チームの効率を高め、Sproutでパーソナライズされたワークフローを作成する3つの方法

ソーシャルメディアでの作業は、私たちの業界の急速な変化のペースを考えると、疲れ果てている可能性があります。 特に指導的立場では、世界的大流行のように、チームのパフォーマンスを阻害する可能性のある、制御できない多くの要因があります。

このため、チームが成功するための準備が整っていることを確認するために、制御できる要素に焦点を当てることが重要です。 マネージャーは、チームの効率性、組織がソーシャルを管理する方法、および目標を達成するための適切な人材とリソースが整っていることを検証する方法に直接責任を負う場合があります。

簡単そうですね。 これらの概念は単純に見えますが、Sprout Social Index、Edition XV：Empower＆Elevateは、時間の不足（59％）、戦術的な作業が多すぎる（29％）、リソースの不足のために、ソーシャルマーケターが戦略的な作業から遠ざけられることが多いことを発見しました（27％）そしてどこから始めればよいかわからない（17％）（インデックス、41）。

おそらく、これらの課題の少なくとも1つを特定できます。 魔法の杖を振って修正することはできませんが、次善の策を実行できます。それは、Sproutの単一のワークフロー内で、時間とリソースを最適化するための簡単な戦略を打ち破ることです。

3つの強力なSprout機能を使用してチームを最適化する方法を掘り下げてみましょう。 次の方法について説明します。

• タグを使用してチームの効率を最大化する
• チームの取り組みに集中するために、パーソナライズされたワークフローを設定します
• チームの有効性を常に把握し、障害を取り除きます

タグと自動化を使用して強力なインフラストラクチャを構築する

インフラストラクチャが整っているということは、チームが効率的に仕事をこなせると同時に、より戦略的なイニシアチブに取り組む時間を解放できることを意味します。

基本から始めましょう。命名規則を分類して追加します。 これはあなたがあなたの社会的優先事項について反省するための言い訳です。 たとえば、チームで季節限定のキャンペーンが予定されている場合は、チームが追跡するのに重要なすべてのコンテンツのリストを作成します。 または、製品のネガティブフィードバックを理解することが組織にとって価値がある場合、これは、収集するネガティブフィードバックの種類について考え、対応を優先する機会です。

これらのカテゴリを特定したら、カテゴリに基づいてタグを設定し、関連するコンテンツをセグメント化、並べ替え、フィルタリング、および分離できるようにします。 チーム間の重複や混乱を避けるために、スプラウトのすべての領域で一貫したタグ名を選択してください。 将来のタグで使用できるパターンを使用することをお勧めします。

ヒント：タグの一般的なカテゴリには、キャンペーン、イベント、インフルエンサー、製品タイプ、コンテンツタイプ、カスタマーサービスの苦情、または特定のエージェントが含まれます。

次に、タグをワークフローに焼き付けます。 タグは、チームのマーケティングとカスタマーケアの取り組みに不可欠であり、新しい送信投稿と受信メッセージに適用できます。 たとえば、今後のキャンペーンのすべての関連コンテンツに「季節のパンプキンスパイス」タグを追加すると、チームはカレンダービューのタグでフィルタリングするときに、関連するパンプキンスパイスのコンテンツを分離できます。

ヒント：このビューを使用すると、チームはタグカテゴリ周辺のコンテンツのギャップを見つけて埋めることができます。

チームがメッセージにどのように応答するかを優先するために、Smart Inboxの受信メッセージにタグを追加して、緊急性やユースケースに基づいてコンテンツを整理し、各個人に独自の行進順序を与えることができます。

ヒント：このカスタマーサービスタグ「CS-苦情タイプ」のように、さまざまなカテゴリやサブカテゴリに適用できる簡単な構造を使用してください。 実際には、これは「CS –出荷遅延」、「CS –破損」などのようになります。

最後に、チームメンバーが自分の役割に関連するものだけを可視化することで、チームメンバーが自分の責任に集中できるように権限を設定します。 権限は、チームメンバーが受信メッセージまたは送信メッセージをどのように操作するか、さらには新しいタグを作成する能力に基づいてカスタマイズできます。

ワークフローをパーソナライズして、チームメンバーが関連するタスクを実行できるようにします

ソーシャルで効率的に作業することは、特に異なる責任と専門知識を持つチームメンバーをジャグリングする場合は難しい場合があります。 Sproutでは、ワークフローをパーソナライズして、各チームメンバーに関連するものを明らかにすることができます。

権限を設定したら、個々のチームの役割に合わせたワークフローを作成します。 作成したタグに基づいて、エージェントのルーティングまたはトリアージに基づいてパーソナライズされたスマート受信トレイビューを設定できます。 これらの受信トレイビューは、複数のフィルター（プロファイル、メッセージタイプ、ブランドキーワード、タグ）に基づいてエージェントに合わせてパーソナライズでき、無関係なメッセージの海を並べ替えるのではなく、時間を最適化する効率的なワークフローを使用して、各エージェントのタスクを維持します。

このワークフローをさらに高速化するには、タグベースの受信トレイルールを利用して、メッセージを適切なエージェントまたはチームの受信トレイビューに自動的にルーティングします。 自動化はソーシャルメディアに関しては恐ろしいように聞こえるかもしれませんが、タグを使用すると、新しいお気に入りの機能になります。 特定の基準（キーワード、作成者など）に基づいて受信トレイルールを使用してメッセージに自動的にタグを付け、優先度の高いメッセージをすばやく見つけて、スマート受信トレイ内のすべての受信メッセージを手動で繰り返し処理することを回避します。

特定の優先度の高いメッセージの通知アラートを設定することで受信トレイルールをさらにパーソナライズします。また、顧客サービスの否定的な問い合わせなど、コンテンツ固有のスマート受信トレイメッセージを処理する場合は、チームメンバーの名前にタグを付けます。

ヒント：受信トレイルールがさまざまなキーワード用に設定されていることを確認してください。 実際には、「CS –破損」は、着信メッセージに「壊れた」、「破損した」、「ひびが入った」、「粉々になった」、または「破れた」が含まれている場合にタグ付けされます。 この自動タグ付け構造は、チームのワークフローを標準化するのに役立ち、優先度の低いタグ付きメッセージへの応答をすぐに開始できます。 受信トレイルールの詳細については、こちらをご覧ください。

チームのワークフローにバックアップを含めて、亀裂をすり抜けないようにし、優先メッセージがチームメンバーまたはそれらを処理するのに最適なチームにルーティングされるようにします。 タグ付けまたは特定の受信トレイビューに並べ替えられなかったメッセージについては、特定のチームメンバーにケイデンスを確認してもらい、重要なメッセージに手動でタグを付けてもらいます。

ヒント：応答する必要があるチームメンバーの名前で着信メッセージにタグを付けることを検討してください。 たとえば、カスタマーケアエージェントの「Carl」にタグを付けることができます。 このワークフローを最適化するために、Carlには、「Carl」または「CS –Level3」タグを含むパーソナライズされた受信ボックスビューがあります。

個々のチームのパフォーマンスを監視して、障害を特定して取り除きます

チームがどれほどうまく組織されていても、チームの社会的努力の効果を測定できない場合、あなたが行ったすべての基本的な作業は無駄になる可能性があります。 チームの生産性を洞察することで、障害のある解決策を特定して見つけ、帯域幅を拡張しているチームメンバーのリソースになることができます。 Sproutのチームレポートを活用して、受信メッセージまたは送信メッセージのいずれかに焦点を当てた個々のパフォーマンスの洞察を掘り下げることができます。

Inbox Team Reportは、チームのカスタマーケアの取り組みに光を当て、長期にわたるベンチマークを可能にするため、開始するのに最適な場所です。 カスタマイズされた期間内に、チーム全体の新しい着信メッセージに応答するのにかかった平均時間などの役立つ洞察を見ることができます。

このレポートでは、特定のチームメンバーのパフォーマンスメトリックをフィルタリングすることもできます。 たとえば、カスタマーサービスの問題がネガティブなだけの顧客の最初の返信の平均と待機時間を確認したい場合は、エスカレーションのネガティブに具体的に対応するチームメンバーごとにレポートを並べ替えることができます。 最後に、個々のチームメンバーごとにパフォーマンスメトリック（合計応答、平均応答時間、最も遅い応答時間など）を分類して、トップパフォーマーのプラクティスをエミュレートしたり、パフォーマンスの低いチームメンバーとのギャップに対処したりできます。

パブリッシングチームレポートは、同様にチームメンバーによるパブリッシングの動作を示します。 このレポートは、各チームメンバーが特定の期間内に公開している投稿の数と、投稿全体の割合を理解するのに役立ちます。

ヒント：公開された投稿の具体的な内訳を確認したい場合は、各公開者が公開する各投稿にタグとして名前を追加することをお勧めします。 次に、タグレポートを使用し、チームメンバーの名前を選択して、メッセージのリストとパフォーマンス後のメトリックを表示できます。

チームの貴重な時間を最大限に活用する

チーム構造を設定するのは困難な場合がありますが、それに時間を投資することで、チームの効率と生産性を高め、マネージャーとしてのより戦略的な時間を取り戻すことができます。

これはすべてタグ付けから始まることを忘れないでください。今すぐSproutアプリにアクセスして、タグを設定してください。 受信トレイをパーソナライズする準備ができている場合は、ここで受信トレイビューを作成します。 ハッピータグ付け！

質問がありますか？ Twitterで私たちに連絡してください！