すべての専門家が持つ必要のある21の時間管理スキル

時間管理スキルは成功のために重要です。

時間を効果的に管理する方法を学ぶことは、あなたが毎日より多くのことを成し遂げ、効率を高め、そして最終的にあなたの会社に対するあなたの価値を高めるのを助けるでしょう。

このガイドでは、あなたが持つべき21の時間管理スキルを紹介します。

準備？ 飛び込みましょう！

最も重要な時間管理スキル

では、どの時間管理スキルが最も重要ですか？

1.いいえと言います。

何よりもまず、あなたは自分の時間を活用する他の人の努力をかわすことができなければなりません。 あなたの仕事の生活におけるいくつかの仕事と責任はあなたがあなた自身の目標を達成するのを助けるために何も（またはほとんど何も）しません。

あなたのビジネスを前進させないクライアント、そしてあなたが学び、成長するのを助けない義務があります。 これらの潜在的な時間の浪費の原因を特定することを学び、それらに「いいえ」と言うことは、重要な機会に注意を向けるのではなく、それらを回避するのに役立ちます。

これは、特に仕事のための最も重要な時間管理のヒントの1つです。

2.目標設定。

また、自分の目標を設定して理解できる必要があります。 時間管理は人によって意味が異なる可能性があり、何が欲しいのかわからない場合は、明確な方向性を証明することはできません。

たとえば、同じ量の作業を行いながら、時間どおりにオフィスを離れることが主な目標であるとします。 この場合、効率の向上に集中する必要があります。

ただし、主な目標がビジネスの収益性の向上である場合は、アプローチを別の方法で最適化する必要があります。

小規模では、目標設定も重要です。 たとえば、毎週ソーシャルメディアに費やす時間を3時間減らすことを約束できるため、より重要なタスクに集中できます。

3.ストレス管理。

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誰もが仕事でストレスを感じますが、ストレスレベルが高くなりすぎると、パフォーマンスに深刻な影響を及ぼし、集中できなくなり、場合によっては病気のために丸一日を逃してしまう可能性があります。

したがって、あなたのストレスを管理することはあなたがあなたの時間を管理するのを助けることができます。

運動、余分な睡眠、瞑想、より多くの自由時間など、ストレスレベルを減らすことができる多くの戦略があります。

4.委任。

いつ委任するか、どのように委任するかを学ぶことは、専門家が習得するための最も重要な時間管理スキルの1つです。

たぶん、あなたが毎日行うタスクには、スキルの低い人やスキルの異なる人も同じように、そしてあなたの価値よりも少ないお金でできることがあります。 チームのメンバーの中には、自分のプレートの数が少なく、余分な作業を引き受けることができる場合もあります。 このような状況では、タスクを委任する方が、自分でやろうとするよりも優れています。

可能な限り最高の人にタスクを割り当て、割り当ての説明を徹底的かつ明確にすることで、さらに改善することができます。

5.優先順位付け。

時間管理により、適切に優先順位を付ける必要があります。 一般的に、これを行うための最良の方法は、やることリストの各タスクの緊急性と重要性の両方を評価することです。

緊急性とは、問題がどれほど緊急であるかを指します。 これは次の数時間でのみ関連するのでしょうか、それとも1か月待つ可能性があるのでしょうか。 重要性とは、収益にとってどれほど重要かを指します。 これはあなたの長期的な目標を達成するのに役立ちますか、それともせいぜい些細なことですか？

これらの要素を組み合わせることで、最も重要なタスクに最初に取り組むことができる注文システムを思い付くことができるはずです。

6.スケジューリング。

スケジュール設定は簡単に思えるかもしれませんが、スケジュール設定には2つの要素があり、時間を大幅に改善できます。

まず、パーキンソンの法則との戦いがあります。 パーキンソンの法則は、「作業はその完了に利用できる時間を埋めるように拡大する」と述べている非公式の格言です。 つまり、タスクに割り当てる時間が長いほど、タスクにかかる時間が長くなります。 タイトな時間枠で積極的にスケジュールすることで、これと戦うことができます。

第二に、剛性と柔軟性のバランスを見つけることです。 できるだけ多くのタスクをスケジュールすることが重要です。そうすれば、1日の計画と実行の方法を理解できますが、新しい優先順位が出現したり、一部のタスクに予想よりも時間がかかったりした場合に備えて、小刻みに動く余地を残すことも重要です。

このバランスは仕事ごとに異なります。

7.焦点を合わせます。

それらのタスクがあなたの完全な注意を払うならば、あなたはより効果的に働き、より短い時間でタスクを完了するでしょう。

少しでも気が散っている場合は、完全に回復するまでに最大23分かかることがあります。 同様に、マルチタスクを実行しようとすると、ジャグリングしようとしている各タスクの効果が即座に低下します。

集中することを学ぶのは難しいかもしれませんが、マインドフルネス瞑想の助けを借りて、そしてあなたがあなたの仕事環境で潜在的な気を散らすものを排除するとき、それははるかに簡単になります。

8.組織。

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よりよく組織化された人々がタスクに費やす時間が少なくなることは秘密ではありません。 彼らは必要なすべてのファイルをどこで見つけるかを正確に知っており、会議のメモなどを見失うことはありません。

あなたの仕事のさまざまな分野に適用される組織化の方法があります。 たとえば、Gmailでより整理する方法についてこの便利なガイドを作成しました。 ただし、全体としては、高度な組織スキルの方が役立つでしょう。 自分の働き方に合った制度を考え、それと一貫性を持たせましょう。

組織の適切なシステムは、特に学生にとって最も重要な時間管理のヒントの1つです。

9.決断力。

時間管理の努力は、しばしば優柔不断によって妨げられます。 状況によっては、時間をかけてすべての変数を検討し、絶対に確信がある場合にのみ決定を確定することが重要です。

ほとんどの場合、高レベルの評価を行ってから、途中で調整しながら一方向に進むことをお勧めします。

決断力は、過度の躊躇からあなたを救うだけでなく、あなたが実行を始めるときにあなたにもっと多くの情報を集める機会を与えるので、時間を節約します。

10.忍耐（そして日和見主義）。

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最も適切および/または強力なタスクに取り組むことは、あなたがより賢く時間を過ごすのを助けることができます。 これには、忍耐と機会主義の両方が必要になることがよくあります。 たとえば、不動産に投資している場合は、どの不動産取引を放棄するかを知っておく必要があり、「完璧な」機会に飛びつくまで時間をかけます。

11.動機。

生産性は個人のモチベーションに大きく依存します。 本質的にやる気のある人は、やる気のない人よりも常に速く（そしてより徹底的に）仕事を成し遂げます。 自分のやる気を十分に引き出すことができれば、たとえ低い位置にいても、いつでもより効率的に時間を過ごすことができます。

秘訣は、自分をやる気にさせる方法を知ることです。 長期的な目標を思い出し、このタスクをそれらの目標に結び付ける線を引くようにしてください。 タスクが完了したときに自分に報酬を与えることを検討することもできます。

何が機能するかを試してみてください。インスピレーションを得るために、動機付けの引用のリストを確認してください。

12.ドキュメント。

時間管理では、効率的な方法で作業とアイデアを文書化する必要もあります。 たとえば、自分の目標を設定したとします。 この目標を書き留めましたか？

あなたはそれを追跡していますか？ それとも、それはあなたの想像の中にあるものですか？ 文書化された目標は、達成される可能性がはるかに高くなります。 同様に、進行中の作業を効率的に文書化して、タスクを継続し、生産的に作業できるようにする必要があります。

たとえば、後で参照できるように、詳細な会議メモを取りたい場合があります。

13.簡潔さ。

効率的なコミュニケーションの3つの特徴の最初は、簡潔さです。 言葉を急いで時間を節約しようとする人もいます。 メッセージを考えて完全に編集するのに時間を「無駄にする」のではなく、彼らは本能的に内臓をこぼして送信を押します。

ただし、これは逆効果です。 言葉遣いを編集しなければならないので、簡潔に書いたり話したりするのにはもう少し時間がかかりますが、投資する価値があります。

メッセージの受信者が対話に費やす時間が減るだけでなく、関係者全員の時間の浪費の主な原因である誤解を防ぐこともできます。

14.明快さ。

効率的なコミュニケーションの3つの特徴の2つ目は、明快さです。 簡潔さはメッセージをより少ない言葉で述べるのに役立ちますが、明快さは曖昧さを排除します。

たとえば、満足していない顧客に、従業員と一緒に解決しようとしている問題があるとします。 「気をつけてください」というフレーズは簡潔ですが、あいまいでもあります。 「世話をする」とは、顧客に次の購入の割引を与えることを意味しますか？ 注文を返金しますか？ または、独自に解決策を考え出しますか？

意味が明白であると感じたとしても、物事を詳しく説明するためにもう1分かかると、多くの問題を回避できます。

15.徹底性。

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効率的なコミュニケーションの3つの特徴の3つ目は、徹底性です。 徹底とは、情報を少しずつ送信したり、言い残したりするのではなく、事前に情報を提供することです。

これは、リクエストを行うとき、または従業員の1人にタスクを割り当てるときにおそらく最も重要です。 従業員がタスクを開始するために必要なすべての資料を持っていない場合、それは遅れることになります。

簡潔さのように、徹底性は最初はもっと時間がかかりますが、それは投資です。 正しく実行すれば、最初のコストよりもはるかに多くの時間を節約できます。

16.時間の見積もり。

時間管理とは、タスクにかかる時間を正確に見積もる方法を学ぶことも意味します。 これはいくつかの点で役立ちます。

まず、タスクと会議をより効果的にスケジュールし、短すぎたり長すぎたりしない時間枠を割り当てることができます。 これにより、圧倒されることなく、より多くのタスクを仕事に詰め込むことができます。

第二に、それはあなたが非効率的に働いているときにあなたが学ぶのを助けるでしょう。 時間の見積もりを大幅に超えると、問題が発生したことがわかります。 時間の見積もりは、優先順位を付けたり、いつ委任するかを学習したりするのにも役立ちます。 タスクに時間がかかるが、目標の達成に役立たない場合は、タスクから抜け出す方法を見つけることができます。

時間の見積もりは、タスクを完了するために必要な時間を過小評価するという私たちの自然な傾向のために、習得するのが難しい時間管理スキルの1つです。

それは実際には計画の誤謬として知られている認知バイアスであり、私たち全員に影響を及ぼします。

17.リソースの割り当て。

リソースの割り当ては、タスクをより効率的に完了し、時間を無駄にするのにも役立ちます。 割り当てるリソースの種類は、役割によって異なります。

たとえば、従業員をさまざまなタスクに割り当てる場合があります。 従業員の強みを生かすと、（チームとして）より早くより多くのことを成し遂げることができ、修正に費やす時間を減らすことができます。

リソースを過剰に割り当てないことも重要です。そうしないと、時間を無駄にしたり、他のタスクをより困難にしたりすることになります。

18.概要。

あなたのアウトラインスキルを必要とする多くの状況があります。 それぞれにおいて、アウトラインは、残りの作業をガイドする骨格のフレームワークとして機能します。 あなたがeBookを書いているなら、セクションとサブセクションのハイレベルなアウトラインから始めることはあなたがそれをより速く完了するのを助けるでしょう。

会議を主催している場合は、会議のコースの概要を説明することで、順調に進み、時間を無駄にすることが少なくなります。 このリストの多くの項目と同様に、それは時間の支出の増加のように見えるかもしれませんが、それは最終的には長期的にあなたの時間を節約する投資です。

19.変化への開放性。

ほとんどの人は、圧倒的な数のメールや常に遅れを感じているなど、自分の仕事について変えたいことを持っていますが、違いを生むために習慣を変えることには消極的です。

変化は変化を生むので、時間管理スキル（および全体的な仕事の経験）を向上させたい場合は、進んで適応する必要があります。 新しいテクニックと新しいアプローチについてオープンマインドであり、コアルーチンを変更することを恐れないでください。

これらの調整を通してのみ、本当に機能するものを学ぶことができます。

20.コラボレーション。

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コラボレーションは、さまざまなタスクでさまざまな方法でコラボレーションできるため、習得するのに漠然としたスキルです。 しかし、あなたが賢く時間を過ごしたいのなら、あなたは他の人とうまく働く方法を学ぶ必要があります。

ここでは、良好なコミュニケーションが非常に役立ちますが、コラボレーションを改善するための最も重要な基本は適応性です。 人によって好み、スタイル、習慣は異なります。他の人と効率的に連携するには、自分の好みを調整する必要があります。 パートナーがどのように機能するかを学び、可能な場合はパートナーに対応します。

ヘルプが必要な場合は、従業員間のコラボレーションに関するガイドを参照してください。

21.考察と分析。

あなたの時間管理の武器の最大のツールは反射です。 自分の時間をどのように過ごしているかを考え、データを見て、何が正しく、何が間違っているかを分析します。 ほとんどの人は、日常的に時間を無駄にする方法を知らず、より効率的に仕事をする方法を理解していません。

あなた自身の習慣を綿密に研究し、機会を探すことによって、あなたは成長のための新しい出口を見つけることがはるかに可能になります。 進捗状況を追跡するのに役立つ優れたツールがあることを確認してください。

時間管理の進捗状況の測定

これらの時間管理スキルを磨くことで、時間の割り当てと過ごし方が向上しますが、どのようにして進歩していることを確認できますか？ あなたは本当にあなたの一日を占める要求の厳しいタスクに費やす時間を減らしていますか？

そうでない場合、何が本当にあなたを妨げていますか？

確実に判断する唯一の方法は、進捗状況を測定して分析することです。 時間をどのように費やしているか、仕事をどのように管理しているか、時間の経過とともにどのように改善しているかを追跡することが重要です。

この取り組みに役立つ時間管理アプリはたくさんありますが、最も効果的な（そして最も習得しやすい）ものの1つはEmailAnalyticsです。

EmailAnalyticsは、送受信する電子メールの数、平均応答時間、およびその他の数十の変数を追跡するのに役立ちます。これらはすべて、役立つデータビジュアルを備えているため、新しいポイントを直感的に収集できます。

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