効果的な会議のための 9 つのヒント (無料のチェックリスト付き)

会議は楽しくて非常に効果的ですが、特に忙しい場合は、非効率的な会議は時間を浪費する可能性があります. ハイブリッドな働き方の世界で生産性を高める方法を常に模索しており、すべての会議が価値があり、自分の役割にプラスの影響を与えることが重要です。 残念ながら、多くの場合そうではありません。

簡単なチーム ミーティングでも、ブレインストーミングや戦略的議論が必要なミーティングでも、成功させるために従うべきルールがいくつかあります。 これは特に、私たちの多くが週の一部しかオフィスにいないか、リモートで作業しているためです。

Zippia の調査によると、組織は会議に約 15% の時間を費やしており、その 3 分の 1 は非生産的であると考えられています。 興味深いことに、Dialpad の調査によると、75% 以上の人が特定の日または時間に会議をスケジュールすることを好み、会議をスケジュールする最も人気のある日は月曜日であり、水曜日が最も長くスケジュールされていることがわかりました。

会議を成功させる

ルーム (リアルまたはオンライン) に人々を集めて、最善を尽くすだけでは十分ではありません。 ここ DMI では、会議がどのように機能し、会議を運営するための最良の方法について、多くの調査を行ってきました。 ここでは、効果的な会議 (仮想またはその他) を実行するのに役立つ 9 つの簡単なヒントを紹介します。

1. 明確な議題を設定する

時間がなく、やるべきことがたくさんある場合 (ほとんどのマーケティング担当者と同様)、目的のない会議は面倒です。 会議の前に議題を送信して、人々が何を期待するか、また情報を準備する必要があるかどうかを知らせます。

また、画面に表示したり、印刷 (対面式の会議の場合) してスムーズに進行させることもできます。 これは、人々がリモートで作業し、キャンペーンやプロジェクトと連絡が取れていない可能性があるオンライン会議では特に重要です.

会議が逸れたり、小さな議論に分かれたりする場合は、会議を軌道に戻すのに役立ちます。 たとえば、次のように言うことができます。 次の X ミーティングに追加して話し合いましょう。」

「会議は往々にして的外れに進み、目的が失われ、出席者を苛立たせることがあります。 ファシリテーターは事前に議題を共有して、出席者が準備を整え、割り当てられた時間内に必要なことをカバーし、会議が長引くのを避ける必要があります。」 Digital Marketing Institute の人事部長、Orla Stack 氏

2. 望む結果を知る

最初から、会議から何を得たいかを知っておく必要があります。 アイデアをお探しですか？ 予算の承認を得る必要がありますか? やりがいのあるプロジェクトでチームメンバーをサポートするためですか?

自分が何を望んでいるのかを明確にし、ミーティングを通じて成果を確実に得られるようにします。 ミーティングの最後の数分間は、次のステップを実行し、担当者を割り当てるために使用する必要があります。 誰もが知っている明確な行動計画を立てるのに役立ちます。

また、招待された全員が役割を果たしているか、チームまたはプロジェクトに関与していることを確認する必要があります。 他のことをしている可能性がある場合は、誰かの時間を無駄にしないでください。

3. 適切な環境を見つける

今日、リモート作業とハイブリッド作業により、会議はどこでも行うことができます。 重要なのは、オンラインで十分なのか、それとも対面で行う必要があるのか​​、会議に最適な媒体を決定することです.

運営会議はオンラインで迅速に管理できます。 たとえば、毎日または毎週のチームのキャッチアップまたはスプリントは、円卓会議を行い、最後にクエリの時間を残すことで簡単に管理できます。

ビジネスビルダー会議は、明確な議題がある限り、リモートで管理することもできます. 画面共有を使用してプレゼンテーション、スライド、またはビジュアルを共有し、全員が情報にアクセスできるようにします。

戦略的方向性会議は、振り返り、新しいアイデア、ブレインストーミングに重点を置いているため、対面での会議に適していると思われます。 関与する必要がある同僚のことを考え、全員にとって何が効果的かを考えてください。 人々の状況に対応する余地が必要ですが (リモート ワーカーがオフィスに通勤できるように十分な通知を行うなど)、目的と望ましい結果を見失ってはなりません。

読む: 「リモート チームを管理する方法 (およびそれを支援するツール)」

4. 話題を用意する

アイデアやブレインストーミングが必要な会議を主導している場合は、重要な話題をテーブルに持ち込む必要があります。 これらはプロジェクトと結果によって指示されますが、物事が主題から外れていることに気付いた場合、会議中にクリブシートとして機能できます.

ホワイトボードに質問を書いて、人々の意見を聞くことができます。 たとえば、成果の低いマーケティング キャンペーンについて話し合う会議の場合は、「キャンペーンのどの点が気に入りましたか?」などの質問をします。 または「もっとうまくできたのは何ですか？」

この手法によって多くの答えが得られる可能性がありますが、部屋にコンセンサスがあるかどうかを確認する機会が得られ、それを使用して他のキャンペーンにフィードしたり、パフォーマンスを向上させたりすることができます。

5. 全員に話す機会を与える

誰もが役割と役職を持っていますが、これらは会議のために脇に置くことができます。 誰もが自分の権限に固執している場合、たとえばマーケティング マネージャーがマーケティングについてしか話せない場合、試行錯誤や革新や戦略化が制限される可能性があります。

誰が会議に出席しているかに気を配り、人々に話してもらいましょう。 誰もが違うことを忘れないでください。 より声高に発言する人もいれば、意見を述べるために突っ込む必要がある人もいます。 チームメンバーが貢献する機会がないと感じた場合は、率先してチームメンバーに質問してください。

多くの場合、それは人格の管理に関するものなので、1 人または 2 人が会話を支配していると感じたら、質問をするか発言権を持って態度を変えてください。 オンライン会議では、カメラをオンにする方がより親しみやすいので、ミュートを使用して話している人が途切れることなく話すことができるようにし、「ハンズアップ」機能または同等の機能を使用して、人々が質問したりチャイムインしたりできるようにすることを考えてください。

「準備は会議でのより良いコラボレーションにつながり、フォローアップの継続は会議後のより良い結果につながります」 Ken Fitzpatrick、デジタル マーケティング インスティテュートの CEO

6. アイデアと解決策を奨励する

会議が解決策の発見やアイデアの生成に関するものである場合は、そのように開始します。 会議の前に、参加者に 2 つまたは 3 つのアイデアを書き留めてもらいます。

次に、テーブルを回って、それらのアイデアを共有するよう人々に依頼します。 それぞれの後に、意見やフィードバックを求め、それらを書き留めます (または指定されたメモ係に書き留めてもらいます)。 アイデアを言っている人ではなく、アイデア自体に注目してください。

課題の解決策についても同じことができます。 たとえば、「私たちは 18 歳から 25 歳の若者を引き付けるのに苦労しています。彼らにリーチするにはどうすればよいでしょうか?」

事前にこれを行うように人々に依頼することで、不意を突かれることなく準備する時間を与えることができます。 また、声を上げたくない人にも発言権を与えることができます。

7.時間を気にする

時間をかけて会議を進めるのはとても簡単です。 人々の議題にタイムスロットを入れた場合、彼らはその周りに他のことを計画していることを思い出してください。そのため、それに注意するのはあなたの責任です.

時間通りに開始し、時間通りに終了し、一貫性を保つと、会議の時間枠を尊重する必要があることが他の人にわかるようになります。 これは、一貫性を構築し、各会議で何を期待するかを人々が確実に理解できるようにすることです。つまり、他の作業に引き継がれたり、別の会議の開始を逃したりすることはありません。

会議が長引く場合は、ちょっとしたメール チェックやコーヒーの補充のためにも休憩時間を含めてください。

「私は、オフィスでの長時間の会議が好きではありませんでした。 （会議中に立っていること）は、ビジネスに取り掛かり、意思決定を行い、取引を成立させるためのはるかに迅速な方法です。」 リチャード・ブランソン

8. 次のステップとアクションを明確に定義する

成功した会議の最終結果は、明確な手順と行動です。 すべてのミーティングの最後に、時間をかけて次のステップを明確にします。 また、全員が活力を感じて立ち去ることができるように、ポジティブなメモで終わるようにしてください。

これには、タスクと、そのタスクに割り当てられた誰かが関与する必要があります。 会議の全員に貢献してもらうか、特定のタスクが誰かの役割の一部であることが明らかな場合は、「そのタスクを X さんに割り当ててもよろしいですか?」と言ってください。

会議の後、メモや結果を共有することが重要です。これにより、誤解が生じず、全員が自分の責任を認識できるようになります。 全員が最新の更新を追跡できるように、メモを共有ドキュメントまたはフォルダーに保存しておくと便利です。

DMI の Dave Behan の言葉を借りれば、「プロジェクト ミーティングで私が重点的に取り組んでいることの 1 つは、それが私のためであろうと他の誰かのためであろうと、タスク/結果をプロジェクト管理システムに直接記録することです。プロジェクトでそれらのアクションを取り上げます。これにより、ミーティングがフォローアップされ、アイテムが見過ごされることがなくなります。」

また、締め切りを含める必要があります。これにより、人々はタイムラインに向けて取り組むことができます。 それが達成されない場合は、次の会議で障壁が何であったかについて話し合い、その人がサポートやガイダンスを必要としているかどうかを確認できます。

9. フィードバックを求める

会議がうまくいった、または毎日のキャッチアップが非常に生産的であると思うかもしれませんが、他の人は同じように感じないかもしれません.

都合のよいタイムラインを選択し、人々にフィードバックを求めてください。 通常、1 か月は、会議の有効性を評価する機会を人々に与えるのに適した期間です。

誰にでも自分の意見を言うように圧力をかけるのではなく、単にそれをすべての人に公開し、前向きな意見を述べてください。 たとえば、「これらの会議をより良く、またはより役立つものにするために何か考えていることはありますか?」

また、会議の監査のように、出席している会議の数を確認することも価値があります。 生産性を高めるために、1 日に 3 回以下の会議を行うことを好む人もいます。 仕事をしたり、会議に出席したりするのが難しいと感じている人はいますか?

もしそうなら、それは逆効果であり、ストレスや燃え尽き症候群を引き起こす不均衡につながる可能性があります. DMI では、チームが会議時間とデスクワークのバランスを取るのを助けるために、「水曜日は会議を行わない」という方針を制定しました。

この分野のヒントについては、「燃え尽き症候群に対処するための 10 の戦略」をお読みください。

会議を成功させる - チェックリスト

会議は、コラボレーションを促進し、チーム メンバーとコミュニケーションを取り、新しいアイデアを生み出す効果的な方法です。 ただし、時間の経過とともに軌道から外れやすくなり、会議が本来の効果を発揮できなくなります。

会議を成功させるために使用できる便利なチェックリストを次に示します。

会議をリーダーのように運営する

コミュニケーションとコラボレーションはマーケティング リーダーにとって重要なスキルであり、ミーティングはチーム メンバーを導きサポートするのに役立ちます。 DMI の新しいデジタル マーケティングの大学院卒業証書は、あらゆる業界の上級職で成功するためのスキルとツールを提供します。 リーダーシップ、ビジネス戦略、分析と計画、需要創出、ソーシャル メディアなどを学びながら、高度なプロフェッショナル スキルとデジタル スキルを習得できます。 今すぐ登録して、キャリアを上向きの軌道に乗せましょう!