仮想イベントを計画する方法: 仮想イベント計画のチェックリスト

公開: 2022-10-27

ビジネスパーソンは直接会うことを好む傾向があります。しかし、仮想イベントの期間の後、そのデジタル贅沢を手放すのは難しい. イベントが IRL に戻ったり、ハイブリッドオプションが提供されたりしても、仮想イベントの計画は一般的になっています。

場合によっては仮想のままでいたいという願望は理解できます。バーチャルイベントプランニングとは、場所に関係なく、より多くの人が参加できることを意味します。しかし、仮想イベントを計画する方法はまだ比較的新しく、仮想イベントが何であるかさえ知らない人もいます. 重要なステップを見逃さないようにチェックリストを提供するなど、仮想イベントの計画をお手伝いします。

バーチャルイベントとは？

仮想イベントはオンラインで行われます。これは、イベントのライブストリーミング、録画したビデオプレゼンテーションの再生など、さまざまな方法で実現できます。このプレゼンテーションは、参加者が必要なときにいつでも見ることができ、さらには音声通話によっても可能です。

仮想イベントと対面イベントの主な違いは、仮想イベントは対面式の物理的な会議ではないことです。インターネットにアクセスできる人なら誰でも、仮想イベントに参加できる可能性があります。

言うまでもなく、これにより講演者と参加者の両方のネットワークが大幅に広がります。ただし、仮想イベントでは、昔ながらのイベントと同じように計画を立てる必要があります。しかし、それは同じではありません。いつでも Facebook やその他のソーシャルプラットフォームでライブ配信できますが、より大規模で複雑なイベントには計画が必要です。

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仮想イベントの種類

いくつかの種類の仮想イベントについてはすでに言及しましたが、このトピックはもっと注目に値します。バーチャルイベントにはさまざまな種類があり、すべての関係者にとって成功を収めるためには、それぞれにバーチャルイベントの計画が必要です。おそらく、これらのうちの 1 つまたは 2 つに参加したことがあります。

ウェビナー

ウェビナーは、通常、教育またはプロモーションコンテンツを提供するために使用される 1 回限りのイベントです。リアルタイムで表示されますが、後で見ることができるように記録されることもよくあります。プレゼンテーションの後には、通常、質疑応答の時間があります。

仮想会議

その名の通り、このカンファレンスはオンラインです。ビジネスや趣味など、同じような興味を持つ人々が集まるリアルタイムのイベントです。パネルディスカッション、基調講演者、オンラインベンダーブース、さらにはバーチャルカクテルアワーを含めることもできます。

バーチャル企業イベント

仮想会議と同様に、仮想企業イベントはより焦点を絞っています。参加者はすべて大企業の一員ですが、イベント自体にはさまざまな理由が考えられます。それは、全員参加のミーティングやリトリート、ワインの試飲イベント、またはその他の多くのビジネスまたはよりカジュアルな集まりである可能性があります. 唯一の共通点は、このイベントは法人関係者のみが参加できるということです。

バーチャルチームビルディングイベント

仮想チーム構築イベントは、より大規模な企業イベントの一部である可能性があります。オンラインで行われることを除けば、対面でのチームビルディングと何ら変わりはありません。アクティビティは、砕氷船、グループフィットネスなど、同じものにすることができます。一部のイベントは、オンラインで作業するために再編成する必要がありますが、チームメンバー間のより強い絆を築くという目標は変わりません。

バーチャル採用イベント

仮想イベントを使用するより革新的な方法の 1 つは、採用プラットフォームとしての使用です。仮想採用イベントでは、従業員が募集職種の候補者と面接する機会を提供します。リモートワークを受け入れる企業が増えているため、仮想雇用により、通勤距離だけでなく、世界中から人材を探すことができます。

バーチャルソーシャルイベント

仮想的に集まることも人気を博しています。地理的に分散している多くの家族はオンラインで再会でき、結婚パーティーには物理的に結婚式に出席できない人が含まれ、同じ場所にいなくなった友人が集まって飲み物を飲み、追いつくことができます.

バーチャルイベント計画のチェックリスト

仮想イベントとは何か、さまざまな種類があることを理解したので、仮想イベントの計画を学習する準備が整いました。実際、Zoom で誰かと話している場合でも、おそらく何らかの仮想イベントに参加したことがあるでしょう。

ただし、仮想イベントの計画はより複雑です。すべてのボックスにチェックを入れていることを確認するために、上記で概説したほぼすべての仮想イベントタイプに使用できるチェックリストを作成しました。

1. 仮想イベントの目標を設定する

一連の指標がなければ、成功を測定することはできません。仮想イベントがどのようなものであれ、何を達成したいかを事前に決定する必要があります。電子メールの収集、電子書籍の配布、ブランドの宣伝、業界の専門家とのネットワーク、新製品の使用方法の紹介などを行いますか? あなたが決めた目標が何であれ、イベントの残りの部分に通知するので、目標なしで始めないでください.

2.ターゲットオーディエンスを定義する

目標を達成するためには、ターゲットユーザーを知る必要があります。これらは、製品の潜在的な顧客、会議の仲間の専門家などです。このステップには、多くの調査が必要です。仮想イベントのターゲットオーディエンスを適切に定義できるほど、ニーズに合わせて仮想イベントをカスタマイズできます。

3. イベントの種類を選択してください

最初の 2 つのステップで行ったすべての作業によって、場所の選択が決まります。ここでは、イベントをライブストリーミングするか録画するか (またはその両方) を決定し、ウェビナーが目的に適しているかどうかなどを判断します。仮想イベントのタイプは、イベントを参加者に配信するストリーミングパートナーまたはサービスを選択するのに役立ちます。

4. デジタルマーケティングキャンペーンを構築する

上記が整理されたら、言葉を出さなければなりません。つまり、マーケティングプランを作成するということです。あなたは仮想イベントの計画を立てているので、オンラインでのマーケティングも行いたいと思うでしょう。はがきを作成して郵便やその他の昔ながらの販促ツールにすることもできます。私たちの目的のために、私たちはデジタルマーケティングに固執します.

ソーシャルメディアで宣伝する

ソーシャルメディアは、言葉を広めるのに適した場所です。ターゲットオーディエンスがフォローしている可能性のあるハッシュタグを使用して、投稿を見てもらいます。また、彼らが使用しているプラットフォームを特定してみてください。ビジネスマンは LinkedIn を利用する傾向がありますが、Twitter、Facebook、Instagram、TikTok、Reddit などを好む人もいます。

ウェブサイトを作成する

ウェブサイトを持っている場合、そこからマーケティングを開始するのは明らかです。イベント用の専用ページとバナー広告を作成して、サイト全体に表示し、参加を呼びかけます。検索結果でサイトをできるだけ上位に表示する必要があります。これには、ターゲットユーザーがオンラインで検索するときに使用するキーワードを調査する必要があります。検索エンジン最適化 (SEO) は、適切なユーザーをサイトに引き付けるための重要なツールです。

オンライン広告を使用する

前の 2 つの提案は、オーガニックマーケティングの傘下にあります。その反対は有料メディアで、これには他のサイトでの広告の購入が含まれます。検索エンジンマーケティング (SEM) は、オンラインマーケティングを改善する手法です。

5.スピーカー、モデレーター、その他の主要な参加者を見つける

繰り返しになりますが、計画している仮想イベントの種類によっては、基調講演者、パネルディスカッションのモデレーター、および聴衆に情報を提供する他の人が必要になる場合があります。もしそうなら、あなたは彼らを見つけて、彼らの出演にお金を払う必要がありますが、イベントがハイブリッド（オンラインと直接の両方を意味する）の場合は、ホテル、食べ物、旅行などの宿泊施設も必要です.

6. 仮想イベントアジェンダを作成する

議題は、すべての会議を適切に行い、時間を無駄にしないための重要な文書です。これは、仮想イベントにも当てはまります。スピーカーやその他のプレゼンテーションを調整する必要があります。通常、紹介、朝食または昼食の休憩などがあります。仮想イベントアジェンダを作成すると、イベントが整理されますが、出席者にガイドも提供されます。

7.日付とタイムゾーンを選ぶ

将来の視聴のためにイベントを記録する場合でも、仮想イベントを開始する日時が必要です。これは世界的な出来事であることを忘れないでください。どなたでも、どこからでもご参加いただけます。つまり、参加する他のタイムゾーンの人々が仮想イベントにいつログオンするかを知ることができるように、開催されるタイムゾーンを選択する必要があります.

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8. 仮想イベントプラットフォームを選択する

イベントをオンラインでホストできるサービスはたくさんありますが、これらのサービスは早めに契約する必要があります。プロバイダーとの契約を怠ったためにイベントを参加者にブロードキャストできないことは、最も避けたいことです。ライブストリーミングまたは録画済みビデオ用のいくつかの異なるイベントプラットフォームを次に示します。

ズーム
Google ミート
マイクロソフトチーム
Webex イベント

9. 会場を選ぶ

仮想イベントは、物理的な空間で行われる必要があります。バーチャルイベントでもハイブリッドイベントでも、会場を借りる必要があります。はい、すべての講演者が自宅やオフィスからプレゼンテーションに電話をかけるだけの可能性がありますが、それは問題をさらに複雑にするだけであり、常にプロフェッショナルであるとは限りません. プロのプレゼンテーションを行うには、スタジオまたはカメラや優れたマイクなどを備えた場所を借りる必要があります。

10. 仮想イベントを記録する

イベントを記録することをお勧めします。これにより、実際の仮想イベントを超えて存続し、長期間にわたって目標を達成し続けることができます。ほとんどのプラットフォームには記録のオプションがあり、リンクを共有したり、Web サイトで記録をホストしたりできます。

11.バーチャルイベント後にフィードバックを集める

聴衆と何らかのフォローアップをしたいと思うでしょう。これらの人々へのマーケティングを継続するためだけでなく、イベントに関するフィードバックを得るために、彼らの電子メールを収集することは常に良いマーケティングです. これは、計画している次の仮想会議をより適切に開発および管理するのに役立つ貴重なデータです。

ProjectManager は仮想イベントの計画に役立ちます

仮想イベントの計画には、コラボレーションを促進するために、部門間だけでなく、いつでもどこでも人々をつなぐことができる柔軟なツールが必要です。 ProjectManager は、仮想イベントの計画とその計画の実行を管理するために必要な機能を備えたオンラインプロジェクト管理ソフトウェアです。

複数のプロジェクトビューで計画する

バーチャルイベントの計画には、特に企業が計画する場合、さまざまな人が関与します。つまり、マーケティングから販売まで、さまざまな部門が連携する必要があります。しかし、各部門は異なる働きをします。私たちは、彼らが快適に作業できるツールを提供します。ガントチャートは組織全体に最適ですが、リストビューはタスクを収集し、カンバンボードは視覚的な設定でワークフローを表示します。重要な日付を追跡するためにカレンダービューを好む人もいます。とにかく、すべてのビューがリアルタイムでまとめて更新されるため、誰もが常に最新のデータを使用して作業できます。

リアルタイムでコラボレーション

チームの全員が最も快適に使用できるツールを使用できるようにすることは、ほんの始まりにすぎません。これらのツールが共同作業を行うためには、これらのツールがリアルタイムでデータを配信する必要があります。当社のコラボレーションプラットフォームは、すべてのプロジェクトビューを同時に更新するだけでなく、全員がファイルを共有し、タスクレベルでコメントし、必要に応じて他のユーザーにタグを付けることができます。当社の無制限のファイルストレージは、すべてのイベントアセットを一元化されたハブで共有して簡単にアクセスできることを意味します。彼らが仕事をするために必要なものはすべてツール上にあります。

マネージャは、全員が何をしているかを可視化します。リアルタイムのダッシュボードを使用して、いつでも進行状況とパフォーマンスを高レベルで確認したり、カスタマイズ可能なレポートを生成してデータをより深く掘り下げたりすることができます。生産性を向上させてスケジュールを守り、仮想イベントを成功させるためのタスク管理機能。

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