プロジェクト管理の成功基準を理解する

プロジェクトの成功基準がわからなくても、プロジェクトが成功したと本当に言えますか? 誰もが自分のプロジェクトが成功することを望んでいますが、それが何を意味するのかを定義するのに時間をかける人はほとんどいません。

製品やサービスを期限内に予算内で提供したとしましょう。それは成功ですか? そうなる可能性はありますが、利害関係者の期待に応えられない場合はそうではありません。 プロジェクトの成功基準は、実際にプロジェクトがそれらの基準を満たしているかどうかを知るために重要です。

プロジェクト管理の成功を定義する方法

プロジェクト管理の成功は、プロジェクト マネージャがプロジェクトの目標と目的をどれだけ効率的に達成できるかによって定義されます。 もちろん、締め切り前に予算内でプロジェクトを提出したいと考えています。 それは、限られたリソースを可能な限り最良の方法で使用することです。 しかし同時に、すべての利害関係者と良好な関係を築く必要があります。

利害関係者には、管理しなければならない期待があります。 プロジェクトに投資するすべての人は、成功がどのように見えるかを把握しており、それらの期待を理解して管理することが重要です。そうしないと、予算、スケジュール、範囲の目標を達成したにもかかわらず、プロジェクトが失敗したと感じる利害関係者が存在することになります。

プロジェクト管理の成功のもう 1 つの側面は、提供される製品またはサービスの品質です。 機能しないウィジェットを作成しても、時間どおりに承認された予算内で配信されたとしても、誰が気にしますか? 品質を管理し、プロジェクトの中心的な目標と目的である利益を見失うことのないようにする必要があります。

これは、プロジェクト管理の成功を定義するのが簡単だという意味ではありません。 考慮すべき要素はたくさんありますが、そのうちのいくつかは、プロジェクトが終了してからしばらくたってからでないと評価できません。 したがって、プロジェクトの成功とプロジェクト管理の成功は同じものではないことを理解することが重要です。

プロジェクト管理の成功を評価する方法

プロジェクトの成功は、目標と目的を達成しながらプロジェクトをいかに効率的に管理するかにのみ基づいています。 そうは言っても、プロジェクトの成功を測定する 6 つの指標があります。

1. スコープ:プロジェクトの意図した結果を達成すること。
2. スケジュール:すべてのマイルストーンを含め、締め切りに間に合わせます。
3. 予算:合意した金額でプロジェクトを提供します。
4. チームの満足度:チームがプロジェクトに満足していることを確認します。
5. 顧客満足:クライアント、スポンサー、利害関係者などから肯定的なフィードバックを得ます。
6. 品質:利害関係者の期待に応えます。

プロジェクトの成功基準を定義することの優れた点は、プロジェクトを成功に導くだけでなく、将来のプロジェクトにも役立つことです。 成功基準を使用することは、経験から学ぶことによる継続的な改善に向けた実践と見なすこともできます。

プロジェクトの成功基準とは?

前述のように、プロジェクトの成功基準とプロジェクト管理の成功はわずかに異なります。 これらの違いでさえ、組織ごと、プロジェクトごと、さらにはチームごとに異なります。 しかし、基本的には、2 種類の成功を扱っています。

最初のタイプは、プロジェクト管理に関連しています。 それは、プロジェクトを効率的に管理することと、組織のビジネス目標に合わせることの両方です。 これは、定期的な会議、プロジェクトの監査、タイムテーブルと締め切りの遵守、および製品またはサービスの期待される品質の達成を通じて行うことができます。

2 番目のタイプは成果物に関するものです。 このタイプの成功を測定するときは、プロジェクトが達成すると約束したことに集中してください。 製品やサービスをユーザーに提供し、顧客満足度を達成するなど、プロジェクトのビジネス ケースで概説されている目標を達成する必要があります。

プロジェクトの 3 つの成功基準とは?

プロジェクトの 3 つの成功基準は、コスト、範囲、および時間です (3 つの制約)。 詳細は、業界、企業、またはプロジェクトの目的によって異なる場合がありますが、成功はこれら 3 つの要因で決まります。

予算内で予定どおりにプロジェクトを提供し、プロジェクト ドキュメントで定義されている範囲を達成できれば、それは成功です。 しかし、私たちが学んだように、多くの場合、より複雑であり、より具体的にする方が良い.

たとえば、プロジェクトを予算内または予算以下にするだけでなく、投資価値を生み出し、利害関係者に利益をもたらします。 成功するプロジェクトとは何かをよりよく理解するには、一般的な考え方を超えて、コスト、範囲、および時間の意味を定義するのが最善です。

成功を追跡する際に留意すべき 3 つのこと

これまで、プロジェクト管理の成功について抽象的に議論してきました。 プロジェクトの成功基準を定義することは重要ですが、その成功を支援するために何をする必要があるかについては言及していません。 プロジェクトを成功に導くためのいくつかのルールについて話しましょう。

1.マイルストーン

プロジェクトの重要な日付であるマイルストーンを定義すると、プロジェクトがより管理しやすくなります。 マイルストーンを設定する最も明白な方法は、フェーズの終わりと次のフェーズの開始をマークすることです。 各フェーズの後に評価テストを実施することで、計画通りに進んでいるかどうかを確認できます。 これは追跡に役立つだけでなく、プロジェクトの主要なフェーズを完了したときにチームの士気を高めます。 幸せなチームはより生産的なチームであり、プロジェクト管理の成功の重要な指標です。

2.コミュニケーション

コミュニケーションは、プロジェクト管理のあらゆる面で車輪を滑らかにします。 プロジェクトの開始時にコミュニケーション計画を立てることが不可欠です。 プロジェクト メンバーと利害関係者の間のコミュニケーションが効果的であればあるほど、遅延の原因となる問題が発生する可能性は低くなります。 コミュニケーション ラインをオープンにしておくことは重要ですが、レポートを使用して重要なプロジェクト データを伝達することも重要です。 ステータス レポートを使用して、トリプル制約をリアルタイムでチェックインし、計画された進捗状況に対する実際の進捗状況を追跡します。

3. プロジェクト管理ツールを使用する

動的なプロジェクト管理ソフトウェアは、マイルストーンを設定し、チーム メンバーが連絡を取り合うことができるコラボレーションを促進するためのツールを提供します。 堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、プロジェクトの効率が向上します。これは、まさにプロジェクト管理の成功の定義です。

ProjectManager がプロジェクトを成功に導く方法

ProjectManager は、リアルタイムのデータを提供するクラウドベースのソフトウェアであり、より良い意思決定を行うことで順調に進むことができます。 プロジェクトを追跡することは、プロジェクトの成功基準を定義することと同じくらい重要です。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、プロジェクトのベースラインを満たしているかどうかを知るツールが得られます。

プロジェクトのパフォーマンスを確認する方法はいくつかあります。 チームのステータス レポートからデータを自動的に計算し、時間、コストなどに関する読みやすいチャートやグラフを更新するライブ ダッシュボードで概要を把握します。

プロジェクトの差異、ワークロードなどに関するワンクリック レポートで、データをさらに深く掘り下げます。 レポートをフィルタリングして、見たいものだけを表示し、共有して関係者を更新できます。

チームの満足度と生産性を維持することは、プロジェクト管理の成功の一部です。 当社のリソース管理機能には、各チーム メンバーに割り当てられたタスクの数を示す色分けされたワークロード チャートが含まれています。 一部が過剰に割り当てられている場合は、同じページから直接リソースを再割り当てします。

ProjectManager は、プロジェクトの計画、監視、およびレポート作成を支援し、プロジェクトを成功裏に完了するのに役立つ受賞歴のあるソフトウェアです。 チームがより良い連携を行うために必要なツールを提供しながら、利害関係者を最新の状態に保ちます。 NASA、米国郵政公社、バンク オブ アメリカなど、当社のツールを使用してプロジェクトを成功させている何万ものチームや組織に参加し、この 30 日間の無料試用版を利用してください。