルメディアのリスニング、キーワードとタグの分析レポート、およびデジタル広告分析の間で、キャンペーンのパフォーマンスを把握する必要があります。

対面式のイベントであるMozConは、2020年にデジタル化されました。参加者が仮想的な側面から何を期待できるかについては、ランディングページが明確になっています。 さらに良いことに、彼らのイベント後のプロモーションには、参加を逃した場合に購入できる有料のビデオバンドルが含まれています。

ビデオセッションのある仮想イベントをホストするということは、コンテンツの宝庫を利用できるようになったことを意味します。 コンテンツをポッドキャストエピソード、引用グラフィック、長編記事などの他の形式に再利用します。

イベントが終わったら、関係者全員に感謝し、フォローアップ調査を使って、次回何に取り組むことができるかを理解してください。 これらの調査結果は、来年のイベントプロモーションの証にもなります。

結論

計画と準備は、仮想会議またはイベントを成功させるための柱です。 講演者、出席者、モデレーターなど、関係者全員が何を期待し、どのように参加するかを知っていると、よりスムーズな体験ができます。 仮想イベントには、コストが低く、聴衆の出席率が高く、分析を追跡しやすいという利点がありますが、他の必要な項目を軽視する必要があるという意味ではありません。

仮想イベントの分野は年々混雑しているため、自分が参加し、他の参加者ではない理由を効果的に伝える必要があります。 ライブストリームやライブQ＆Aなどの追加機能により、参加者の参加が増えます。

独自の仮想会議やイベントを主催することに興奮していますが、インスピレーションが必要ですか？ ソーシャルリスニングを使用して、どのトピックのギャップを埋めることができるかを確認します。