タスク自動化の使用方法: 例とツール

タスクの自動化とは

タスクの自動化は、ソフトウェアが作業アクティビティを完了するときです。 これは、そのプロセスを合理化し、作業を行うために必要な手作業の量を減らすために、プロセス全体でタスクを移動するプロセスです。

企業は、タスクの自動化を適用して、ワークフローとビジネス プロセスを高速化または簡素化します。 また、燃え尽き症候群や士気の低下を引き起こす可能性のある忙しい仕事の側面も取り除かれます。 タスクの自動化により、チーム メンバーはより重要な作業に集中できます。 また、チームがイノベーションに集中できるようにすることで、組織に価値をもたらしました。

プロジェクト管理ソフトウェアは、忙しい仕事を自動化して、タスクに集中する時間を増やすことができます。 ProjectManager は、ワークフローをカスタマイズし、ビジネス プロセスを制御するためのタスク承認を持つ、クラウドベースの作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 トリガーを必要な数だけ設定してアクションを作成し、承認した人だけがタスクのステータスを変更できるようにします。

ワークフローの自動化とは

ワークフローの自動化とは、特定のアクションをもたらす特定のトリガーに基づいてソフトウェアがプロセスを実行することです。 これらは、事前定義されたルールに応じて、あるステータスから次のステータスに自動的に移行されるタスク、データ、またはファイルです。

ワークフローの自動化は、効率を向上させ、生産性を高め、作業の精度を高めるため、重要です。 作業の監査が容易になり、より高いレベルの説明責任が生まれ、仕事に必要な退屈なアクションの多くが取り除かれ、仕事の満足度が向上します。

タスク自動化の例

タスクの自動化が実際の状況で何ができるかを見てみましょう。 タスクの自動化の例をいくつか示します。

• ビジネス プロセス管理: ProjectManager のようなソフトウェアは、ワークフローを自動化し、タスクの承認を設定できるため、権限を持つ人だけがタスクのステータスを実行中から完了に変更できます。
• メール マーケティング:メールをカスタマイズして、顧客の誕生日やその他の重要な日に送信し、より強い関係を築きます。
• 人事部:給与計算を自動化して、人事部を他のタスクに振り向けることができます。
• 管理タスク:請求書の支払いは、バンキング アプリを介して調整でき、ベンダー、公共料金などに期限内に支払われるようにします。
• ソーシャル メディアの投稿:さまざまなプラットフォームでソーシャル メディアの投稿をスケジュールするのに役立つアプリケーションがあります。

これらは、タスクの自動化によって合理化できる作業の一部にすぎません。 他にもたくさんあります。 ただし、タスクを自動化するには、タスク自動化ツールが必要です。 市場に出回っているより良いもののいくつかを見てみましょう.

上位 3 つのタスク自動化ツール

タスクの自動化はビジネスに適しています。 目的を達成するのに役立つツールを探していて、タスクの自動化がない場合は、おそらく探し続けるでしょう。 私たちはあなたのためにいくつかの調査を行い、いくつかの優れたタスク自動化ツールを市場に出しています.

1. プロジェクトマネージャー

ProjectManager は、ワークフローをカスタマイズし、タスクの承認を自動化できるクラウドベースの作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 タスクの自動化されたワークフローを構築し、忙しい仕事をするのではなく、プロジェクトを前進させ続けることができます。

この直感的なソフトウェアには、コーディングの経験は必要ありません。 ワークフローを管理するために必要な数のトリガーとアクションを設定できるドロップダウン メニューを使用して簡単に設定できます。 ビジネス プロセスを合理化すると、生産性が向上します。

タスクのステータスを変更する権限があると決定した人だけが変更できるように、タスクの承認を設定できます。 ProjectManager のタスク自動化は、リアルタイムの追跡とシームレスに連携し、電子メール アラートとアプリ内通知で常に最新の状態に保たれます。

2. ザピア

Zapier は、アプリを接続してワークフローを自動化するソフトウェアです。 中小企業でも大企業でも簡単に使用できます。

このソフトウェアは、自動化を設定することで反復的なタスクを排除します。 Dropbox、Google ドライブ、Slack など、よく使うアプリにリンクしています。

3. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate は、タスクを合理化し、Outlook などの他の Microsoft 製品とシームレスに連携するソフトウェアです。 反復的なタスクを減らし、安全なワークフローを構築して、他のより重要なタスクに集中できます。

コーディングは必要ありません。 ロボティック プロセス自動化ツールであるデスクトップ機能もあります。 ワークフローのステップが記録され、編集または使用して自動化されたプロセスを作成できます。

プロジェクト管理でタスク自動化を使用する方法

テクノロジーを利用して、より多くのことを成し遂げることができます。 タスクに遅れをとっている場合、PMP の Jennifer Bridges が、タスクの自動化がどのように役立つかを示します。

参考までに、ホワイトボードのスクリーンショットを次に示します。

レビュー中 – タスクの自動化を使用してより多くのことを成し遂げる方法

Jennifer はテクノロジーが大好きで、ツールがプロジェクト管理の生産性向上にどのように役立つかを示すことに興奮していると述べました。

彼女は、このビデオ チュートリアルのテクノロジの 1 つの機能であるタスクの自動化に焦点を当てました。 まず、自動化とは、装置や工程、システムを自動で動かす技術だと説明。 言い換えれば、自動化は、より少ない時間、お金、労力でより多くのことを成し遂げるための賢明な方法です。

ソフトウェア、アプリ、人工知能 (AI)、ゲーム テクノロジ、モバイル プラットフォーム、カード リーダー、QR コードなど、この自動化の一部を使用したことがあるでしょう。 走行距離の追跡、領収書のスキャン、旅行の地図作成、食べ物の注文と配達、プロジェクトの進捗状況の追跡などを行うことができます。

したがって、これらはほんの一部の例であり、繰り返しますが、これらは非常に多くあります。 これらは、タスクの自動化を使用してより多くのことを達成できるようにする方法について、いくつかのアイデアを生み出すことを目的としたものです。 タスクの自動化に役立つツールが必要な場合は、ProjectManager で今すぐソフトウェアにサインアップしてください。

ProjectManager は自動化によりプロセスを合理化します

ProjectManager は、受賞歴のある作業およびプロジェクト管理ソフトウェアであり、ワークフローを自動化およびカスタマイズして、重要なことにより多くの時間を割けるようにします。 アクションを発生させるトリガーを設定する方法、さらにはタスクの承認を設定する方法を示しました。 好きなだけ作成してビジネス プロセスを制御しながら、チームを解放して重要なことに集中させることができます。

複数のプロジェクト ビュー

私たちの複数のプロジェクト ビューは、思い通りに作業できることを意味します。 マネージャーはガント チャートで計画を立てることを好み、チームはタスク リストやカンバン ボードを好むことがよくあります。 すべてのデータはリアルタイムで共有されるため、信頼できる唯一の情報源があり、全員が常に同じ認識を持っています。

進行状況をリアルタイムで追跡

自動化は重要ですが、計画で設定したマイルストーンを確実に達成することも重要です。 当社のリアルタイム ダッシュボードはライブ データを収集し、読みやすいグラフやチャートに自動的に変換するため、6 つのプロジェクト メトリックを監視できます。 セットアップは必要ありません。 手元にステータス レポートがあるようなものです。

レポートをフィルタリングして簡単に共有できます

ワンクリック レポートでデータをさらに深く掘り下げます。 すべてのレポートはフィルター処理できるため、知りたい情報に絞り込むことができます。 レポートは簡単に共有できます。PDF を電子メールに追加するか、印刷するだけです。 関係者に送信して、進行状況を最新の状態に保つことができます。

ビジネス プロセスを合理化するためにできることは他にもたくさんあります。 メール通知とアプリ内アラートにより、コメントが作成されたときやプロジェクト内の何かが更新されたときに最新情報を入手できます。 ProjectManager に忙しい仕事を任せれば、あなたはより良い仕事をすることができます。 今日から無料で始めましょう。