リモートセールスチームのために成功する仮想会議を実行する方法

公開: 2022-01-17

仮想会議はかつては最後の手段と見なされていましたが、今日では多くの営業チームにとって頼りになる選択肢となっています。

物事がすぐに変わる兆候はありません。実際、最近の調査によると、コロナウイルスの大流行が始まって以来、Web会議ソフトウェアの売上は500％増加しています。

明らかに、仮想会議は通常のオフィスベースの会議とは大きく異なります。それらを効果的にし、対面での接触がなくても目標の達成を妨げないようにするためには、ある程度の計画と精巧さが必要です。

そのことを念頭に置いて、リモート営業チームの仮想会議を成功させる方法は次のとおりです。

バーチャルミーティングとは何ですか？

大まかに言えば、仮想会議とは、直接会わない会議のことです。現代のテクノロジーの素晴らしさは、世界の反対側にいる同僚と効果的にコラボレーションすることを可能にします。必要なのはまともなインターネット接続だけです。

仮想会議には、主に4つのタイプがあります。

電話会議—通常、特定の電話番号とパスコードを使用して複数の人がダイヤルインする音声のみの仮想会議。
ビデオ会議—音声およびビデオ会議。電話会議と同様に、参加者がお互いを見たり聞いたりできるインターフェイスにログインする人々に依存しています。
Web会議—参加者がドキュメントの配布や画面の共有などの追加の方法で参加およびコラボレーションできるようにすることで、従来のビデオ会議の範囲を拡大する音声およびビデオ会議。
ウェビナー—プレゼンターまたは教育者が人々のグループに情報を渡すための一方向のプラットフォームを提供する1対多のビデオ会議形式。

仮想会議の長所と短所は何ですか？

仮想会議には、対面会議と比較していくつかの欠点がありますが、いくつかの大きな利点もあります。ここで仮想会議の長所と短所を見てみましょう。

長所

経費の削減。 対面式の会議を開催していない場合は、会議室を雇う必要はありません。実際、営業チーム全体が離れている場合は、オフィスはまったく必要ないかもしれません。これは大幅な節約に相当します。
より多くの参加。 拠点を問わず、参加して参加することができます。また、全員がリモートで参加するため、会議はオフィスにいる人によって支配されることはありません。
旅行はありません。 営業チームは、通勤に耐えることなく、リアルタイムで会議に参加できます。

短所

ボディランゲージと社会的合図がありません。 これは大きなものです。同じ部屋にいないとき、人々が実際に何を意味しているのか、または彼らがどのように感じているのかを見分けるのは難しいかもしれません。
追加のソフトウェア費用。 仮想会議がワークフローの重要な部分である場合、無料（またはフリーミアム）の製品層を利用できない可能性があります。
インターネット接続が弱いと、会議の品質に影響を与える可能性があります。 Wi-Fiが悪い人は、会議に参加できません。実際、彼らはまったく出席できないかもしれません。

仮想会議を計画する手順

会議には準備が必要です。しかし、これは特に仮想会議に当てはまります。リモート要素は、誰もが関与し、関与していると感じさせるために、さらに一歩前進する必要があることを意味します。これを正しく行う方法は次のとおりです。

1.すべての人に役立つ時間を予約する

チームがリモートの場合、複数のタイムゾーンにまたがる可能性が常にあります。明らかに、会議を予約するときにこれを考慮する必要があります。

また、スケジュールの競合を回避するようにしてください。営業担当者は見込み客との信頼関係を築くために一生懸命働いているため、重要な電話やメールを期待している場合は、それを優先する必要があります。

最後に、招待リストを厳守してください。誰もがそこにいる必要がありますか？ BDRに関係がない場合は、時間を無駄にしないでください。SDRとセールスリーダーに任せてください。

2.事前に議題を共有する

明確な期待を設定し、重要なドキュメントを事前に共有することで、誰もが準備しやすくなります。これにより、会議がより効率的になり、基本的な説明やその他の前文に費やす時間が短縮されます。

3.適切な仮想会議ツールを選択します

会議ツールが異なれば、長所と短所も異なります。たとえば、四半期ごとの営業会議は、特に複数の人が話したり画面を共有したりする必要がある場合に、Web会議として最適に機能する可能性があります。一方、特に視覚的ではない収益の呼びかけは、電話会議に最も適している可能性があります。

どちらのツールを選択する場合でも、会議の招待状には必ずリンク、ダイヤルイン番号、パスコードを含めてください。

4.必要に応じてリハーサル

取締役会や潜在的なクライアントにプレゼンテーションを行う場合など、より困難な会議の場合は、夜に大丈夫だと思い込まないでください。代わりに、絶対にドレスリハーサルを実行する必要があります。

複数の人が話し、スライドデッキに貢献する必要がある場合、ランスルーは弱点を取り除き、繰り返しを避け、コンテンツが適切であることを確認するのに役立ちます。

バーチャルミーティングを成功させる方法

計画を正しく行うことは、戦いの最初の部分です。次に、実行する時間です。準備は、大きな不具合を回避するのに役立つはずですが、それでもうまくいかないことがたくさんあります。これを正しく行う方法は次のとおりです。

1.会議の前にテクノロジーをテストします

会議の成功を偶然に任せないでください。あなたを失望させるかもしれないすべての要素をテストしてください：

ビデオカメラとマイクが期待どおりに機能していることを確認します。
速度テストを実行して、Wi-Fi接続を確認します。
画面を共有できること、およびすべての主要なドキュメントとスライドを手元に用意していることを確認してください
プレゼンテーションモードのときに、会議のメモが表示されることを確認してください。
会議を主催するスペースの音質をテストして、エコーが多すぎないことと、不快なバックグラウンドノイズがないことを確認します。

最後のステップとして、何かがうまくいかないと想定することは有益です。ドキュメントをバックアップし、事前にメモを印刷し、最初の選択肢がなくなった場合に備えて、別の仮想会議ツールをポケットに入れておきます。

2.可能な場合はビデオを選択します

仮想営業会議に関しては、ほとんどの場合、音声のみの会議よりもビデオの方が適しています。

電話やテキストでコミュニケーションをとる場合、多くの文脈やニュアンスを失うリスクがあります。対照的に、ビデオはより多くの感覚を活性化し、参加者をより積極的に感じさせ、一般的にはより専門的に感じさせます。

さらに、ビデオを使用すると、誰かがポイントを言い終えたときや、水を飲むために一時停止したときを簡単に確認できるため、人々がお互いに話し合う可能性が低くなります。

さらに、誰かがビデオに技術的な問題を抱えている場合は明らかです。つまり、それに応じて調整することができます。

3.エンゲージメントに焦点を当てる

営業会議は、話のポイントをすべてできるだけ効率的に引き出すことではありません。

それが効果的であるためには、それらのポイントが沈む必要があります–そして、あなたのチームが関与していると感じなければ、それは起こりません。

エンゲージメントを促進するには、営業会議を一方向のプレゼンテーションではなく双方向の会話にします。参加者間を行き来するように、定期的に自由形式の質問をします。さまざまな人に画面を共有するように依頼します。コラボレーションをより効果的にするために、大きなセッションを小さな小会議室に分割することを検討してください。

4.みんなの時間を有効に活用する

営業担当者の時間は非常に貴重であることを忘れないでください。会議が予定どおりに開始および終了するようにするのはあなたの仕事です。

副次的な会話がセッションを支配することを許可しないでください。問題を迅速かつ効率的に解決できない場合は、オフラインにしてください。

最後に、議題を複数のセクションに分割することを検討してください。特定のセクションが彼らに関連していない場合は、異なる役割の人々が後で参加するか、早く去ることを許可します。気分を害しないでください–彼らには他にやるべきことがあります。

会議後の対処方法

効果的な仮想営業会議を運営する仕事は、誰もが電話を切った瞬間に終わらない。まだ実行すべき重要な会議後のタスクがいくつかあります。例えば：

出席できなかった人のために会議の記録を共有する
会議メモを入力し、論理的な順序にフォーマットして、共有します
選択した製品管理ツールを使用してフォローアップアクションを割り当てます
アクションが割り当てられた人は、彼らに何が期待されているかを理解していることを確認してください
誰もがアクセスできるように、関連するすべてのドキュメントを関連する場所にファイルします
必要に応じて、フォローアップ会議をスケジュールします

適切なツールへの投資

仮想会議の技術スタックを整理することで、より魅力的で、協調的で、効率的な会議を実行できます。そのため、そのソフトウェアには少額の費用がかかる可能性がありますが、仮想会議をより効果的で実用的なものにすることで、さらに多くの費用を節約できる可能性があります。

選択できるツールは数百、場合によっては数千あります。ただし、開始点として、仮想会議タスクの一部をよりスムーズに実行するために、次のことを考慮してください。

ファイル共有： Dropbox
プロジェクト管理： Asana
ビデオ会議：ズーム
インスタントメッセージング： Slack
会議のスケジュール： Calendly
パスワード管理： Nordpass

結論

少し前までは、高性能で完全にリモートの営業チームを運営することを考えていたため、平均的な営業リーダーは冷や汗をかきました。

しかし、すべての営業チームが長期間リモートでの作業を余儀なくされている今、営業会議を正しく行うことができれば、仮想作業が成功の障壁である必要はないことは明らかです。

効果的に準備することで、営業チームを1つのスペースにまとめることなく、仮想会議を魅力的で、インパクトがあり、実用的なものにすることができます。それは両方の長所です。