究極の仮想受付ガイド：トップソリューション、メリット、コストなど

顧客の80％は、良い経験をした後、リピーターになる可能性が高いと述べています。

ただし、顧客体験がブランドの最大の差別化要因である一方で、多くの企業は卓越したサポートを提供できていません。

しかし、仮想受付係を雇うことはすべての違いを生むことができます。

このガイドでは、次のことを発見します。

• これらの業界で訓練されたエージェントの役割
• それらのコストと利点
• ニーズに最適なパートナーを選択する方法
• そしてもっとたくさん！

始めましょう。

仮想受付とは何ですか？

仮想受付係は、従来の受付係と同じまたは同様のタスクを実行するが、従来のオフィスのフロントデスクの代わりにリモートで作業する、業界で訓練を受けた専門家です。

これらの専門家はあなたのチームの延長として機能し、あなたの電話に応答するだけではありません。

また、クライアント向けのすべてのコミュニケーションにプロ意識の層を追加しながら、さまざまなカスタマーサービス関連のタスクを支援することもできます。

2021年の最高の仮想受付サービスプロバイダー

＃1：Smith.ai

Google、Apple、Intuitのチームによって設立されたSmith.aiは、カリフォルニアを拠点とする仮想受付サービスプロバイダーであり、企業がWebリードをキャプチャ、スクリーニング、変換するのを支援しています。

彼らは、eコマース、ホスピタリティ、不動産、法律などのさまざまな業界にわたるさまざまな中小企業にサービスを提供しています。

代理店は、次のようなさまざまなフレンドリーでプロフェッショナルなサービスを提供しています。

• 24時間年中無休の可用性
• リードジェネレーション
• 予定の設定とコールバックのスケジュール
• Webフォームのフォローアップ、作業ステータスの更新、および予定のリマインダー
• スパムおよびセールスコールのブロック
• テキスト回答

Smith.aiは、クライアントが卓越したカスタマーサービスを提供できるよう支援することを仕事とする100人以上のエージェントを雇用しています。

価格：

Smith.aiには3つの価格設定オプションがあります。

• スターター（$ 210 /月）
• ベーシック（$ 360 /月）
• プロ（$ 750 /月）

＃2：AnswerConnect

AnswerConnectは、オレゴンを拠点とする仮想カスタマーサービスおよび受付ネットワークであり、そのエージェントは、機密情報を扱う企業のHIPAA準拠の情報を管理することが認定されています。

彼らの主な強みには、24時間年中無休のカバレッジ、マルチチャネルサポートが含まれ、バイリンガルであり、スペイン語でサービスを提供できます。

代理店は、次のようなさまざまなカスタマーサービスタスクを処理します。

• ライブ通話応答
• ライブチャットのサポート
• 予定のスケジューリング
• ビデオ通話が接続します

AnswerConnectエージェントは、セールスリードの発見と指示にも精通しています。

価格：

代理店のプランと価格を表示するには、代理店のWebサイトでリクエストを送信する必要があります。

＃3：アンサーサービスケア

Answering ServicesCareはフロリダに本社を置いています。 代理店は、効率的かつプロ意識を持って電話に応答することをお約束します。

彼らはバイリンガルのエージェントを持っており、24時間年中無休の電話対応を提供しています。 代理店は月々のオプションを提供しているので、年間契約に署名する必要はありません。

彼らのサービスは次のとおりです。

• 電話、テキストメッセージ、電子メール、Webチャットによる支援
• 予定のスケジューリング
• 緊急および災害復旧
• 通話録音
• カスタマイズ

Answering Service Careは、不動産、法律、医療の各セクターの中小企業と提携しています。

価格：

代理店はいくつかの価格体系を提供しています。

• スターター（$ 49 /月）
• 中小企業（$ 149 /月）
• ビジネス（$ 229 /月）
• コーポレート（$ 449 /月）
• エンタープライズ（$ 859 /月）
• Supreme（$ 3,899 /月）

カスタムプランもご利用いただけます。

＃4：アビーコネクト

Abby Connectは、ラスベガスを拠点とするライブ受付代理店であり、法律、歯科、会計など、さまざまな業界の中小企業や中小企業にサービスを提供しています。

彼らの仕事は、顧客とのコミュニケーションを促進することにより、組織がより多くの発信者を顧客に変えるのを支援することです。

代理店のサービスは次のとおりです。

• アナウンスと転送を呼び出す
• 予定のスケジューリング
• 発信者の資格、優先順位付け、および支援

Abby Connectにはバイリンガルのエージェントがいて、24時間年中無休で対応しています。

価格：

代理店の価格は、エージェントがクライアントとの会話に費やした分数に基づいています。

• 100分/月で279ドル
• 200分/月で499ドル
• 500分/月で1,089ドル

＃5：ネクサ

フェニックスを拠点とするNexaは、24時間年中無休の仮想受付およびビジネス応答サービスを提供しています。 代理店は、業界固有のニーズに対応するために高度な訓練を受けた400人以上のエージェントを雇用しています。

法律、保険、不動産、ホームサービスなど、さまざまな業界のクライアントにサービスを提供しています。

代理店は、企業が顧客体験を向上させるのを支援することにより、企業の成長を支援することに取り組んでいます。

彼らの主要なサービスには以下が組み込まれています。

• 通話応答
• フォローアップとアウトバウンドコール
• 通話レポート
• リード資格
• 予定のスケジューリング
• 緊急派遣
• CRM管理

価格：

Nexaは2つの価格設定オプションを提供しています。

• Nexa Go（$ 99 /月）
• エンタープライズ（カスタム価格）

＃6：AnswerFirst

AnswerFirstは、フロリダを拠点とする通信会社であり、ヘルスケア、不動産、IT、金融など、ほぼすべてのセクターの企業に優れたカスタマーサービスを提供することに専念しています。

彼らの主要なサービスには以下が組み込まれています。

• 通話録音
• コール転送
• クイックメッセージ
• メールでの返信
• 予約の削除とスケジュール
• ボイスメール

代理店は24時間年中無休のカバレッジを提供し、契約書への署名は必要ありません。

価格：

AnswerFirstの料金は、1分あたり0.80ドルから1.25ドルからです。

ただし、会社にはすべてのビジネスとタイプのカスタムプランもあります。

＃7：ルビー

Rubyは、オレゴンを拠点とする仮想受付サービスプロバイダーであり、24時間年中無休でビジネスを行っています。

同社は10,000以上の企業をサポートし、クライアントとの素晴らしい関係を築くのを支援しています。 第一印象から永続的な忠誠心まで、彼らはあなたが有意義なつながりを作るのを助けるために顧客に個人的な相互作用を提供します。

彼らにはバイリンガルの受付係がいて、以下の支援を提供できます。

• カスタムボイスメール
• コール転送
• 予定のスケジューリング

価格：

Rubyの料金パッケージは、クライアントの呼び出しに費やされた分数に基づいています。 企業は次から選択できます。

• Ruby 100に電話する（$ 319 /月）
• Ruby 200に電話する（599ドル/月）
• Ruby 350に電話する（月額999ドル）
• Ruby 500に電話する（$ 1,399 /月）

＃8：ボトルネックのデジタルアシスタント

Bottleneck Digital Assistantsは、ミズーリ州に本拠を置く企業であり、企業が専門的なクライアント関係を構築、構築、育成するのを支援しています。

中小企業に次のようなさまざまなサービスを提供します。

• 予定のスケジューリング
• メール管理
• 収益とコストの追跡
• イベント企画
• 旅行の手配
• CRMサポート
• 電話サポート
• リサーチ

価格：

ボトルネックデジタルアシスタントの価格は、1時間あたり13.00ドルからです。

＃9：PATLive

PATLiveは、フロリダを拠点とする音声サービスプロバイダーであり、迅速な回答とフレンドリーなサービスを提供することに専念しています。

そのチームは高度な訓練を受けており、組織の拡張として機能すると同時に、ビジネスを前進させるメリットを提供します。

彼らのサービスは次のとおりです。

• リードコレクション
• 通話転送
• 予定のスケジューリング
• 注文処理
• データ入力
• イベント登録
• メッセージング
• ビデオ通話
• カスタマイズ可能なスクリプト

PATLiveは24時間年中無休のカバレッジを提供します。

価格：

代理店は5つの価格プランを提供しています。

• ベーシック（$ 39 /月）
• スターター（$ 149 /月）
• 標準（$ 269 /月）
• プロ（$ 629 /月）
• Pro +（$ 999 /月）

＃10：ギャビービル

Gabbyvilleは、テネシーを拠点とする仮想受信サービスプロバイダーです。 この代理店は、会計、金融、保険、エンターテインメントなど、さまざまな業界の企業にサービスを提供しています。

代理店のカバレッジ時間は、月曜日から金曜日の午前8時から午後11時ESTです。

主なサービスには次のものがあります。

• コールスクリーニング
• コール転送
• ボイスメール
• 予定のリマインダー
• オンラインスケジューリング
• アウトバウンドコール
• メール管理
• テキストメッセージング

価格：

Gabbyvilleは、通話数に基づいて4つの料金プランを提供しています。

• スターター（$ 250 /月）
• ベーシック（$ 500 /月）
• プレミアム（$ 800 /月）
• エグゼクティブ（$ 1,200 /月）

仮想受付サービスプロバイダーは何をしますか？

業界および特定のビジネスニーズに応じて、仮想受付サービスプロバイダーは次のようなさまざまなタスクを実行できます。

• 電話に応答するか、適切な人に転送する
• テキストメッセージによる顧客とのコミュニケーション
• メッセージを取る
• メールの送信
• ライブチャットでのWebサイト訪問者への応答
• 予定の管理とリマインダーの送信
• セミナー、ワークショップ、イベントの予約
• 製品やサービスに関するFAQへの回答
• プロモーションや特別オファーについて顧客に通知する
• カスタマーサポートの提供
• 注文の処理
• 発信者の情報を収集する
• リードの獲得と育成
• データ入力のサポート

仮想受付と応答サービスの違いは何ですか？

応答サービスは、組織に代わって電話に応答する専門機関です。

彼らは電話に出て、ビジネスがこれらのタスクを実行するために利用できないとき、ほとんどの場合、週末または休日の通常の営業時間後にメッセージを渡します。 または、ビジネスの好みに基づいて、24時間年中無休でサポートを提供できます。

顧客は実在の人物と話すことができます。顧客サービスエージェントは、あなたのビジネスを可能な限り最高の光で紹介し、インパクトのあるブランドイメージを作成することを仕事としています。

一方、仮想アシスタントは電話に出ますが、予定のスケジュール設定、注文の処理、リードの収集など、他のさまざまなタスクの実行にも熟練しています。

これらの専門家は通常、あなたのビジネスとのつながりが強く、彼らの役割には社内チームとのはるかに多くのやり取りが必要です。

彼らはあなたのビジネスの成功にもっと関心を持っているので、彼らの仕事は顧客満足度と維持率を高めることです。

仮想受付サービスプロバイダーはいくら請求しますか？

仮想受付サービスの価格を提供する前に、社内の受付にかかる費用を見てみましょう。

2021年3月29日の時点で、米国を拠点とする受付係の平均給与は33,628ドルから41,984ドルの間で変動します。給与範囲の大きな違いは、次のようないくつかの要因に起因します。

• 教育
• 認定
• 専門知識
• 追加スキル

これに基づいて、社内の受付係がいると、月額$ 2.800から$ 3,500の費用がかかります。

一方、仮想受付サービスプロバイダーは、発信した通話の数や送信したメッセージに基づいてクライアントに課金します。

したがって、ニーズに応じて、20ドルから始まり、月に数百ドルに達するさまざまな価格プランを提供します。

次のような追加の要因がコストに影響を与える可能性があります。

• 時間範囲
• 通信チャネルの多様性
• カスタマイズされた挨拶
• 通話転送
• バイリンガルの専門家へのアクセス
• もっと

仮想受付係を雇うことの利点

仮想受付係を雇うことの主な利点は次のとおりです。

メリット＃1：コスト削減

興味深いことに、平均的な米国の雇用主は、新しい労働者の雇用に約4,000ドルと24時間を費やしています。

これは、専門の仮想受付サービスプロバイダーを雇う方が、トレーニングが必要な社内の受付係を雇うよりも手頃な価格であることを示しています。

ただし、新しい労働者を雇うコストはトレーニングを超えており、次のような要素も組み込まれています。

• 競争力のあるフルタイムの給与を提供する
• 休日や病欠の支払い
• 特別な設備を備えたオフィスの設置

さらに、通常1日8時間、週5日働く正規の従業員とは異なり、ライブの受付係は24時間年中無休で対応しています。

顧客がいつでもいつでもあなたのビジネスに電話をかける可能性があることを考えると、誰かがいつでもコミュニケーションを処理できるようにする必要があります。

つまり、各シフトを処理するために3人の受付係を雇う必要があります。

仮想受付サービスプロバイダーは、特別な機器を必要としません。 彼らは完全に訓練された専門家であり、24時間年中無休で利用できます。 だから、彼らはあなたにビジネスを成長させるときに特に貴重なお金を節約することができます。

メリット＃2：高品質のカスタマーサービス

寄せられたすべての問い合わせに対する品質保証は、時間の無駄になる可能性があります。 しかし、それは慎重なアプローチを必要とするカスタマーサービスの重要な機能です。

仮想受付プロバイダーのサービスを使用する場合、顧客満足度を向上させることができる、十分に訓練された専任のエージェントのネットワークを利用します。

アメリカの消費者の58％が顧客サービスの質が悪いために会社との取引をやめることを考えると、クライアントが可能な限り最高レベルのサポートを受けられるようにする必要があります。

これらのエージェントは、一貫したカスタマーエクスペリエンスを保証し、次の方法でクライアントを満足させることができます。

• 電話やメールを見逃すことはありません
• 最初の連絡時にクライアントの問題を解決しようとしています
• 営業時間外でも24時間年中無休でご利用いただけます
• 外交で怒っている顧客に対処する
• バイリンガルの才能のおかげでコミュニケーションの障壁を回避する

これらの専門家は、ビジネスの成長とブランドロイヤルティを促進する支援とサポートを提供することに尽力しています。

これにより、最終的に顧客維持率が高まり、より多くのリピーターが生まれます。

メリット＃3：生産性と効率の向上

事業主と従業員は通常、多くの帽子をかぶっており、さまざまなタスクを実行する必要があります。

電子メールや電話への応答は圧倒的で時間がかかる可能性がありますが、クライアントのコミュニケーションを仮想受付サービスプロバイダーにアウトソーシングすることで、ビジョン、コアビジネスプロセス、およびより大きなセールスドライバーに集中できます。

これらの専門家は、ワークロードを削減し、生産性と効率を向上させながら、カスタマーサービスの負担を軽減することができます。

メリット＃4：売上の増加

コネクテッドカスタマーの状態に関するSalesforceのレポートによると、消費者の92％によると、ポジティブなカスタマーサービスの経験により、別の購入を行う可能性が高くなっています。

クライアントとのコミュニケーションを仮想受付係にアウトソーシングする場合、迅速な対応と効率的な問題解決をクライアントに提供することでクライアントを満足させることを仕事とする、高度な資格を持つ専門家と協力します。

優れたカスタマーサポートはすべての違いを生むことができ、クライアントとの有意義な関係を確立し、忠誠心とより多くの繰り返し購入を促進するのに役立ちます。

これにより、最終的に売上が増加します。

企業はいつ仮想受付サービスプロバイダーを雇うべきですか？

あなたが中小企業であろうと定評のある会社であろうと、あなたは仮想受付サービスプロバイダーの専門知識から利益を得ることができます。

カスタマーサービスへの対応を含め、空中にボールが多すぎると、生産性と時間の管理に苦労する可能性があります。

そうは言っても、次の場合にこれらのタイプのサービスに投資する必要があります。

• あなたはあなたの時間をより生産的に使いたいです
• 営業活動よりも管理業務に多くの時間を費やしている
• あなたは重い仕事量に苦しんでいます
• コア以外のクライアント管理タスクが繰り返されている
• 返信するメールと電話のバックログがあります
• データ入力関連のタスクを行う時間がありません
• あなたは他の誰かがあなたのクライアントのコミュニケーションをよりよく管理できることを知っています

ソフトウェア仮想受付よりも人間を選ぶ理由

今日では、仮想受付係を、実際の人間の受付係と同じように着信通話を処理できる自動受付システムに置き換えることもできます。

これらのシステムは次のことができます。

• 顧客を適切な部門に自動的に接続します
• 通話を録音する
• 人間の介入なしに、24時間年中無休でクライアントのニーズに応えます
• 通話を追跡および監視して、優れたカスタマーエクスペリエンスを提供します
• 週次または月次レポートを作成する
• もっと

これにより、スタッフのトレーニングと運用コストを節約できます。

ただし、問題は、どちらのオプションがビジネスに適しているかということです。人間用ソフトウェアと仮想受付ソフトウェアのどちらですか。

現実には、テクノロジーと人工知能がカスタマーサービスチームの悩みを解決することができます。 少なくとも、それはそれがどのように見えるかです。

しかし、研究は興味深い発見を提供します。

カスタマーエクスペリエンスに関するNICEinContactレポートは、テクノロジーの改善にもかかわらず、消費者は人間とつながることを好むことを示しています。

実際、エージェント支援の方法は、企業が顧客サービスを提供するために活用できる最良のオプションです。

この背後にある理由は、生きている人間の受容者ができることです：

• 高レベルのカスタマイズを可能にする
• 顧客に素晴らしい第一印象を提供する

一番下の行：それは顧客満足度と保持することになると人間の顧客サービスは非常に貴重です。

あなたのビジネスニーズに最適な仮想受付サービスプロバイダーを選択する方法

ビジネスに最適な会社を選択するには、次の要素を考慮してください。

• コミュニケーション能力：優れたカスタマーサービスは適切なコミュニケーションにかかっています。 それには、顧客のニーズに耳を傾け、彼らの苦労を理解できるエージェントと協力する必要があります。 これらの専門家は、明確で簡潔かつ専門的な口調でコミュニケーションをとることができ、ブランドに前向きな印象を残し、信頼を築くことができるはずです。 それにより、決定を下す前に、各見込みエージェントのコミュニケーションスキルを評価するようにしてください。
• 業界での経験：採用するエージェントは、専門的で、友好的で、役立つ方法でクライアントとのコミュニケーションを処理するためのトレーニングを受ける必要があります。 しかし、友好的で親切な態度に加えて、彼らはあなたのセクターのクライアントにサービスを提供した経験も持っている必要があります。 エージェントは顧客の問題や質問をよりよく理解し、これらに効果的かつ効率的に対処するため、業界での経験が重要になります。
• サービスの範囲：一部のライブレセプション会社は、通話応答のみに焦点を当てています。 ただし、メール管理やデータ入力など、あらゆるサービスを提供できる代理店があります。 電話に応答するだけでなく、すべてのクライアント通信タスクを処理できるパートナーを選択することをお勧めします。 そうすることで、作業負荷を軽減し、より大きな販売促進タスクに集中できます。
• レビューとお客様の声：クライアントからのフィードバックにより、各見込み代理店の能力とプロ意識が示されます。 彼らは彼らのサービスが価値があるかどうか、そしてクライアントが彼らの仕事にどれほど満足しているかを示します。 サードパーティのサイトをチェックして、そのプロセス、コミュニケーションスキル、企業文化、および結果に関する詳細を入手してください。
• パーソナライズ：パーソナライズは、ビジネスにプラスの結果をもたらします。 データはこの事実を裏付けており、マーケターの97％がパーソナライズの取り組みから測定可能な伸びを報告しています。 クライアントに優れたサービスを提供するには、オーダーメイドのソリューションを作成できるエージェントを雇う必要があります。 彼らは、個々の顧客ごとにカスタマイズされた挨拶と回答を提供できる必要があります。

仮想受付係を雇う前に尋ねるべき10の質問

1. あなたのエージェントは私の業界にどの程度精通していますか？
2. すべての通話とメッセージはライブで応答されますか？
3. エージェントはどの言語に堪能ですか？
4. 彼らはどのレベルの経験を持っていますか？
5. あなたのサービスにはパーソナライズされたコミュニケーションが含まれていますか？
6. エージェントは予定を管理し、リマインダーを送信できますか？
7. システムがダウンした場合はどうなりますか？
8. どのようにコミュニケーションしますか？ 担当者は誰になりますか？
9. あなたの可用性は何ですか？ 24時間年中無休でサービスを利用できますか？
10. 価格についてはどうですか？ いくら請求しますか？

仮想受付サービスプロバイダーの要点

仮想受付サービスプロバイダーは、カスタマーサービスを改善し、クライアントとの有意義な関係を確立するのに役立ちます。

これらの専門機関は、月額約20ドルから数百ドルの費用がかかる場合があります。

ライブ受付係を雇うことの主な利点は次のとおりです。

• コスト削減
• 高品質のカスタマーサービス
• 生産性と効率の向上
• 売上増加

ビジネスニーズに最適なパートナーを選択するには、次の重要な要素を考慮してください。

• 通信機能
• 業界経験
• サービスの範囲
• レビューと紹介文
• パーソナライズ