WBS 辞書: 例を含むクイック ガイド
公開: 2022-08-23WBS ディクショナリは、各コンポーネントに関する詳細情報を伝える WBS を補完するものです。 これは、プロジェクトのプロジェクト スコープ管理をサポートする 3 つの柱の 1 つです。残りの 2 つは、作業分解構造 (WBS) とプロジェクト スコープ ステートメントです。
これら 3 つのコンポーネントにより、プロジェクトのスコープ ベースラインが得られます。 プロジェクト スコープのベースラインがないと、パフォーマンスを効果的に測定できず、プロジェクトがスケジュールから外れて予算を超えてしまう危険にさらされます。
WBS ディクショナリとは何か、その作成方法、およびそれを正しく実行するためのベスト プラクティスを探ってみましょう。 ProjectManager のようなプロジェクト管理ソフトウェアは、WBS 辞書を作成する際に非常に役立ちます。
WBS 辞書とは
WBS ディクショナリは、作業分解構造のタスク、アクティビティ、および成果物の詳細が配置されている場所です。 内容には、関連するマイルストーン、プロジェクトの範囲、場合によっては日付、リソース、コスト、数量が含まれます。
WBS ディクショナリを使用すると、WBS の各ステップと、それらを実行してプロジェクトの最終成果物に到達する方法を定義できます。 このドキュメントには、関連するタスクを定義する作業パッケージと、それらのタスクの範囲、予算、実際のコスト、およびスケジュールを統合する管理勘定が含まれています。
ただし、WBS 辞書の定義は長くはありません。 それらは簡単な範囲または作業明細書です。 これにより、スコープのベースラインの三脚に片足が乗ります。 残りの 2 つの足は、プロジェクト全体のスコープ ステートメントと、WBS ディクショナリで具体化する WBS です。 3 つすべてが、プロジェクトの範囲を測定および監視するために不可欠です。
WBS 辞書の目的は何ですか?
作業分解構造は視覚的なツールであり、そのグラフィカルな性質のために、各ステップの詳細を説明するスペースがありません。 この情報を WBS に追加すると、読みにくく、使いにくくなります。 したがって、WBS ディクショナリの目的は、WBS に追加のコンテキストを追加し、その使いやすさを向上させることです。
これが、作業分解構造にタイトルと、多くの場合、個々のステップを示す番号がある理由です。 これらのラベルは、ステップの目的と実行の説明が詳述されている WBS ディクショナリに対応しています。 これにより、WBS ディクショナリを参照するチーム メンバーは、プロジェクトを成功させるために何が必要かをより深く理解できます。
WBS ディクショナリは、プロジェクトが、作業を管理する規制またはコンプライアンスの問題に適合していることを確認するのにも役立ちます。 また、成果物がプロジェクト関係者の期待する品質を満たしていることを確認することもできます。 WBS ディクショナリを使用すると、プロジェクト作業が最初から正しく行われ、コストとタイムリーな改訂を回避できるようになります。
誰が WBS 辞書を作成しますか?
WBS ディクショナリはプロジェクト マネージャによって作成されますが、単独で作成されるわけではありません。 プロジェクト マネージャーは、記入に必要な活動を整理し、WBS 辞書が正しく作成されていることを確認しますが、その説明が完全で完全であることを確認するために他の人にインタビューし、助けを求めます。
プロジェクト マネージャーは、WBS の手順を定義および指示する資料の収集を調整している間、さまざまな情報源から情報を収集しています。 たとえば、対象分野の専門家にインタビューして、タスクに関するすべての質問に正しく答えていることを確認します。
もう 1 つの優れたリソースは、チーム メンバー自身です。 これらは、スキル、専門知識、および仕事の経験のレベルのために、プロジェクトに取り組むために集められた人々です。 彼らの実世界の知識は、他の手段では見逃されている可能性のある視点を提供するという点で、彼らは非常に貴重です.
WBS 辞書の作成方法
調査が完了し、WBS 辞書を作成する準備が整ったら、WBS の各要素の詳細を短く、要点を明確にすることを忘れないでください。 WBS ディクショナリが有用である主な理由は、プロジェクト チームが簡単に理解できることです。
WBS 辞書には決まった形式はありませんが、これらの 12 の手順は、ほとんどのドキュメントを結び付ける共通のスレッドです。
1.アイテムを特定する
WBS のすべてのステップには、コードまたはアカウント ID が必要です。 これにより、WBS ディクショナリにステップをリストして、WBS の正しい項目に対応させることができます。
2.説明する
ここでは、タスクの詳細について説明します。 簡潔かつ明確に伝える必要があります。
3. 前提と制約に注意
他のタスクとの依存関係、必要な機器など、タスクに関する仮定や制約に注意してください。そうすることで、それらを計画し、潜在的な遅延を回避できます。
4.所有者の割り当て
各タスクは、そのタスクの実行と正常な完了を所有するチーム メンバーに割り当てられます。 ここでその人物が特定されます。
5. マイルストーンを設定する
マイルストーンはプロジェクトの重要な日付であり、通常、あるフェーズの終わりと別のフェーズの始まりを示します。 それらは WBS 辞書に示されている必要があります。
6. スケジュールを立てる
WBS がタスクまたは成果物に分割されているかどうかにかかわらず、開始日と終了日の決定など、スケジュールを設定する必要があります。
7. リソースの一覧表示
タスクを実行するために必要なリソース計画のツール、材料、設備などに注意してください。
8. コストを計算する
各タスクには、材料、消耗品、または時間のいずれであっても、実行するための関連コストがあります。 そのコスト見積もりをここに含める必要があります。
9. 品質を定義する
利害関係者が WBS の各ステップに期待する品質に注意してください。
10. 受け入れ基準を知る
各タスクが正しく完了したと言う権限を持つ人が必要です。 それを判断するには基準が必要です。 ここで、その人物と使用された基準を確認できます。
11. テクニカル リファレンスを収集する
タスクの実行をガイドするために必要なガイドライン、マニュアル、標準などがある場合は、ここに収集する必要があります。
12. 和解契約
最後に、プロジェクトの一部である契約、企業契約、およびその他の文書をリストします。
WBS辞書の例
WBS ディクショナリとは何かをよりよく理解するために、ProjectManager からダウンロードできる無料の作業分解図テンプレートを見てみましょう。 テンプレートには、プロジェクトの 5 つのフェーズが概説されており、最初の開始フェーズが例としてスケッチされています。
テンプレートへの記入
これを使用すると、最初のタスクがハードウェアのセットアップであることがわかります。 上記の形式に従って、WBS 辞書の 12 のステップをリストする簡単なスプレッドシートを作成しました。 最初にアイテム番号、次にハードウェアをセットアップする必要がある場所の詳細を示す説明です。
仮定や制約がある場合は、それらがリストされます。 この例では、まぶしさを避けるために、ターミナルはオフィスの窓から離れた方向に向ける必要があります。 セットアップの責任者である所有者がリストされます。
インストールを完了する必要がある日付もリストされ、その後に開始から終了までの期間を示すスケジュールが続きます。 リソースには、必要なツールと手順が含まれています。
コストは、インストールを行う人の時給です。 品質は、ハードウェアが操作可能でなければならないということです。 プロジェクトマネージャーはその仕事をOKします。 テクニカル リファレンスには、電気コンセントの場所を示す平面図と電気計画が含まれます。最後に、設置はオフィス スペースのガイドラインに準拠する必要があります。
ProjectManager が WBS ディクショナリの作成にどのように役立つか
ProjectManager は、効率を高めるためにタスクとチームを編成するクラウドベースのツールです。 WBS と WBS ディクショナリを含む範囲管理が整ったら、それらのタスクを計画に組み込む必要があります。
これらすべてのタスクを管理するのは圧倒されるかもしれませんが、オンライン ガント チャートを使用すれば、それらを囲い込むことができます。 タスクを入力するだけで、ガント チャート プロジェクト ビューに表示されます。 各タスクに開始日と終了日を指定すると、タイムラインが入力されます。 これで、プロジェクト全体を 1 か所で見ることができます。
一部のタスクは、別のタスクが開始または終了するまで開始または終了できない可能性があります。 これらの依存タスクは、計画でそれらを特定しないと、プロジェクトの後半でボトルネックを作成する可能性があります。ガント チャートでは簡単です。 依存するタスクを、依存している他のタスクにドラッグするだけで、それらがリンクされます。
WBS 辞書で概説したマイルストーンをガント チャートに追加することもできます。 それらは簡単に挿入でき、ひし形のアイコンとして表示されます。 これにより、大規模なプロジェクトが小さなフェーズに分割され、管理が容易になります。
ProjectManager は、WBS をより効率的に実行するために必要なすべてのツールを提供するクラウドベースのソフトウェアです。 進行状況とパフォーマンスを監視および追跡し、ワンクリックでフィルター可能なレポートを生成して、利害関係者を簡単に更新できるようにします。 この 30 日間の無料試用版に今すぐ参加して、すでにツールを使用している何万ものチームに参加してください。