ベンダー管理: クイックガイド

公開: 2023-08-01

組織はプロジェクトを完了し、製品を製造し、サービスを提供するためにリソースを必要とします。すべてではないにしても、ほとんどの企業は、すべての原材料、設備、機械を生産することができないため、ベンダーからそれらを調達する必要があります。ベンダーは、必須の商品やサービスを提供する外部サプライヤーとして定義されます。連携しているベンダーの数によっては、ベンダーの管理が非常に複雑になる場合があります。そこで登場するのがベンダー管理です。

ベンダー管理とは何ですか?

ベンダー管理は、組織が原材料、設備、その他の業務に必要な物品を入手するベンダーとの関係を管理するプロセスです。ベンダー管理の主な目標は、企業が製品の品質を確保し、コストを最小限に抑え、サプライチェーンと物流活動を正常に機能し続けることができるように、適切なベンダーと契約条件を選択することです。

ベンダー管理には、ベンダーの調査と調達、価格、機能、品質、納期の見積もりの取得などのタスクが含まれます。また、契約交渉、人間関係の管理、仕事の割り当て、業績評価、支払いの配分についても取り上げます。

ベンダーとの関係の管理は、注意深く監視する必要がある重要なビジネスプロセスです。 ProjectManager には計画、スケジュール、追跡ツールが備わっているため、チームに作業を割り当て、ビジネスの成功に必要な商品の購入、受け取り、保管のプロセスに漏れがないようにできます。タスクリスト、カンバンボード、ガントチャート、その他のツールを使用して、すべてが計画どおりに進んでいることを確認します。今すぐ無料で始めましょう。

ベンダー管理プロセス

ベンダー管理プロセスは、次の 4 つのステップに分類できます。

1. ビジネス目標を確立する

ビジネス目標を明確に定義し、できるだけ具体的にします (SMART 目標を立てることを検討してください)。ベンダーの協力を得るには、何を達成しようとしているのかを正確に知る必要があります。比較するパフォーマンスパラメータを定義すると、ベンダーの管理も容易になります。

2. 最適なベンダーを選択する

あなたのニーズに適合し、あなたのパフォーマンス特性に適合するのは誰ですか? すべてのベンダーの長所と短所を比較検討する必要があり、ベンダーには両方のメリットがあるため、このステップは徹底的に調査した後に行う必要があります。注文書を使用して、注文した商品/サービスの価格、数量、配送期間、支払い条件を文書化する必要があります。これは、あなたとあなたのベンダーが同じ認識を持っていることを確認する法的拘束力のある文書です。

3. ベンダーの管理

これは、パフォーマンスと出力を監視する日常的なアクティビティです。これは、契約条件が履行されていることを確認するための最良の方法です。このステップでは、承認、不承認、変更、フィードバック、その他関係を深めるために必要なものを提供するために、多くのコミュニケーションが必要になります。

4. 一貫して目標を達成する

一度や二度ではなく、ベンダーとの関係を通じて一貫して目標を達成したいと考えています。これは、ベンダーを定期的に管理して、パフォーマンス目標を定期的に達成できるようにベンダーに影響を与えることを意味します。

ベンダー管理が重要なのはなぜですか?

ベンダー管理はビジネスを管理する上で重要な側面です。ベンダー管理の影響を受ける主な領域を次に示します。

サプライチェーン管理:ビジネスのサプライチェーンは、原材料の購入から最終製品の顧客への配送までのプロセスです。ベンダーは企業が運営し商品を生産するために必要な生産資材を供給するため、ベンダー管理はこのプロセスにおける重要なステップです。
生産計画:製品を製造するには、企業は従業員の努力を調整し、生産ラインの効率を最大化する方法を計画する必要があります。このプロセスは生産計画として知られており、ベンダー管理は適切な供給品を適切なタイミングで入手する上で重要な役割を果たします。
品質保証と管理:企業が商品の生産に使用する供給品は、最終製品の品質に直接影響します。ベンダー管理は、高品質の供給品を入手する上で重要な役割を果たします。
コスト管理:効果的なベンダー管理は、企業が全体的な収益性に直接影響する生産コストを節約するのに役立ちます。適切なベンダーは、企業が高品質の供給品を提供しながらコストを削減するのに役立ちます。
物流管理:物流管理は、ビジネスを管理する上で最も重要な側面の 1 つです。製品の輸送、梱包、保管が含まれます。ほとんどの場合、企業はこれらのプロセスをベンダーに依存しています。
顧客満足度:商品の生産に使用される供給品は最終製品に直接影響するため、ベンダー管理は顧客満足度を高いレベルに維持するために重要です。

インソーシングとアウトソーシング

外部ベンダーとの関係を確立することは、ベンダー管理とも呼ばれます。しかし、作業を外部委託するのが望ましいのか、それとも社内に留めておくのが望ましいのか、どうやって判断すればよいのでしょうか? 組織のニーズと、どのリソースをプロジェクトに適用する必要があるかを評価する必要があります。

これは必ずしも簡単な選択ではありません。まずは組織の中核となるスキルを確認することから始めましょう。それらはあなたのプロジェクトのニーズを満たしていますか? その仕事に費やすリソースはありますか? もしそうなら、そのタスクは外注するよりも社内で処理したほうがよいかもしれません。

ただし、その仕事が会社の司令塔にない専門分野を中心に展開している場合、または存在する可能性はあるものの十分に開発されていないスキルを表す場合、ベンダーと契約する投資はより魅力的になります。

ベンダー管理の定義

ベンダーとは、サービス、製品、労働力を販売する個人または組織であると概要を説明しました。独立系コンサルタント、コンサルティング会社、人材派遣会社 (通常はサプライヤーと呼ばれます) などの場合があります。

また、ベンダーオンプレミス (VOP) と呼ばれるものもあります。これは、クライアントの事業所にショップを開設するベンダーです。彼らは自社または外部のサプライヤーから労働力を調達するかもしれませんが、最終的にはクライアントの仕事を管理し、調整します。

マネージドサービスプロバイダー (MSP) はベンダーを管理し、クライアントの標準と要件を満たすためのベンダーの作業を測定します。通常、採用活動は行わず、クライアントのニーズに応じて最適なベンダーを調査して紹介します。

ベンダー管理で使用されるもう 1 つの用語は、Employer of Record (EOR) です。これは、独立した請負業者の管理を容易にする方法です。これには、監査、レビュー、その他の管理上の問題が含まれます。

ベンダー管理ツール

ベンダー管理システム (VMS) などのベンダーを管理するツールがあります。VMS は、人材派遣会社、採用担当者、コンサルティング会社、その他のベンダーに求人要件を配布するコンピュータープログラムです。採用、面接プロセス、支払いプロセスに役立ちます。

もう 1 つのツールは、契約サービス管理 (CSM) システムと呼ばれるもので、大規模な製造施設のソフトウェアと連携して、ベンダーと顧客間のリアルタイムデータを取得します。この共同作業により、時間管理プロセスが簡素化され、プロジェクトのコストの可視性が向上します。

ベンダーマネージャーの役割

では、ベンダー管理の担当者は何をしているのでしょうか？まず、管理部門および予算部門と協力して供給品を管理および制御し、コストが市場価格以下であることを確認します。

また、サプライヤーと協力して、品質を維持しながら会社の予算の範囲内で価格を交渉します。つまり、複数のサプライヤーから入札を求めて、適切なベンダーと契約していることを確認する必要があります。適切なベンダーは、提供する製品やサービスだけでなく、実績や財務履歴によっても定義されます。

契約が成立したら、マネージャーはベンダーだけでなく、ベンダーとのやり取りを行う自社の財務部門や管理チームとも常に連絡を取り合う必要があります。また、在庫レベルを追跡し、供給品の配送を追跡して到着を確認するための詳細な記録も保持しています。

プロジェクトの成功にはベンダーとの協力が必要かもしれませんが、プロジェクトの管理がさらに複雑になります。 必要なのは、これらすべてのデータを処理できるプロジェクト管理ソフトウェアです。 ProjectManager は、最も正確な情報を提供するリアルタイムダッシュボードを備えたクラウドベースのツールで、ベンダーの作業内容を常に把握できるようにします。 この 30 日間の無料トライアルを利用して、ベンダー管理にどのように役立つかを実際に試してみてください。