プロジェクト ロードマップの作成方法 (例を含む)

プロジェクトにはすべてのコンポーネントがあるため、プロジェクト マネージャーは詳細に迷い、全体像を見失いがちです。 しかし、正しい方向に進んでいることを確認するために、プロジェクト全体の状況をどのように確認できますか? さらに良いことに、プロジェクト管理計画全体を分解することなく、プロジェクトがどのように発展するかを利害関係者に簡単に説明するにはどうすればよいでしょうか?

プロジェクト ロードマップは、プロジェクトの内容、理由、方法を、誰とでも共有できるわかりやすいドキュメントに要約するための最良の方法です。 プロジェクト管理ロードマップは、プロジェクト憲章、マイルストーン チャート、プロジェクト計画などの他の同様のプロジェクト ドキュメントとは異なる目的を持つ独自のツールです。

プロジェクト ロードマップとは

プロジェクト ロードマップは、プロジェクトのマイルストーン、成果物、および目標を設定する概要です。 その主な目的は、プロジェクト タイムラインのハイレベルな視覚的表現を提供し、そのフェーズを説明することです。 プロジェクト ロードマップはガイドとして機能するため、プロジェクト ライフサイクルの任意の時点で関係者に情報を提供するために使用できる優れたコミュニケーション ツールでもあります。

これは、プロジェクトの戦略と、その戦略が関与している理由を説明する全体的な文書です。 したがって、プロジェクト ロードマップは、プロジェクト マネージャーが、プロジェクトに取り組んでいる全員が、どの部分に取り組んでいるかに関係なく、プロジェクト計画を確実に理解できるようにするのに役立ちます。

その単純さから、プロジェクト ロードマップはプロジェクト ポートフォリオ管理ツールとして一般的に使用されます。 これらは、複数のプロジェクトを同時に監督する必要があるプログラム マネージャーにとって非常に便利です。 プロジェクト ロードマップを使用すると、プロジェクト ポートフォリオを簡単に追跡できます。

下の画像は、ProjectManager のプロジェクト ロードマップ ツールを使用してプロジェクト ポートフォリオを管理する様子を示しています。

タスク名の列の下で、プログラム マネージャーはプロジェクト ポートフォリオを一覧表示し、各プロジェクトを拡大して、そのフェーズ、タスク、およびマイルストーンを確認できます。 さらに、各タスクの進行状況をリアルタイムで追跡し、チーム メンバーと通信できます。

プロジェクト ロードマップの作成方法

簡単に言えば、プロジェクト ロードマップは、プロジェクト計画から情報を抽出して、プロジェクトの概要を提供します。 プロジェクトのロードマップは、プロジェクトに関与するすべての利害関係者とチーム メンバーが簡単に理解できるように、視覚的で管理しやすい長さにする必要があります。 1ページに収まるなら尚更です。 プロジェクトのロードマップは、実際の地図と同じように考えてください。 あなたとあなたのチーム メンバーに風景全体を表示し、旅行を文脈に置きます。

プロジェクトのロードマップを作成するために必要な主要コンポーネントは次のとおりです。

1. プロジェクト概要

プロジェクトのロードマップの主な目的は、プロジェクトの高レベルの目標と目的です。 プロジェクトの目標と目的はプロジェクト憲章で説明されているため、ここで詳しく説明する必要はありません。

2. プロジェクトのリスク

プロジェクトを失敗させたり、範囲、スケジュール、目標、利害関係者の期待、品質保証などのプロジェクト計画の主要な要素を損なう可能性のある主なプロジェクト リスクを述べます。

3. スケジュール概要

プロジェクト ロードマップがプロジェクトの視覚的なタイムラインであることを考えると、スケジュールの概要を含める必要があります。 このスケジュールの概要には、主要なプロジェクトのマイルストーンと成果物のみが含まれます。 プロジェクトのスケジュールをより詳細に表すために、ガント チャートを使用することもできます。

4.依存関係

繰り返しますが、大まかな観点からのみ、重要なプロジェクトの成果物とそれらがどのように関連しているかに注意してください。 依存関係をリンクできるガント チャート ソフトウェア ツールを使用してプロジェクト ロードマップを作成することは、依存関係を表す最も簡単な方法です。

5. リソース

プロジェクトを完了するために必要なリソースに注意してください。 これらには、プロジェクト チームなどの人的リソースと、機器、材料などの物理的リソースが含まれます。

6. 主な人物

プロジェクト チームの主要な人物と、彼らに連絡する方法を挙げてください。

7. キックオフミーティング

プロジェクト管理のロードマップについて話し合い、すべての利害関係者に対して期待が明確であることを確認します。 (必ずキックオフ ミーティングの議題を用意してください。)

8. タスクと割り当て

プロジェクト ロードマップのもう 1 つの側面は所有権です。 これは、プロジェクトに関与するすべての人の役割と責任が概説されていることを意味します。 プロジェクトのロードマップは、誰が何をしているかを定義し、それらのタスクと成果物を追跡できます。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、タスクを割り当て、チーム コラボレーション ツールを使用してこのプロセスを促進できます。

もちろん、すべてをそれほど明確に定義できるわけではありません。そのため、プロジェクトのロードマップには「あいまいな時間」と呼ばれるものがあります。 これは、明確に固定できないタスクをより緩いタイム バケットに配置できるようにするプロジェクト計画手法です。 現在、それらは識別され、亀裂の間に落ちることを恐れることなく追跡できます。

プロジェクト ロードマップの例

プロジェクト ロードマップの作成方法をよりよく説明するために、前述のプロジェクト ロードマップの例を詳しく見てみましょう。

上の画像は、完成したプロジェクト管理ロードマップを示しています。 それでは、各コンポーネントを見てみましょう。

• プロジェクト フェーズ:上の画像は、「Tannen Tech プロジェクト」の「開発」段階と「テスト」段階を示しています。 プロジェクト タイムラインでは、それぞれ青と赤の線で表されます。
• マイルストーン:ひし形のアイコンは、各フェーズの終わりを示すプロジェクトのマイルストーンを表します。
• タスク:各バーはタスクを表します。 当社のロードマップ ツールを使用すると、完成度をパーセンテージで追跡できます。 各タスクに関連付けられたプロジェクトの成果物を指定することもできます。
• 依存関係:ロードマップ ツールの矢印は、タスク間の依存関係を表します。
• 重要人物:各タスクを担当するプロジェクト チーム メンバーに割り当てることができます。
• 日付:日付は、プロジェクトのロードマップの重要な要素です。 当社のロードマップ ツールを使用すると、プロジェクトのタスク、マイルストーン、およびフェーズの日付を設定できます。

ご覧のとおり、プロジェクト ロードマップはガント チャートに非常に似ていますが、主な違いは、ガント チャート ビューを使用して個々のプロジェクトのより詳細なバージョンを作成できることです。一方、プロジェクト ロードマップ ツールはプロジェクト ポートフォリオ管理に最適です。

プロジェクト ロードマップのヒント

プロジェクトのロードマップを作成する際に役立つと思われるヒントを次に示します。

• プロジェクト全体の目的と目標をすばやく簡単に伝える必要があります。
• 利害関係者の期待は、プロジェクトに関係するすべての人がプロジェクトの基本的な理由を理解していることを確認することによって管理されます。
• コミュニケーションは、プロジェクト ロードマップの基本的な側面の 1 つであり、プロジェクトの全員と話すことができる必要があります。
• プロジェクト ロードマップは、大きな決定を下すためのツールです。 プロジェクトのロードマップを振り返ると、プロジェクトの主な目的が明確になり、その情報が意思決定に役立ちます。
• プロジェクト ロードマップは、プロジェクトのライフサイクル全体で参照できる汎用性の高いプロジェクト管理ドキュメントであるため、最新の状態に保つことが重要です。 ある意味、アップデートが必要な人向けの概要ステータス レポートです。
• プロジェクトのロードマップが現実的であることを確認してください。さもないと、遅延、コスト超過、利害関係者の期待に応えられなくなります。
• チーム メンバーは常にプロジェクト チームの他のメンバーと進捗状況を共有し、全員が同じページにいるようにし、プロジェクト ロードマップの整合性を損なわないようにする必要があります。
• プロジェクトのロードマップは、製品のロードマップと同じではありません。 どちらも視覚的な計画ツールですが、製品ロードマップは特に製品開発の目的で使用されます。
• プロジェクト ロードマップ テンプレートやグラフィック デザイン ツールを使用できますが、プロジェクト管理ロードマップを変更するたびに、これらの静的ドキュメントを更新する必要があります。 プロジェクト管理ソフトウェアはこのプロセスを自動化し、プロジェクト ロードマップ テンプレートではできない機能を提供します。
• アジャイル手法を使用してプロジェクトを管理している場合にも、プロジェクト ロードマップは機能します。 アジャイル プロジェクトと互換性のあるアジャイル ロードマップがあります。

プロジェクト ロードマップ ツール

上で説明したように、プロジェクト ロードマップは、プロジェクト計画とプロジェクト スケジュールからの情報を高レベルの概要に要約します。 そのためには、プロジェクトの目標、マイルストーン、リソース、およびタスクを含める必要があります。

これらは、プロジェクト グループ全体で共有し、プロジェクト ライフサイクルの任意の時点でアクセスできる、わかりやすい形式で追跡および表示する必要がある多くのものです。 これは、適切なツールがないと大変なことになります。 このため、プロジェクト マネージャーは、適切なロードマップ プランニング機能を備えたプロジェクト管理ソフトウェアを必要としています。

この大きな全体の 1 つまたはいくつかの部分に対処する多くのプロジェクト管理ソフトウェア製品があります。 苦労は、計画ツールとして機能し、プロジェクトのロードマップを共有するのに役立つだけでなく、チームがステータスを簡単に更新し、プロジェクトのマイルストーンを追跡して、スケジュールを守っています。

当社のプロジェクト管理ソフトウェアには、日常のプロジェクト管理に必要な機能だけでなく、個々のプロジェクトやプロジェクト ポートフォリオ管理のプロジェクト ロードマップを作成するために必要な幅広い機能も備わっています。 当社のオンライン ガント チャートは、プロジェクトの概要と、プロジェクト マネージャーやチーム メンバーがいつでもどこでも更新できるタスクを収集して割り当てる場所の両方を提供します。

リアルタイムのダッシュボードには、これらの変更が発生すると反映されるため、全員がプロジェクトの現在地を正確に把握し、問題が発生する前に問題に対処できます。 リアルタイム ダッシュボードは、ロードマップ計画を超える強力なプロジェクト管理ツールであり、プロジェクト マネージャーは予算、進捗、作業、および時間を追跡できます。

ProjectManager はクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。つまり、データはリアルタイムで収集され、チームはリモートで作業していてもツールにアクセスできます。 当社のソフトウェアは、コラボレーション プラットフォームとタスク レベルでのコミュニケーション機能を提供し、プロジェクトのロードマップが常に最新の情報を反映していることを確認します。 この 30 日間の無料試用版を利用して、プロジェクト ロードマップの作成とその実行の管理にどのように役立つかを確認してください。