タスクの優先順位付けのテンプレート、ツール、テクニック

タスクの優先順位付けは、プロジェクトを実行する際の強力なツールです。 仕事と生活のバランスがまったく休みを取らない方向に傾いている場合は、さまざまなタスクを確認できます。 しかし、プロジェクト マネージャーは、タスク管理と時間管理の方法を適用することで、チームの士気と生産性が向上することを理解しています。

そのため、タスクの優先順位付けとは何か、それが重要である理由、およびプロジェクト管理ソフトウェアがどのようにチームの作業効率を高め、プロジェクト マネージャーがスケジュールを守ることができるタイム トラッキング機能を提供するかを理解することが不可欠です。 チームのタスク リストに優先順位を付けて、プロジェクトにとって重要なものを無視しないようにする方法を見ていきましょう。

タスクの優先順位付けとは

タスクの優先順位付けとは、プロジェクト マネージャーがチームに割り当てられた作業を確認し、緊急度によって分類することです。 このようにして、最も重要なタスクに優先順位が付けられ、チーム メンバーは最も重要なタスクに最初に集中できます。 プロジェクト マネージャーは、これらのタスクのどれを最初に実行する必要があるかを判断する必要があります。

タスクを分解するとき、プロジェクト マネージャーには 4 つの選択肢があります。 彼らはタスクを優先度の高いものとしてマークすることができます。これは、ビジネスまたはクライアントの目的に結び付けられているため、すぐに実行する必要があることを意味します。 次は重要なタスクである中優先度ですが、優先度の高いタスクほど期限が固定されていません。 次に、優先度が低いです。 これらは柔軟な締め切りがあるか、常緑のタスクです。 最後に、他のすべてが完了するまで待機できる長期タスクがあります。

プロジェクト管理ソフトウェアは、タスクの優先順位付けに関して非常に役立ちます。 ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアで、プロジェクトをプロジェクトの目標を満たす管理可能なタスクに分割するのに役立ちます。 当社の堅牢なタス​​ク リスト ツールは、複数のプロジェクト ビューの 1 つです。 タスクを見つけやすくするために、優先度、期日を設定し、タグを追加できます。 ただし、すべてのタスクにコメントを付けたり、ファイルを添付したりすることもできます。 作業中のタスクがどの程度完了しているかを確認するためのステータスもあります。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

プロジェクト管理でタスクに優先順位を付けることが重要なのはなぜですか?

タスクの優先順位付けは、ビジネスやあらゆる仕事において重要ですが、プロジェクト管理では特に重要です。 プロジェクト管理では、厳しい締め切り、予算、利害関係者の期待に対処しています。 タスクの優先順位付けは、手に負えないプロジェクトになる可能性があるものを取り、プロジェクトを予定どおりに予算内で提供するための道筋を切り開きます。

しかし、チームのストレスを軽減し、生産性を向上させながら、これを実現します。 すべてのタスクが肩に重くのしかかるのではなく、特定のタスクに取り組めば、チームの心理状態は驚くほど良くなります。 彼らには、重要なことを最初に終わらせてから、次のタスクに移る柔軟性があります。

もちろん、チームメンバーの精神状態に役立つだけではありません。 タスクの優先順位付けは、プロジェクト マネージャーが作業をテストしてエラーを早期に発見できる時間を割り当てることもできることを意味します。 戻って問題を修復するのではなく、必要な変更を加えてスケジュールを守る時間があります。

タスク管理はまた、チームが仕事から回復し、新たな焦点で新しいタスクに直面するために必要な時間を与えます。 常に締め切りに追われ、自分自身とチームを疲れさせていないときは、バッテリーを充電する時間があります。 十分に休んだチームは生産性が高く、複雑な問題を解決できます。

タスクに優先順位を付けることは、先延ばしに対する解毒剤でもあります。 時間を無駄にすると、生産性が低下します。 タスクをスケジュールし、優先順位を付け、さらに管理することで、誰も負担をかけずにスケジュールどおりに作業を進めることができます。 つまり、先延ばしする時間はなく、先延ばしにする必要さえありません。 これは、タスクの優先順位付けにより、チームがどれだけ達成したかを確認することで、チームのモチベーションが維持されるためです。

タスクの優先順位付けテクニック

タスクの優先順位付けが重要であることは明らかですが、どうすればそれを実装できるのでしょうか? 優先度の高いタスクと後回しにできるタスクを区別できるかどうかは、必ずしも明らかではありません。 無限に続くように見える一連のタスクの中からそのパスを見つけるために、タスクの優先順位付けの手法があります。 ここでは、より人気のあるものをいくつか紹介します。

1. アイゼンハワー マトリックス

アイゼンハワー マトリックスは、第 34 代アメリカ合衆国大統領で第二次世界大戦中の 5 つ星将軍であるドワイト D. アイゼンハワーにちなんで名付けられました。 重圧のかかる 2 つの指導的立場にあったことで、彼は意思決定とタスクの優先順位付けについて多くのことを学びました。 彼は緊急かつ重要な問題があることを知りました。 緊急のものは重要ではなく、重要なものは緊急ではありません。

このアイデアから、緊急度と重要度によってタスクに優先順位を付けるアイゼンハワー マトリックスが生まれました。 4 つの象限に分割されたボックスを作成します。 縦に左に、下が「重要でない」、上が「重要」です。 ボックスの上部には、左側が「緊急」、右側が「緊急ではない」と表示されています。 プロジェクト マネージャーは、これら 4 つの象限のいずれかにタスクを配置します。

期限や結果が厳しく、今すぐ実行しなければならないタスクは、左上に表示されます。 締め切りが不明確であるが重要でスケジュールが必要なタスクは、右上に表示されます。 左下には、委任できるタスクが配置されます。 彼らはやり遂げる必要がありますが、別のスキルセットのためのものです。 最後に、右下には削除できるタスクがあります。 それらは当面のプロジェクトには不要であり、チームの気を散らすだけです。

2.「カエルを食べる」方法

「カエル」はやりがいのある仕事であり、カエルを食べるということは、そのやりがいのある仕事を一日の最初に行うことを意味します. カエルを食べる方法は、タスクに優先順位を付けて生産性を向上させるための戦略です。 プロジェクト マネージャーが困難なタスクを特定し、朝一番にそれらを片付けるのに役立ちます。 その後、次のタスクに進むことができます。

この優先順位付け手法の背後にある哲学は、大きくて難しいタスクを早期に完了することです。 それはあなたに勢いを与え、一日中難しいことを頭に残したままにしないようにします. これは、1 日の始まりに大量のエネルギーがあり、その後徐々に減っていく人にとって特に便利です。

1 日の始まりは通常、メールや Slack の確認に費やされ、毎日のスタンドアップ ミーティングに参加することもあります。 これらのタスクはすべて便利ですが、緊急ではありません。 これらの管理業務を完了するまでに、多くの場合、かなりのエネルギーを使用することになります。 難しいことを先に打つということは、食事に疲れた昼食後に忙しい仕事をすることができるということです。 最初にカエルを食べます。

3.MoSCoW工法

MoSCoW メソッドは、must-have、should have、could have、および will not have の頭字語です。 これは、ソフトウェア開発の専門家である Dai Clegg によって Oracle で開発され、彼のチームが製品リリースに取り組む際にタスクの優先順位を付けるのに役立ちました。

MoSCoW メソッドを使用する前に、チームは利害関係者と会ってプロジェクトの目的を定義し、どのイニシアチブを優先するかについて合意する必要があります。 全員が同じ認識に達したら、作業を MoSCoW メソッドの 4 つのカテゴリに分割することで、作業をより小さく扱いやすい部分に分割できます。

必須のタスクは交渉の余地がなく、最優先事項です。 「持つべき」タスクも重要ですが、必須ではありませんが、プロジェクトに価値を追加します。 「できた」は含めるとよいですが、除外するとプロジェクトに与える影響はわずかです。 作業している特定の時間枠内では、「予定のない」タスクは重要ではありません。

4.ABCDE法

ABCDE は、重要度の高いタスクから重要度の低いタスクまで、さらには不要であるために削除できるタスクまでを決定するのに役立つ優先順位付け方法です。 これは、より整理され建設的な To Do リストのようなものです。

プロジェクト マネージャーとそのチームは、優先度に応じて各タスクに異なる文字を割り当てます。 「A」のタスクは、優先度が最も高いタスクです。 「B」のタスクは実行する必要があるタスクですが、それらに到達しなくても、プロジェクトに深刻なダメージを与えることはありません。 A タスクが完了したら、それらに進むことができます。

「C」タスクは、プロジェクトに直接関係しないタスクですが、A と B のタスクが完了した後に取り組むことができます。 「D」タスクは委任できます。 そうすれば、あなたは A タスクに集中でき、D タスクは適切なチーム メンバーに行くことができます。 最後に、「E」タスクがあります。 Eは排除の略です。 これらのタスクは重要ではないため、やめることができます。

タスク管理テンプレート

タスクの優先順位付けに役立つツールは他にもあります。 たとえば、ProjectManager には、サイトからダウンロードできる Word および Excel 用の無料のプロジェクト管理テンプレートが多数用意されています。 これらのテンプレートは、開始から終了まで、プロジェクト管理のあらゆる側面をカバーし、タスク管理に役立つツールが含まれています。 ここにいくつかあります。

タスク トラッカー テンプレート

Excel 用の無料のタスク テンプレートを使用して、To Do リストを作成し、プロジェクトの管理を開始して、作業を追跡します。 タスク、依存関係、および割り当て先に名前を付けるためのフィールドがあります。 次に、優先度と期日を追加します。 さらに、そのステータス、計画された期日、および実際の期日を記録することで、進捗状況を追跡できます。

やることリスト テンプレート

やることリストは欠かせないタスク管理ツールです。 Excel 用の無料の To Do リスト テンプレートには、仕事の優先順位を付けるために必要なものがすべて含まれています。 タスク、開始日と期日、進捗状況が一覧表示され、作業の完了率を示す色分けされた列もあります。

タスクの優先順位付けテンプレート

アイゼンハワー マトリックスについて話しましたが、Excel 用の無料のプロジェクト優先順位付けマトリックスはその 1 つです。 ポートフォリオを管理している場合はプロジェクトに優先順位を付けるために使用できますが、プロジェクト内のタスクに優先順位を付ける必要がある場合にも同様に役立ちます.

ProjectManager には堅牢なタス​​ク優先順位付けツールがあります

ProjectManager は、静的なテンプレートよりも優れたタスクの優先順位付けを支援する受賞歴のあるソフトウェアです。 1 つは、ソフトウェアを手動で更新する必要がないことです。 全員が同じページにいるだけでなく、同じオフィスにいるか異なるタイムゾーンにいるかに関係なく、機能横断的なチームをつなぐリアルタイムのデータがあります。 当社のソフトウェアには複数のプロジェクト ビューがあるため、マネージャーはガント チャートでタスクを計画およびスケジュールでき、チームはタスク リスト、カンバン ボード、シート、またはカレンダー ビューでそれらを実行できます。 すべてのプロジェクト ビューはリアルタイムで自動的に更新されるため、誰もが常に最新のデータで作業できます。

オンライン ガント チャートでクリティカル パス タスクを追跡する

タスクに優先順位を付ける前に、それらを整理する必要があります。 強力なガント チャートを使用すると、タイムラインでタスクをスケジュールできるため、プロジェクト全体を 1 つの画面で確認できます。 また、4 種類のタスクの依存関係すべてをリンクして、コストのかかる遅延を回避したり、クリティカル パスをフィルター処理して、どのタスクを優先する必要があるかを確認したりすることもできます。 次に、ベースラインを設定して計画を保存します。 クリティカル パス、進行状況、およびパフォーマンスをリアルタイムで追跡し、計画された作業に対する実際の作業を表示できるようになりました。 マイルストーンを達成していない場合は、リソースを再割り当てして予定どおりに戻すことができます。

タイムシートとワークロード チャートでコストを測定

もちろん、必要なすべてのタスクに優先順位を付けることができます。 しかし、リソース管理の問題に注意を払わないと、チームは能力を発揮できず、生産性が低下します。 当社のリソース管理機能は、人件費とチームの作業負荷を追跡するのに役立ちます。 チームをアップロードしたら、時給と空室状況を追加できるため、タスクの割り当てが容易になります。 作業中は、色分けされたワークロード チャートに切り替えて、全員の割り当てを 1 か所で確認できます。 誰かが過剰に割り当てられている場合は、チャートから直接その作業を再割り当てできます。 ワークロードのバランスがとれれば、チームの生産性が向上します。

チームがスケジュールに沿ってタスクを実行していることを確認するために、チームを監視する方法は他にもあります。 概要を把握するには、ワークロード、タスクなどの指標を読みやすいグラフやチャートで表示するリアルタイム ダッシュボードを使用します。 他の軽量ツールのように時間のかかる構成はありません。 あなたがいるとき、それは準備ができています。 タイムシート、差異などに関するカスタマイズ可能なレポートを生成して、詳細を取得することもできます。 次に、それらを関係者と共有して最新の状態に保ちます。

ProjectManager は、タスクに優先順位を付けてリアルタイムで追跡するのに役立つオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 チームに権限を与え、管理者がボトルネックを取り除き、全員が能力を発揮できるようにするために必要な透明性を確保します。 当社のソフトウェアを使用してプロジェクトをうまく管理している Avis、Nestle、Siemens のチームに参加してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。